新公共服务理论视角下的高校人事档案管理

【摘要】高校人事档案包含干部职工的个人信息、成长经历、政治思想、工作业绩等内容，客观、全面地展示了档案所有者的职业信息，为人才的选拔、培养和任用提供了参考依据。在做好人事档案整理与保存的基础上，进行档案资源的开发和利用，是现阶段档案管理的核心工作。本文从新公共服务理论视角，首先概述了理论内涵和档案管理现状，其次针对新公共服务理论对人事档案管理提出的新要求，分别从提高档案服务意识、深度挖掘档案价值、培育专业管理队伍和构建信息管理系统等方面，总结了高校创新人事档案管理的可行性路径，为学校人事工作更好地开展，以及人力资源优化利用提供了一定的借鉴。

【关键词】新公共服务理论；人事档案；共建共享；服务意识

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2022）02-085-03

【本文著錄格式】刘明明.新公共服务理论视角下的高校人事档案管理[J].中国民族博览，2022，01（02）：85-87.

一直以来，高校人事档案管理都侧重于对档案信息的收集和档案资料的保管，而忽视了对档案资料与信息的提取整合、开发利用，对人事管理的开展难以起到应有的促进作用。新公共服务理论强调政府把公共利益作为目标，始终坚持以人为本。将这一理论应用到人事档案管理中，要求深度挖掘档案的利用价值，为高校人力资源部门了解干部信息、做出人事决策提供参考，真正做到人尽其才。在帮助干部职工实现自我价值的基础上，为学校创造更多的价值，支持学校各项工作开展和实现持续发展。

一、新公共服务理论的核心内涵

新公共服务理论以民主公民权理论、社区与公民社会理论、组织人本主义和后现代公共行政作为重要的思想来源，将公共服务、民主治理和公民参与等理念置于中心地位，主张用以公民权利、民主和公益性服务为代表的模式来替代以市场效益作为衡量标准的新型行政管理模式。其核心内涵归纳为五点。第一，服务对象是公民，而非顾客；第二，追求的是公共利益而非商业利益；第三，思考要有战略性，行动要体现公民性；第四，强调服务胜过管理；第五，以人为先，而不是以生产率为先。

二、高校人事档案管理现状

（一）人事档案管理中公共服务意识匮乏

从工作流程上来看，人事档案管理涵盖了从信息收集、内容更新、保存管理、开发利用，直到转移与销毁的整个过程。其中，档案信息的收集与更新，保存与整理，最终要为档案的开发与利用服务。人事档案作为一种工具，只有为人事管理提供了应有的帮助，才能体现出档案本身的价值，以及档案管理工作的意义。但是在高校的人事档案管理中，很多档案工作者将主要的时间和精力放在了档案维护上，以保证档案内容得到定期更新、档案资料安全完整作为主要目标，而没有形成主动开发档案价值、为人事管理服务的意识。

（二）人事档案的开发和利用水平不高

在档案管理中，资料归档、内容更新是手段，开挖利用是目的。特别人事档案，是对高校人力资源的配置与利用产生了深刻影响。可以说，人事档案的开发水平，通过决定人力资源价值的发挥，进而对高校未来发展产生了影响。目前来看，国内很多高校对人事档案的重视程度有所提升，形成了较为完善的管理制度、配备了较为齐全的硬件设施，为档案管理创造了便利。对应地，人事档案开发程度不深、利用水平不高等问题仍然普遍存在。在人事管理中，无法利用档案资料为人事决策提供科学参考，档案的价值没有体现出来。

（三）档案管理队伍业务素质参差不齐

面向新公共服务理论的人事档案管理，实现了工作重心的转移，管理方式的转变，以及服务要求的提升。面对这些变化，要求档案管理者迎合岗位要求，转变思维观念，提升业务素质，以更好地胜任新时期的工作职责。调查发现，一些入职时间较长的档案管理者，惯性思维严重，服务意识淡薄，开发能力不强，这与当前高校对于人事档案管理的要求不符。除了个人原因外，高校为档案管理者提供的培训机会相对较少，知识结构不能紧跟行业发展实现更新和完善，也会出现无法胜任工作要求，档案资源浪费严重的问题。

（四）档案管理信息化建设进程缓慢

从整个档案事业的发展趋势上来看，信息化是一种不可逆的趋势。近年来，高校在推进行政管理、财务管理的信息化进程上，投入了较多的资源，取得了显著成效。但是对档案管理的重视程度相对不足，投入力度也有待提升，这种情况下造成了档案信息化建设仍然处于比较落后的水平。以人事档案的更新为例，在信息化程度不足的情况下，只能依靠人工收集每一名干部职工的信息，然后再同步到人事档案中，不仅占用了较多的人力、消耗了较多的时间，而且很难保证档案信息更新的及时性，人事档案的利用价值也会大打折扣。加快推进人事档案向智能化发展，成为新公共服务理论视角下档案工作开展的一个重要方向。

三、基于新公共服务理论的人事档案管理创新思路

（一）档案管理必须服务于公共利益

在新公共服务理论的指导下，高校人事档案管理工作应该从公共利益出发，为公众提供档案信息服务。这需要改变以往半封闭式的高校人事档案管理模式，面向社会公民提供服务，实施开放化管理，从而提升高校人事档案的利用价值。例如，在人事调动前，仔细查看干部职工的人事档案，根据其资质、履历等，将其安排在合适的岗位上。只有做到了人岗匹配，才能创造最大价值，实现公共利益的最大化。需要注意的是，在发挥人事档案公共服务价值的过程中，也应当着重关注档案资料的隐私性和安全性。例如，除了档案所有者享有查看个人档案的权益外，无论是人事部门还是其他人员，都必须符合相关要求、具备一定资格才能查阅人事档案，避免人事档案泄露给不相关的第三人，维护好公民的信息隐私。

（二）档案管理必须维护好公民权利

公民权是新公共服务理论的核心理念之一，充分体现了对公民权利的尊重与重视。在我国人事档案管理中引入新公共服务理论，人事档案管理中的公民导向将更加凸显。就高校的认识档案管理而言，对于公民合法权利的维护，主要体现在两个方面。其一，公民享有知情权和隐私权。知情权就是档案所有者在向档案管理部门提出申请后，有随时查看个人档案的权利。保障这一权利，能够防止档案信息出错，这是保证人事档案具有参考价值的基本条件。其二，管理机构与公民之间，以及与人事部门之间，应当形成一种良性互动的关系。这样才能根据人事管理的需要，提供主动服务，让人事档案的服务价值得到体现。

（三）档案管理必须以共建共享为目的

新公共服务理论强调政府要推进一种集体的、共享的公共利益观念的建立。在人事档案管理中强调合作与共建共享的理念，正是对新公共服务理论这一核心主张的重要体现。无论是人事档案还是其他类型（如财务档案、行政档案等）的档案，进行档案收集、更新和保存的最终目的，都是实现档案资源的整合利用，为具体工作开展提供参考。因此，基于新公共服务理论的人事档案管理，必须追求档案资源的充分共享，在此基础上丰富档案内容，使其利用价值得到进一步的提升。信息资源共享的另一个优势，在于减少了人事档案管理中重复投入的弊端，对降低管理成本也有一定的帮助。

四、新公共服务理论视角下高校人事档案管理优化策略

（一）创新思维观念，提高档案服务意识

在认识新公共服务理论思想内涵的基础上，将这一理论与档案管理相结合，使得档案工作者从根本上转变思维观念，把工作重心從“管理”向“服务”转变，通过切实提升档案服务意识，让人事档案的管理更加高效、价值得以体现。例如，要充分尊重档案所有者的知情权、隐私权，除了人事管理部门外，干部职工有权随时查阅本人的档案，判断档案记录信息与个人实际情况是否一致。在保障公民知情权的基础上，也可以避免档案记录不实甚至是恶意篡改档案内容的问题。除此之外，还要从服务高校工作更好地开展和服务干部职工自我发展的角度，做好人事档案的开发和利用，在人事管理中进一步体凸显档案的参考价值。

（二）重视开发利用，深度挖掘档案价值

在新公共服务理论指导下，我国人事档案管理服务对象不再仅仅局限于组织、人事等部门，还针对公民或其他组织的特定利用需求，通过采取多种多样的形式，提供合理、合法的人事档案信息利用。这种情况下更加突出了档案开发的必要性和紧迫性。在深挖人事档案价值的过程中，一方面是要求档案人员从思想层面上，将开发利用作为本职工作，在此基础上身体力行地投入档案资源整合、开发中。密切档案管理部门和人力资源部门的联系，在了解人事管理需求的前提下，发挥档案在参与人事决策、优化人力配备等方面的作用。另一方面，要创新技术手段，将大数据、人工智能等技术运用到这项工作中，为人事档案潜在价值的挖掘与利用提供技术支撑。支持高校将人力资源优势转化为发展优势，切实提高学校自身的竞争力。

（三）提供培训机会，培育专业管理队伍

传统的人事档案管理，以“档案”作为主要对象，决定了管理工作围绕档案的收集、更新、保管来开展。而基于新公共服务理论的人事档案管理，以“人”作为主要对象，决定了管理工作迎合“人”的需求，为人事管理而服务。为了更好地体现人事档案管理的“服务”属性，必须打造一支专业能力过硬、服务意识强烈的档案管理队伍。重点做好两个方面。

1.拓展培训渠道

为档案工作者提供丰富多样的培训机会，使其业务能力得到提升，在满足职业生涯发展需要和自我价值实现需要的基础上，能够在本职岗位上为人事档案的开发和利用提供智力支持。因此，高校应基于档案管理工作的客观要求，以及人力资源开发的具体要求，制定适合档案人员的个性化培训方案。例如，近年来高校投入大量资源推进了档案管理信息化建设。在培训时，应将熟练操作信息系统、掌握各类应用软件等作为重点内容，切实提升档案管理人员的信息素质。在培训内容上，除了技术性培训外，还要加入安全性培训。尤其要关注档案的信息安全，避免出现人事信息泄露、丢失等问题。新时期的档案工作者，在接受专项培训后，应使用数字签名认证、访问权限设计等技术手段，切实保障高校人事档案的隐私性和保密性。

2.引进激励机制

针对部分档案工作者因为待遇不理想、晋升渠道少而在工作上出现消极懈怠的问题，高校应当基于人事档案管理的特点和要求，制定科学的激励机制。从新公共服务理论出发，将服务质量、开发利用水平等，纳入人事档案绩效考评体系，作为衡量一名档案管理者岗位胜任力的重要指标。同时，将考核结果与配套的激励措施联系起来，督促档案工作者在高质量完成档案收集、信息更新、保存管理的基础上，投入更多的时间与精力用于档案的开发和利用。除了物质激励外，还可以加入职务晋升激励，拓宽基层档案工作者的晋升渠道，引导他们在发挥档案服务价值的同时，也能够实现自我价值的提升。

（四）增加经费投入，构建信息管理系统

在人事档案管理中，无论是从简化业务流程、降低人工成本角度，还是从改进服务质量、挖掘利用价值角度，加快推进档案事业的信息化进程都有其必要性。高校应提供专门的经费，用于保障人事档案信息管理系统的稳步推进。将档案部门的信息系统，与高校财务部门、行政部门的信息系统统一起来，密切各个部门之间的信息交流。这样一来，档案工作者就可以随时掌握干部职工的工作动态。例如，日常出勤情况、职称评定结果、岗位变动信息以及论文发表数量等。然后基于这些信息同步更新人事档案，始终保证人事档案的记录信息与干部职工的实际情况保持一致，既可以保证档案的可用性、参考性，又能够为人事决策提供有价值的依据。后期也要紧跟人事工作的开展需要，对人事档案管理信息系统进行持续性的投入、不断的更新，以支持高校人事工作高质量开展。

五、结语

新公共服务理论主张以公共利益为核心，以尊重公民权利为手段，切实提升服务效能。将该理论运用到高校人事档案管理中，在完成档案保管、信息更新等基础性工作的前提下，尝试利用信息技术对人事档案进行开发利用，从而为高校的人事决策、人员调配等提供依据，实现人力资源的最大化利用，为高校的发展提供人才支撑。不可否认，当前人事档案管理仍然存在服务意识不强、开发程度不高等问题。下一步要基于新公共服务理论，重点从信息系统建设、人才队伍培育、服务意识提升等方面，全方位、立体化地推进人事档案管理发展，在高校人事管理中体现出档案资料的核心价值。

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作者简介：刘明明（1989— ），男，汉族，山东诸城人，硕士研究生，助理馆员，研究方向为人事档案管理。