档案数字化建设的策略探讨

李宁宁

（晋冀鲁豫烈士陵园 河北 邯郸 056001）

0 引言

档案是历史的见证，是人类社会实践活动中形成的具有保存价值的资料文件，其中记载着重要的数据信息，因此档案建设工作受到来自社会各界的高度重视，具有重要的现实意义与价值[1]。长期以来，我国对于档案管理与档案利用价值的重视程度并不高，这导致档案工作始终处于封闭状态，无法更好顺应时代发展，应将传统纸质版资料信息逐渐转变为具有利用价值的电子版资料信息，逐步加快信息化建设进程，不断丰富信息资源，以便更好满足现代化的档案建设需求。本文以下，将就“档案数字化建设”展开深入剖析。

1 档案数字化的概述及其主要特征

“档案数字化”建设主要以多种高新技术为依托，将各种形式载体的档案资源逐渐转化为档案信息，通过“数字化”的方式进行管理与存储，并在网络形式下进行相互连接，借助计算机系统进行系统管理，逐步构建相对完善且有序的档案信息库，进而便于各类信息资源的灵活运用与共享。在传统工作中，我国档案建设、存储及管理工作，多数以“底片、胶片、纸质”形式为主，即便在信息技术蓬勃发展的今天，各地区档案馆中档案信息保存方式亦是如此，这在当下信息化社会建设中，其适应性较低，无法真正发挥出档案资料的社会价值与经济价值，因此档案数字化建设工作刻不容缓。

数字化档案的主要形式与特征，就是在计算机、摄像机、扫描仪等多种先进设备的辅助下，对磁带、胶片、纸张等传统载体内容实行数字化的处理，进而逐渐转变为可供计算机系统识别、处理的数字文字与图像[2]。相较于以往的档案存储模式，数字化档案内的数据信息具有“强保密性、高安全性”等主要特点，受到来自社会各界的广泛应用与一致好评，为企事业单位的办公管理带来更多便利。值得一提的是，尽管数字化档案管理的优势与价值十分显著，但在日常管理与处理中，要切实做好防潮、防火以及防盗工作，防止档案老化、数据信息丢失等问题的出现。

2 档案数字化建设应遵循的几点原则

2.1 规范性原则

无论是档案数字化建设还是管理，“规范化”都是基础前提，档案数字化建设的目标，需要通过规范化管理来实现。实践证明，档案数字化建设的规范标准，在一定程度上影响档案信息的整合、存储与利用，就目前我国多地区的数字档案馆运行情况来看，在进行档案数字化建设工作中，规范化的体系构建十分关键，这是规范工作流程，保证数字化质量发展成效的有效途径，更是数字化工作中的重点内容，由于涉及领域比较广泛，因此在进行档案数字化建设的进程中，应着重关注以下几个方面的规范：（1）数字内容创建方面。数字档案的资料形成，应保证数字信息的原生态；（2）元数据方面。元数据在开放建设、数据选择以及应用方面应具备相应的标准规范，尤其在档案数据中的语言描述、内容主体等方面，应作出明确规范；（3）数字服务与资源整合方面。数字服务系统应体现出标准规范化，在进行数据资源的整合处理时，应在相应的规范标准下进行，以保证档案资料的完整性；（4）数据保护方面[3]。无论是传统纸质档案，还是现代化的数字档案，数据保护始终被视为重点任务，各地区档案馆进行档案数字化建设与管理中，不但要充分考虑数字化建设目标，还需着重加强对档案资料的内容的保护，避免在数据汇总、处理等环节中出现弊端，以此保证数字标准能够满足现代规范化建设的基本要求。

2.2 安全性原则

档案数字化建设期间，其数据信息的安全性、可靠性将直接影响到最终建设效率的高或低。在不同机构的档案资料中，所记录的数据信息形式大不相同，但其重要性是相对一致的，属于本单位的重点信息。例如：事业单位档案资料中记录着单位的整体绝密信息，关系到单位整体运营活动；企业档案资料中存储着企业的起源、发展历程等；而高校档案中则记录着全体学生的学籍信息。无论在任何组织机构中，档案资料的重要性不言而喻，一旦遭到破坏出现数据丢失、泄密等问题，将会严重影响档案数据的安全与可靠性，致使各级组织遭受不必要的麻烦与严重损失。并且，档案数字化建设需要依托计算机系统等多种硬件平台来实现，在与数据库系统进行数据连接与交换，保证各项数据信息真实完整的同时，借助系统内部的权限授予、远程访问等多个技术领域，能够更好地满足不同数据需要。

2.3 共享性原则

信息共享是数字化建设的核心目标，相比于传统档案管理模式下管理范围、管理对象以及数据使用的局限性，信息共享在一定程度上促进了数字建设的前行进程，尤其在电子行业快速兴起的今天，各种形式的文件中心逐渐建立，有效缩短了人们与档案之间的距离，进一步拓展了档案的使用范围，其中信息资源的共享，便是成为现代档案信息建设的首要目标。自数字档案出现后，促使我国多年以来传统档案管理下的局限性就此打破，不再以只提供档案馆服务为主，人们只需操作互联网，便可享受先进的数字化档案服务，能够从多个角度满足不同地区、不同需求的用户资源共享要求[4]。不仅如此，互联网的蓬勃发展，使用户与档案馆之间的交流沟通频率得到明显提高，二者之间的距离更加密切，传统档案服务模式出现转变，从以往的电话服务、上门服务逐渐转变为邮箱传输、电子移动设备等将多种档案信息发送至用户群体，进一步扩大了用户受益范围，使资源共享真正变为可能。正因如此，在进行档案数字化建设时，各级组织单位应严格遵循“共享性”原则，合理运用多种网络渠道，将更多合适的档案信息发送至用户群体，使他们的多方面需求得到真正满足。

3 关于档案数字化建设的推行策略分析

针对档案数字化的建设工作，需要从以下几个方面入手：

3.1 加大资金投入力度，促进档案数字化进程

想要顺利实现预期目标，不断提升档案数字化建设水平，企业单位应着重加大资金投入，将档案数字化建设作为首要任务来抓，给予该项工作高度的配合与扶持，在条件允许的范围内，适当引进更多先进的数字基础硬件设施，以便更好为数字化软件的开发、应用、更新等创造有利空间。在进行硬件设施购进时，各级组织单位应充分考虑自身发展战略，结合实际发展需求，合理制定硬件设施的采购计划，确保其本身使用性能处于良好状态，进而推动档案数字化建设质量更上一层楼。以档案管理的工作性质与基本特点为标准，适当引入ERP、云计算、大数据等信息软件，逐步搭建起数字化的档案管理系统，借助系统平台这一重要载体，全力推动内部资源共享目标的达成[5]。网络技术作为支撑数字化档案管理系统的重要依托，如果网络技术不能保证良好的稳定性，将会为病毒、木马以及不法分子入侵留下空间，在受到外部恶意攻击时，管理系统极易发生瘫痪现象，进而导致内部机密档案出现丢失、泄漏以及窃取等不良情况，对各级组织单位的健康发展带来不利影响。为改变这一现状，应根据档案数字化建设标准，在系统平台内部安装杀毒软件和防火墙，最大限度地增强系统安全防御能力，减少恶意病毒对系统带来的冲击和影响力，使档案资料的安全性、完整性得以有力保障。系统维护工作固然重要，应安排专人定期对系统进行维护检修、优化与升级，保证系统平台始终处于良好运行状态，进一步提高档案文件的准确性，增强扫描的清晰程度，以此有效提高档案数字化管理的质量。

3.2 强化制度建设，完善档案数字化规章制度

制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度体系能够规范工作流程，约束人员工作行为，带领整体工作走向正确、科学化的发展道路，这些对于档案数字化建设亦是如此。为进一步提高档案数字化建设与管理水平，相关部门应在充分了解该项工作性质的基础上，认真梳理数字化建设流程，制定相对完善的档案数字化管理机制，必要时可落实配套的岗位责任制，对各级档案管理人员的职责权限进行明确划分，使其清晰明白自己应做些什么，不应该发生哪些行为，进而严于律己，认真履行岗位职责。

档案文件中的资料信息涉及领域比较广泛，关系到组织机构的整体运营发展，因此种类与数量十分庞大，为保证档案数字化的可靠性、有效性，应实行分批管理制，对一部分重要档案进行数字化管理。在此期间，领导干部需要做好档案数字化的质量监督与检查，在实现纸质档案转向数字化档案资料的前期，应重点检验档案文件的完整性，查看是否存在信息丢失、残缺等现象，针对缺页少页、字迹模糊的资料信息，要及时进行修复处理，为后期扫描与电子文件生成提供更准确的数据参考，这是保证档案内部数据完整性、准确性的有效途径。档案管理人员应具备良好的岗位责任意识，根据自身工作性质，统一制定档案管理流程，明确工作发展思路，确保档案管理系统中的纸质档案目录、电子档案目录和原文保持高度吻合，尽可能规避数据出入问题的出现[6]。

3.3 梳理工作思路，明确档案数字化质量监控内容

首先是档案质量监控内容的明确。在此环节，相关部门应根据档案数字化的发展趋势与基本特点，结合本单位的实际建设需求，制定切合实际的档案数字化管理计划，对各个类型的数字化档案实行分类处理，落实统一管理机制，重点查看档案管理计划内容是否与实际相互匹配，保证做好有遗漏及时补充，确保档案管理计划能够切合实际，保证其中内容的科学与合理性。

其次是数字化档案管理软件的合理运用。档案管理者的业务水平要过硬，灵活选用符合建设目标的数字化软件，充分考虑到不同数字软件的优势与特色，结合实际情况进行合理选择，保证数字化软件的谨慎选择。不仅如此，相关部门在实行数字化建设前，应做好前期的市场信息调研工作，将市场需求作为首要参考标准，以提高档案数字化管理质量为目标，合理选择最为适宜的数字化软件。

最后是电子档案的质量验收控制。加强档案质量管理力度，严格把控档案文件质量关，定期开展档案数字化评估工作，合理借助网络系统的便捷与优势，对档案数据库的建设流程实行全过程追踪管控，确保将数字化建设目标准确落实到位。针对数据库建设的全过程追踪管控，主要从设备管理、过程管理、人员管理三方面入手，重点查看数据库建设流程是否在规定范围内进行，保证建设问题的准确发现、及时处理。为保证使用软件的安全与可靠性，需要定期检测其安全性能，利用软件检修、维护、管理等多种手段，确保各类软件的安全性能可以满足实际需求，避免软件问题对数字化档案质量带来不利影响。只有切实做好数字化档案建设的全过程追踪管控，借助现代化管理手段的优势与便捷，才能促进数字化建设目标的顺利达成，使其可靠性、实时性得以全面发挥。

3.4 做好档案保密控制，保证数据安全

无论是传统档案管理工作，还是现代化的数字档案管理工作，保密工作都十分关键，通过对档案资料进行保密控制，可以使其内部信息的安全性、真实性得到有力保障，降低信息泄漏风险的出现概率。在此期间，应注重档案信息保密控制模式的优化与创新，结合新时期的建设需求，深入分析档案保密控制中存在的不足和不安全因素，找出具体形成因素，由此开展深入探讨[7]。营造良好的数字化档案建设与管理环境，充分考虑到人员、设备、制度体系等诸多影响工作效率的因素，在此基础上落实配套的档案保密控制机制，要求相关管理人员签署保密协议，赋予其独立的岗位权力，将其法律职责划分到位，在制度体系与法律法规的多重保障下，严厉杜绝档案信息泄漏等不良问题的出现。编制网络计算机安全保密管理方案，为数字化档案建设推波助澜，保证数字化档案的数据汇总、备份、使用、管理以及系统维护等每个环节的管理举措落实到位，以此来形成健全、完善的数字化档案安全保密体系。

3.5 推行数字化加工处理，注重档案管理人员素质培养

数字化建设是一项需要长期坚持的任务，这就需要相关部门做好档案的类别划分，根据档案的数量、种类、使用方向以及重要程度进行分类处理，针对个别不重要的档案文件，可以暂时采用纸质版进行管理，而对于关系组织机构的经营发展、经营活动等重要档案资料，应实行数字化的加工与处理。在此期间，应配备“互联网设备、计算机、扫描仪”等多种现代化的档案管理设备，在电子文件管理系统内部增设档案整理、编目、扫描、处理、存储、备份以及信息查询等模块，档案管理人员只需操作鼠标，便可一键查询档案信息的全部情况，实现实时在线的业务查询与交流，在保证各工作环节规范性的同时，不断提高档案管理水平。合理借助OA、FMIS等办公系统，实现对档案资料的电子化、数字化加工处理，利用技术手段自动集成的会计数据，凡是能查阅到的，无须添加原始凭证，只需明确标注数据出处即可，以此实现凭证数量的精简，实现电子化的档案原始凭证处理，降低数据集成难度，减轻档案管理人员的工作压力，其工作效率也会大幅度提升。

对于档案人员的素质培养，应定期组织教育培训工作，在做好档案管理专业知识讲解的基础上，强化技术软件操作技能培训，促进各级档案管理人员专业知识与信息操作水平的有效提升，通过理论知识与实践工作的有机结合，进一步提高工作人员的管理能力。同时，企事业单位应学习更先进的数字化管理方法，借鉴同行业较为成熟的实践经验，以此来夯实自身专业基础，弥补自身的不足之处，以更专业、严谨的态度投入到档案电子化建设工作中，全力推动各项工作的有序进行。

4 结语

综上所述，随着社会经济快速发展，档案数字化建设已然成为大势所趋，受到社会各界的高度重视。在推行档案数字化建设期间，在充分了解该项工作的含义与特征的基础上，应认真遵循规范性、安全性、共享性几点建设原则，从资金投入、制度建设、质量监控、保密控制、数字加工处理等多角度出发，将档案数字化建设工作准确落地，争取取得更理想的建设成果。