河南能源醋酸销售业务流程优化的必要性

张加韬 河南龙宇煤化工有限公司

一、河南能源公司介绍和组织架构

“河南能源”全称为河南能源化工集团有限公司，2008年12月和2013年9月，经过河南省委和省政府的批准，对其进行了两次战略重组，成立为国有独资超大型能源化工集团。集团公司分为以下部门：

1.化工事业部、国贸集团、永城园区和义马园区和均为河南能源的二级单位。

2.化工事业部分管河南能源所有化工企业的生产管理和考核；国贸集团负责煤炭、十种化工产品及钼产品销售的指导、管理和监督。

3.永城园区和义马园区都是独立法人，全面负责园区的生产经营。

4.销售公司负责濮阳、鹤壁、新乡、安阳、义马、洛阳、永城七个化工园区及开封龙宇生产的相应产品实行集中销售管理，具体负责营销策划、资源配置、价格管理、合同管理、客户维护等方面的工作。

5.国际贸易集团包括检查机构、财务结算机构、规划和信息机构、运输机构、质量控制机构、风险管理机构以及统计合同机构和其他工作机构。

6.醇醚销售处负责甲醇、二甲醚以及醋酸的销售执行工作。

7.园区办事处负责销售公司和各园区的产销衔接工作。

从上面我们可以得知，河南能源目前采用的是职能性组织机构，这类型的组织结构是按照组织部门分工，设置相应的管理部门和管理职务。这样每个部门在工作是往往是从自身部门利益出发，所做的计划往往是出于职能导向而不是公司的整体利益。

二、业务流程管理现状

醋酸销售业务的核心流程主要由五部分组成：销售计划管理流程，产品定价管理流程，合同管理流程，产品发运管理流程和销售结算管理流程。

1.制定销售计划。销售计划是由园区提交下一年度的年度和月度生产计划，集团公司批准后下发，销售公司根据生产计划来安排年度和月度的销售计划。

2.产品定价。产品的价格按照“二级管理”来制定，即国贸集团制定周度最低销售限价，销售公司制定每日产品的实际销售价格和销售策略。

3.合同洽谈与签订。每天醇醚销售处会组织业务人员召开销售会议，分析和研判当前醋酸市场行情，科学制定当天的销售指导价格和销售策略。业务人员按照当日制定的销售价格与销售策略与客户洽谈业务，有意向的订单先统一汇总，经合同审批通过后与客户签订正式合同，并按照合同约定条款履行。

4.产品发运。产品的发运工作由园区办事处配合园区相关部门来开展。合同签订以后，办事处将合同信息录入园区的销售办公系统。客户按照合同约定的价格和数量预付货款，园区在收到货款以后，根据客户提交的提货计划安排提货。客户按照园区的相关管理要求进厂登记、过磅、装车和出厂。

5.销售结算。主要是指合同履行完以后的发票开具工作。该部分主要是园区办事处配合园区相关部门来开展。醋酸的增值税发票是全部需要开具的，一般来说，只要客户有需求，当月的发票需要全部开给客户。但是涉及园区核算和缴税的具体情况，一般来说销售发票开具时间截至当月25日。特殊情况可以单独申请。由园区办事处提出开票申请，企管部开具开票通知单，财务部依据开票通知单和销售合同来开具醋酸销售发票。

三、销售计划管理流程

醋酸目前实行的是“以产定销”的方式，即园区安排好生产计划以后，销售公司依据“产销平衡”的原则，以园区的生产计划来安排产品的销售计划。销售公司对醇醚销售处按照产销率完成情况来进行考核。

1.园区根据全年的生产经营目标制定下一年的年度生产计划和月度生产计划，包括装置短停检修计划和年度大修计划，其中短停检修一次，一般安排在每年的十月份，时间大概在10天左右；年度大修一次，一般安排在每年的五月份，时间一般在一个月左右。

2.化工事业部对生产计划进行审核，审批后下发园区执行。

3.销售公司根据园区的生产计划，按照“产销平衡”的原则制定销售计划，下发醇醚销售处执行。

4.醇醚销售处按照生产计划安排销售计划，一般以周为单位进行分解，以永城园区正常产量1500吨/天进行计算，每周的销售计划为10500吨。并将10500吨销售计划分到每一位业务人员的身上。

5.销售公司月底对销售计划完成情况进行考核，超额完成销售计划的按照1元/吨进行奖励，没有完成计划的按照0.5元/吨进行处罚。

通过上面的论述我们可以知道，这种“以产定销”的模式在当前产品集中销售的背景下，生产计划和销售计划处于脱节的状态：园区制定生产计划的时候只考装置在什么时候需要进行维护和检修，销售公司制定销售计划时只考虑如何能把当月的产品全部销售出去，而不能因为销售原因导致产品滞销。这样的生产和销售计划是脱离市场的。

四、产品定价管理流程

价格制定坚持“随行就市、适度从高”“量价结合”“阶梯价销售”的定价策略以及集体定价原则。必要时可召集临时价委会，研究分析市场，调整销售价格。最低限价标准分为每周最低限价标准和当日最低限价标准。每周二价委会领导小组成员召开周产品价委会例会，研究制定本周产品最低限价方案和相关销售政策；同时，醇醚销售处召开当日产品定价例会，研究制定当日产品最低限价标准和销售策略。

五、销售合同管理流程

醋酸销售合同分为标准合同和非标准合同，一般来说在与经销商和较小的终端客户签订合同时大多采取标准合同，而在与战略合作客户和大型下游厂家签订合同时会采取非标准合同。

1.签订格标准合同，且单份合同（协议）金额在1000万元（含本数）以下，合同数量分别不大于2500吨的，各销售处经办人依据与买受人所达成的产品买卖意向填写《合同评审表》，并由主管该产品销售副处长、处长，计划信息部化工价格管理员、统计合同部化工合同管理员，根据各自职责对买受人相关证明和合同内容进行评审并签字，最后经分管化工产品销售副总经理签署意见并签字。

2.签订非标准合同，或单份合同（协议）金额在1000万元以上，或合同数量大于2500吨的，各销售处经办人依据与买受人所达成的产品买卖意向填写《合同评审表》，并由主管该产品销售副处长、处长，财务结算机构、规划和信息机构、运输机构、统计合同机构、风险控制机构、纪检监察机构根据各自职责对买受人相关证明和合同内容进行评审并由部门负责人签字，最后经分管化工产品销售副总经理、法务总监、财务总会、分管销售副总经理、总经理分别对《合同评审表》签署意见。

3.醋酸由于是化工产品，价格变化快，现货合同主要是以小单、多批次签订为主，每一天都会签订少则几个、多则十几二十个的合同。合同的审批涵盖了几乎所有相关和不相关的职能部门，这样不仅审批效率低下，而且容易造成销售信息的泄漏，合同签订的数量、价格很有可能在不经意之间就流入竞争对手和客户的手中，使得我们的销售工作陷入被动，造成不必要的损失。

六、产品发运管理流程

产品的发运工作由醇醚销售处、园区办事处协助园区来完成。目前园区醋酸的运输方式全部是通过汽车运输来完成。醋酸产品的发运流程如下：

1.预付货款：合同签订完成以后，按照“先款后货”的原则，客户需要全额预付货款才能够提货。

2.货款查收：客户打款以后，醇醚销售处业务人员或者园区办事处业务人员通知财务查收货款，并录入OA系统。货款收据一份交给企管部，一份交给园区办事处，园区办事处内勤人员在月底的时候将收据与增值税发票一起寄给客户。

3.下达发运计划：客户将当天的装车计划报给醇醚销售处和园区办事处的业务人员，装车计划主要包括客户名称，车号，装车数量等。业务人员将装车计划录入OA系统。

4.开装车单：车辆到达后（车辆先在北门外等候），客户先在企管部开具《河南龙宇煤化工有限公司装车通知单》（四联单，以下简称“装车单”）。企管部依据OA系统中合同、资金余额和车辆信息开具装车单，装车单四联单白色联企管部留存根，其他红色、黄色、蓝色联由客户拿着流转。

5.门卫检查登记：客户车辆进厂门卫要查验企管部开具的装车单并做好登记，按规定做好相关安全检查、证件检查、水箱、杂物检查等。水箱内有水的需将水放干净，检查合格后，门卫开具《龙宇煤化工产品销售进（出）门证》交客户（以下简称出门证、出门证一式两联），安排车辆进厂。

6.空车过磅：司磅、监磅人员接到客户三联装车单后，在确认装车单上审核后，按规程对车辆进行空车过磅，过磅后司磅员在装车单“磅房空车签字”栏签字。

7.产品装车：装车人员接到客户三联装车单后和出门证后，登记车辆信息，检查罐车压力，对于可进行装车的车辆，装车人员在确认司磅员签字后按照操作规程进行充装。充装吨位的设定必须以装车通知单上所开吨数为准，不得超过装车单上的开票吨位。装车完毕后在装车单指定位置填写流量计充装吨位及装车站台编号，签字留存红色一联，黄色、蓝色联交客户，同时在门卫开具的出门证上签字确认。

8.重车过磅：产品装好后，客户过磅时，将装车单黄色、蓝色联及出门证交司磅人员，司磅人员在确认装车人员已签字，并填写流量计数后，方可进行重车过磅，司磅员在装车单“磅房重车签字”栏签字、并留存黄色一联，然后司磅员在出门证上签字、盖章。随后将《河南龙宇煤化工有限公司检斤单》（以下简称“检斤单”）、出门证传递给企管部；企管部根据合同和检斤单吨位进行核对、在确认货款结清后在出门证上签字、盖章，然后将检斤单和出门证交给司磅员，司磅员留存一联出门证，将黄色、绿色检斤单及另一联出门证交予客户。

9.车辆出厂：客户将出门证和绿色联检斤单交予北门保卫，保卫人员确认检斤单、出门证各单位签字、盖章齐全，收回留存，做好登记，方可放行。

通过上面的论述与流程图我们可以知道，产品发运管理流程涉及六个职能部门，共有九个管理流程。中间存在的问题：一是醇醚销售处和园区办事处均可以安排发运计划，计划没有进行统一管理，造成车辆集中到厂装货，等待时间过长等问题，在实际工作中，有的车辆等待时间超过两天；二是司机从进入厂区到出厂区要在不同地方进行登记，要拿着《装车单》和《出门证》在不同岗位流转、签字，造成司机对产品装车意见比较大。

七、销售结算管理流程

每月月底需要给客户开具醋酸的增值税发票，发票的开具主要是醇醚销售处与园区办事处协助园区来完成，具体工作流程如下：

1.提出开票申请：业务人员向园区办事处提出开票申请，一般来说每月25日之前客户执行完的合同均需要开具增值税专用发票。合同每日签订以后会在园区办事处备案一份。

2.准备开票的资料：园区办事处打印合同，并审核每一单合同的价格、数量，客户是否欠款等，审核完毕后将合同交给园区企管部。

3.开具《开票通知单》：园区企管部收到办事处的合同以后，首先审核需要开具发票的客户合同单价、数量、是否欠款，满足条件以后开具《开票通知单》，并将合同与《开票通知单》一并交给园区财务部。

4.财务开具发票：园区财务部收到合同和《开票通知单》以后，要对合同和《开票通知单》与财务ERP上的数据进行核对，核对无误以后开具增值税专用发票。发票开好以后通知企管部进行领取。

5.企管部领取发票：园区企管部到财务部签收发票，收到发票以后对发票进行审核、登记，核对无误后通知园区办事处进行领取。

6.办事处领取发票：园区办事处到企管部签收发票，收到发票以后对发票进行审核，登记，核对无误以后将发票通过快递邮寄给客户。

通过上面的论述我们可以知道，销售结算流程主要涉及四个职能部门，共有六个管理流程。但是目前结算流程是串联的工作流程，每一个部门都要一次进行审核和登记，流程的时间较长。在现实工作中，我们发现在每月20日提出开票申请，发票基本上在每月的28日、29日甚至30日才能开出来。有的客户已经将销项发票开出去的，如果进项发票开不出来，就会缴纳很大一笔增值税。因此，发票开具已经成了影响销售服务的主要因素。

八、小结

从上面可以看出来，通过运用价值分析方法和时间分析方法对现有流程进行分析，我们能够比较清楚地认识到当前销售流程中，计划管理流程比较落后，所以我们需要迎合市场需求来调整优化销售流程；合同管理流程存在流程效率低下，无效审批较多的问题；产品发运流程主要是影响客户的服务效率；而销售结算流程中存在大量重复的人工操作，效率极低。因此，现有销售流程优化势在必行。