中小企业管理体系的问题及对策

伏致民 中环认证有限公司

一、存在的问题

（一）意识不到位，认为管理体系没什么作用，反而占用工作时间

有的企业没有意识到管理体系工作的重要性和紧迫性，一味地追求经济效益，忽略了相关的法律、法规要求，以为管理体系只要通过咨询公司协助取得相关管理体系证书即可，实际有无运行不重要，因而导致管理体系工作的内在质量不高。大部分企业对管理体系认识不足，常常把重点放在生产上，认为推行管理体系占用了自己很多的工作时间，有的记件岗位认为还影响了自己的工资收入，从而忽略了管理体系。同时，由于企业领导者对自身经济利益的追逐，也没有结合企业实际认真运行管理体系。这就导致了现在部分企业在运行管理体系时存在“两张皮”的现象，尤其是小微企业，难以真正发挥出管理体系对企业经营管理的积极作用。

（二）管理体系建立的目的只是为了投标与政府要求

有的企业在建立的管理体系时，尤其是中小企业，很少有自己积极主动来推行管理体系并获得认证。当客户有要求或招投标时，才临时报佛脚，找咨询公司全盘操作来建立管理体系，并获得认证证书。或当政府有要求时，才去建立安全标准化管理体系并获得认证。

（三）缺乏管理体系持续改进机制

当前，很多中小企业在投标完成、认证通过后，当初花钱花精力建立起来的管理体系就会束之高阁，实际管理内容与方法与管理体系文件规定完全不符，没有按管理体系“说、写、做”一致的要求推行，再好的管理体系如果不运行，不通过相关工具监视和测量管理体系，管理体系将无法持续有效改进。因此，现在很多中小企业缺乏管理体系持续进的机制。

（四）管理体系持续改进的组织能力不足

管理体系运行得如何与组织自身的能力有很大关系。武器装备再好，如果人的能力不足，将不会将武器的威力全部发挥出来。现在很多中小企业因为成本压力、竞争压力，在人员配置上数量与质量都有明显不足，同时又很少关注员工能力发展的管理，因此，很多中小企业都面临有组织能力不足的困境，缺乏管理体系持续改进的组织能力[1]。

（五）企业不知道如何进行管理体系持续改进

目前，很多中小企业在推行管理体系时，在咨询公司协助下建立后就不管，他们认为：反正我给了咨询公司钱的，我们不懂没关系，只要咨询公司懂就行了。而咨询公司也只是为了让企业能最基本地通过认证，这就导致了现在中小企业中，部分企业不知道如何进行管理体系持续改进。

（六）管理体系持续改进资金投入不足

中小企业当前正面临前所未有的困境，很多中小企业都处在提档升级、技术创新、管理创新、营创新的时候，加之国内经济转型、国外出口减少等严重影响，企业均处在较困难的阶段，当前中小企业均把经济发展放在了第一位，若想再拿一部分资金出来进行管理体系持续改进工作就像是在自己身上割一块肉，其实这种认知是不对的。如安全事故，就像无数0前面的1一样，1没有了，再多的0也没有用，还可能让自己承担刑事责任，得不偿失。

二、改进对策

（一）加强管理体系持续改进意识

1.领导要重视

GB/T19000-2016质量管理体系的基础和术语中介绍：管理体系原则之一——“领导作用”，就明确了公司各级领导要重视管理体系，要建立统一的宗旨和方向，并创造全员积极参与实现组织目标的条件，如开展使命、愿景、战略、方针和过程的宣贯，企业文件的建设、质量或安全等的承诺、提供履行质量、安全等管理体系职责所需的资源、培训和权限等，以更好地激励员工积极参与管理体系的持续改进活动。

2.员工要重视、全员参与

管理体系的持续改进活动，不光是公司领导的事，而是公司每一个人的事，每个人都应该为公司管理体系的持续改进尽心尽力。GB∕T19000-2016质量管理体系中基础和术语中介绍：管理体系原则之一——“全员积极参与”，明确了整个组织内各级胜任、经授权并积极参与的人员，是提高组织创造和提供价值能力的必要条件。为了有效和高效地管理组织，各级人员得到尊重并参与其中是极其重要的，通过表彰、授权和提高能力，促进在实现组织目标过程中的全员积极参与。

3.管理体系的作用好处

通过引入体系管理理念和管理方法，能够促进组织管理与市场标准接轨；能够助力企业招投标的成功；能够规范企业的标准化管理，提高企业的运营效率；能够增强顾客第二方验厂通过率，获得客户的订单；能够提高产品或服务质量，让客户满意；能够提高生产率和管理效率，降低生产经营成本；能够提高“事前预防”而非“事后检验”的意识；能够减少工伤、安全事故的发生；能够优化环境管控措施，降低成本、增加收益；能够为客户提供满足客户和法律法规需求的服务，从而提高品牌度、信赖度、美誉度，在国内外市场上树立了良好的形象，取得了产品和服务走向世界的“通行证”，成为企业进入国际市场的有效手段，为拓展企业的境外业务提供了有利的条件，因此，推行管理体系好外多多，管理体系持续改进势在必行[2]。

4.管理体系持续改进作用

管理体系持续改进的作用对于不同的管理体系而言可能有所不同。如质量管理体系持续改进是为了证实组织有能力稳定地提供满足要求的产品和增进顾客满意。环境管理体系持续改进是为了不断减少环境污染事件的发生。安全管理体系持续改进是为了不断降低各类安全事故的风险。人力资源管理体系持续改进是为了为达成组织经营战略目标，实现人力资源的最佳的配置。总之，有效的管理体系持续改进对企业百利无一害。

（二）不断提升企业管理体系持续改进能力

1.设定岗位能力素质模型与测评工具，定期进行能力盘点评估

要想管理体系能得以持续改进，不仅要有好方法，尤其还需要具有会运用方法、高素质的、执行能力较强的人，如企业的质量检验人员在检测树脂的酸值时，光有色谱仪，却不会使用色谱仪与不会看色谱仪曲线检测报告一样。因此，我们要对各岗位人员进行工作分析，绘制出各岗位的胜任能力模型并验证确认，同时从员工意识、知识、能力、动机、价值取向等方面编制相应的能力测评工具，定期人员的岗位胜任能力进行测评与盘点，找出人员持续改进能力的差距，以作为下一阶段培训需求的输入并依据需求对相关人员实施能力发展培训。比如：安全管理工作，公司若涉及了特种设备，安全管理人员对特种设备管理的法规及相关知识不熟悉，那在进行安全检查时，就不能发现问题，不能发现问题那如何持续改进，如何让企业的特种设备管理符合要求呢。因此，设定岗位能力素质模型及相应测评工具，配以相关的人力资源管理方法，将确保人员持续改进管理体系的能力。

2.开展有效的岗位能力培训

建立起员工能力培训体系，通过多渠道、多形式培训需求分析，经专家组研讨后，编制年度培训计划与员工个人发展计划，然后通过内聘与外聘相结合的方式组建专业的讲师团队，通过生动、有趣、丰富化的课件与课程设计，对员工采取PPT、视频、角色扮演、沙盘演练、案例研讨、小组沙龙等多形式的培训，通过应知的测试、应会的实战考核来评估员工的受训效果，并对培训整体情况进行从需求分析到培训效果评估全流程、全方位的培训分析评估，并对评估后的不足进行整改，以完善后续的员工岗位能力培训。

（三）管理体系持续改进的需求识别

1.内审与管理评审

内部审核简称内审，是由企业按策划的内审方案要求自行组织的对本公司管理体系适宜性、充分性、有效性进行审核的活动。审核人员可以是企业内部的，也可以是外部的，也可以委托第三方进行内部审核，但都须具备相应的审核能力。审核准则是管理体系标准、法律法规、公司自行建立的管理体系文件等。通过合理的抽样获得相关客观证据，以确定满足审核准则的程度，判定管理体系存在的不符合、不符合条款编号、不符合的性质，然后开具不符合报告，由相关责任部门对其进行真因解析，制定相关纠正及纠正措施并执行，最后验证整改的有效性，针对未整改的部分继续整改直至整改有效完成，针对整改有效的部分纳入管理体系持续运行，以持续改进公司的管理体系。

管理评审，是由公司最高管理者按策划的周期频次对管理体系的适宜性、充分性和有效性，是否与战略方向保持一致进行评审的一项管理活动。主要各部门通过对本周期本部门各项管理经营活动进行盘点总结、数据统计分析，找到管理经营活动中存在问题以及与期望之间的差距，通过管理评审会议，采用头脑风暴等方法，找到管理经营活动的改进需求及方向，并共同研讨出改进方向与措施，然后由相关责任部门实施，在下一次管理评审时，作为管理评审的输入进行盘点评估改进措施的有效性，以持续改进公司的管理体系。

2.各类检查改进点识别利用

在我们的生产经营过程中，我们会接受很多关于检查的事件，如在质量管理体系方面有内部品质检查与外部的产品质量监督抽查，针对检查的不合格产品我们对不合格产品采用“鱼骨图”或“8D报告”对产生的原因要进行分析找到真因、制定纠正及纠正措施以改进我们的质量管理体系，确保产品质量；在安全管理体系方面有内部的综合安全检查、日常安全检查、专业安全检查、季节性安全检查、节假日安全检查及外部的安全隐患排查与安全生产管理监督检查等。针对每次安全检查出的安全隐患，我们均要开具《安全隐患整改报告》，对其进行原因分析找到真因、制定整改措施（尽量是本质安全措施）、验证整改情况，对验证有效的措施加入安全管理体系中，以完善我们的安全管理体系；对验证无效的措施，我们要重新进行原因分析与制定整改措施，重新验证，不断循环，以持续改进我们的安全管理体系。

3.外来文件识别、评价及利用

组织在经营运行过程中，都会涉及相关的法律法规及标准对我们的要求，以及客户和相关方对我们的要求。为了满足法律法规标准、客户、相关方的需求，我们要通过各类渠道识别收集最新的法律法规和相关要求，然后对其进行分析评价，自我诊断本组织经营管理的合规性，对不合规的地方我们要及时整改，并将其最终措施方案整合到管理体系中来，让我们的管理体系适时更新，以满足组织生产经营管理的持续合规性，减少违法及不满足相关需求带来的不利影响。

4.年度工作及经营盘点总结

公司每年组织各部门召开年度工作总结及经营盘点总结，各部门从方针、目标、职责内容方面进行一一总结，全面盘点梳理这一年来，本部门在工作和经营过程中做了哪些事，履行了哪些职责，做得好的有哪些、做得不足的有哪些，对做得好的如何与公司管理体系结合，让优秀经验与知识得以传承，让管理体系更加丰富；对做得不足的地方如何改进，研究制定对策，让我们的工作在下一年度做得好的部分如何传承，做得不好的部分如何改进完善，每年坚持年度工作经营盘点总结，不断循环，持续改进管理体系，持续改进我们经营管理工作。

5.参考标杆企业做法

“站在巨人的臂膀上起飞”。在国内国外同行中，有很多做的优秀的标杆企业，他们至少在某一方面做得比较优秀，要博采众人所长，为我所用，组织团队认真学习研究标杆企业在某一方面做得比较优秀的地方，结合本企业的实际情况，融会贯通，变成企业简单、有效、可行的措施方案，然后在本企业开始推行，待验证有效后，将其措施方案整合到企业现有的管理体系中，让我们管理体系更加完善、更加丰满、更加有效。

6.数据统计分析

企业要持续改进管理体系就需要建立针对管理体系持续改进的数据统计分析系统。首先，企业要按公司经营战略需要确定公司各层级需要在哪些管理经营模块建立数据统计分析，然后确定数据分析类型及所采取的方法，如对产品质量特性发展变化情况并及时作出纠正或预防改进可采用SPC、QC七大手法等；如果想找到管理体系实际与期望之间差距进行改进，可采用MBO、KPI、BSC等。其次确定数据收集、统计分析的来源、周期、责任单位等。最后按公司预设的数据统计分析系统进行数据统计分析，及时发现管理体系运行过程中存在问题，通过真因解析找到改进的措施，以解决或预防问题的再次发生，从而持续改进管理体系。

（四）通过绩效考核促进管理体系持续改进，建立有效的管理体系持续改进的机制

公司要建立一套完整的绩效考核体系，指标涉及工作内容指标、胜任力指标、改进指标等，层级涉及公司、各部门、各岗位，定期进行培训绩效考核，针对不足，相关人员研讨改进措施方案，以持续提升员工能力、工作绩效、组织能力、组织绩效，以持续让企业获得持续改进的能力及持续改的需求。

（五）为管理体系持续改进提供资金保障

“巧妇难为无米之炊”。资金是管理体系改进的基本前提保障，企业若想做好管理体系，又不舍得经费是做不好管理体系持续改进工作的，比如说：人才的增补与优化，设备设施的增加与改造，工作环境的提档升质，技术的创新，新技术新工艺新方法的引进，外部专业第三方提供的服务等等，这些均需一定的资金支持才能得以实现，而这些又恰巧是管理体系持续改进的关键。另外，在安全管理体系方面，国家还专门为此出台了关于印发《企业安全生产费用提取和使用管理办法》的通知（财资〔2022〕136号），其中第五条 企业安全生产费用可由企业用于以下范围的支出。这一条包括了企业在安全生产中必须投入的基本安全生产费用。所以，企业必须为管理体系的持续改进做好资金预算，从而提供可靠的资金保障。