浅谈高职院校学籍档案管理存在问题及解决对策——以杨凌职业技术学院水利工程分院为例

张妙君

(杨凌职业技术学院， 陕西 杨凌 712100)

1 高职院校学生学籍档案的内容

学籍档案是一名学生在校就读所录入的个人信息，包括姓名、家庭住址、身份证号等基本信息，以及学号，入学时间，学籍情况等学校相关信息，是一个人读书生涯的完整记录。高职院校学生学籍档案的内容主要包括：第一，学籍基础信息，包括学生花名册，入学登记表等变动情况。第二，学生所修课程的考试成绩，必修课和选修课的科目。第三，学籍异动信息，包括户籍证明，休学、复学、退学、转专业申请等信息。第四，综合素质和社会实践情况信息。第五，在校期间的获奖信息。第六，享受资助信息。第七，其他信息和材料。其保存分为纸质和电子两种形式，目前，还是以纸质保存为主。

2 目前学籍管理工作存在的问题

2.1 招生人数增加，学籍管理工作难度增大

近年来，随着高校百万扩招的政策，在校生数量日益增加，这也大大增加了学生学籍档案的数量，增加了学籍管理的难度，学籍异动的情况也越来越多，使得成绩管理工作的信息量越来越大，形成了工作任务重、头绪多、量大、繁琐、成绩录入人员少，时间紧的局面。

2.2 对档案管理工作不重视，不能充分利用

首先，分院没有独立的档案室，对档案的人力、财力、物力配备不足，都是办公室教学秘书兼职做档案工作，几千人的学籍档案堆在库房(办公室柜子里)也不符合标准，长此以往，学籍档案就会有遗失，想查阅资料时，无从查找。其次，对学籍档案管理投入的资金较少，基本都是纸质存放，几乎鲜有人查找，档案无法妥善保存，很难再查阅。

2.3 缺乏对学籍管理人员素质和技能培训

目前，学籍管理人员不同于教师和实验员，没有相应的职称体系，所以发展空间有限，因工作不够被重视，待遇跟不上，十年如一日，缺乏积极向上的进取心，没有工作动力。其次，大多数学籍管理人员没有经过系统的专业知识培训，日常工作就已经占据了一整天时间，学习培训的机会很少，没有总结性要求，出外学习的机会更少，与其他院校之间的交流和沟通更是少之又少，出现工作效率低下、学籍文件归档不规范、缺少创新意识等问题。三是学籍管理人员手头杂事太多，对学生没有耐心，每天几乎都在做大量重复性的工作。以上这些因素也都给学籍管理带来了很大的阻碍。

2.4 学籍管理信息化落后，学籍管理模式单一，信息共享困难

近年来，学生就业对于成绩单的需求量不断增大。目前我们使用的方正教务系统还无法完全实现对成绩单的自助打印，学籍管理人员不仅需对此类学生成绩进行大量打印盖章，还需要对成绩进行人工校对，导致学籍管理人员工作量大，周期长。现在的校内教务系统仍旧不能与招生就业处、财务处所要求的数据很好的兼容，使得学籍管理人员重复性工作，没有很好的去利用已经形成的学籍档案。成绩单及大部分文件存档还是延续过去使用纸质形式保存，办公过程中无法快速、准确、高效地提取数据进而影响办公效率。管理系统也无法与各部门对接，信息无法共享。另外，学籍管理模式上还是延续传统模式与固定的学籍管理流程。管理模式的落后，增加了学籍管理工作的难度。

3 解决问题的对策

3.1 进一步深入了解学籍档案管理工作

首先，每年新生入校第一课，学校就应该组织新生和班主任、辅导员、以及教辅人员共同学习《高校学生手册》,《全日制普通高等学校学生学籍管理办法》 以及学校关于学籍管理的相关规章制度，使全校师生能够全面了解学籍管理相关工作。其次，通过专题讲座，主题班会，知识问答，问卷调查等活动来强化师生对学籍管理制度的认知，让学生能深入了解学籍管理制度和自己的学业是紧密相关的，以此来提高自己的学习热情和积极性。同时，学校也可以利用网络、宣传栏、广播、学校网站等多种途径使师生进一步了解学籍档案管理的规章制度及政策法规，并及时通知网站管理员做好政策更新，信息公开等工作，确保师生能够在第一时间掌握政策变化。通过这些方式，使每位师生可以更好的学习一些学籍档案管理的相关知识，更好地配合档案管理工作的实施。

3.2 完善学籍档案管理体制

学校可以以教育部颁发的相关准则为基础，结合本校及分院的实际情况，建立一些与学籍档案管理相关的制度，例如：学生在校情况、结合学校的人才培养方案、相关特色专业、特色课程，制定一套适合本校学生的学籍档案管理制度，只有建立了相应的制度，师生才能有效的重视学籍。档案管理不是一件简单的事，同样也需要认真敬业的态度，才能更好地记录学生在校期间的学籍信息。在日常工作中，要严格按照规章制度办事，做到每一项决定都有据可依。例如：在处理学生留级，退学等学籍处理相关工作时，及时告知学生及家长，避免在工作中因为缺乏严谨性和学生产生纠纷。辅导员应做好学生的日常监管工作，督促学生随时关注自己的学籍，提前预防留级退学。并且牢固树立“立德树人，以人为本”的服务意识，深入了解学生诉求，解决学生在学习生活中的实际问题，关心学生的成长与成才。

3.3 升级教务管理系统，强化系统功能

近年来高校在校生规模不断扩大，学籍管理工作难度加大并且任务加重，要提高工作效率必须使用一个灵活高效、多元化强大的学籍管理系统，这就需要学校在配备服务器，学籍系统开发中投入一定的经费支持。要保证教务系统的顺畅运转，就要对教务服务器系统进行改造升级。目前，教务系统有着排课、课表查询、成绩查询、网上选课、成绩录入等一系列的应用，真正能用到的应用相对较少，面对复杂的实际工作，系统开发工程师应深入到管理一线与学籍管理工作人员加强沟通联系，根据实际工作的需要，在现行的正方教务管理系统开发出我们所需要的子模块，方便日常工作的使用。因此，开发出一套既方便老师又方便学生的学籍管理系统，使管理系统能与各个部门信息交换和共享，方便日常教学管理。

3.4 加强对学籍管理人员的培养

首先是要培养学籍管理人员的基本素质和技能，培养学籍管理人员对工作内容的理解，并熟练进行相关手续的办理，档案的整理及归档。校方要定期提供相关的业务培训，调动学籍管理人员的积极性。另外，要多组织一线学籍管理人员赴兄弟院校学习交流，学习先进的学籍管理方法及管理经验，取长补短，开阔思路，提高业务管理水平。其次，建立行之有效的激励与考核机制。通过颁发证书、发放奖金等一系列奖惩措施以奖励出色完成工作的优秀学籍管理人员。定期进行考核, 以学年为单位进行评比，使每个人都感受到竞争的压力。学期末开展一些学籍管理工作经验交流会, 把大家在学籍管理工作中遇到的问题提出来，总结出一些解决问题的好办法, 好思路, 都可以在会议上进行交流学习, 使我们的学籍管理工作朝着更好的方向发展,并更好的服务师生。

4 结 语

综上所述，学籍管理工作是日常教学管理工作中非常重要的一个环节，是一项细致又繁忙复杂的管理工作，更是一项涉及学生管理，学生就业等多方面的服务性工作。笔者结合9年的一线学籍管理经验，针对学籍管理工作中存在的问题和解决对策进行了分析和探讨。作为学籍管理工作者，只有全面掌握学籍档案的特点，改进工作方法，优化工作效果，在实践中不断的总结，才能提高管理水平，使学籍档案在人才培养中发挥更大的作用。