固定资产管理现状及改进策略

盛开 /航天东方红卫星有限公司

随着以“双驱动”支撑“双循环”国策的逐步实施，国内企业的创新投入特别是研发制造企业的科研投入将进一步加大，企业固定资产数量和价值在这个时期将保持快速增长态势，长期使用的固定资产台账管理方法不再适合新态势下的企业发展形式，不能满足高质量、高效率、高效益的发展要求。因此，笔者在落实中国航天科技集团有限公司管理信息化提升工程三年行动计划的过程中，分析现行固定资产管理理念及存在问题，以固定资产信息化管理为基础，引入RFID 技术探索固定资产动态管理，以期实现固定资产管理效能质的飞跃。

一、存在的问题

目前，企业固定资产管理已基本实现初级信息化状态，利用仪器设备管理软件建立信息台账管理实物、使用财务软件建立固定资产卡片管理价值。实物信息台账通常手工进行资产数据的采集和录入，并制作条形码粘贴于设备;固定资产卡片台账记录资产原值信息，并计提折旧;定期组织人工盘点实物资产，实物账、资产账定期人工对账，完成信息核对。这种固定资产管理是静态数据信息的管理，是对历史数据的复核。在管理过程中，特别是实物管理存在以下问题。

一是固定资产管理范畴不清晰，局限于实物管理与价值管理。固定资产管理是从取得时开始实施管理，即资产归口管理部门进行实物入账、分配调拨，财务部门维护资产价值信息。但是资产使用部门的年度需求计划、财务部门的年度预算编制、固定资产日常维护等管理职能通常被单独执行，没有与固定资产管理紧密联系起来。

二是管理标准不统一，状态信息不完善，造成实物与账面不符。固定资产通常是指符合会计准则定义、在财务核算系统中计入固定资产科目的资产。实物资产除包含固定资产外，还有待移交专用设备资产、代建技改设备资产。专用设备和技改设备的价值直接计入相关成本，不能计入为固定资产。实物管理系统与价值管理系统关注和录入信息存在差别，如固定资产原值不含税金额，而实物资产登记的原值为采购金额（含税金额），形成账实原值不相符的现状。

三是多部门分头管理，资产信息分散。资产归口管理部门按资产类别划分为办公营具管理部门和实物资产管理部门，采购办公营具未纳入实物资产管理系统建账，以成本费用形式报销未纳入固定资产台账，造成实物资产管理系统、资产价值管理系统之外的资产，从而导致存在资产闲置、遗失、重复采购等浪费情况。

四是信息源分隔，信息沟通传递缺乏效率。实物管理与价值管理通过纸质表单传递信息，信息互通存在时间延迟和人为错误，不能第一时间掌握实物资产准确无误的全局信息，使固定资产投资决策、预算制定、成本管理失去真实的信息支撑，造成管理失效。

五是资产清查盘点耗时费力，造成资产管理严重形式化。一方面，由于实物资产与财务固定资产的标准不一致，使得资产盘点从源头上就产生分歧。另一方面，随着科技创新、企业发展，新资产、新设备不断增加，资产数量越来越多，单纯依靠少数资产管理员，难以实现全面的清查盘点，以签字表代替实地盘查的情况多有发生。

二、效能改进和提升分析

固定资产投资规模伴随企业发展而不断加大，资产信息数据激增，目前使用的资产台账管理模式，已无法适应数据时代的要求，不能满足信息完整性和数据有效性，那么资产数据越多，管理就越容易失效。因此，通过理解固定资产全生命周期，引入大数据管理方式和射频管理技术，可以大幅提升固定资产的管理质量和效率。

1.理解固定资产全生命周期

企业的固定资产管理常常被局限地认为是相互分离的实物资产管理和财务账面价值管理，因此分别做好实物资产登记、建账计提折旧便可达到固定资产管理要求。二者只在固定资产建账和期末盘点时才会产生一点交集，如同属固定资产管理的采购环节，在采购之前，需求部门对固定资产的指标需求不明确，采购开始后，采购部门对固定资产的投产跟踪不积极，造成预付账款长期挂账，反映出需求部门与采购部门对固定资产管理的理解不清晰。

固定资产全生命周期过程包括资产规划、采购实施、到货验收、使用维护、技术改进、资产报废等实物管理过程，涉及到资产预算、经费筹集、折旧选择、价值变更、盘盈盘亏、报废处理等一系列财务管理过程。实物管理与价值管理二者关系紧密、缺一不可，如图1 所示。这些过程不仅限于实物管理部门和财务部门，其它部门也应充分理解并融入此管理过程。

图1 固定资产全周期管理流程图

2.规范固定资产管理标准

财务的固定资产原值大多数情况下是发票的不含税金额，实物管理部门登记的资产原值是采购发票的含税金额(即合同价格)，造成二者资产价值的不统一。因此，需规范资产价值概念，以财务固定资产原值为基础价值，增加增值税信息项，通过原值与税金信息二者合计反映合同价格。

实物管理部门须对包括无所有权的诸如型号专用设备、技改设备等全部仪器设备登记实物资产，同时财务部门也在对这些无所有权的仪器设备增加资产卡片清单。虽然这些设备不形成企业资产、只计入相关项目成本，但是由于登记资产卡片，就会需要对其进行后续管理。然而这些设备在移交权属时，实物部门与财务部门未同步变更信息，常常造成二者资产数据不一致。所以，对不形成固定资产的无权属仪器设备，建议统一通过实物管理部门进行资产信息管理。

3.归口管理确立资产信息唯一入口

由于部门职责划分，固定资产一般由经营部门负责采购付款、使用部门验收、实物管理部门建账，然而办公营具却被单独划分出来，由办公营具管理部门采购、付款、验收、建账。仪器设备、办公营具分由2 个部门进行资产登记，造成资产信息不集中，增加日常管理的复杂程度，为后续资产管理添加难度。因此，应以实物管理部门为资产建账信息的唯一入口，办公室负责提出采购申请、验收，采购部门实施采购付款，这样既符合内部控制管理要求，也便于资产信息的集中管理。

4.建立大数据提升管理效能

使用表单流程或软件进行不同阶段的固定资产管理，虽然表单流程已在OA 办公系统中电子化，但表单的使用仅限于流程审批，未形成对数据库的进一步开发运用；不同管理软件形成数据库之间也存在间隔，形成信息孤岛，不能将数据信息实时同步。表单之间基本没有自动传输数据，软件之间、表单与软件之间的信息沟通多数情况下没有通过信息化手段直接推送流转，而是以传统纸质表单或excel 文件完成流转，并手工录入到另一个软件系统内。例如，由于固定资产实物管理软件与价值管理软件的分离，资产信息须通过纸质的固定资产建账通知单向财务部门传递，财务部门确定固定资产原值、残值及折旧年限信息后，未反馈给实物管理软件，造成双方信息不对称。固定资产信息在多个分离的系统之间相互传递数据，使用传统的纸质材料传递，难免出现信息中断或中转错误，这也是多年来账实年年对账，年年有差异的原因。因此，建立快速的信息传输通道，将相对孤立的信息数据源连接起来，或者合并各数据库，形成企业内部的信息大数据，可以极大地提升管理效率和管理质量。

5.引入RFID 射频技术提高盘点效率

随着企业规模的增长，资产数量日趋庞大，仅仅依靠专职或兼职的几名资产管理人员进行管理的难度可想而知。因此，固定资产的清查盘点往往流于形式，盘点过程反映在通知、表单、流程上，实物管理部门与财务部门进行账账核对，其它部门看表画勾签字，并未实地盘点。正是固定资产的账实不相符、家底摸不清，严重影响企业资产的安全性，也很难为决策提供真实的数据支持。RFID 射频技术的无接触式、快速远距离读取条码信息的特点，可以精准地完成固定资产的清查盘点，提高资产管理效率。

三、信息化结合RFID实现固定资产全生命周期动态管理

1.RFID 射频技术

RFID 系统运用无线识别技术，通过手持读取设备发出射频信号，电子标签接收信号并反馈自身编码信息，实现无接触识别实物的目的。利用RFID 技术对固定资产进行管理，可以快速准确地采集资产标签信息用于分析研究，使分析结论更及时、真实、可靠。

2.信息化结合RFID 实现管理转型

企业现有的软件信息系统，不论是仪器设备管理系统，还是财务系统，更重视对购入固定资产时初始信息的录入和管理，系统内的信息一经录入即处于静止状态，对其进行分析形成的结论在一定时期内几乎一成不变。结合RFID 的资产管理系统可对管理制度及流程进行固化，通过固定资产的线上申请和审批、入库建账、领用变更、维修维护、盘点及注销全过程的动态管理，提高资产的管理效率及质量。

一是资产申请与购置。资产需求使用部门在RFID 资产管理系统中提交资产采购申请，系统确认是否符合预算计划，自动比对现有资产信息，提示现有符合要求的资产和其使用状态，资产需求部门确认是否可协调使用，减少盲目投建新资产。通过相关审批的采购申请，流转至采购实施部门落实采购。

二是资产入库建账与领用变更。资产需求使用部门在系统中确认验收，实物管理部门确认如类别名称、品牌型号、使用存放等基础信息，财务部门确认如资产原值、发票金额、增值税、其他分摊费用等价值信息。完成入库建账后，由RFID 打印机按编码规则自动生成、打印资产标签，资产使用部门当场粘贴并领用，以确保每项资产编码的唯一性。资产使用期间如遇人员调整、状态变化等情况时，可先在系统中做暂时变更，待盘点时由盘点人员通过手持阅读器确认变更信息。

三是资产维修维护。实物管理部门在系统预置维修维护计划(大维或普通维修)，资产使用部门根据资产使用情况判断提出维修申请，财务部门根据维修类型变更原值或确认费用，实现资产价值和维修费用的动态管理，支持后期维修的决策判断。

四是资产盘点。资产盘点可按需设置，事先将选择的盘点列表下载至手持读取设备，按区域、部门实施高效盘点，同时可通过手持读取设备记录盘点差异情况，产生包含所有变更情况的盘点信息，最后汇总反馈到系统中形成盘点分析报告。

五是资产注销。对于盘亏或无法维修的资产报废，由实物管理部门在系统中提出资产报废，财务部门确认资产报废，可以保证报废资产的唯一性，实现资产的闭环管理。同时还可避免实物报废与资产价值处置不一致，确保报废资产账实相符。

结合RFID 技术建立的固定资产信息化管理系统，可以对固定资产全生命周期进行管理，通过设计合理的内部控制程序，既能提高管理自动化程度，也能降低人为操作风险。前期将固定资产采购申请和付款执行纳入审批管理流程，通过与预算系统的信息交互，实现自动化审批；中期将固定资产调拨和日常维护纳入管理系统，实施固定资产的动态管理，对每项固定资产的状态实现可视化，全面提升固定资产盘点效率和质量；后期将资产报废与价值处置统一起来，完成资产的闭环管理，而且可进一步与后续资产采购计划联系起来，形成有序循环。

在航天科技集团提出的管理信息化提升工程中，将信息化作为高质量发展的重要生产力和核心能力的重要组成部分，要通过信息化推动企业创新发展。但是目前固定资产的信息化管理仍停留在初级水平，大量数据如海底的沉积岩，产生即沉没不再被关注。因此，需要以航天东方红卫星有限公司全局的视野，重新审视固定资产管理的流程和技术实现的工具，充分考虑整体性、系统性和协同性，通过信息化结合RFID 技术来改变固定资产静态管理现状，动态管理生命周期全过程，最终实现管理效能的提升。

结合RFID 技术建立的固定资产信息化管理系统，可以对固定资产全生命周期进行管理，通过设计合理的内部控制程序，既能提高管理自动化程度，也能降低人为操作风险。前期将固定资产采购申请和付款执行纳入审批管理流程，通过与预算系统的信息交互，实现自动化审批；中期将固定资产调拨和日常维护纳入管理系统，实施固定资产的动态管理，对每项固定资产的状态实现可视化，全面提升固定资产盘点效率和质量；后期将资产报废与价值处置统一起来，完成资产的闭环管理，而且可进一步与后续资产采购计划联系起来，形成有序循环。