浅析公益场馆采购需求管理存在的问题及对策——以某科技馆为例

薛晨红 王晓东 上海科技馆

一、《政府采购需求管理办法》对采购需求做出了明确要求

第一点是合规性。《政府采购需求管理办法》第七条规定，采购需求应当符合法律规定、政府采购政策和国家有关规定，符合国家的强制性标准，遵循预算、资产、财务等相关管理制度，符合采购项目特点和实际要求。

第二点是完整性。《政府采购需求管理办法》第八条要求，编制采购需求应明确项目所有技术、商务要求。换句话说，确保顺利进行采购活动的所有要求都应该在采购需求的编制中体现。

第三点是明确性。《政府采购需求管理办法》第九条提出，采购需求应当客观，量化指标应当明确相应等次，有连续区间的按照区间划分等次。

二、某科技馆采购现状分析

2021年某科技馆本馆及两个分馆现共有23个部门，通过对2019-2021年采购项目的统计，三年共完成10万以上采购项目共有采购项目355项。某科技馆10万以上项目全部参照政府采购流程实施采购，其采购需求涉及本馆及两个分馆运维中心的设备设施维保、绿化、外墙清洁及物业服务等；展览研发中心的临展类项目等；信息中心软硬件维保类、安全类软硬件及办公类软硬件等；本馆及两个分馆展教中心的课程研发、视频拍摄、活动类等；后勤管理处的馆服、医疗服务和办公用品等；保卫处的消防、技防和安防维保等；分馆一藏品保护研究中心和分馆二研究中心藏品的征集；本馆及两个分馆的保险业务及其他职能部门的一些采购需求。具体各部门采购项目数据统计详见表1：

从表1中2019-2021年采购项目数量统计数据清晰地可以看出，采购项目的数量比例占到前五位的分别是本馆运维中心，项目数量占总项目数的比例达到了21.69%；分馆一运维中心所占比例为18.03%；信息中心的数量所占比例为13.52%；本馆展教中心的数量所占比例为7.89%；保卫处的数量所占比例为7.89%。从所统计的金额来看，本馆及两个分馆运维中心所占的比例也是最高的。其中一个分馆运维中心部分项目、展教中心和研究中心的采购预算另有出处，故本次统计没有计算在内。

表1 2019-2021年采购项目数量统计数据

三、采购需求编制目前存在的问题

（一）采购需求编制缺乏完整性

根据《政府采购需求管理办法》第六条规定采购需求，是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围）、付款条件（进度和方式）、包装和运输、售后服务、保险等。具体规定了采购需求所需要包含的内容，编制采购需求时注意不要遗漏，尽可能地全面具体地描述采购需求，以便能更好地完成采购。

某科技馆目前所使用的在线办公平台内专门划分了采购管理应用模块，在该模块内针对不同的采购金额区间划分出不同的采购需求表单，每个采购金额区间所需填写的采购需求表单要求不同，其中10万（含）以上表单内容对于采购需求编制的要求进行了细化，包含了采购需求必须所要填写的内容，并且特别用红字标注了需要填写的内容。

通过对某科技馆经办部门发起的2019-2021年采购项目的采购需求回退的原因进行统计分类后发现，目前主要有两大原因造成采购需求的回退，具体如下：

a.采购需求编制中缺失了商务或者技术要求，如设备设施的维保没有列举所有需要维修保养的设备清单以及备件清单，或者在设备的采购中，对售后服务这一方面没有相关的约定。

b.市场调研不符合要求，如未按《某科技馆采购管理办法》的要求完成市场调研。调研供应商数量不够或者调研报告内容不完整。

（二）采购需求编制中技术参数设置要符合项目实际

采购需求应该按照政府采购相关法规的要求，技术参数应该满足采购需要，并且满足市场充分竞争的标准。在实际编写采购需求时星号项越多，符合条件的供应商也越少，造成参与项目投标的潜在供应商不足，没有形成充分市场竞争，容易产生流标，因此需要考虑采购实施的风险。例如在某科技馆安检机采购项目中，因为设置了过多的星号项，报名投标的供应商不足3家，导致第一次招标失败，耽误了采购时间。第二次重新市场调研，对技术需求进行修正，对星号项重新进行调整，在能满足自身需求的前提下，使参加报名的供应商超过3家，最终顺利完成了招标。

（三）采购需求没有按照采购计划时间进行启动

按照某科技馆的采购流程，除紧急采购项目以外，采购项目从采购需求的填报到最终签订合同，公开招标非重大项目一般需要70天左右，重大项目大约需要90-120天，竞争性磋商需要60天左右，单一来源和竞争性谈判需要50天左右。在确定交货期或者服务期的时候，应当充分考虑采购项目实施所需要的时间，特别是像物业、安保和维保类服务项目，如果采购项目没有按照采购计划及时启动，导致采购流程时间过于紧张，一旦发生特殊情况，极有可能不能按时地完成采购。

（四）采购需求编写人员专业知识较为缺乏

采购需求编写的人员往往对某些采购内容的具体标准并不是很了解。例如去年其中分馆一的垃圾袋采购需求，小号垃圾袋要求的厚度和大垃圾袋的厚度设置了一个标准，小垃圾袋太厚不能卷成一圈，导致使用时较为麻烦。

四、规范采购需求编制的对策

（一）规范采购需求的编制，编写常规类项目的采购需求模板

维保类采购需求模板编制，包括本馆及两个分馆运维中心、信息中心及保卫处所涉及的维护保养类项目。

维护保养类采购需求模板包含以下采购要素：供应商资质要求、项目概况、工作范围、设备清单、响应时间、维保频次、备件清单（如有）、付款方式及履约验收条款等内容。要求采购需求编制人员按照此模板来填写。

展览研发中心的临展亦是某科技馆每年需要采购的项目，临展类采购需求模板包括以下采购要素：供应商资质要求、项目概况、工作范围、展品展项清单、设计施工要求、布展安装工程与施工组织管理、项目质量要求、售后服务要求、项目承包方式及管理要求、项目团队要求、时间进度要求、支付方式、履约验收、知识产权与保密，附件展厅图纸、策划方案等内容。

通用货物类采购需求模板一般包含以下采购要素：供应商资质要求、项目概况、货物名称、技术参数、安装调试（如有）、项目交付时间、地点、包装运输（如有）、保险（如有）、质保期、售后服务、付款方式及履约验收等内容。

通用服务类采购需求模板一般包含以下采购要素：供应商资质要求、项目概况、采购服务内容、服务要求和标准、服务地点、项目服务期限、项目人员安排（如有）、项目进度要求（如有）、组织实施要求（如有）、付款方式、履约验收等内容。

（二）梳理本馆及两个分馆同类型采购需求，进行合并采购，提高采购效率

从之前的采购项目统计数据的分析来看，本馆及两个分馆运维中心的采购项目不管数量还是金额，都是在本馆及两个分馆的采购中占到了将近一半，经过对本馆及两个分馆运维中心采购需求的梳理，发现有些采购需求是本馆及两个分馆运维中心都需要采购的，其中可合并采购的项目清单如下：

服务类

a.电梯维保服务项目

b.外墙清洗服务项目

c.空调滤网更换服务项目

d.空调机组维护服务项目

e.风管清洗服务项目

f.室外绿化养护项目

g.吊点检测项目

h.防虫害项目

i.电气火灾检测系统项目

j.排污管道清洗项目

货物类：

a.一次性口罩采购项目

b.清洁试剂采购项目

c.垃圾袋采购项目

d.防疫物品采购项目

e.大卷纸、擦手纸采购项目

共计15个项目，可以使本馆及两个分馆总项目数由45个减少为15个，采购需求的编制人员增加，可以使前期的调研更为充分，需求的编制更为全面、完善。采购人员和代理机构可以根据近三年招标的情况和最新的政策法规情况，给需求部门一定的指导意见，使采购需求更加合规。梳理这些项目后，形成具体的采购需求。如果有人员变更，也能很好地完成需求编制。

（三）采购需求按照既定时间或者提前编制需求

采购需求应当采购计划编制中启动的时间如期或者提前开始采购需求的编制。例如物业和保安是本馆及两个分馆的重点项目，一招三年，采购金额比较大。可以在第三年合同到期前，提早启动编制需求，一般来说，如果采购需求变动不大，则由需求部门按照变化稍做修改，如果采购需求变动较大，可以请专家或者招标代理机构一起对采购需求进行专把关，根据相关意见，修改和完善采购需求，以保证后续招标工作的顺利进行。

（四）采购需求的编制需做好市场调研

根据《政府采购需求管理办法》第十条采购人可以在确定采购需求前开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。根据《某科技馆采购管理办法》采购限额以上的项目市场调研需有5家及以上供应商。

另外，可以梳理某科技馆的供应商库，对供应商进行分类，将类似采购项目历史成交信息提供给需求部门。市场调研必须按照《政府采购需求管理办法》第十条规定的要求，采购需求部门才能科学、合理、规范地编制采购需求，为整个采购顺利完成提供保证。

（五）加强对采购需求的审查

根据《政府采购需求管理办法》第四章风险控制中的条款，加强对采购需求的形成和实现过程的内部控制和风险管理。

五、结论

综上所述，通过对某科技馆采购现状的分析，以及采购需求编制目前存在的问题，找出采购需求规范编制的对策，是高效并且保质保量地完成采购任务的前提。随着《政府采购需求管理办法》的实施，采购需求的科学合理的编制，越来越受到重视，采购人对采购编制具有主体责任。研究采购需求编制存在的问题和对策措施，对于实施采购、提高采购效率具有十分重要的意义。某科技馆是全国一级博物馆，采购项目内容涉及广泛，和其他公益场馆在采购需求方面有着相通之处，研究其采购需求规范编制的对策，希望对其他公益场馆的采购具有一定借鉴意义。