企业采购成本控制的方法和策略研究

姚思铭 广东粤微食用菌技术有限公司

一、采购成本含义的分析

采购成本的概念需要从两个角度出发。从狭义角度来看，采购成本也就是以货物的购买、服务过程之中产生的具体费用。而从广义的角度来看，采购成本也就是指企业在整个采购管理过程中产生所有费用的总和，企业想要对其加以有效的管理和控制，就需要探寻不同流程之中资金的使用节点，对其分析是否存在着优化的方式，才能更好地控制采购成本[1]。

从理论角度分析来看，企业采购成本有着以下几方面的属性：成本管理水平将对企业的发展能力造成直观的影响；采购成本将以货币单位为主进行核算；要以具体采购的内容为核心探究采购成本控制方法，企业采购成本也将对诸多经营活动造成影响。

二、影响企业采购成本因素的分析

（一）采购产品与服务形态

在企业采购之中，采购的形式包含了两种属性，一种为一次性采购，一种为持续性采购，如果采购的基本属性发生了改变，那么对应的采购策略也需要进行全面的调整。因此对于企业采购活动的开展而言，需要对采购的基本属性加以深入的了解，对采购产品的服务形态进行全面的确定，这也将对采购成本的高低以及产品在市场之中流动的实际情况加以全面的影响，要求企业采购管理部门对企业给予足够的重视，这也是企业采购成本控制活动开展的基础所在。

（二）产品所处生命周期

在企业采购活动开展之中，产品的生命周期与企业采购管理活动的开展有着直接且必然的联系，整个产品会因为市场表现呈现出导入阶段、成长阶段和成熟阶段等不同时期，这也是采购产品的规模逐渐增大的过程，这个过程会随着企业生产力以及生产技术逐渐达到稳定状态，产品也会逐渐地被引入到市场之中，最终产品会出现衰退状态，这种问题产生的主要原因在于市场之中出现了产品的替代品或者生产技术出现了过时的情况。在这种情况下，采购的数量会逐渐降低，在这个阶段之下，谨慎的论证企业采购成本以及开展企业采购成本分析工作已经失去了应有的价值。产品的不同的阶段有着不同的特点，采购成本管理活动的开展也应该遵循生命周期的具体阶段和特点加以确定，才能更加科学有效地进行企业采购成本的控制。

（三）年需求量与年采购总金额

年需求量与年采购总金额会对企业采购成本造成较为重要的影响，企业在与供应商进行价格协商时，企业采购规模越大，对应的采购总价就越高，而在这种情况之下，就可以通过协商的方式获取较大的折扣，为企业争取更加良好的权益，从这里也可以看到，年需求量与年采购总金额将会对企业采购成本造成较为直观的影响。

（四）企业与供应商之间的关系

企业与供应商之间存在的关系，将会对企业直接采购成本造成较为深远的影响，如果企业与供应商的关系一般，那么将无法获取具体的成本结构信息与成本体系信息。如果企业与供应商构建了长期战略合作关系，并达成了战略同盟，那么供应商就愿意将成本的具体信息和成本结构资料分享出来，企业也能够更好地开展采购成本的控制工作，进而达到控制采购成本的预期目的。

三、企业采购成本的具体控制方法

（一）谈判法

所谓的谈判法，也就是指交易双方为了各自的利益诉求和目标，通过协商论证的方式达成一致的意见，这也就需要采购人员能够在采购活动开展之中具有较为基本的谈判能力。谈判法的应用不仅局限在双方根据采购产品价格的论证之上，还可以纵深到提供服务的协商、特定需求的协商之上，采取的谈判方式要以双方都能接受、价格更加合理、过程更符合双方期望的形式开展，才能达到预期的目的。如果企业希望通过谈判法的应用直接获取更大幅度的折扣，就需要综合引入价格分析、价值分析以及成本分析的采购核算方法，在与对手谈判之前，要做好调研工作，掌握当前多种材料的市场变化情况，采取更加科学合理的谈判技巧，才能获取更加低廉且合理的采购价格，达到企业采购成本控制工作开展的预期目的。

（二）目标成本法

目标成本法是对企业产品生产过程进行利润计算和成本分析的方法，其本身有着较高的独立性，是以市场为导向的成本控制方法，不仅能够在企业的生产过程之中控制成本，也能在产品生命周期之中对多种产品的成本加以规划和控制。从企业管理的实际情况来看，一般企业的产品价格确定，需要通过价格与成本利润的总和加以核算。然而这种情况会导致产品如果市场表现不好，会出现调整市场价格的情况，甚至会因为价格原因导致产品的市场表现难以达到预期，对企业造成较为严重的经济损失。

（三）共同合作法

共同合作法是在产品开发的初级阶段，邀请相应的供应商参与到整个产品的研发过程之中，确保供应商对产品的结构、成本组成以及市场利润情况，共同构建出更加科学、系统、合理的采购方案，从而达成更深一步的战略合作关系。这不仅能够起到控制企业采购成本的目的，同时也将夯实企业与采购方的合作关系。

（四）集中和批量采购法

集中和批量采购法的应用，要求企业能够对各个单位和各个部门对采购产品的需求量加以统一，确保采购量得到有效提升，进而确保采购规模达到可以拓展议价空间的作用。可以通过集中和批量采购的方式，获取最大程度的折扣和优惠，进而达到控制企业采购成本的预期目的。

（五）价值分析与价值工程法

价值工程也就是以控制采购价格为核心的，通过最低成本确保一系列采购机制得到控制的方法，是通过具体的核算方法，对采购对象的总体价值进行探究的方法。价值工程的计算公式为价值等于功能与成本的比值。从这里可以看到，企业如果想要获取更多的收益，就需将成本控制到最低状态，在获取能够满足企业生产需求的材料过程之中，确保产品的质量和数量达到预期，防止因为产能过剩导致企业面临的经济损失，从而使企业的产品能够符合成本较低、质量较高的预期要求。

四、企业采购成本控制的有效策略

从具体情况来看，采购策略的确定需要结合企业采购环境的复杂程度而决定，为了确保采购成本减少，采购人员可以将多种采购方法和策略有机融合，确保采购机制能够达到预期要求，才能满足更多人员的使用需求。

（一）根据产品所处生命周期确定采购策略

一个产品有着不同的生命周期，在不同的阶段之下，产品也会体现出不同的特点，而不同阶段的特点本身也与企业采购成本控制的目标有着直接的关系，接下来我们将从四个角度对其加以论证。

首先是产品的导入阶段，这一阶段之下，产品尚处于开发阶段，企业应该邀请材料供应商参与到产品设计和生产规划之中，以价值分析和目标成本分析的方法对企业的采购成本加以控制。

其次为产品的成长阶段，这一阶段之下，产品被投入到市场之中，市场对产品的需求量在不断提升，产品能够得到更多的订单，而在这种情况之下，企业应该充分利用产品特性和市场表现，以集中和批量采购的方式开展成本管理工作，从而使企业的采购能够获取市场的最低价格。

再次为成熟阶段，这一阶段之下，企业产品的市场需求趋于稳定，企业的采购管理人员可以通过价值工程的方法找到不必要的成本，从而使企业的采购成本得到有效控制，达到节约企业人力资源和资金资源的目的。

最后为衰退阶段，衰退阶段之下的产品，逐渐会退出市场竞争，市场之中也会出现与其功能相同的竞品，在这一阶段之下，产品的市场需求在不断减少，企业也不需要通过其他方式进行成本分析，只需要延续既定的采购方案进行采购成本控制即可。

（二）结合供应商关系制定采购策略

企业可以根据采购的主要特点以及企业与供应商的关系来明确采购的特点，在这种情况下，可以通过如下方式进行采购成本的控制：

首先，采购对成本影响较小的情况之下，采购部门需要对市场价格进行调研，并分析采购产品的总体价格，将二者进行对比分析，从而确定采购的价格是否符合公平性和合理性的要求。采购人员应该选择更加科学的方式开展价格分析工作，横向的对比供应商的参考价格和市场价格，对比分析供应商已经发出的采购方案，同时也要对比市场之中类似产品的采购价格，才能更好地进行采购成本的控制[2]。

其次，采购人员也要明确采购工作开展的特性。采购工作的开展有着一定的长期性和持续性，需要与供应商保持着较为密切的合作关系。而在这个过程之中，企业的采购人员也要花费更多的时间和精力开展价格分析活动，配合相应的成本分析，探寻市场之中价格更加低廉的供应商。一般来说，应该先开展价值分析工作，然后对供应商提供的成本结构进行分析，从而进行成本估算，最后对整个过程可能产生的成本进行计算。

再次，也要做好重要计划的采购工作，主要是以成本分析法为核心，对整体成本进行计算，然后对整个过程之中不同的流程进行分别的核算，进行成本结构的分析，从而使整个重要计划的采购能够按照既定的规划顺利开展。

最后，也包含了策略性采购方案，采购人员可以与供货方形成长期的同盟关系，通过成本分析与价格分析的方式，对供货方提出更加具体合理的采购合作机制，从而为企业带来更高的经济效益。企业采购部门应该对供应商提供的成本资料进行深入的探究，然后对整个过程产生的成本加以全面的计算，在这个过程之中对于具体的成本结构加以分析，引入目标成本的策略，邀请供应商参与到整个产品的生产和管理环节之中，从而确保后续采购活动的顺利开展。

五、控制企业采购成本的手段

（一）构建完善的采购制度

企业应该构建出更加严格和完善的采购制度，对企业的采购行为加以规范，确保采购效率得到提升，防止部门之间出现相互推诿责任的情况，同时也能彻底杜绝采购人员的多种不良采购行为。采购制度应该对商品采购的具体情况、授权人的审核情况、采购的具体流程、各个部门应该在采购活动之中承担的具体责任加以明确，要做好供应商询价、列表分析、供应商选择的具体管理流程，从而确保财务管理部门和审核部门能够更好地进行分析。

（二）构建供应商档案管理机制

对于企业正式展开合作的供应商，应该建立相应的供应商档案，档案之中不仅要包含编号信息、联系方式信息和地址信息，也应该包含供应商的等级评定、交易机制、交货的时间、货品的品质和银行账号等信息，要经过相关部门的详细审核之后才能录入档案。同时企业也应该以构建出的档案为管理活动开展的依据，结合时代发展和市场变化情况对其加以革新和优化，引入专门的管理人员进行管理，同时也要建立出完善的供应商管理体系，以不同部门的协调管理结果为依托，确保后续交易活动的有序开展，如果条件允许也应该委派对应的管理人员到供应商的厂家地点加以考察，企业也应该构建出更加完善的考核管理机制，制定出指标控制体系，在达到相关标准要求之后才能进行供应商的归档。

（三）构建价格档案和评价机制

企业的采购管理部门应该对全部采购活动构建对应的档案管理体系，对所有采购的商品进行详细的分析，对既有的材料价格加以比较，探究价格出现差异的主要原因。在没有特殊原因的情况下，不能出现实际成交价格超过档案价格的情况，如果真的出现这种情况，需要对这种问题产生的主要原因加以说明，对企业生产活动有着重大影响的材料，企业也应该成立采购论证小组，对采购信息加以整合，对当前价格水平加以合理的评定，从而起到完善和优化采购方案的目的，这种评价机制可以通过定期开展的方式来达到控制企业采购成本的目的。

（四）构建标准化采购价格和业绩考核机制

企业的财务管理部门应该对重点材料进行跟踪式管理，结合市场的变化情况和产品的标准化成本制定完善的采购价格管理机制，确保采购人员能够积极地探寻货源，以不断对比的方式控制采购价格，确保标准采购价格能够与价格评价体系有机融合，提出更加完善的奖励措施。对于已经完成公司要求的员工，要给予相应的物质奖励和精神奖励，而对于没有完成公司要求的员工，则应该帮助其分析问题产生的主要原因，同时也应该配合相应的处罚机制。

六、结论

综上所述，采购成本是企业产品成本的主要要素，也是决定了产品价格高低的关键所在。在这种情况之下，提升企业采购成本控制效力也成了多种工作开展的关键所在。本文结合采购成本的组成因素，分析了能够对企业采购成本造成影响的多种情况，并提出了提升企业采购成本控制水平的有效策略，希望能对我国企业更好地发展提供良好的基础。