高校OA 系统与档案数字化系统对接优化策略探讨

周彦燕

（西安音乐学院党政办综合档案室，陕西 西安 710061）

在电子设备飞速发展的当今时代，“无纸化”办公已然成为众多行业必然发展趋势，这也为档案工作提供了全新的发展契机。目前，大部分企事业单位在使用OA 系统进行档案归档工作时，均使用双轨制模式，即在OA 系统中流转的是电子文件，但归档时仍旧采用传统的纸质档案归档。如何实现OA 系统和档案管理系统的有效对接是一个重大现实问题。

OA 系统与档案管理归档方式不同，如果通过两个系统对接并进行档案资源整合，可使原有的案卷、电子文件资料等通过重组获得优化，提高计算机技术在档案管理中的实际效能，大幅度提高档案管理的技术与管理水平。

OA 系统建设是一件较大的工程，不仅需要前期对各部门工作详细调研，还需要进行个性化设计，再按照各部门与人员之间的工作协作进行系统设置，本文拟对此展开探讨。

一、OA 系统与档案系统对接的主要方式

一是将档案归档功能嵌入OA 系统中，实现电子文件和信息资源的归档保存。其优势是实现了OA 系统中档案归档板块的电子文件归档，减少了归档流程操作的复杂性和出错率。其存在的问题是无法实现档案归档的完整性，这是因为OA 系统中大多数文件为单纯的文件正文与文件附件的流转签批，附件格式多为文本类，文件传递流转介质单一，直接用OA 系统中嵌入式归档会导致一些门类无法进行归档（如科研类、声像类、基建类等），OA系统的电子文件中没有对图纸与声像类档案进行上传与流转的途径不能实现对此类档案的管理。此外，多数OA 公司过多关注文件流程而不注重归档功能，归档模块中提供的不是真实的归档程序，而是以流程程序代替归档程序。OA 系统中办结工作后的文件归档，多数是文件的发起人进行的文件流转，文件流转结束后流程图中显示已归档，其实并非由批转承办的部门进行归档，不符合档案归档的要求与程序，难以满足档案归档的实际需要。

二是两个系统直接通过开放数据端口进行数据传输对接，从OA 系统中提取相关数据进行数据传输，使完整归档程序在档案系统中进行，从而实现OA 系统与档案系统顺利对接。其优势是有效避免了文件的漏传与误传，保证了文件数据的完整性，传输方式简单，可操作性强。但也存在着一定的问题，直接通过开放数据端口进行数据传输对接，一般会出现以下两种情况：一种情况是因OA 系统中的电子文件体量巨大，需要专业的服务器进行数据传输与存储，容易造成对接过程中部分数据的丢失。另一种情况是系统对接前，OA 系统与档案系统中没有统一数据传输转换的格式，在数据传输中会出现格式错误，导致数据传输遗漏或不准确，以致数据归档不全。加之OA 系统数据对接后需要进行进一步整理，归档的工作量太大，容易出现归档文件漏归、错归的现象，还由于系统中的文件数据是一次性传输，没有原始数据可供核对和检查，不利于后期档案的核对工作。

三是设立中间库。通过OA 系统把文件传输到中间库中进行数据整理，整理后统一转换格式，再移入档案系统进行归档。这一方式的优势在于初步解决了数据直接传输体量太大无法核对档案信息的问题，可以在中间库中进行文件的整理和核对，并可按照档案归档系统的归档方式进行中间库的档案归档设置。其存在的另一问题是在系统具体对接中会出现数据丢失的情况，同时由于中间库的存储容量有限，数据较大的归档文件需要分多次进行，归档整理的工作量大，归档时间较长，不利于系统中档案归档工作的进行。

二、OA 系统和档案系统对接的优化策略

（一）OA 系统嵌入式档案管理的优化策略

建议采用传统档案归档与OA 系统归档对接的卷件结合的方式进行档案的收集与管理方式，档案系统进行其他门类档案的整理和文件的录入、数字化、挂接系统等工作，OA 系统只对其系统中的文件进行归档整理。OA 公司归档时按照档案归档要求进行归档板块的调试，按归档整理标准设置归档界面，实现了OA 系统内嵌入式归档板块，进而达到归档整理的目的。

（二）OA 系统与档案系统开放数据端口直接对接的优化策略

为使电子文件与数据传输格式保持一致，各操作部门要严格按照统一的格式从OA 系统上传文件，从源头解决文件传输过程中格式不一致的问题。同时，根据两个系统之间的差异，开发可优化系统对接的程序。比如在档案系统中设置扫描和核查文件大小、格式、完整性的小程序，电子文件对接前先进行数据扫描与数据核查，对接后再次核查相关数据，以此解决文件传输中数据丢失或者传输错误的问题。

此外，分批次归档。可将OA 系统中产生的电子文件通过设定不同归档时间，分部门、分批次少量多次进行电子文件的数据传输，以压缩文件一次传输所需的时间，降低每次传输文件的容量，使文件便于检查核对。

（三）OA 系统与档案系统设立中间库的优化策略

在数据传输过程中，如果电子文件体量太大极易造成系统崩溃、线路中断、停电等情况，从而导致大量的数据错误或丢失。针对对接情况，在数据传输前，应购置大体量的存储系统，先行对原始数据进行两三次备份。

针对中间库容量有限的问题，可要求中间库对接公司对中间库可存储与整理的数据量与OA 公司给出的总数据量进行对照评估，从而确定扩容数据量与导入档案系统数据量的次数，以从源头上减少中间库操作的工作量与复杂程度，缩短中间库归档所需时间。

此外，通过OA 系统与档案系统对接进行电子文件的归档时，同步对传统纸质档案的归档，使纸质档案与电子文件归档形成互为异质备份。同时，在普通纸质档案归档时，一并对纸质文件进行扫描形成电子档案，成为异质备份。高校对本单位的档案进行备份，相应地增加存储系统，分校区进行存储备份，形成异地备份。

（四）其他优化策略

技术层面优化：OA 系统与档案系统对接后的系统面对单位各个部门，每个部门都可以登录该系统，通过系统内OCR 技术快速查询本部门所需要的相关档案资料，每个部门的权限不同，需要档案管理人员对各部门账号的权限进行设置。非档案部门人员的账号只能进行浏览、OCR 搜索、下载本部门已经归档的档案等功能，只有档案部门人员的账号才可以进行档案系统的资源管理、档案的整理录入、各部门账号的权限设置以及设置各档案是否可以共享等操作。每个部门设置对应的权限，既能保证档案系统的有效管理，又能保证档案信息的安全性。

OA 系统与档案系统对接需要用到计算机技术、OCR 技术、数据库技术、扫描技术、存储技术等专业性非常强的现代化信息技术。企事业单位档案存量比较大，具有个性化的技术需求，必须与具有专业技术资质的合作方进行合作。选择专业的技术对接公司时，应详尽地提出本单位OA 系统的使用现状与档案系统的相关需求，还应考察合作方真实专业水平、相关经验、近期完成的项目、资格证书、人员配备情况、资金运营情况、信誉情况，避免违约情况发生。只有在全面评估的基础上，选择专业水平高、信誉好、负责任的公司或企业作为合作方，才能共同完成OA 系统与档案系统的对接的工作。

管理层面优化：在OA 系统中，各企事业单位部门不能用统一的账号看到完整的收发文信息，很多电子文件直接由上级部门批转给承办部门负责人，只有用承办部门负责人的账号登录系统，才能看到文件的收文处理单。发文则需要由拟稿人的账号登录后才有权限看到完整发文文件签批页。这种情况极易造成一个部门需要多个账号核对归档条目，不仅使归档工作更加繁琐，也容易因个别部门或个人核对信息时的工作失误造成归档不全的问题。为解决这一问题，在OA 系统中实时上传收发文电子文件的题目时，应将题目及文件所在部门账号信息以条目形式自动上传至档案系统中。

为了在档案数字信息库中快速查找到重要信息，档案部门人员要对档案编撰目录、摘要，软件开发方在数据库中建立档案的目录，做到只要在档案数字库中输入关键词就能快速检索出相关档案信息，以提高工作效率。

“大智物移云”层面优化：“大智物移云”作为新的载体，使互联网的发展迈入了新时代。企事业单位也将面临新的转型，从技术层面讲，传统的信息化技术将逐渐转变为高技术含量的智能终端技术，传统的管理方式将升级为数字化集成平台的管理方式。OA 系统与档案系统对接可以云端加密存储，不仅能有效降低企事业单位设备的经费支出，减少因场地不足而影响企事业单位的存储服务升级的问题，尤其有利于体量大、涉密的数字化资源的建设与发展。

三、结语

基于OA 系统与档案系统对接的电子文件管理系统，有效实现了档案资源的共享，十分有利于用户数据查询利用，［1］是档案工作发展的重要方向，各单位需要高度重视此项工作。档案主管部门必须在对接好的系统中拥有一定的权限，参与全程监督电子文件的形成、运转、归档工作。［2］