高校图书固定资产管理的困境及优化对策研究

■王 勇

（福建师范大学数学与统计学院，福建 福州 350117）

高校是实施“科教兴国”开拓人才渠道的主要阵地，是培养创新型、复合型人才、产生科研成果的基地。在培养担当民族复兴大任时代新人的背景下，实现高等教育的内涵式发展，需要从价值、目标、动力、路径、精神、资源六个维度全方位推进，其中资源禀赋是高校实现高质量发展的必要条件，资源汲取能力已然成为高校发展不可或缺的核心要素之一。随着我国高等教育事业的快速发展、办学规模的扩大、资金来源渠道的多样化，高校固定资产得以迅速膨胀，高校对固定资产的管理也越来越重视、越来越规范。但是高校图书馆固定资产作为一项重要的固定资产却没有得到同样的重视，尤其是对图书固定资产的管理大多有名无实。图书固定资产因其种类多样、数量庞大，决定了它不同于房屋建筑物、实验室各类仪器设备、行政办公设备等其他固定资产，对其管理的难度较大。本文从固定资产管理的角度来分析高校图书固定资产管理存在的诸多问题，以期发挥图书固定资产对教学科研工作服务的效用，实现高等教育的内涵式发展。

一、高校图书固定资产的特征

高校图书固定资产种类多样、数量庞大，广义上是指纸本图书、电子图书[1]，但是依据不同的分类标准有着不同的分类。从载体形态出发可以分为普通图书、传统纸质期刊、缩微资料和电子图书、电子期刊、视听资料、数据库等；从来源渠道的角度分类，分为自购图书、捐赠图书、单位内部编制交流研讨资料和开展业务过程中所形成的资料;从使用期限看，既包括使用期限超过一年的(如普通图书、电子图书等)，又包括使用期不到一年，且到期后能装订成册继续使用的(如期刊、报纸等)。高校图书固定资产不管是依据何种分类方法进行分类，其主要目的都是为高等教育提供物质保障，高等教育的性质决定了高校图书固定资产与一般固定资产存在差异性，其特征如下：其一，配置领域的非营利性。高校图书资产一般不直接从事生产经营活动，不直接创造物质财富，不承担保值增值任务。其主要作用是用于日常的教学科研活动，为培养高素质人才、促进科学技术发展和提升人民素质提供物质基础。其二，资金来源的管控性。随着教育体制的变革、办学规模日益扩大，高校图书固定资产来源渠道呈现多元化，但固定资产资金来源渠道相对较为单一，主要依靠国家财政拨款和贷款，社会引资和捐赠占比小。其三，表现形态的多样化。高校图书固定资产包括中外文图书、中外文期刊、光盘、软件、数据库、电子图书、课件、电子期刊、系统平台等[2]。其四，使用效益的社会性。高等教育作为一种准公共产品，决定高校图书固定资产投入使用是为社会提供公共产品，应当更加注重社会效益，实现高校图书固定资产服务社会的职能。

二、高校图书固定资产管理的困境

近年来，高校图书固定资产总值增长迅速，大部分高校也都加强了对图书固定资产的管理，但长期以来图书固定资产管理没有受到应有的重视，在管理上仍然存在盲点和偏向。总的来看，目前高校图书固定资产管理在技术、制度、管理、监督层面都不同程度的存在困境。

（一）技术困境：信息化管理系统应用程度较低，存在“信息孤岛”

高校利用信息技术手段来管理固定资产已经成为一种发展趋势，不仅为固定资产管理提供一种新的技术手段，还能为提高高校建设水平提供发展机遇[3]。高校利用信息化技术建立图书固定资产信息化管理平台，用来有效管理日渐庞大的图书固定资产。虽然资产管理部门的工作效率提高，但是大部分高校对于信息化管理平台应用局限于录入、查询、统计、汇总借阅流通、遗失赔偿等基础管理功能，而对图书资产分析、考核、评价等深层次功能应用程度较低，很大程度上限制了图书固定资产管理的信息化水平。另外，固定资产信息化管理平台建设初期，管理者的信息化意识尚未完全转变，仅仅是基于部门工作需要将传统手工或电子记账等方法转变为通过计算机和互联网等信息技术手段来处理。尤其是信息资源共建共享机制尚未建立，无法实现与资产综合管理部门系统、财务部门系统进行有效对接，导致数据难以共享和利用，无法发挥信息化在流程优化中的作用，形成了“信息孤岛”。

（二）制度困境：管理规章制度不健全，造成管理混乱

高校固定资产管理是一项政策性、系统性、连续性很强的工作，在实施管理过程中不仅需要专业的管理机构、管理人员、管理手段，更重要的是建立和完善各种相匹配的管理制度[2]。但就目前情况而言，大多数高校图书固定资产管理规章制度不健全，管理混乱现象突出。虽然图书馆建立借阅管理制度、破损赔偿制度，但却没有制订科学合理的、具体可操作的图书固定资产管理办法、图书固定资产采购入账制度、图书固定资产分类管理制定、图书固定资产折旧报废制度和图书固定资产清查制度等，导致图书资产管理工作无章可循，无据可依，无法实现图书固定资产的周期管理。同时，高校图书固定资产管理缺少配套的绩效考核机制。在人员绩效考核方面，高校属于事业单位性质，人员的管理职责、工作业绩在一定程度上不影响工资的高低，造成人员责任意识薄弱，工作积极性不高。在固定资产绩效考核方面，高校图书固定资产的非营利性特征决定了在教学科研中使用固定资产而创造的价值很难选取衡量指标和进行定量分析，可操作性不足，难以真正反映出固定资产的使用情况。

（三）管理困境：管理意识淡薄，责任主体不明确

基于高校的工作性质和特点，当前一部分高校重钱轻物、重买轻管、重账轻实的思想相当严重，对固定资产管理的重要性认识不足，重视不够，管理意识比较薄弱[4]。在高校内部管理中，校级领导、管理人员的管理思想、管理手段受模式惯性的影响以及传统教育管理思想的根深蒂固，对图书固定资产管理的关注度明显低于对日常的教学科研工作的关注度，图书固定资产管理思想仍停留在“经费”观念上，认为国家财政拨款的图书固定资产只需要完成教学、科研、学科建设等方面，无需关注固定资产的效益性。而且大多数高校尚未设立专门的图书固定资产的统一管理机构和形成完整的管理体系，图书固定资产管理通常由图书馆、固定资产管理处、财务管理处等部门进行分块管理，“条块分割”的管理模式致使各个部门之间的相互衔接不够，缺乏必要的沟通协商，“谁都管，谁都管不了，谁都不负责”等现象频发，在管理环节上出现失管、失控，固定资产管理效率低下。

（四）监督困境：监督机制不健全，帐实不符现象突出

根据委托代理理论，委托人为了防止代理出现损害自身利益和怠工行为，必须进行监督。目前，高校在固定资产监督方面缺少专门的监督机构，更缺少牵头部门来统筹整个高校固定资产的管理和监督。虽然图书固定资产作为高校固定资产的一部分，承担的重要职责就是为教学、科研等保障信息来源，但高校资产管理部门、图书馆领导、工作人员对图书资产的管理认识不足，对图书固定资产管理的监管义务薄弱。图书固定资产因其自身种类多、体积小、数量大的特殊性，加之部分资产管理人员未按照标签管理规范粘贴资产标签，导致盘点工作难度较大，加上没有固定的盘点制度和周期性地清查，无法清楚掌握图书固定资产的真实情况，账实不符、资产流失的现象普遍存在。

三、高校图书固定资产管理的优化对策

高校图书固定资产管理工作的优化不仅对于提高资产管理效率至关重要，也能为高校管理工作提供借鉴思路。特别是在信息化时代和政府会计改革的大背景下，高校想要解决图书固定资产管理中存在的问题需要从技术创新、制度创新、管理创新、监管创新这四个方面出发，来提升高校图书固定资产的管理效率。

（一）技术创新：打破信息壁垒，建立信息共享机制

当前，制约高校图书固定资产管理效率的一个重要因素是管理手段落后，因此，高校图书固定资产管理应不断完善资产管理信息化平台，建立信息共享机制。将图书固定资产的信息共享、传输、反馈给资产管理部门、财务管理部门等，相关职能部门可以随时查询和获取图书固定资产信息，从而极大提高管理效率和工作质量。具体而言，一是根据图书馆具体实际，开发适合使用的图书固定资产管理信息化平台，其平台不仅要涵盖图书固定资产的申请、审批、购置、入库、清查、报废等全部内容，还要设置相关职能部门和归口管理部门的审核流程跟踪反馈功能，实现各项业务可由多个部门进行监管。二是借助大数据技术搭建图书固定资产生命周期动态管理平台，让图书固定资产有心跳、可感知。在图书固定资产入账之后，建立每项图书固定资产的编号、名称、厂家、数量、单价、总价、购置日期、存放地点等相关信息，除粘贴图书分类号，还可以将带有信息的二维码标签粘贴在图书固定资产上，管理者或使用者只需通过扫描二维码即可获取该图书固定资产的相关信息，可以实现图书固定资产多头监管和内部处室对该固定资产生命周期的动态管理，进而提升图书固定资产管理效能和提升内控水平。

（二）制度创新：完善管理制度，提高资产管理效率

图书固定资产用于教学和科研活动，为培养和造就社会经济发展所需要的人才提供物质支持。高校党委和行政决策层要重视图书固定资产管理，注重顶层设计，不仅要建立起涉及图书固定资产归口管理、招标采购、日常使用保管、监督检查以及绩效考评的闭合链条体系，还要建立起配套的人事、财务等各项制度。高校图书固定资产管理提质增效离不开完备的内部管理制度，因此，高校应在国家相关规定的基础上根据自身的工作需要建立健全图书固定资产内部管理制度。一是图书固定资产内部控制制度，具体为登记制度、资产清查制度等；二是图书固定资产采购内控制度，具体为采购申请-审核制度、采购机构评估和准入制度、采购合同制度、采购验收-退货管理机制等；三是图书固定资产使用与管理制度，高校应当制定图书固定资产目录，对图书固定资产逐一进行分类编码，建立图书固定资产档案详细记录制度；四是图书固定资产报废制度，高校应该健全图书固定资产报废制度。针对使用期满，经过长期借阅周转，残破不全无法修复的书刊等资产申请报废处理。报废、报损、对外赠予的图书必须严格按图书固定资产处置程序办理相关手续，简化高校内部报废审批程序，但要确保程序执行的科学性，遵循“收支两条线”原则，根据固定资产情况及时在图书管理软件上减少资产数，保证账实相符。

（三）管理创新：提高管理意识，规范管理机构

高校固定资产管理不仅要有良好的管理技术、管理制定，管理人员的管理意识和管理水平同样重要。高校固定资产管理效率提高的首要前提是高校管理者、使用者需要具备固定资产管理意识，强化对固定资产管理重要性的认知[5]，在强化认知的基础上设立专门的固定资产的统一管理机构，严格按照“统一管理，明确岗位，责任到人、帐实相符、定期核查、奖优罚劣”的原则建设该固定资产管理机构和实行“统一领导、统一管理”的负责制管理模式。上级主管部门需要加强对固定资产管理机构的统一领导，为图书固定资产管理工作的顺利开展提供组织保证，以期实现全校图书资源互通、共享。依据上级领导的要求，由固定资产管理部门主导，建立由图书馆牵头的图书固定资产管理小组，研究并制定出图书固定资产管理制度和配套的实施细则，并发挥图书管理人员的主观能动性，坚决贯彻执行管理规章制度，实现图书固定资产的体制化管理，保证图书固定资产完整和安全。同时，高校必须加强图书资料固定资产管理信息化建设，根据各种专业知识的内在相关性，我们可以将部门的信息资源优化整合成一个复合体，如各种数据库、电子书和纸质书形成学科分类的特色数据库，提高图书固定资产的服务质量和效率。

此外，全体图书管理人员要树立图书固定资产精准化管理的思想理念，这就要求高校资产管理部门要将精细化管理理念渗入日常的工作中。定期组织单位资产分管领导、资产管理员等相关人员参加部门内部培训。具而言之，可以邀请有经验的专业管理人员、专家围绕学校固定资产日常管理规定及最新规章制度等主题对资产管理队伍开展专题培训，深化“固定资产精细化管理”理念，增强学习、贯彻和执行精细化管理指令的自觉性与坚定性。

（四）监管创新：完善监督措施，提升管理制度执行力

当前，高校图书固定资产管理效率低下问题已在一定程度上得以改善，但在管理过程中仍然存在诸多问题，究其原因，是监督和评估机制缺乏。为解决管理混乱问题，高校需要监督固定资产的购置、使用、保值、清查、核资、评估、保护的全过程。首先，要建立“高校-资产管理部门-图书馆”三级监督体系。高校层面需要做好顶层设计，对固定资产管理制度的建立与执行状况进行总体监督。资产管理部门要对资产的损失、浪费、保管、处置及使用效益进行监督。图书馆要对图书固定资产的登记、领用、使用等情况进行监督。其次，建立健全固定资产管理的绩效考核评价制度和责任追究制度。因高校固定资产的非盈利性，绩效考核指标具有一定的特殊性即无法全部量化，因此，在绩效考核指标设计时要将定量分析与定性分析相结合，值得注意的是在设置指标时不仅要注意其科学性、合理性，更要注意其是否具有可操作性。将量化的指标与管理人员的收入、晋升相挂钩，激励和约束其工作行为。此外，积极发挥内部审计部门作用，定期或不定期地展开审计工作，针对图书固定资产的审计应当包括其出借、剔除、报废、盘盈、盘亏等，尤其注重图书固定资产的盘亏，保证其盘亏在可控范围内，同时查明盘亏原因，保证高校图书固定资产的完整性。

四、总结

高校图书固定资产的管理是高校图书馆和高校固定资产管理部门工作人员共同面临的一个问题，但长期以来，高校图书固定资产管理并未引起高校管理者足够的重视，不论是管理思想、规章制度还是管理的方式方法等都相对落后，使得高校图书固定资产管理效率低下。

高校图书固定资产管理作为一项复杂的系统工程，只有从技术创新、制度创新、管理创新、监管创新这四个方面出发建立健全管理体系，才能够提升高校图书固定资产的管理效率，并最大限度地发挥图书固定资产的效益。