制造业企业采购内控体系构建的策略思考

王芳 山东宝雅新能源汽车有限公司

制造业企业在推进社会经济上发挥重要作用，为了获得更多的经济效益，实现长远发展的目标，构建科学的采购体系十分必要。从当前制造业企业开展的实际情况来看，部分管理者对采购环节的内部控制工作并没有清晰的认知，使得采购环节内部控制体系的构建出现许多问题，这些问题需要企业管理者采取有效措施解决，优化采购内控体系构建的效果，充分展现企业采购环节的内控优势。

一、概念分析

（一）内部控制

内部控制是领导者和员工在经营发展中做好财务工作，保障财务报告的真实性、准确性，对现行的项目管理制定相应的制度，企业在发展中离不开内控管理制度，内控制度的建立能更好地规范人员的行为，也能规范企业的经营活动，让其具有合法性，推动企业更好地发展[1]。

（二）采购环节内控内容

企业在发展中做好内控管理工作，会将重点放在采购环节体系的构建上，能根据单位实际采购需求确定采购环节的内控流程和内容。第一，在签订采购合同前，要确定采购的数量、品种，对订货单的各项信息进行全面分析，以免因信息不全影响采购工作[2-3]；第二，企业要制定采购计划，重视采购预算编制工作，了解项目的需求，提出申请，交由部门完成审批。企业在完善采购预算方案时，要稳步推进各项采购计划，对采购的清单进行统一审批，为后续采购工作奠定基础；第三，在验收货物时，相关人员要验收采购订单，对采购发票进行检查和审核，要保证各项货物的完整性，并记录下这些采购货物。

二、制造业采购业务内控体系的情况和存在问题——以山东宝雅新能源汽车有限公司为例

（一）公司简介

山东宝雅新能源汽车有限公司的成立地点在烟台的经济开发区，这是一家新兴的股份制企业，从事的是生产、研发新能源电动车。公司在发展中打造了高素质的新能源汽车产品的研发团队，不断提升生产技术，在生产和检测上都配备了专业的人员。当前公司主营项目有多种，如汽车的销售、制造、设计、汽车零部件的研发、售后服务等多个方面。公司自成立之初便注重信誉和质量，不断开拓市场，在引进先进工艺上会通过多种渠道，形成了许多特色产品，公司的产品质量、实力、诚信得到了用户的充分肯定。

（二）存在问题

1.采购环节内控体系缺少统一标准

采购环节内控体系的建设对企业发展起到重要的作用，虽然企业已经意识到这一点，但在具体的实践中，还缺少统一的标准，这无法展现内部控制在采购中的作用[4]。企业的各个部门有着不同的分工，有着不同的工作内容，采购环节的内控需要各部门结合起来，但当前企业各部门缺少信息共享的渠道，这会不利于采购方案的统一制定，也会增加采购环节内控制定的统一性、规范性，这会对采购的效果和质量产生不利的影响，也会对企业的经济发展产生影响。

2.采购环节内部控制体系不规范

当前该企业虽然看到了采购环节内部控制体系的重要性，但采购人员在实际工作中会存在盲目性，这是因为采购内控管理机制缺少规范性，很容易造成采购管理方面的矛盾。例如，企业并没有详细地规定项目的内容，也没有制定具体的内控方案，采购人员完成采购工作并没有明确的指导标准，这会大大提升管理难度，采购人员对采购内控体系没有清晰认知，他们采购活动的规范性不强，采购的成本支出必然会增加。

3.内控考核管理工作流于形式

当前管理者虽然看到了构建采购内控体系对企业发展的重要性，但由于采购这一环节较为特殊，企业当前缺少采购环节的内控考核机制，这会让采购过程无法遵循流程。企业的管理者会决定采购考核的内容，这会影响考核结果的公平性、客观性，也容易导致这项工作流于形式。另外，一些采购管理人员在进行采购时，会依据自身经验完成这项工作，在实际工作中，很少对采购的各环节认真监督，监督的力度存在不足，更有的管理者会存在舞弊的想法，以便获得更多的经济利益，这会影响采购内控管理的客观性、公平性，也会影响采购人员的热情和积极性。

4.执行采购预算控制力不足

随着企业不断扩大生产经营规模，采购的业务量不断增多，采购的数量和种类更加多样，虽然企业的领导者会看到采购预算的重要性，但在具体执行中存在控制力不足的现象。包括以下几方面：公司要求下设分公司要提前编制下一年的采购预算方案，但子公司在制定采购计划时较为粗略，采购方案缺少细致性、周全性，在制定下一年度采购预算计划时，并不会充分调研，仅是根据上一年的销售情况来进行，这容易让实际采购与采购预算出现偏差，不利于企业的发展。

5.缺乏合理的采购授权

企业在申请采购上有较为严格的要求，但这也给采购审批增加了难度，会影响企业采购的工作效率。当前企业采购申请的具体流程是采购人员根据物资库存情况提出采购申请，仓库人员核实情况，采购经理进行审核，采购部门经理进行复核，最后才交到总经理手中进行审批[5]。这样的请购审批环节较为复杂，审批时间长，采购的物资很容易断货。同时，公司采购物资的数量多，涉及的金额大，总经理需要认真审批每次的请购，这会给总经理带来很大的工作压力，尤其是对于一部分的请购物资，总经理需要逐一进行签字，这种情况并没有对采购进行有效监督、控制。

6.采购业务内部控制缺乏良好的信息沟通

企业在采购中会将重点放在采购价格的制定、供应商的选择、物资质量的提升上，对销售部门、物流配送部门缺少重视，这两个部门也缺少信息共享机制，销售部门不了解物流部门的库存情况，物流部门不了解销售部门的销售情况，两个部门信息沟通匮乏。企业在采购环节的内控体系上会重视纵向沟通（上级与下级的单向传递沟通），横向沟通（各部门之间的沟通）并没有受到领导者的重视，领导者在推进横向沟通上的主动性不强，大多数是通过考核结果获取这方面的信息。当前企业与供应商也缺少充分的沟通，企业不能将采购计划与需求及时传递给供应商，供应商不能及时将产品相关的优惠政策传递给采购人员，企业可能失去优惠机会，采购的成本便会增加。

三、制造业企业采购业务内控体系优化措施

（一）明确内控标准，统一管理

企业在构建采购的内控体系时，要对管理的标准进行明确，让采购业务得以统一，确保各项采购工作顺利开展。企业可从以下几方面入手：第一，要重视采购内部控制构建环境，确切了解内部控制体系建设的特点，从整体出发，对采购内控体系的标准进行统一落实。在此过程中，领导者要以身作则，避免出现滥用职权的现象，让采购工作具有诚信，实现采购内控体系建设的目标。采购人员要加强与各部门的沟通、协调，能充分运用信息技术掌握多样化的采购知识，以便根据企业运营特点，创新采购工作，增强采购环节的规范性；第二，在建立采购内控体系时，要充分了解内控体系，根据特点制定科学、合理的采购预算方案，以便企业节约采购成本，更好地进行生产经营活动，展现采购制度的优势，让企业采购工作的效率得以有效提升。例如，企业在采购重点产品时，需要对比多家的价格，建立价格评价标准，采购人员要收集各项采购信息，对重点产品的采购价格进行对比，在采购之前要了解所需产品的数量、规格，以此为标准进行采购工作，选择合适的供应商，避免因产品采购价格差异大而使企业的经济出现受损的现象，这也能够为企业的稳定发展奠定良好基础。

（二）营造内部环境，优化组织框架

企业重视采购环节的内控工作具有重要意义，对于制造业来说，每一次采购金额巨大，企业的管理要加强采购内控体系的意识，能够根据单位的实际情况构建良好的采购内控环境，优化采购环节的组织框架，增强各类采购内控方案运用的有效性。企业可从以下几方面出发：第一，在构建采购内控环境时，要增强对采购内控的认知，充分意识到这项工作存在的风险，能对治理结构进行完善。例如，采购内控体系活动需要决策，这可由董事会负责，落实各项有效的管理措施，对采购环节内控体系的标准、人员的职责范围进行明确，增强审计部门的权威性、独立性，以免这项工作出现职责划分不清晰、职能交叉等问题，以便促进企业采购工作得以顺利进行。企业在优化组织框架时，要充分了解采购内控体系的优势、特点，引导采购人员和管理人员相互配合，对这项工作的组织框架进行优化，充分落实采购规范标准。例如，企业在规范内控管理体系时，可设立专门的采购部门，遵循采购分离的思想，让专门部门和人员负责这项工作，他们会根据企业的特点，认真对待采购方案，合理选择供应商，当采购审批合格后签订合同，增强内控体系的整体效果。运营部门要与采购部门积极配合，这两个部门之间是平级的关系，可相互监督、制衡，让采购内控体系更好地发挥作用。

（三）强调内部监督，发挥审计优势

企业在构建采购内控体系时，做好内部监督管理工作是必要的，要在采购的各个环节中充分展现审计的优势，降低采购的成本。可从以下方面入手：第一，企业在开展内部控制时，会重视事后监督，忽视事前和事中的监督，不能第一时间识别采购内控管理的风险和存在的问题。针对这种情况，管理者要改变监督的模式，能够在具体的采购环节实施内控体系，可设定专门的监督部门开展这项工作，提升整体监督的水平，让内控管理的优势得到充分发挥，这也能够有效落实采购环节的内控监督工作；第二，内控监督是一项专业性很强的工作，这对监督人员的专业素养和专业能力有很高的要求，企业在具体采购环节中，要充分分析物资采购的需求，能够构建合理、科学、规范的采购内控管理体系，稳步推进这项工作；第三，企业管理者要对审计人员展开定期培训，可邀请专门的专家，让审计人员了解更多采购内控体系的知识，提升他们的综合能力，让他们与当前时代发展的需求相一致，让采购内控工作的管理效率得以有效提升。

（四）严格执行采购预算计划

采购预算对构建采购内控体系具有重要的作用，企业要严格执行采购预算计划，可从以下几方面入手：第一，领导者要对下一年企业生产经营的目标进行明确，以便采购人员科学预测、分析销售量，了解企业采购的多项信息，如物资、库存等，将这些因素加入采购预算计划的编制中；第二，采购部门要认真汇总采购人员的需求，确定企业所需物资采购的质量、品种、时间等，在制定采购预算的价格时，要充分参考市场的现行价格，对影响采购价格的多个因素进行综合考量，以此确定采购计划价格；第三，在执行采购预算计划时，可让财务部门考核这项工作的执行情况，考核采购人员在采购完成后是否出具了详细的采购报告，是否合理调整采购预算计划，保障这项工作与企业的生产经营目标相一致。如果企业有临时性采购的突发情况，要经过严格的审批，审批通过才能对采购的预算进行调整，以免出现盲目采购的现象。

（五）优化采购审批程序

企业优化请购审批程序具有重要的意义，可从以下几方面入手：第一，在递交采购申请上，各部门可根据采购预算计划、部门实际物资需求向采购中心递交采购申请，在申请批准后，要根据要求认真填写物资采购申请书；第二，采购经理要汇总各部门的采购申请，检查实际库存，确定总体物资采购的预算金额、数量、质量等，查看是否有重复采购的物资，采购经理还要审核采购预算，根据权限分配审批工作，分流处理请购审批工作，让请购审批的处理效率得以有效提升。

（六）建立完善的内控沟通机制

企业要重视采购环节的沟通工作，在横向沟通中明确采购部门的重要性，通过政策引导各部门积极与采购部门配合，采购部门要定期与其他部门讨论获得采购方面的信息，建立反馈信息机制。企业也可定期组织各部门员工的沟通、交流，让他们对企业实际采购情况有深入了解。另外，采购部门要加强与供应商的沟通，完善供应商的管理，要配备专业的采购人员，让他们定期与供应商沟通和交流，共同解决采购中出现的问题，拉近与供应商之间的关系。采购人员要与供应商积极沟通采购计划和预算，如此供应商便能为企业提供相应的优惠，企业可有效节约采购的成本。

四、结语

综上所述，企业想要在激烈的市场中提升竞争力，让自身得以持续发展，要重视采购内控体系的构建，明确采购的目标，规范采购人员的行为。企业的管理者要发现当前企业采购内控体系中存在的问题，采取有效措施解决这一问题，保证采购活动顺利推进，规范采购的内控工作，提升企业核心竞争力。