如何提高房地产企业的采购管理效率

王伟彦 上海理工大学管理学院MBA

采购管理是对企业采购过程中各环节的管理和控制过程，具体包含采购计划、采购订单、交易管理、采购合同、采购策略等方面的内容，目的在于帮助企业保障物资供应，提高物资质量，降低采购成本。所以，房地产企业在对采购业务进行综合管控时，需要选择更加专业的技术人员，并且对采购管理存在的问题进行全面分析，通过制定针对性的解决对策来保障采购业务活动的顺利开展，不断提高房地产企业的采购管理效率[1]。

一、房地产企业采购管理存在的问题

根据上文的分析可以发现，采购管理事关房地产企业的正常运营和发展，其重要性不言而喻。但从实际情况来看，部分房地产企业的采购管理还存在一些问题，这些问题极大程度制约到了房地产企业内部管理水平，因此要加以分析。

（一）执行力弱

在采购环节中，采购人员如果没有按照规章制度要求来全面实施采购活动，就无法完成控制活动目标，进而影响到房地产企业的采购管理效率。另外，房地产企业在建设规章制度时，如果没有严格按照采购管理需求对现有制度进行适当调整，也没有对制度的可行性进行全面评估，这就容易出现制度建设与管理活动之间的较大差异。不仅无法为房地产企业的采购管理工作提供有效依据，而且难以将各项条款贯彻落实到管理环节中。实际上，在对采购工作进行控制和管理时，职位分离是非常重要的，所有采购人员都必须对自身责任和权利拥有正确的认知。但部分房地产企业为节省人力成本，在引进采购人员时，没有为新进员工开展技能培训和教育活动，也没有对岗位职能进行明确划分，甚至会出现职能交叉的现象。比如，房地产企业其他部门的管理人员存在随意调配物资的情况，甚至越权影响采购管理工作。究其原因，还在于房地产企业采购管理工作的执行力不高，无法按照规章制度的要求来严格落实各个采购环节，容易给贪污腐败或徇私舞弊人员留有可乘之机，影响到了采购管控工作的开展。另外，房地产企业出现该问题的原因，还在于采购工作没有引起中上层管理人员的重视，没有根据采购岗位要求来安排合适的人员，使得后续的各项采购工作执行力度都不高，增加了成本控制和风险管理的难度[2]。

（二）协调难度大

房地产企业存在业务内容复杂，工作覆盖范围广的特点。为节省成本，房地产企业大多会通过集中采购的方式来尽可能选择质优价低的物资。这种集中采购的方式往往会在短期内提高采购人员的工作量，进而出现价格、数量、交付等方面的内容，或者因为采购人员的失误影响到后续的物资采购。特别是在跨区域运营时，不同地区的建设项目对所需的物资存在较大差异性，强行将物资需求集中在一起，无疑就增加了采购人员的协调难度。如果采购人员在开展集中采购活动之前，没有对市场价格波动规律进行全面掌握，也没有选择可靠的供应商进行长期合作，就无法保证各项物资的质量，甚至可能会因为其中的残次品问题，增加房地产企业的采购成本。虽然房地产企业在进行部门职能划分时，已经在一定程度上促进了部门的协调发展，也为采购管理工作开展提供了充足支持。但因为部门间大多是平级关系，一旦采购管理工作不被其他部门支持，就可能会导致采购管理工作的难以维系，影响到后续的物资供应问题，在物资短缺的情况下，房地产企业难以开展正常的业务[3]。

（三）采购程序繁杂

为降低房地产企业的采购成本，有效避免以次充好、吃回扣等行为，房地产企业往往会对采购程序做出严格要求。但过于繁杂的采购程度肯定会对采购管理效率产生直接的影响，甚至影响到房地产企业的项目规划和建设进度问题。特别是在采购计划拟定之前，如果房地产企业没有做好采购周期优化管理，就无法保证各项物资的及时供应，会引发比较严重的经济损失。目前，大多数房地产企业为简化采购程序，会引进智慧管理系统，将采购程度固定下来，相关部门及人员按部就班进行操作即可，一方面突出了采购工作的公开化和透明化，另一方面有效避免了因采购程序问题，影响到了采购管理工作效率。但市面上的智慧管理系统功能繁多，如果房地产企业在信息化建设的过程中，没有根据采购工作的实际需求来持续完善和优化系统的功能，就无法为后续的采购工作提供有效的技术支撑。而且，房地产企业在与固定供应商长期合作过程中，容易因信任度提高的原因放松风险管理，导致企业内部人员出现贪污腐败等行为。特别是在大批量采购过程中，一旦出现物资质量问题，或者采购周期与项目进度差异过大，就有可能会导致建设项目的延期，进而引发一系列严重后果[4]。

（四）容易受环境影响

物资价格存在波动，所以房地产企业采购工作就容易受到环境因素的影响。从房地产企业角度来看，影响采购工作的环境因素主要分为内部和外部两类。一方面，内部因素。如果房地产企业在对采购风险进行控制时，没有对环境理念进行深入理解，就无法明确风险问题发生的原因，也难以根据自身实际情况制定针对性的解决措施。在对内部环境风险进行防控时，房地产企业容易存在规章制度不健全的问题，影响到采购管控工作的全面落实。或者房地产企业所开展的内部控制措施脱离了采购管理工作实际，倒是内部风险管理流于形式。另一方面，外部环境。外部环境对房地产企业采购管理工作的影响，主要体现在物资价格的变动上。特别是在疫情环境下，货币超发引发了一系列原材料价格的上涨，这就直接提高了房地产企业的成本。房地产企业如果没有密切关注原材料市场动态，就容易出现物资短缺的问题，让本就资金短缺的房地产企业更加举步维艰[5]。

（五）风险防控水平低

在对采购活动进行管理时，企业没有建立健全风险防控机制，就无法明确采购风险等级，也无法根据各项风险问题发生原因制定针对性处理措施，这会在一定程度上影响采购活动开展效果，还会制约管理工作的开展。虽然大多数企业在对采购工作进行管理时，都会制定相应控制目标，并且根据目标要求开展管理活动，但因为采购活动在开展时存在一定风险问题，如果管理人员不具备风险防控意识，也没有提高对相关问题重视程度，就无法对采购活动开展期间存在的各项缺陷问题进行及时发现和处理[6]。

二、房地产企业采购管理工作优化措施

（一）提高采购管控的执行力

在开展管理工作时，要想保证各项管理活动能够顺利开展，就要提高整体执行力度。管理人员要对采购工作人员不良购买情况进行及时发现，并且上报给相关部门，对其进行针对性处理。房地产企业在对各个部门工作人员进行调配时，要严格按照岗位需求，对工作人员能力进行全面考核，禁止出现随意调配等现象。在对采购业务进行管理时，还要根据金额大小，对其进行审批和授权。10万元以上的采购金额需要报给设备物资部门进行审批，如果项目比较特殊，可以由项目经理决定授权，但要对授权环节进行针对性管理，并且制定规范化授权流程，确保活动在开展时公开、公正、透明。房地产企业还要定期对采购人员业绩进行评价，如果发现采购人员存在工作失误等问题，要对其进行惩罚[7]。

（二）促进各项采购流程的协调发展

要想促进各个部门协调发展，房地产企业需要构建综合管理平台，通过平台的在线服务，对部门任务进行协调处理。房地产企业还可以构建采购模型，对采购环节产生的所有数据信息进行全面收集，通过对信息资源进行整合应用和高效共享，为各项工作开展提供充足数据支撑。在对各个部门库存情况进行查询和总结时，要借助信息化软件和终端，对各项情况进行实时分析，并且制定不同采购方案。管理人员要根据不同类型采购要求，制定针对性管理措施。在对采购数据信息进行提取时，要明确技术标准，并且构建功能完善的跟踪机制，通过对各个部门任务完成情况进行定期追踪，从而保证获取的数据信息更加准确，全面避免因为数据失误影响采购活动开展[8]。

（三）简化采购程序

在对采购工作进行控制和管理时，房地产企业首先要与可靠的供应商进行长期合作，并且定期对供应商资质进行审核，才能保证产品应用质量能够符合项目发展要求，并且做好售后管理。在对供应商进行选择时，要避免出现暗箱操作和贪污腐败等现象。房地产企业在对这个环节进行监督时，需要定期开展质量检测等工作，还要深入到供应商生产场地，对产品应用质量进行随时检验，如果发现供应商无法满足采购要求，要立即终止后续合作。管理人员还要根据不同采购要求，对应现有工作程序进行优化处理。要经常缩短工作开展时间，还要保证物资能够供应充足，为不同类型项目发展提供充足支持[9]。

（四）优化内外部环境

在对采购管理工作环境进行优化时，首先要构建良好的内部环境，房地产企业在制定决策时，要听从各个部门技术人员意见，还要充分发挥分权制衡价值。房地产企业需要设立专门内审部门，并且对部门职能和权力进行明确划分，要通过审计工作开展，对采购业务发展情况进行全方位追踪和管理。房地产企业还要对各个部门职能进行明确划分，要保证所有部门工作人员都能明确自身具体内容和职责要求，在开展工作时还要促进部门之间协调作业，通过部门之间良好沟通和交流，为采购管理工作开展提供充足支持。房地产企业要在内部营造良好管理氛围，确保管理人员能够在这一氛围下提高自身能力水平。在对外部环境进行优化时，管理人员需要对市场发展状态进行全面了解，在此基础上制定针对性管理计划[10]。

（五）建立健全风险防控机制

在进行风险防控机制建设时，房地产企业需要设定针对性风险防控目标，要对风险等级进行明确划分，并且积极利用信息化技术，对风险问题进行有效识别，通过对风险影响范围进行科学评估，并制定针对性防范措施，对问题进行妥善应对。在进行风险防控目标设置时，房地产企业要对自身风险承受能力进行定期评估，并且构建多层次防范方案。在对风险问题进行识别时，管理人员还需要积极学习一些新型知识和技术，并且提高自身信息化技术操作水平。在进行智能化终端应用时，管理人员需要降低失误问题发生概率，避免对风险防控工作开展产生不良影响。在对风险问题进行预防和处理时，管理人员也需要从整体层面制定针对性防控计划，并且将其与日常管理工作内容进行有效融合，进一步提高这项工作的科技水平。

三、结语

综上所述，房地产企业要想提高采购管理效率，就需要对现有业务流程进行简化处理，通过构建信息化管理平台，不断完善和优化平台的功能，为后续采购管理工作的开展提供技术支撑。另外，房地产企业还需要积极积累采购经验，根据企业发展需求，构建针对性的管理模式，进一步提高自身的内部控制水平，帮助房地产企业防范风险，从而实现房地产企业的可持续发展。