科研项目信息化管理应用研究

王佳音 中海石油气电集团有限责任公司

科技水平是衡量一个企业、一个单位乃至于一个国家综合实力的重要指标。当今时代，企业唯有加快科技研发，并且高效转化科技成果，才能把握市场机遇，实现高质量发展[1]。近年来，越来越多的企业意识到了科技研发与管理的重要性，并在该方面加大投入，科研项目不断增多，提升科研项目管理水平的重要性日益突出[2]。信息技术给科研项目管理带来了福音，依托科技手段为科研项目管理提供支持，符合现代企业发展的内在需求[3]。

一、科研项目信息化管理的意义

（一）详细掌握科研项目全部流程

信息化管理是基于虚拟技术的管理方法，信息传输便捷、操作方法简单，能在短时间内完成科研项目申报、项目进度查询、项目中途变更、项目成果共享、项目资料下载等事项，实现对项目相关事务的高效处理。同时，由于科研项目的各项信息被储存在虚拟环境中，因此，可利用信息技术实现对项目的动态化管理、片段化管理甚至大量同步管理，满足科研项目日益增多背景下的管理需求[4]。

（二）提升科研项目管理的标准化水平

传统的科研项目管理存在局部化、片面化等问题，信息传输速度慢、信息共享效率低。而信息化建设能确保科研项目的规范性，在信息获取、对接、共享、存储等方面采用统一标准，可消除科研项目管理中的阻碍，提高项目管理标准化水平[5]。

（三）实现对科研经费的精细化管理

科研经费支出是企业成本支出的重要类型，高效管理科研经费支出对于推进科研项目运作具有重要作用。依托信息化技术可对科研项目的各节点、各流程进行掌控，科研项目信息化管理系统具有极高的透明度，能避免科研经费使用不合理的现象，把科研项目运作与资金配置结合起来，提高科研经费使用效率[6]。

（四）提高科研项目的运作效率

传统的科研项目管理流程烦琐，很多环节要经历层层审批，流程多，耗时久，影响了科研工作的开展。利用信息化建设能精简科研项目流程，实现多流程的平行运作，加快科研项目审批，确保科研项目得到高效开展。此外，信息化的审批流程以信息和数据作为决策参考，能避免个人决策的主观性、片面性，使科研项目管理更加科学[7]。

二、科研项目信息化管理的应用

依托科研项目信息化管理系统能实现高效、简洁的科研项目管理，实现科研项目管理的去繁就简，把科研项目管理人员从重复性工作中解脱出来[8]。具体来说，科研项目信息化管理系统主要由以下部分构成：

（一）系统构成

科研项目信息化管理的目标是实现科研项目运作的信息化、流程化、数字化、精细化等，应通过科研项目信息化管理系统对科研项目的所有环节进行梳理和分析，对项目立项、预算管理、执行管理、间接费管理、统计汇总等进行规划，设计科研项目信息化管理系统，见图1。

图1 科研项目信息化管理系统的流程和内容

（二）系统功能

一是系统信息管理功能。对科研项目的基本信息（名称、摘要、申请人等）进行管理。同时明确管理员、用户、审核人员的职能与权限。此外也包括备份和导出相关数据[9]。

二是科研项目管理功能。科研项目从申请到审批，再到立项、实施、验收的全部环节均详细记录在系统中，可以实现查询、编辑等各项操作，管理人员、用户、审核人员均可在系统中完成各自的操作。

三是经费管理功能。即对科研项目实施全过程中涉及的经费项目（如预算、管理费、绩效提取等）等费用进行管理。

四是统计报表功能。即在研项目、新上项目、合同经费等进行分类统计。

（三）功能模块

1.立项管理模块

首次使用本系统的申报人须注册新账号，然后再登录。已注册用户可通过用户账号登录该系统，进入项目管理菜单，创建科研项目，填写项目信息，提交相关部门审核。所填写的项目必须选择对应分类，包括计划级别、计划来源、计划类别、合同级别等。该界面也需填写项目经费、管理费用、绩效支出，便于后期经费管理，还提供附件上传功能，便于管理人员审核。申报人员可以看到自己填报的项目的状态，可执行查看项目信息、编辑项目信息、提交项目信息等功能，便于使用，见图2。

图2 申报及审核基本流程

审核人员登录后，对系统分配给自己的科研项目进行评审操作，保存评审结果后，系统自动更新评审信息。对于未通过审核的项目，审核人员必须填写理由，便于申请人查阅。

2.预算管理模块

在“经费管理”功能中，申请人可进行预算申报、预算调整等操作。在预算调整界面，申请人填写调整前后的预算，系统自动计算差额。

审核部门审核申请人提交的经费预算等各项信息，计算累计预算值并进行自动合计，交由财务部门进行审核与备案，在会计中心进行办理。不通过的则应填写退回理由。

3.实施流程模块

各科研项目应定期上报项目流程和进展。系统对一般项目与重点项目进行区别标记，一般项目按照常规进行上报，重点项目按期上报。当项目内容出现变动时，申请人应如实填写项目内容变更情况，提交系统，审核人员填写指导意见，服务项目后续开展。

4.绩效提取模块

对于费用的提取，申请人可进入绩效提取页面，填写提取绩效时间、数额等，提交后由管理人员审核。申请人在提出绩效提取申请时，应按申请表内容规范填写，计算百分比，自动导出年度下项目绩效提取审批表，计算各项目合计值。

5.汇总统计模块

汇总统计模块可实施统计并显示各科研项目的实时开展情况，输出在研项目年度统计表、新上项目年度统计表、绩效年度提取清单、管理费年度提取清单等表格。

6.签名审核模块

在上述各环节中，尤其是涉及经费使用的环节，都必须有电子签名。审核人员的电子签名应在系统建立之初就录入数据库内，便于系统识别。

7.编号生成模块

项目审核通过后，系统按照计划级别、计划来源、项目年度等生成项目编号，作为各项目的标准代号进行统一管理及归档。

三、科研项目信息化管理的保障措施

科研项目信息化管理的实现也需要多方面的保障措施，企业应从资源整合、系统维护、人才队伍建设等多个方面为科研项目信息化管理的实现提供有效支撑[10]。

（一）资源整合

科研项目管理是一项系统性工作，企业在实施科研项目信息化管理的过程中，应结合工作方向、工作目标、现有资源等进行统筹规划，企业领导、相关部门、关键岗位必须保持方向一致。

首先，企业领导应给予科研项目信息化建设有力支持，企业领导只有给予足够重视，才可调动各方资源，推进科研项目信息化管理的有序实施。在项目建设前期就要做好规划安排，选聘专业的信息技术人才，成立专业信息化小组，对企业科研项目的实际情况进行调研，并与科研部门、各相关部门进行沟通交流，从源头上发现阻碍科研项目信息化建设的因素，汇总需要解决的问题，提高信息化建设的科学性。其次，各相关部门应协调各自资源，对科研项目管理信息化建设任务进行科学分工，完善科研项目信息化管理系统的各个模块，使各模块建设得到协调推进，共同服务于科研项目信息化管理的整体目标。再次，针对在科研项目信息化管理系统中承担关键岗位的人员，应合理设置其管理及操作权限，确保科研项目信息化管理系统的安全性。

（二）系统维护

信息系统的运行水平是由两个方面共同决定的：规划设计技术和后期管理维护水平。在科研项目信息化管理系统建成并运行后，企业当建立健全系统维护制度。系统硬件设备的维护应严格按照操作标准进行，维护人员应统一参与系统操作技术培训，减少操作失误。在维护中应建立系统维护档案，根据各设备的损耗情况制定检修计划。在系统的日常操作和使用中，各岗位人员应密切注意系统设备运行状态，填写设备使用记录。还应定期安排专业维护人员对系统设备进行检查，做好零部件更换与养护工作。针对系统软件环境的维护，应通过设置网关、设置登录密码、安装杀毒软件等方式提高信息网络环境的安全性，杜绝重要科研信息泄露的可能性。此外，科研项目信息化管理是一个长期性工作，也要保持与时俱进，企业可通过年度总结等方式收集科研项目管理部门、相关人员的建议，对项目管理中不完备、不合理之处进行分析和优化，持续优化科研项目信息化管理系统，将科研人员和管理人员从复杂的事务中解脱出来，把更多的时间和精力用到科研工作中，为企业发展与创新提供助力。

（三）人才管理

一方面，企业可通过组织开展信息学术讲座、信息技术培训等活动，加强科研管理人员对现代信息管理理论的学习，引导科研管理人员认识信息技术本质，了解信息技术最新进展，增强科研管理人员的创新意识、创新能力，为企业科研项目信息化管理提供有效的助力。另一方面，企业也应加强对信息专业人才的引进，培养既懂科研又熟悉信息系统的双料人才，为科研项目信息化管理提供有效的保障。

四、结语

科研项目的实际情况是设计与建设科研项目管理信息化系统的出发点。企业在建设科研项目管理信息化系统时，应全面统筹考虑相关因素，整合各方资源，协同推进科研项目信息化建设，依托现代化软件、硬件技术降低科研项目管理成本，精简科研项目管理流程，提高科研项目管理效能，推动企业科研水平得到持续提升。