浅析企业物资采购审计应关注的“七个重点”

范高鸿 杭州绿盛集团有限公司

近十年来，我国经济逐步由快速增长转入高质量发展阶段，规模以上企业为了提高管理效益和市场竞争力，对规范管理、精细化管理、风险管理的要求也越来越高，尤其是随着企业所有权与经营权的逐步分离，企业所有者需要对经营者管理和使用企业资源的情况进行有效监督，促使了大部分的大中型企业都设置了内部审计部门，而物资采购作为企业经营活动的起点和重要环节，就必然成为内部审计部门监督的重点。

目前未设置内部审计部门的企业，对采购业务的监督职责一般是由财务部门履行的，通常由财务人员检查采购表单的完整性、采购流程的合规性、复核采购金额计算的准确性等。有的企业虽有设置内部审计部门，但受审计人员业务能力较弱、审计管理不规范等因素的影响，还局限于对采购付款业务凭证、相关制度流程的核查，对物资采购各关键控制环节的了解不够全面，对存在的重要、共性的问题认识不够深入、分析不够系统，难以从根本上提出解决问题的审计意见或建议。无论是管理学的“二八管理原则”“重要性原则”，还是审计理论的“风险导向审计”，都强调了“集中优势资源解决主要问题”的重要性和必要性，以提高企业等组织的运作效率和管理效益，基于此理论，在企业的物资采购审计中，审计部门应重点关注采购管理的七个关键控制环节。

一、关注采购管理制度

企业采购管理制度是企业对采购部门工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定，采购管理制度的健全性和执行的有效性，直接关系到采购工作的效率和效果，所以在审前准备阶段，审计组要从被审计单位的制度文件管理部门取得采购管理制度，在了解以下内容的基础上，编制项目审计方案及实施审计。

1.检查并评价物资采购制度是否健全、完善、合理、科学，是否包括采购岗位责任、采购授权批准、采购申请、请购审批、供应商开发及管理、采购招投标、采购合同、采购登记、退货管理、定期轮岗、考核激励等方面的制度内容；

2.了解物资采购制度对岗位权责的规定，是否明确请购、审批、采购、验收、付款等环节的职责和审批权限，不相容岗位是否相互分离、制约和监督，以下不相容岗位是否分离：请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购与验收、采购与相关会计记录、申请付款与执行付款；

3.通过设置采购内部控制调查表等方式，深入调查、了解和测试采购制度是否得到严格执行，并对存在的问题进行分析研究，在广泛征求采购等相关部门意见的基础上，提出有效的审计建议；

4.最近两年内部审计报告、外部审计报告对采购制度执行情况的评价、审计建议及落实情况。

二、关注采购计划

生产、经营、项目建设等部门，为了完成本部门年度、月度的目标任务，提出相应的物资采购需求，经具备相应审批权限的部门或人员审批后转交采购部门，采购部门在明确采购物资的品名、规格型号等信息的基础上，汇总各部门的物资采购需求，并结合现有库存和在途物资情况，编制合理、科学的采购计划（包括采购数量、到货时间、安装调试完成时间等），防止采购数量过多或过少、采购品质过剩或不足、到货时间过晚或过早。对于采购计划环节的审计，需要关注以下具体内容：

1.各需求部门的请购需求是否按企业授权文件规定的审批流程执行；

2.编制采购计划时，是否考虑现有库存和在途物资情况；3.编制的大宗物料采购计划，是否符合“经济订货批量”原则，是否对分公司、子公司的通用物料实行集中采购；

4.审查不符合规定的采购申请，有无要求请购部门调整请购内容或拒绝批准；

5.临时性物资的采购是否在请购单上说明了目的和用途；

6.对于重要的和技术性较强的物资采购，是否执行特别授权审批程序，是否组织技术人员、相关专家进行论证，实行集体决策和审批；

7.一段时间内（年度、季度或月度）采购计划达成率（按时到货且验收合格的采购物资/采购计划）；

8.采购计划与生产、研发等计划是否协调，即采购计划是否满足需求部门的实际需求。

三、关注供应商开发及管理

开发供应商和管理供应商是采购管理流程中很重要的环节，对于规模化的生产性行业，物料和零件的采购成本高达50%以上，企业的竞争力越来越受到物资供方的影响。采购部门根据本企业的市场定位和规模水平，开发合适的供应商，并加强对合作供应商的日常管理，除了能决定真实成本定价，更能获取性价比最大化的采购成本优势，进而提高本企业的获利能力。对于供应商开发及管理环节的审计，需要关注以下具体内容：

1.对于大宗物资供应商，采购部门是否制订年度或季度供应商开发计划，实际开发情况如何；

2.将新开发供应商纳入《合格供货方目录》，是否通过供应商基本资料审查、现场考察、综合评分等评审流程，是否有相应表单及评审记录；

（1）供应商基本资料审查，是否通过“天眼查”（或企查查、启信宝、爱企查）查询供应商成立日期、经营状态、实缴资本、纳税人资质、参保人数、注册地址、经营范围、司法风险、经营风险、知识产权等信息，并与供应商提供的相关资料进行核对；

（2）现场考察，是否由采购、品控、生产、技术等多个部门代表参加实地考察，是否现场查看供应商的生产车间、办公室、检验室、仓库等场所，核实供应商提供的相关资料的真实性；

（3）综合评分，是否根据对供应商基本资料审查、现场考察、样品检验或试用结果等情况，对新开发供应商的供货能力、管理水平、技术水平、售后服务能力等方面进行综合评分，作为是否纳入《合格供货方目录》的主要依据。

3.被验收部门判定为让步接收或退货的采购物资，采购部门是否要求供应商书面回复原因分析及改善措施，是否纳入该供应商的年度考评；

4.占采购总金额60%至80%的采购物资中，由独家供应商供货的物料占比，是否过度依赖特定供应商，是否建立了备选供应商团队；如何规避这些独家厂商供应物料的“断供”风险或“谈判被动”风险；

5.对《合格供货方目录》中的供应商，是否按其所供物资的重要性，将供应商分ABC类管理，分别进行定期或不定期的调查和复审；

6.对现有供应商是否进行年度综合考评及相应的奖惩、淘汰。

四、关注采购招投标和询比议价

对采购物资的询比议价和招投标是采购部门最核心的工作之一，按照企业授权文件和（或）采购管理制度的规定，达到招投标要求的物资需通过招投标方式进行采购，达不到招投标要求的则通过询比议价方式进行采购。一般招投标分为公开招标和邀请招标，而询比议价包括询价、比选与磋商三个步骤。对于采购询比议价和招投标环节的审计，需要关注以下具体内容：

1.采用招投方式的，应审查如下具体内容：

（1）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，对招标标的物的描述是否准确；

（2）监督招标方式的选择是否合理、合规。采用公开招标方式的，对外发布的招标信息是否全面、完整，发布范围是否具有广泛性；采用邀请招标方式的，接受邀请的投标单位是否不少于三家，是否具有相应资质、供货经验及良好信誉；

（3）审查标底价格、最高采购限价的计算逻辑、合理性和公允性；

（4）开标后，是否对各投标单位的报价明细（料工费、税金、利润）进行对比分析，然后有针对性地进行询标、议标；

（5）审查评标、定标报告是否由相关部门的签字确认，评标、定标结论的依据是否充分、适当。

2.采用询比议价方式的，应审查如下具体内容：

（1）对于单一来源的物资采购，如果是标准件，是否参照市场上同类、类似的同等次物料的市场价格进行价格协商及定价；如果是定制类的非标准件，是否进行料工费、税金、利润分析，然后进行价格谈判；定价是否经过审批；

（2）对于非单一来源的物资采购，是否以同一《询价单》对三家及以上的同等次供应商进行询价、比价、议价及定价；是否留存询比议价相关表单；定价是否经过审批。

五、关注采购合同

采购合同是企业与供应商谈判协商一致同意而签订的法律性文件，规范、严谨的采购合同有利于企业与供应商的长期合作、互利双赢。内部审计部门对企业物资采购合同进行审计，对合同的签订、履行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动，其主要目的是通过对采购合同的审核，加强对采购活动的审计监督，使企业各职能部门相互协调、相互监督，共同致力于成本费用的控制，最大限度地堵塞采购过程中的漏洞，实现企业效益最大化。对采购合同的审计一般分为对合同文本的审查、对合同履行及变更的审查三个方面。

1.对合同文本的审查，应包括如下内容：

（1）对合同标的描述是否准确，其内容应包括品名、规格型号、品牌、产地、技术参数、质量等级、数量、单位、单价、金额等；

（2）对交货地点、运输责任、运输费用承担、装卸费用承担的约定是否明确；

（3）对质量验收标准的约定是否明确，以样品作为验收标准的，是否由双方共同对样品进行封存留样；对于已收货的原辅材料、设备配件，在生产或使用过程中发现的质量问题，在合同是否有明确约定；比如：只模糊的写“符合相关标准”；质量验收时，检测标准宽泛，不具体；未明确质量争议条款，到货后全盘接收等；

（4）对履约期限、质保期限的约定是否明确，比如：对价值较高物资未明确质保期限而造成质保时间缩短；对到货期限以及合同期履约量约定不清，导致供应商选择有利于自己的供货时间供货等；

（5）对付款条件的约定是否明确，比如：需约定供应商提供增值税专用发票是采购方支付货款的前提条件之一；

（6）对履约保证金、售后服务的约定是否明确，若约定不清，可能导致后续履约质量不高；

（7）签订固定总价合同时，是否明确具体的数量、价格、期限等重要条款；

（8）对双方权利义务、知识产品保护、违约责任的约定是否明确，否则在发生纠纷时，将不利于追究对方的违约责任；

（9）物资采购合同文本是否经过品控、生产、技术、财务等相关部门审核，是否经过有相应审批权限的领导批准。

2.对合同履行及变更的审查，包括如下内容：

（1）一定期间（年度、季度、月度）内，采购合同所对应采购订单的按时交货、质量验收合格等情况；

（2）对于延迟交货、拒绝交货、退货、让步接收等异常事项，采购等相关部门是否采取解决对策，处理结果如何；

（3）对于采购价格调整或付款条件变更或验收标准改变等合同主要内容的变更，是否经过审批；

（4）采购合同在有效期内中止或解除时，是否与供应商清算往来账目并签订中止或解除补充协议；

（5）采购合同纠纷的处理情况。

六、关注采购付款

采购付款是物资采购业务最重要的环节之一，也是物资采购审计需关注的重点内容，对采购负债确认及付款执行情况进行审计，主要包括以下内容：

1.审查采购负债的确认是否正确，抽查采购部门是否在采购订单、验收入库单、供货发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财务部门；

2.对变更的采购合同、补充协议、价格调整单对应的采购付款业务进行审核；

3.对存在让步接收、折让、折扣、退货等特殊采购付款业务进行审核；

4.抽查是否按采购合同约定的付款条件进行付款；

5.对物资采购业务产生的应付账款进行抽查函证，对长期挂账的应付账款进行详查；

6.对采购业务产生的应付账款入账的完整性进行审查；

7.近三年外部审计报告、内部审计报告反映的采购付款问题及整改落实情况。

七、关注采购信息库

建立健全采购信息库是加强采购管理的重要基础，也是审计部门开展采购比价审计的基础。在市场经济条件下，影响商品价格的因素千变万化，价格弹性较大，这就需要及时了解市场价格动态，建立和完善市场价格信息库，才能把握市场行情；同时随着社会整体技术不断进步和市场竞争不断加剧，导致供应商的供货能力、技术先进性、控制成本能力处于不断变化中，每家供应商都将被市场优胜劣汰，这就是定期更新供应商信息库的必要性；健全完善的采购信息库将为企业加强采购管理、提高采购效率和效益奠定坚实的基础，所以物资采购审计需关注采购信息库建设的以下内容。

1.是否通过专业网站、咨询机构和企业内部采购资料等途径获取第一手价格信息资料，经过分析整理加工，建立大宗物资的市场价格信息库（包括主要原辅料及其基础原料的价格趋势分析等），并定期更新及完善；

2.是否根据供应商年度综合考评、开发潜在供应商的市调情况，定期对《合格供货方目录》进行修订，同时更新供应商基本情况信息库；

3.近两年内部审计报告反映的采购信息库方面的问题及整改落实情况。

八、结语

审计人员对以上审计重点实施审计时，还应与企业发展战略、内部控制、风险管理、外部环境等方面的实际情况相结合，以关键控制环节的重要风险为导向，合理配置审计资源，以更好地实现审计目标，为企业提质增效和持续健康发展作出贡献。