基于RPA技术的企业集团管理会计应用探索

文 · 哈尔滨工业大学（深圳）经济管理学院 李晶晶 黄静 徐铭 邬瑜骏

一、引言

RPA（机器人流程自动化，Robotic Process Automation），是在自动化技术的基础上建立的，以机器人作为虚拟劳动力，依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期任务的技术，通过基于规则的任务实现手工作业的自动化，减少人为重复、烦琐、大批量的工作任务。将RPA纳入管理会计工具体系，能够有效解决集团管理会计工作中的痛点和堵点问题。

RPA 自身具备非侵入性、非间断性和非单一性三个典型特征。非侵入性是指RPA 以独立用户为界面，不改变企业原有信息系统和内部业务系统架构，无须系统对接或改造。非间断性是指RPA可以全天候实时化处理，保证高效率和高准确度，且不影响其他正常工作。非单一性是指RPA能跨平台、跨系统完成任务，应用范围广泛，实现对不同业务流程节点的数字化管理。RPA技术的应用场景一般只需要符合两大要点：大量重复、规则明确，即适用于规则既定的交易活动，利用特定的软件算法，通过模拟用户的操作与多类型应用程序交互，自动完成各类管理任务，在用户界面（即UI层）执行事务流程。

RPA 技术因其具备的特征优势且能做到敏捷交付与开发，交付周期短，因此可落地性强，应用场景广泛（程平，2021；刘子闻，2020）。RPA常见的使用场景包括财务流程中的员工费用报销、采购付款、订单收款、固定资产核算、存货成本核算、总账和报表制造、资金结算等（陈虎 等，2019）。另外，RPA技术在审计、人力资源、税收征管领域（国家税务总局深圳市龙华区税务局课题组，2021）也有较成熟的成果落地。德勤会计师事务所开发的RPA财务机器人“小勤人”能够将每张发票开票时间从人工开具的15分钟缩短到3分钟左右，效率提高近5倍；仅10小时就可完成上万张发票的自动电子归档，无须人工干预（王远，2020）。华为也携手软通动力开发了“AI+RPA+低代码小程序”云智能流程机器人，2020年在273个业务场景中处理200万+单据，处理效率提升6.5倍，年节约成本近880万元（陈赫，2021）。

本文以企业集团为研究对象，探讨RPA机器人流程自动化技术在集团管理会计中的应用，着重关注RPA如何提升集团管理会计效率和优化管理会计效果，凝练出RPA在企业集团中提高管理会计效率的实现路径。管理会计工具的生命力在于灵活性、主动性、适应性，企业要根据自身特征、发展阶段、经济市场环境调整协调管理会计工具（廖家生，2020）。在企业集团管理会计相关的日常工作中，为了达到集团内部跨公司、跨层级、跨部门，甚至跨地区、跨国境分支机构的信息汇总与分析、精细化管理、财务风险防控、业财融合等目标，往往需要进行链条很长的、繁多的、重复性高的事务性和流程性工作。不同于组织结构简单的企业，集团企业规模庞大、业态多元化、管理层级复杂、业务量大，花费在上述工作上的时间成本和人力成本极高，而获得信息的准确性和运营效率则更低。以RPA 技术为代表的超级自动化技术，能够有效解决上述问题。第一，RPA技术能够在不侵入子公司现有业务系统、信息系统的前提下实现“外挂”，并能够从不同子公司的异质化信息系统中自动地、不间断地提出“标准化”信息，有效缩短集团层级间信息搜集链条，降低信息处理成本。第二，RPA技术可以将一个庞大的集团在时间和空间维度“缩小”为一个毛细血管清晰可见的组织，实现高频度、细颗粒的精细化管理。第三，RPA技术能够降低主观错误概率，提高集团风险管控能力。

下文的结构安排如下，第二部分将提出RPA在企业集团管理会计中的应用机制。第三部分将结合某省级投资控股集团的实例，凝炼RPA在企业集团中提高管理会计效率的实现路径。第四部分将给出本文的结论与启示。

二、RPA在企业集团管理会计中的应用机制

（一）RPA技术缩短集团层级间信息搜集链条，降低信息处理成本

集团企业规模庞大、业态多元化、管理层级复杂、业务量大，集团的信息搜集链条相较单一企业更长,且信息归集速度和质量相较单一企业更慢和更低。与之对应，作为一种可定义有规则的自动化软件工具，RPA技术整合了大数据、图像识别、语音识别、软件模拟技术，能够将原始单据影像资料自动采集、识别、分类，记录模拟用户操作来对财务、业务流程进行高效、自动化处理。这也就意味着利用RPA机器人可以代替人工开展财务、业务流程中重复性高、标准明确、附加值低的大批量工作，并介于既定规则让RPA机器人自动搜集管理会计决策所需要的各类信息，提高集团从不同子公司、业务部门、跨地区分支机构获得信息的速度和质量，降低信息处理成本。

（二）RPA技术提高集团管控频度并细化管控颗粒度，推动集团实现精细化管理

由于集团系统内各企业业态多元化，财务信息化建设步调不一致，存在大量分散的业务场景，同时由于参与人员众多、流程的标准化程度不高，集团对于不同层级的子公司难以统一管理，往往难以实现精细化管理,RPA技术优势可解决这一痛点。RPA自动化流程可以深嵌到各个子公司颗粒度很小的细节化流程，有助于提升流程各环节的合理性，细化流程管理的颗粒度。另一方面，RPA自动化流程的“非间断性”特性更能实现集团对于子公司的高频管控，提高集团流程管理的频度。RPA技术可以将一个庞大的集团，在时间和空间维度“缩小”为一个毛细血管清晰可见的组织，实现高频度、小颗粒的精细化管理。

（三）RPA技术能够减少人为违规，提高集团风险管控能力

管理会计在企业内部管理系统中起着防范风险的作用（Simons，1987）。企业集团在不断扩张过程中，会出现企业管控难度加大、财务和经营风险增加、财务决策效率低下等问题（何瑛 等，2013）。进一步，企业集团特有的类金融的内部资本管理活动操作风险远大于单一企业主体，易导致资金安全的内控失效，从而使集团陷入财务困境（吴战篪 等，2013）。由于企业集团普遍进行一体化和多元化发展，加上其金字塔型股权结构，集团各子公司间的风险具有极强的传染性，风险会通过集团内部关联交易、担保、债务不断蔓延（纳鹏杰 等，2017）。RPA的技术原理决定了它能够根据明确的规则进行无差别化的业务处理，能够消除人员带来的主观、不稳定因素的影响，降低人为错误风险，提高会计信息准确率。另外，RPA作业的每一个操作均有日志记录，通过添加预警系统，可以及时反馈、解决财务处理过程中的问题。RPA消除了代价高昂的人工错误，通过机器人处理数据和分析，降低数据泄露可能性，减少过时信息和错误分析风险。综上，RPA技术能够有效防范内部财务人员违规风险，提高集团会计信息系统可靠性，防范化解集团财务风险，提高集团风险管控能力。

三、基于RPA技术与集团管理会计的融合实践:以A投资集团为例

（一）A集团财务信息化现状

A集团为一家省政府投融资主体、省属功能类重点骨干企业。截至2021年9月底，集团总资产2413亿元，净资产890亿元，参控股上市公司69家，作为第一大股东管理资产超万亿元。A集团顺应数字化发展趋势，近年来逐步完成财务共享中心、智慧财务系统等的建设与对接，公司全级次的智慧财务报告与财务风险报告体系也成为省管企业财务管控能力的新标杆。财务共享中心在集团财务管控中发挥重要作用。该集团财务共享中心已稳定运行3年，平台累计单据量90万单，大大降低了财务人员工作量，在一定程度上解决了信息不对称问题，便于集团及时、全面、准确掌握下属企业财务状况，夯实了财务管理基础，提升了集团整体管控能力。

随着A集团财务共享系统应用单位数量的不断增加，共享中心作业处理的不断标准化、规范化，为进一步提升集团财务共享中心作业质量和运营效率，A集团财务共享中心引入RPA技术，重点处理重复性强、标准化高、交易量大的业务，助力财务共享中心的数字化、智能化运营。

（二）RPA在A集团财务共享中心的应用详情

理论上来说，任何可以在电脑上运行的、基于规则的，并且不需要人为干预的流程，都可以使用RPA技术来实现流程的自动化。A集团项目团队通过业务痛点挖掘流程自动化需求，并对自动化流程实施需求做优先级排序。最终决定对银行流水对账、资金日报表、自动制单、自动审单、月结机器人、自动运维此六个应用场景进行RPA建设，具体应用详情可归为以下几类。

1.RPA技术提高A集团财务共享中心的信息处理效率：以共享中心银企对账流程为例

集团的庞大带来了较多的重复性高、烦琐程度高的往来业务，集团本身需要大量人力来处理往来业务，并且由于子公司众多，不同子公司的业务处理、操作等也有所不同，集团在成本控制和精细化管理方面都面临较大难度。以A投资集团财务共享中心银企对账板块为例，在原有的财务共享中心处理流程中，银企对账涉及15家银行的2000多个银行账户，由对账人员手工登录资金管理平台与各银行网银，下载各账户银行流水账单，然后人为进行核对校验与差异识别，完成对账工作。由于涉及的银行数量多、每个应用场景的会计电算化系统不统一等，银企对账流程中的工作量非常大，工作烦琐度非常高，产生大量工时，人工成本较高。

集团财务共享中心引入RPA解决了这一难题。RPA的优化从两个方面得到体现：一是统一集团内各公司的数据输入平台，将各企业原有的“逐一使用15家银行的U盾进行网银查询”这一步骤进行优化。RPA通过直连平台CBS（涵盖13家银行）和非直连银行（2家银行）获取数据，机器人在脚本语言的指导下进行批量化的数据下载，统一获取集团内各公司各个会计核算系统的数据，大大减少了人工利用U盾从银行获取往来数据的成本。二是统一集团内各公司对此类重复性高、烦琐程度高的往来业务的处理逻辑与步骤，A集团的财务共享中心已经良好运行了三年，RPA可以从中批量下载到唯一的、准确的对账数据，然后由机器人在用户界面（UI）及脚本语言的指导下自行完成对账过程。

采用计算机在脚本语言的指导下进行批量化的数据下载和计算，有效避免了重复操作带来的效率流失，缩短了流程处理时长，保证了数据处理结果质量。因此，RPA可以降低人力成本与时间成本，提升了整体集团财务共享中心的运行效率。

2.RPA帮助A集团实现精细化管理：以财务共享中心资金日报表自动化流程为例

集团公司很难实现时间或空间维度的精细化管理。以时间维度为例，集团的资金体量庞大、交易频繁且口径不同，很难生成以“日”为单位的集团资金报表，多以“月”甚至季度为单位进行统计。以A集团财务共享中心为例，该集团的资金日报的流程涉及工商银行、农业银行等15家银行的2000多个银行账户，业务人员需每天手动登录资金管理平台和各个银行的网银，查看银行余额并筛选大额资金变动情况，编制资金日报表。资金日报的流程涉及多银行和多U盾管理，实施部署成本极高；并且每个板块的资金日报模板和筛选规则不一致，因此需要涉及大量的开发实施。

A集团财务共享中心引入RPA优化了资金日报表流程，真正实现了集团层面的精细化管控。RPA的优化方案在于：一是复用自动化流程模块。编制资金日报表的流程实际上与对账有较多相似之处，因此，在设计资金日报的RPA系统时，将资金日报流程拆分为高复用性流程模块与其他特有模块，尽可能避免重复性的开发工作。二是统一输出数据模板。原有的每个集团下属板块的输出模板都不统一，通过综合考虑各个板块的输出模板，通过计算机对数据的维度、颗粒度等进行分析，然后利用参数配置的方式实现模板对同一纬度不同数据的筛选，通过高可配置化来实现各个板块的需求。以实现以“日”为单位的资金管控为例，RPA可以使得集团进行“高频度”“细颗粒”的精细化管理，让不同子公司、业务、财务等流程中的风险（比如资金风险）尽早暴露、明确归责，提升管理效率。

3.RPA技术降低人工违规概率，提高集团风险管控能力：以审单流程和优化集团系统运维流程为例

A集团为当地省属代表性企业，对于合规性要求高，因此强化企业合规与风险管理非常重要，识别预测潜在的管理风险和遵循不断升级的合规要求是保证该省属集团平稳运行的关键。采用RPA后集团可以尽可能统一、规范各子公司的业务处理流程，有助于集团对各子公司进行管控，帮助集团聚焦合规，提升总部管控能力。

以自动审单流程为例，集团相关报告显示，该集团财务共享中心2018年12月开始投入使用至今，已稳定运行三年，主要为集团内各业态、各成员单位提供会计服务，上线单位280家，累计单据量90万单，每月入池单据将近2万单。在原有的审单模式下，相关审核人员需对单据按照各集团下属单位的单据审核标准进行人工审核，审核过程受主观判断、审核人员精力等的影响，审核过程中存在标准不统一、月末业务高峰期审核易出错等问题。

为了优化原有的审单流程，RPA对人类判断进行模拟，采用数据抓取原有的财务共享系统中的人工审核标准与审核结果，通过OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）识别审核需要的数据，并与申请方填制的单据上的数据进行对比，把原财务共享系统中审单流程中的审核结果和采用RPA技术识别的审核结果统一汇总到审核页面并标记审核风险点形成审核报告，协助审核人员快速审核单据。RPA系统的应用统一，规范了共享审核标准，由机器人根据脚本语言进行自动化处理，减少了审核过程中的人为错误或失误，确保了审核的准确性与合规性。

随着财务共享中心、智慧财务系统等的发展与改革，集团内部业务处理流程逐渐实现数字化，集团面临的风险结构也随之改变，IT基础设施成为更大的风险来源。集团报告显示，A集团财务共享中心每月需处理用户权限变更、客商信息维护、基础信息审核等重复性高、烦琐程度高的申请单近5000条，在原有模式下人工处理耗时长，且存在失误或者遗漏事项的风险。为优化集团系统运维流程，A集团财务共享中心根据中心的各类单据分类进行综合，确定每类业务有一套统一的申请单，保证基础数据格式统一性，通过脚本语言指导RPA机器人轮询，达到快速、高效、高质量处理财务共享平台系统运维工作单。此外，采用RPA系统后，RPA机器人自动登录，并完成相应的处理操作，相较于原有的处理流程，新的处理流程避免了人工处理发生错误或者失误的安全风险，确保了处理的准确性与及时性，为集团内各业务的高效、高质量完成提供了技术等保障。RPA业务中台覆盖了调度中心与自动化流程中间的灰色地带，为业务数据的存储和利用，以及业务人员的权限控制形成了完美的解决方案。

四、结论与启示

目前，国内外越来越多的企业对RPA技术有更加清晰的了解，逐渐认识到RPA在企业数字化转型中的作用和优势。结合本文的机制分析与案例实践，可以得出下面三个结论。①RPA技术能够缩短集团层级间信息搜集链条，降低信息处理成本；②RPA技术可以将一个庞大的集团在时间和空间维度“缩小”为一个毛细血管清晰可见的组织，实现高频度、细颗粒的精细化管理；③RPA技术能够降低主观错误概率，提高集团风险管控能力。综上，RPA技术在控股集团层面的应用前景远大，能够进一步提高集团内部管理效率，赋能集团高质量发展。

通过集团财务共享中心RPA项目落地，可提升集团各板块业务部门对RPA技术的认知水平，聚焦RPA在管理会计领域的前景，可以进一步探索RPA技术与各板块业务中台的有机融合，整合业务流、数据流、设备流、能力流，综合运用互联网、大数据、AI（人工智能）等新技术，深入挖掘数据价值，打通集团统建系统的信息孤岛，实现全系统数据的互联互通，为集团成立RPA卓越中心（COE）打好良好基础，提升共享平台规模化、集约化效益，使其成为集团数字化转型发展的有效工具。