新媒体环境对高校档案管理的影响及应对措施分析

范秀丽

摘 要：网络信息技术迅猛发展，创造了一个现代化新媒体时代，在新媒体环境背景下，信息传播具备更广阔的平台，对我国高校档案管理工作带来更大的挑战和机遇，原有传统档案管理改革已势在必行。高校档案管理者应树立正确的新媒体观念，针对高校档案管理模式、管理方法进行合理创新，提高自我对新媒体的驾驭能力，促使高校档案管理工作能够快速适应现代社会发展的服务需求。本文从新媒体环境对高校档案管理工作所产生的利弊影响展开分析，针对不利因素提出有关应对措施，以期能够进一步提升高校档案管理水平，促进高校档案管理事业更好发展。

关键词：新媒体;高校;档案管理;影响;应对措施

新媒体以移动互联及信息化技术为依托，通过计算机、智能手机等为载体广泛传播互动信息，其信息资源具备极强的丰富性、共享性、虚拟性、交互性、便捷性、开放性以及时效性等诸多特征。与传统媒体环境对比而言，新媒体环境具备更强的感染力及其特有的信息传播优势，它是一种更新更快的大众传播环境。目前，以笔记本电脑、智能手机为代表的新媒体已受到大众化普及，尤其是高校大学生，他们在生活和学习中已经离不开这类电子产品，甚至影响到他们的日常行为习惯。由此来看，新媒体已然渗透到社会的各个角落，它所具备极强传播影响力已成为现代人的重要媒介环境。高校是教育圣地，是时代新观念、科技新技术、人类新思潮、社会新潮流的集中地和辐射区，青年学子更易受到新媒体环境的影响，成为新媒体应用的重要群体。

一、新媒体环境给高校档案管理带来的重要机遇

1.有效豐富了档案的载体及传播形式

在计算机及网络技术普及之前，高校档案管理长期以来均以传统纸质载体为主。档案管理的主要职责是接受并保存信息资料，为使用者提供查阅参考服务。传统档案管理中信息传播形式是极为单一的，仅能借助纸质文书、图片、光碟等载体传递信息。新媒体可利用其独特优势，在档案管理中发挥不可替代的作用。首先，新媒体在移动互联、手机媒体、网络电视、数字化等前沿技术促进下形成了一个信息发布方便、更新速度快、内容丰富的智能化终端，通过自身所具备的先进技术手段使档案信息来源渠道更广、发布成本更低。新媒体环境以其海量存储空间广泛收集了社会各行业领域的信息资料，为高校档案管理信息资源的丰富储备提供了有力支撑。其次，新媒体让信息传播突破了时间、空间局限性，可汇集各个国家和地区的高校档案信息，有助于高校之间建立紧密的信息交流，促使高校档案管理不断提高质量和效率。

2.拓宽了档案管理的空间

传统档案管理基本以纸质形式呈现且均被存储在档案馆内，由专人管理。从档案内容及存放环境上分析，档案管理工作与外界沟通并不多，在高校属于一个较为孤立的管理服务系统。受制于时间、空间的影响，高校档案管理地点固定、工作环境独立，很难接触除高校以外的区域。然而，新媒体可有效打破高校档案管理的传统格局。一方面，新媒体可促使档案管理工作逐步从传统单一化走向先进系统化，将原有馆藏信息资料以全新的数字化形式呈现在使用者面前;另一方面，新媒体超强的交互性，为档案管理提供了沟通交流平台，方便档案管理者接收和传递各种相关信息。

3.为高校档案管理注入全新活力

新媒体的诞生给社会各领域及行业的进步发展带来巨大影响，于高校档案管理而言，新媒体不仅为其提供了海量信息资源，为档案管理方式的变革带来了巨大影响，同时还有效转变了档案管理者的服务理念。新媒体让馆藏纸质档案前期进行了数字化，而数字化档案服务效率的提高，能够更好地调动档案管理者的工作积极性，培养他们良好的档案管理主体意识，继而对信息资源质量提出更严谨的要求。在信息时代，高校档案管理者必须要具备敏锐的洞察力，能够在海量信息中去伪存真、取其精华。通过档案网络建设提供交流互动平台，借助科技手段为档案管理创新服务路径，促进档案管理者扭转和改变自我职业观念，提高职业热情和自信，培养良好的职业修养。

二、新媒体环境对高校档案管理带来的挑战

1.使高校档案的文化引领及教育作用受到削减

高校档案从性质上也可被认为是一门潜在的文化课，它是一种隐性的知识力量，能够引领师生的思想行为，在某种程度上引导大学生发展的方向，也正是如此才更突显出高校档案管理的重要意义。但是，此种文化功能的有效发挥还需要依靠于档案信息的权威性，在新媒体环境下，现有的高校档案所具备的文化功能受到前所未有的冲击，社会上多元文化主体让高校档案文化的权威性不断弱化，原来的名人效应、知名校友的榜样作用难以对学生形成更深入的影响。

高校步入新媒体时代之后，学生所能获取的各类信息资源丰富多样、灵活多元，不仅信息传播速度飞快而且不易被追踪和控制，特别是某些侵蚀思想对学生的道德观、价值观等构成不良影响，一些学生在新媒体虚拟环境中迷失自我，极易造成道德意识的沦丧，大量不良信息以及网络道德失范行为严重破坏了新媒体生态环境，越来越多的垃圾信息占据着网络空间、毒害着学生的思想和心灵。由此来看，新媒体已然成为高校大环境的引导力量，且正在潜移默化当中解构档案这一传统文化的核心元素，而原来档案文化所拥有的引导及塑造功能因此受到较大影响。

2.对档案管理方式及手段提出更大挑战

新媒体环境下，高校档案管理在服务对象、服务方式、管理手段以及管理内容上存在较大变化，高校档案管理工作也越发复杂起来。在面对档案管理主体多元化、档案服务对象广泛化、档案管理内容丰富化的情况下，高校档案管理者只有不断提高档案管理方式和手段，才能保障管理服务工作的有效落地。高校教师和学生都是先进技术和思想的先行者，能够促使师生在较短时间内熟悉并掌握新媒体技术的应用。传统档案管理方式及手段单一，与师生所掌握的新媒体技术相差甚远，具体问题是缺乏对新媒体的重视性和敏锐度，以及信息技术水平较低，无法有效掌握各项信息资源，不能实现与师生的良好互动，难以满足他们的使用需求，最终使档案管理服务被动化。

新媒体对高校档案管理所带来的挑战不单是技术性，更为紧要的是对管理观念的突破。新媒体所具备的及时性、开放性促使高校档案管理者务必要革新观念，重新进行岗位定位，快速调整管理思路及战略，唯有如此才能帮助高校档案管理抓稳抓牢主动权。

3.对档案管理服务模式提出更高要求

传统高校档案管理是一种“重管理、轻服务”的被动模式，使高校档案馆这一重大精神财富宝地无法真正面向社会开放，难以与新领域形成重要合作，使馆藏的所有教学、科研、生产及管理的原始信息都失去了生命力，而档案管理者成为实际的保管员。在新媒体环境下，传统高校档案管理服务模式受到极大冲击，使用者对信息资料的获取渠道产生了跨越式改变，同时对信息内容也提出更高需求，原来“重管理、轻服务”的服务模式与新媒体所要求的及时开放性完全不相符。

4.对档案管理队伍的建设提出更高要求

高校传统档案管理模式下，档案管理队伍普遍存在男少女多、年龄偏大、学历偏低等现象。在新媒体环境下，新媒体的先进性、互动性与传统管理模式下的档案管理队伍产生了矛盾。新媒体背后是庞大的信息资源，而这些信息质量良莠不一，尤其容易对学生的思想意识构成较大影响。在此环境下，高校档案管理者如不具备敏锐的信息识别能力、牢固的理论基础，将难以在交流互动中准确回复各类问题，继而也就无法满足使用者的服务需求。

三、新媒体环境下高校档案管理的应对措施

在新媒体环境下，高校档案管理要真正实现改革创新，绝非只是单纯的档案管理技术革新，更为重要的是实现档案管理观念的转化。作为高校档案管理者，务必要强化本职工作的主动意识，抓住新媒体所赋予的转型升级发展机遇。与此同时，还要以积极心态面对新媒体给高校档案管理工作带来的挑战，努力促进传统档案馆与新媒体形成相互适应，实现现代化档案馆的演变。

1.积极转变观念，建立新媒体档案管理意识

为有效应对新媒体环境的挑战，提升高校档案管理水平，必须要转变档案管理观念，建立新媒体档案管理意识。根据新媒体的特点，对新媒体环境下的高校档案馆做出如下优化调整：第一，空间上不可将档案馆圈禁在高校的围墙之中，要主动面向社会开放，打开视野;第二，时间上不可将档案馆固定在朝九晚五之间，要随时面向师生开放，以方便使用;第三，内容上要把握好信息动态，不断丰富馆藏信息资源;第四，管理上要注重方式及手段，加强沟通互动及信息反馈;第五，服务上要彰显多元化和灵活性，积极把握好档案管理的主动权。总而言之，在新媒体环境下高校档案管理要积极与时俱进，将原来被动服务转变为主动服务，不断提高档案管理服务水平和能力。

2.推进数字化档案建立，加快档案管理信息化进程

高校是新知识和新技术的集中地和辐射区，新媒体最早渗透到校园的每一处，高校档案馆也应尽早看清形势，审时度势推进信息化建设工作，扩大档案馆先进设施设备的投放，增强信息开发及使用，以此提高档案馆与校内外的紧密联系，避免使其成为新时期的信息孤岛。在新媒体环境下，高校所有师生均是档案馆信息的使用者、传播者以及生产者，档案馆应全面发挥该优势，利用数据软件工具搭建信息采集平台，使校内档案资源及时完善在线归档;利用大数据挖掘技术构建知识题库及一站式平台，实现校内档案资源的及时查询打印及可追溯使用;利用数据传输及共享技术，让信息资源实现及时共享。

3.重视与使用者交流互动，搭建档案传播新渠道

首先，在新媒体环境下，为增强与使用者的交流互动，最大化发挥出档案馆的文化功能，高校档案馆应搭建使用者服务体验平台，借助交流互动模块、教育专栏模块充分体现出档案馆的特色优势，促进档案馆朝着特色化、个性化发展。其次，通过教育专栏中的档案资源帮助大学生重新塑造理想目标，培养学习精神。在教育专栏设计不同的文化气氛，营造良好的人文风气，还可通过档案资源组织线上展览，引领并指导学生的学习方向。最后，还应随时留意交流互动模块的反馈意见，以便及时掌握使用者的需求，增强精准服务，提高档案的使用率。

4.打造高素质档案管理队伍，增强管理者的新媒体素养

在传统高校档案管理队伍中，档案管理者眼界较低、能力不足，难以适应新媒体环境下的档案管理服务需求。在新媒体环境下，高校档案管理者不仅要具备扎实的专业理论基础，还需具备一定的学科综合知识;不仅要具备相应的科研能力，还需具备一定的交流能力;不仅要具备管理方面的能力，还需具备专业技术能力。尽管不需要档案管理者人人精通计算机，但必须要人人懂得基本操作，能够应对档案管理工作中的信息化問题，将传统档案与虚拟档案有机联合起来。基于此，高校档案馆应致力于打造一支高素质、综合能力强的管理队伍，只有这样才能更好地应用新媒体，有效提高档案管理服务质量。

5.注重档案的编研工作，积极开发新媒体档案

在新媒体环境下，档案信息的使用需求越来越高，传统单一化的档案信息难以全面满足使用者的需求。所以，高校档案馆应主动抓牢时代发展脉搏，掌握使用者的偏好，采集大量档案信息以便编研工作的高效开展。在高校档案管理中，档案编研是要将所有信息资料的价值挖掘出来，从而起到扩大社会化生产的实质目的。档案编研是一种形式高、效能好的手段，也是档案信息开发的一种有效渠道。在新媒体环境下，高校档案管理要真正做到与时俱进，就需要积极探究档案管理新方法和路径，为高校领导决策、高校未来发展、师生教学科研等方面提供全面化、多层次的档案编研信息，掌握好档案管理服务的主动权，开发更多可适应新媒体环境的编研产品，让档案管理者的劳动付出真正转化为经济和社会效益，促使高校档案管理的文化功能得到充分发挥。

6.增强品牌意识，注重档案管理的特色化发展

新媒体环境为高校档案馆的特色化发展提供了方便性和可能性。通过新媒体加快了校际和社会之间的沟通互动，加快了品牌化档案的传播，大力促进了高校档案管理的创新发展。档案作为高等学校管理工作的重要部分，记载了高校进步和发展的每个阶段和轨迹，对于高校管理工作的重要性不言而喻。所以，高校档案馆要在遵循档案管理规律的前提下结合本校实际情况，在多元化档案管理竞争中塑造具有个性化、特色化的新时代档案馆。

四、结语

新媒体环境给高校档案管理工作所带来的影响是利弊共存的，档案管理部门应懂得趋利避害，积极应对新环境对高校档案管理的不利因素，结合高校实际情况采取必要的应对措施，转变档案管理观念，有效利用新媒体技术优势，优化档案管理服务的方式和手段，切实提升高校档案管理水平。

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[6]阿木古楞.探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J].魅力中国，2021

（作者单位：武汉工程大学）

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