浅谈医院构建重大公共卫生事件档案专题库

乔思嘉 朱小媛 四川大学华西第二医院

一、重大公共卫生事件专题库的建立背景

突发公共卫生事件，是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。

（一）国家政策

2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》第二十六条规定：档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。档案馆保管着大量档案信息资源，具有原始性、凭证性和延续性，是潜在的知识库，在服务应对重大公共卫生事件方面具有显著优势，能够通过档案知识服务为公共卫生应急管理提供有效支持，为推进国家治理体系和治理能力现代化发挥积极作用。

（二）社会形势

重大公共卫生事件具有十个特征：（1）成因的多样性；（2）分布的差异性；（3）传播的广泛性；（4）危害的复杂性；（5）治理的综合性；（6）新发的事件不断产生；（7）种类的多样性；（8）是食源性疾病和食物中毒的问题比较严重；（9）是公共卫生事件频繁发生；（10）公共卫生事件的危害严重。

近年来，世界生产的信息如浪潮般汹涌而来，虽然步入信息化时代，但泛滥过度导致难辨真伪，我们面对各种突发的公共卫生事件，一时间难以收集并储存有价值的信息，决策时更难以从数据海中捕获关键信息。

（三）医院现状

（1）医院档案部门成立时间短，很多历史档案及重要声像资料还未归档，库内档案总量小，范围窄，同时不能做到应归尽归。

（2）现存档案以纸质档案为主，电子化档案归档尚未全面展开。电子档案管理工作的推进需要对档案管理信息化进行顶层架构设计及平台搭建，而档案管理信息化人才相对短缺。

（3）医院各管理业务系统较分散，各部门管理职责和范围不同，不同部门、不同渠道、不同形式的数据缺乏有效整合，信息共享水平低。

（4）各类档案信息存在单向流动，服务表现形式单一，无法满足利用者需要辅助决策的需求，同时信息呈现方式不全面完整等问题。

综上，目前各级医院重大公共卫生事件档案存在资源分散，形成资源孤岛，无法形成一个系列或一个专题。同时，当重大公共卫生事件发生后再陆续进行人工整理编排，决策效率势必很低。解决上述矛盾的有效措施便是建立重大公共卫生事件档案专题库。

二、构建重大公共卫生事件专题库的价值阐释

重大公共卫生事件专题档案是指国家机构、社会组织以及个人在某项重大公共卫生事件中直接形成的各种载体的档案，是党委、政府以及本单位作出科学决策时的重要借鉴材料、同时为编史修志和工作查考提供可靠的依据。

但过去由于缺少规范，监督各类重大活动档案管理工作的渠道不畅，活动结束以后，活动中形成的各类文件材料没能及时收集和有效管理，造成了档案材料割裂、散失、损毁和流失，给档案信息资源建设带来了巨大损失。因此，做好专题档案的收集归档、管理与服务工作，是档案工作的当务之急。

（一）披露真相，还原事件发生时真实历史

档案的价值就在于原始性和真实性，能够及时披露真相，我们可以利用档案的真实、可靠、全面等优势，为重大公共卫生事件处置提供可靠的经验支撑，使医院各项工作部署有迹可循，有史可依，辅助决策管理部门做出科学部署。

（二）应对危机，提升公共事务管理能力

重大公共卫生事件所造成的影响一般涉及多个地区，甚至覆盖全国，各相关部门需要以精准、详细的情报信息为参照进行方案部署。医院作为应对重大公共卫生事件的参与机构，承担起“为国管档、为党守史、为民服务”的使命担当，为应对重大事件提供档案知识服务是档案工作的职责所在。为聚合重大公共卫生事件档案资源，去粗取精，发掘出其中可参照且有价值的信息，以多种渠道呈现，服务于决策管理者，助力各项决策的发布，对未来相关事件的决策部署和应急处置提供重要参考和思路。

（三）真实数据，为医学科研工作提供参考

专题档案主要是指各级各类医院的重大公共卫生事件相关资料，包括纸质档案、电子档案及实体档案。比如重大公共卫生事件防控过程中，临床一线采取的重大措施、实施效果以及开展的专题科研，对重点病例的医疗数据分析及病情记录文件，将会为类似事件医学诊治提供参考，为科研专家提供事实据。

三、如何组建重大公共卫生事件档案专题库

（一）主动进行档案资源收集工作

重大公共卫生事件档案包含处理及应对过程中产生有关联的纸质资料、图片及音频等原始记录，其清晰真实作为第一手资料，反映该事件中防控工作与生活。而这些重要档案就需要专人进行收集整理，收集的档案类型主要分为以下三类：

（1）综合类档案。以上级有关部门与本单位应对重大公共卫生事件的收发文为主，重点记录了国家、政府、医院有关防控的决策部署文件与政策引导情况。主要由党委、院办、采购、保卫、后勤等部门形成的文件材料组成，包括：收发文件、计划总结、重要会议（党政联席会议、大型活动等）档案等。

（2）医务类档案。应对重大公共卫生活动中所形成的医院医疗方案、医疗监测、会诊情况、用药记录和科研项目资料等。由医务部、法务部、科技部等部门形成的文件材料组成，包括：医疗技术、突发事件医疗管理制度、医疗协议、科研项目等文件材料。

（3）宣传类档案。比如医院根据重大公共卫生事件对人民群众宣传医疗卫生知识，宣传会议记录、相关简报、媒体宣传报道、会议总结，以及各种科普宣传推广、医疗援助现场照片。

（二）严格明确归档要求及质量

（1）归档材料应以原件、原稿或定稿归档，特殊情况可用复印件或抄件归档。若档案缺失无法出示原件，需要填写说明一同归档。

（2）归档材料应做到齐全、准确、完整、字迹清楚、签著完备。不得用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔书写，小型纸应裱糊成A4幅面。

（3）卷内文件必须层次分明，条理清楚，符合形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和完整性。

（4）对同一类型的文件材料，即一个问题、一项事件、一次会议形成的文件材料要作为有机联系的一个整体。正文和附件，正文和底稿，请示与批复，来文与复文均应保持密切联系，放在一起组卷。

（5）录音、录像、照片等声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。声像档案和实物档案应与文件档案统一整理编目，分别存放，在目录中注明互见号，以保持联系，便于查找。

（6）卷内文件排列：单一问题按时间顺序排列，二个以上问题者，以先按问题集中后，再按时间顺序或重要程度排列，对重要文件历次修改稿，以最后定稿在前，其他按次排列，一般文件只保存最后定稿，科技档案按国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》执行。

（7）卷内文件的首页空白处应加盖档号章，并逐件编号，每件文件应有页码，无页码的文件或由多份资料组成的文件应按规范连续编写页码。

（8）备考表应填写清楚，立卷人签名，有关领导审查后应签字，以示负责。

（9）归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题要确切简明地反映保管单位的内容，并注明保管期限。

（10）案卷装订必须去除金属物，对破损的文件材料应及时修裱，字迹扩散的应复制并与原件一并立卷，做到整齐、平整、美观、统一。

（三）培育人才，落实档案整理保管工作

重大公共卫生事件档案资料整理应遵守国家档案法律法规，同时按照《四川大学华西第二医院档案管理办法（试行）》等相关规定，在主动深入科室、临床一线进行沟通的前提下，按合理的逻辑顺序及事件重要性整理初始档案。在整理过程中，遵循本医院档案归档范围、保管期限，以及库房存放、查询、借阅、归还等相关管理制度，使重大公共卫生专题档案的整理保管工作更加科学、规范。

以“多维知识型”档案管理人才的培养为核心，培养具有更高的信息素养以及具备文档信息组织、信息系统及数据库管理等知识技能的复合型人才，以便于开展档案初步整理组织工作。

为适应部门职业全流程、全门类、全方位的服务的需要，需要建设一支政治可靠、业务精湛、技能优秀的专兼职档案人才队伍，部门人才应由档案专业性人才向“多维知识型”综合性人才转变，在具备文书管理、电子档案管理、信息组织与分析、档案保护等档案管理核心知识技能的基础上，创新档案资源组织方式、呈现方式和服务方式。

同时全面开展档案管理培训。不仅每月开展科室内部培训，每年举行专兼职档案员全覆盖的档案业务培训，不定期参加档案继续教育培训项目，培养档案管理员的知识技能和创新应用能力。主要培训方向为文书管理、电子档案管理、信息组织与分析、信息系统管理及其他技术应用。通过人才培养，提升构建突发事件档案专题库的准确度和科学性，使重大公共卫生专题档案的整理保管工作更加科学、规范。

（四）挖掘馆藏，做好档案开发利用

重大公共卫生档案专题库是以各类重大公共卫生事件档案为初始资料，档案人员按照逻辑脉络进行重新组合排序，为达到提供决策辅助服务的目的。该库对内既是数据存储库，对外又能提供应急知识、决策方案，知识指向清晰及服务类型丰富等特征，通过对初始资料进行文本挖掘，寻找关联性高同时有保存价值的信息，并按照适当的逻辑进行组织聚集。专题库从管档案实体到管理数据转变，从档案资源分散利用到实现资源共享转变，从被动借阅到主动推送转变，成为为决策者服务的档案信息资源媒介。

以新冠肺炎疫情防控档案专题卷为例：在面对新型冠状肺炎病毒疫情，医院党委高度重视，医院坚决落实习近平总书记重要讲话指示及上级各级部门工作部署，第一时间紧急召开面对新型冠状肺炎病毒疫情的工作布置会，成立领导小组和专家指导小组，我们也按照医院要求落实落细防控措施，保证医疗秩序，加强新冠防控培训；全面梳理科室防控流程；积极联防联控。

在前期部署医院防控疫情基础上，在第一时间详细学习新型肺炎孕产妇的院感防控管理制度、收治流程、应急物资及人员准备等相应的方案等，积极配合临床反复对医院两个院区进行防控检查，每日上报本科室的人员情况。期间每天产生的原始档案资料，由各牵头科室积极汇总，经每个科室兼职档案员收集整理后，于统一时间交至档案人员处，最终在海量原始纸质资料、电子文件、声像档案及实物档案中筛选出有价值同时具有参考性的新型冠状病毒肺炎疫情防控工作文件材料，共计83件纸质文件、11件实物资料及相关声像资料。

综上，挖掘馆藏，做好档案开发利用以便于医院管理层、决策者在应对相似事件时，能及时精准全面的参考相关案例事件和解决措施，顺利进行决策部署。