基于财务视角谈合同管理中财务风险防范— 以A公司为例

许芬芬 浙江德斯泰新材料股份有限公司

企业合同管理所涉及的内容较为广泛，涉及经济活动的各个环节，因此需要企业做好经济合同中的财务风险管理工作。针对合同管理过程中所涉及的财务风险，不仅包含合同自身固有的或者极易引发的财务风险，也有客观因素所引发的财务风险。因此，需要对合同管理之中的财务风险有一定清晰的认知，以此来采取有效的风险防范措施。

一、经济合同中财务风险概述

经济合同中的财务风险是指由于不确定性而导致的经营活动损失，以及因不可预见因素而产生经济损失[1]。企业在签订合同时要注意防范与控制这些潜在和显露出来且能够被识别的风险。合同的管理不到位，导致公司在实际经营中出现了许多问题，因此要及时发现并解决问题。对于企业而言，合同管理是一项十分复杂且关键的工作内容。尤其需要财务管理人员参与到合同管理之中，以此为合同的相关决策进行数据分析等，为决策的科学性提供保障。同时，财务人员的参与也能够有效地提升对各项经济业务与会计信息质量的控制，减少由于不确定因素所导致的经济损失风险，有效的控制合同管理的成本。所以公司在今后管理中必须加强重视合同管理工作，使之规范化。

二、A企业在合同管理中的现状

目前大多数企业没有设专人管理合同，部分企业虽有设专人对合同进行管理，但财务人员对合同管理参与程度较低，可能仅限于合同签订后留财务存档。尤其是协议履行前期，财务人员对协议签署方的经营范围、协议履约实力，诚信资质等未进行核实评价[2]。协议履行时期，财务人员对协议具体内容、条件等缺乏认识，不能做出详尽的解析，造成在签订合同时可能出现各种问题。协议签署后，未跟进协议的落实情况，对协议落实过程中存在的问题发现不及时，从而影响企业经济活动运行。财务人员只能通过业务部门传来的相关单据，按照对应单据发生的业务进行记账核算，对已经发生的业务却没有及时收到业务部的相关单据，财务人员未了解发生的业务，未做记账核算；经济业务信息传递不对称导致财务数据缺失，使财务报表数据失真，影响报表使用者对报表的使用。

合同管理制度不完善，现阶段A公司的合同管理制度不完善，在实际操作中存在很多问题。约定履行评审不明确，包括约定责任主体不清楚，协议拟定事项模糊不清、约定数额高低不相符、约定时间有误、约定编号重复等[3]。合同签订程序不规范，如先交易后补充签订合同，先施工后签订合同、随意变更、终止合同，随意解除合同、临时通知、口头承诺等。这些都给A公司造成了一定程度上的损失与风险，同时也影响到企业正常生产经营活动。

合同管理部门与企业管理部门之间的沟通不畅也是关键的问题。合同管理部门与企业管理部门之间缺乏有效沟通，或者在工作之中未能够充分考虑到其他部门活动，无法形成统一的意见，便会逐渐地走向孤立状态。这一孤立状态也会导致冗员冗务问题，对简化合同审批流程存在不利，使得企业整体办公效率不高，诱发财务风险。比如，部门之间缺乏有效的沟通会引起一些需要联系企业实际情况制定的条目出现差错，导致合同管理财务风险增加，并且一些因素有碍于企业的发展。

信息化水平滞后也是影响企业合同管理的重要因素。企业合同管理信息化水平低是现存的问题之一。部分项目合同管理当下情况相对分散，有关归档程序与相关标准要求等没有进行明确的规定。同时，相关履约环节也并未进行科学的监督控制，履约之后的评估与总结工作也并未真正有效的实施，与合同管理相关的整体流程十分粗放。一些单位在合同签订方面所运用的是手工作业的形式，对于信息的收集与存储等相对滞后，导致合同管理的整体信息化水平较低，继而增加合同管理的成本。

三、加强合同管理的措施

A公司作为一家大型民营高新技术公司必须不断完善现代经营方式与财务管理水平，提高自身竞争力。同时也要重视对相关法律法规及政策制度进行学习，结合本公司实际情况研究探索可执行的或者切实落实到位的合同管理方案等。通过上述一系列的措施，加强企业合同管理水平，降低风险发生的概率。

（一）建立和健全企业内控制度

制定相应的《经济合同管理制度》和《内控管理制度》，这是对合同实行系统化、规范化、科学化、法律化管理的必要前提条件，也使得合同管理有明确的制度依据及主要保证。在《经济合同管理制度》中，应当对经济业务类型进行分类，不仅要对不同类型合同的订立流程、审核办法、审批程序进行明确规定，并且对合同的变更、补充、中断、终止等事项进行明确规定。《内控管理系统》中应当确定合同用章OA办理流程，规定合同专用章必须由财务人员管理，在启用合同专用章之前需要先进行经济合同用印办理登记，财务人员及时进行有关经济合同和公章使用的记录与操作。针对重大投入和重大费用项目，明确责任，落实具体措施，并报公司财务总监及销售总监审核和公司总经理审定。

（二）加强财务对合同管理全程监督

1.合同签订前，财务管理部门应当对合同相关文件进行全面的审查，确保企业能够按照要求履行合约。对于销售合同，应对客户的信用等级、客户资金支付、自身的履约能力、产品质量保证、违约风险、税收等方面进行跨部门进行评审，财务部门重点对合同审评中涉及货款回收期限和客户支付方式、结算方式、结算条款和协议有效时间等方面的把关，降低合约履行过程中产生的财务风险。而对于政府采购合同，重点对供商应资质、产品交付能力、交付时间、支付方式、支付条件、税收等方面进行评审。对于售后合同，重点对产品质量、付款期限等问题进行评审。

2.在缔结合约时，协议由双方法律代表人或委托代理人所订立。经相关人员办好的审批登记手续后，由国家财政部门专人加封合同专用章，由业务部门依法进行合同文本及相关资料的审批管理工作，并将合同原件抄送政府财务机构并存档。政府财务管理机关在接到合同后进行审批，并填制合同管理台账。其合同管理台账表中清楚地记录每份合同类型、签订单位、协议期限、签约金额、协议执行状况、支付情况等有关信息，以做好协议实施的全过程，合同受到监督，合同管理台账，可清晰掌握合同履行状况和资金支出情况等管理状况。必须严格按照规定的内容和要求执行，如果出现有问题或者是不完善之处，应及时与供方联系解决；一旦发现存在漏洞或不足时要立即提出解决方案并采取措施加以补充解决问题；若遇到不可抗力因素导致无法履行合约或是没有完成交付合同而需要补签协议后才能签署相关事宜，企业应当将问题处理完毕之后再次签订合同时再签字、确认相关条款的完整性。

3.最后，财务人员要对合同执行的情况进行跟踪，及时发现问题，并根据实际发生状况提出有效处理方案。在跟踪过程中不但要进行数据验证工作，同时也要注意相关质量保证工作，要协调各单位积极检查合同的交付、收回、开票、结算工作。对于财务条款内容方面企业在签订合同时就相关条款做出明确规定；在履行义务时要充分考虑到对方是否有能力承担相应责任等因素影响而出现的风险；如果遇到了不可抗力、重大损失时也可以采取合理合法方式解决纠纷或者是通过法律途径来解决问题等等，从而达到合同顺利实施和实现双方利益最大化的目的。

4.定期整理合同管理台账，将按时履行完成的合同进行验收评价并归档，可为后续筛选合作方提供资源。对没有按时执行完毕的条款，应当进一步监督业务部门及时跟进，记录未能完成合同履行的原因，进一步做好合同履行工作，及时减少债权、债务的发生。企业要想更好地开展合同管理工作，就需要在思想上重视对财务管理和相关制度，并且将两者有效结合起来。

5.建立健全合同管理人员考核机制与激励措施：提高员工的积极性。对合同管理中出现问题，企业应该及时与相关部门进行沟通并采取相应措施。比如在签订合同时一定要注意条款内容、时间以及标准等方面都需要详细规定好这些细节要求和规范；另外还应制定出完善奖励制度：对于表现优异的职工给予物质或者精神上鼓励；而对于一些工作态度不认真，甚至违反公司规章制度的员工则予以批评教育或降职处理。

（三）提高财务人员专业能力

在合同管理中，财务人员的工作主要是对合同签订、执行和监督，而不是单纯地进行会计核算。因此要想更好地为公司提供服务就要做到以下几点：第一企业的财务人员要具备专业知识，不仅仅是会计和审计方面的人才。第二在合同管理过程中需要具有丰富经验。公司可以聘请一些经验丰富、有相关工作经历、熟悉法律法规等方面的高素质工作人员参与到其中进行指导与学习；同时还要对管理人员定期考核以提高其业务能力水平；第三则需要具备一定的法律意识以及社会责任感；第四是能够正确处理各种矛盾冲突问题并及时化解纠纷，为企业赢得更多利润空间和更高水平的财务人员队伍建设基础。总而言之，合同管理是一个全面系统性的工作。首先，企业负责人应该高度重视合同管理工作，明确合同管理在企业管理中的重要地位，建立健全的合同管理制度体系，设置专职的合同管理机构并配齐人员。其次，加强财务对企业合同管理的监督，确保合同管理工作的顺利进行。最后，企业负责人要加强对财务人员队伍建设。

（四）增强部门之间的沟通配合

企业应当推动财务部门参与到合同管理工作之中，展现财务部门的专业优势。特别发挥其在风险识别与控制等方面的作用。针对现阶段企业财务部门的工作情况，首要的任务是优化财务部门参与的积极性，后期监管方面的水平等。企业应当将相关工作交到合同管理部、合同管理小组方面，尤其是全权负责且明确出于财务部门具体的合作内容，对各项权责进行明晰，以此促使财务部门能够审核合同签订、执行以及结算等方面的情况，尤其是该类环节之中可能涉及的财务风险，需要有效的提升其监督水平，同时对其实施预测与防范。如果其中涉及一些需要优化合同条款、可能出现财务风险的情况，也可以制定针对性的财务风险解决方案，站在专业化的角度来为风险的防控做好保障。

（五）运用信息化财务管理方式

站在企业角度分析，财务管理信息化建设还处于初期阶段，需要重视系统功能的规划，因此应当从以下三个方面进行优化。首先是站在全流程信息化的角度，综合合同的立项到履约环节，对合同开展全流程闭环管理措施。其次，应当将集中开发与个性化间的问题开展综合的分析，在科学调研与整体开发的基础上，参照企业业务性质，进行个性化的开发。或者交给其他分公司，促使其能够自行使用二次配置权限。再者是开展合同信息化系统开发之前，做好相关的调研工作，获得关于系统接口开发方面的可行性评估结果。然后应当提前开通数据上报通道，在合同管理的系统之中，所涉及的合同立项、寻源以及授权管理等内容，同时包括各级公司之间的审批、交流以及反馈工作，因此应当开通该通道。最后，在进行系统开发之前，需要按照现有的情况优化制度内容，保障合同从立项到最终评估都可以获得制度的全程保障。另外，也应当站在整体流程角度来树立企业内部各项审批流程的通畅性。

四、总结

随着中国市场经济体制的进一步完善，民营企业的市场压力加剧，许多公司都开始重视财务管理，而合同成为一个主要手段，在社会经营活动中也起到了无法取代的功能。但是目前我国对合同管理方面还没有形成规范性和系统性。所以，必须加强对这些法律法规体系及其有关政策问题的调研分析和讨论并提供相关解决办法，以推动公司更好更快的执行合约关系；另外也要注意培育优秀人员，为企业成长创造条件，使其在竞争中立于不败之地。