论企业合同管理的法律风险及应对手段——以物业服务合同研究为例

杨欣悦，陈亦可

（中南财经政法大学 法学院，湖北 武汉 430073）

企业的法律风险是指因行为人的相关违法行为导致法律不利后果产生的可能性。对于企业风险的控制成为越来越多企业经营者关注的内容，因此风险分析和控制的行为也成为企业内部评价的综合评估指标之一。近年来，企业经营活动频频遭遇合同事故，导致企业商业利益受损，在风险评估管理过程中，企业管理者逐步意识到合同管理对于企业持续发展的重要性，而合同法律风险在企业中展示出区别于其他风险的表现形式，具有更大的危害作用，需要我们有的放矢地进行针对性的解决［1］。作为企业管理的重要一环，对合同管理法律风险的控制一定程度上决定了企业未来的发展趋势。

本文通过分析2014年上海市浦东新区人民法院公开的某项物业服务合同纠纷的法律文书，对企业实践中物业服务合同管理的法律风险进行论述，结合《民法典》合同编、《物业管理条例》等内容的规定对物业服务合同管理的法律风险进行分析，并对如何避免和减少此类纠纷提出针对性的建议。

1 企业合同法律风险管理的界定

合同的法律风险与企业的经营活动息息相关，伴随着经营活动的日益活跃，合同风险也有随时发生的可能。企业的法律风险来源广泛，而又以合同法律风险为关键。在企业的长远发展中，合同管理是否完善对于企业风险能否完好解决有重要意义，对于企业未来能否良好发展更是具有决定性意义。

企业的合同法律风险是指在企业进行合同订立、生效、履行等过程时，由于合同签定一方或者签订多方的原因致使合同不能按照合同中约定的按期、按时、按质、按量地履行［2］。从合同风险来源可以了解到合同管理是一个过程，包括合同的准备、成立生效和履行阶段。因此在进行企业合同管理法律风险的控制行为时，也必须按照这三个阶段和过程来进行约束，从而保证合同的规范性和合法性。

2 企业合同法律风险管理现状

2.1 合同法律风险研究现状

我国企业在合同管理方面与国外相比仍有较大差距，企业合同行为风险的理论研究多基于宏观问题的讨论，针对不同类型企业、不同合同行为方式、不同的责任认定应当具体问题具体分析。纵观国内学者对合同管理风险的研究，陈娴灵（2006）通过对108家中央企业法律纠纷进行统计研究，总结企业合同行为中的法律风险并提出防范企业合同法律风险的对策与措施［3］；徐伟（2010）在金融危机视域下对劳动合同风险进行分析，列举了企业劳动合同中潜在的法律风险，提出企业应当重视劳资关系，贯彻《劳动合同法》的主张［4］；谢玉军（2021）从食品企业合同管理的角度列举了食品企业合同管理中存在的风险以及相应的防范措施［5］。

尽管宏观研究的理论都具有普遍性、紧迫性，但是从企业个体出发，应当探索适合于自身企业合同风险的解决方案。从合同分类角度来看，我国学者目前对于中小企业物业服务合同的法律风险及应对措施阐述较少，因此本文围绕典型的物业服务合同展开阐述。

2.2 企业合同管理行为现状

从我国中小企业的经营现状来看，多数经营者没有未雨绸缪的考虑，没有设置独立的法务部门，造成企业的合同管理行为存在着风险隐患，当这种风险隐患转化为真正的法律风险就会对企业造成致命的打击，造成难以弥补的损失，甚至可能被冠以刑事罪名。和国外企业相比，我国企业的合同管理模式落后，仍然存在着许多问题，如执行部门落实不到位、监事会监督力度不够等［6］。因为合同行为涉及多种情况，也涉及到多个部门行为，因此单独的某个部门并不能了解合同签订的整体情况，也就无法发挥联动作用对企业的合同管理行为进行风险规制。合同管理作为过程性行为是一个动态的变化，贯穿企业合同行为的整个阶段［7］。而一般的企业往往忽视合同的动态管理，更多地采用静态管理方式管理合同，没有在行为各阶段提出针对性的解决方案，采用一刀切的方式往往不能有效降低风险。

3 企业合同法律风险管理案件的综述

2014年，上海市浦东新区人民法院审理了一件发生在世博会上的商业物业服务纠纷案件，该纠纷案中，合同条款规定由原告为被告提供合同标的，即一整套物业服务体系，并为该场馆的展出提供人手；而被告方作为世博会中参展的一个场馆，需要购买这些服务人员作为其劳动力为游客提供相应的场馆服务。原先原告方通过世博会的招投标获得此服务订单，并与被告签订了《管理服务协议》。该合同规定了服务的相关事宜，尤其是规定了该场馆即本案的被告应当按月支付管理费用的义务，并且提供了所应支付管理服务费的组成和计算方式，指明了被告方应当支付的标的金额。但在合同履行过程中，原告方派驻的服务人员擅离职守导致服务人员减少，使得被告方不得不延长已经安排派驻的服务人员的工作时长来满足服务所需。被告方认为原告方不按规定派驻服务人员的做法对场馆的正常运营造成了极大的不便，因为被告方依据共同签订的《管理服务协议》的有关事宜认为原告方在提供服务的过程中尚未进行细致周密的安排，从而导致了该场馆的服务人员数量不能满足使用所需，导致其在世博会中形象遭到严重损害，并为场馆管理工作增加了额外的负担，提出拒付管理服务费的主张，但最终这份费用由第三方机构支付给了原告公司。

但是被告认为原告并没有完全履行好自身的职责义务，因此向法院提出反诉，要求原告方返还由第三方支付的管理服务费。被告提出反诉的依据在于签订的《管理服务协议》是以派遣到场馆进行工作的服务人员的数量计算的，认为原告方没有按照《管理服务协议》中规定的服务人员数量提供物业管理服务，没有履行好合同当中条款的规定，理应承担协议中所规定的合同相对人的违约责任。庭审中的关键点在于法院如何判定《管理服务协议》的性质，看合同双方对于合同条款和内容有怎样的理解和解释，最后结合协议的性质来认定相关责任的归属。

最后，法院综合各方的意见和收集的证据，结合《民法典》合同编第五百零九条和《物业管理条例》第三十四条、第三十五条等的相关规定，认可了原告方的主张，即不返还服务人员差额管理费用二十余万元。原告方针对于被告方的反诉表明：原被告双方签订的合同规定原告方提供了一项完整的物业服务而并不是规定由原告方提供服务人员，以及相应服务费用支付仅仅是看原告是否按期按质提供相应物业服务。而法官认为在本次合同的订立中，原告方已经保质保量地提供了合同要求的标的物，并且已经按照合同要求提供了相应的物业管理服务。而被告方提起的反诉缺乏法定依据，缺少法理上的支持，因此法院做出了驳回被告提出反诉的决定。

4 企业合同法律管理风险的识别

正是因为企业的合同订立是一个动态的过程，它们贯穿在合同的全部过程中，企业经营者需要识别合同管理过程中每个阶段的法律风险，通过事前、事中以及事后的风险识别来发现存在的问题，充分考虑法律风险来源以及分布情况，才能有效避免合同纠纷［8］。从这个案件本身来看，原告有较多地方存在法律漏洞，给自身带来了不同程度的法律风险。

4.1 企业合同事前准备阶段存在的风险

在企业订立合同之前，主要的风险来源于订立合同的双方主体，主体和客体的合法性是合同合法有效性的要件。事前准备阶段，合同相关主体资格存在瑕疵或者不适格会直接影响合同的有效性。在合同管理实践中，许多企业对于合同相对方缺乏资格审查行为，导致后续合同无法履行；同时对合同相对方的信誉缺乏尽职调查也有可能导致合同不能履行。

一旦企业和不适格法律主体签订了合同，那么就意味着企业需要承担更多的来自法律上的风险。不同的合同订立主体需要履行的职责义务也不同。这种主体不适格的问题在代理合同中表现得尤为明显，比如无权代理、超越代理职权或者是违法代理行为都会对合同订立造成不可见的风险，合同中所规定的权利义务也就无法得到保证。不管是企业还是相关代理机构都应当具备签订合同的法人资格，即《中华人民共和国民法总则》第三章下第五十七条规定的“依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织”，这样的代理机构才是适格主体。委托代理合同中，合同的一方相对人为委托代理人，他们在签订合同时必须提供所在企业的授权委托书。而在法定代表人参与签订的合同中需要主体提供法定代表人证明书，并与该法人营业证明中所登记的法定代表人进行核对是否一致。

在这个案件中，被告方是上海世博会某场馆，这个世博会的场馆作为一个临时性的展示场馆并不隶属于某一个商业公司或者商事主体。从根本上来说，这个场馆归属于上海市政府或者世博会的主办方，然而这两者并不是从事商业行为的商事主体，是两个非营利性的机构，因此该场馆并不具备法人资格，不能够独立承担相应的民事法律责任。如果法院判决由该场馆进行赔偿，那么其也只能以自身所拥有财产为限进行赔偿。造成这一问题的重要原因就在于签订合同的另一方没有认真审查该场馆是否为适格当事人，缺乏事前的调查和分析从而导致这一尴尬结果的产生。作为一个并不独立的主体，法院的判决和执行都会无法有效行使。

4.2 企业合同事中订立阶段存在的风险

合同订立过程中合同内容不规范也会引发风险。一般合同内容是由合同条款内容以及相关附属文件组成。其中，合同条款又包括了当事人以及合同标的的主要信息，而合同标的信息又包括数量、质量以及相应的违约责任的认定等，而附属文件的主要内容是对企业合同内容的补充。尽管合同的订立原则是基于双方主体的自由意志，但是内容一旦超越了法律的界限就可能引发无效合同、可撤销合同，进而导致合同自始不存在法律约束力的法律效果。这就要求合同订立双方所规定的内容不得与现行法律相冲突，这是合同生效的前提要件。《中华人民共和国民法典》第五百零二条规定了企业合同应当办理批准等手续，并合同成立之日起生效。其中第一百四十四条至第一百五十二条又规定了合同无效和可撤销的实现要件，这都是经营者在进行合同管理行为是不得不加以考虑的风险。

此外，《民法典》第四百六十九条规定了合同签订的一般形式为书面形式，第四百七十条规定了相关条款的内容。因此企业经营者在订立合同的过程中也需要考虑到合同条款和格式是否符合法律规范，比如在某些即时或者紧急状况下才能够适用口头形式订立合同。使用不恰当的合同格式、未加盖相关主体公章等导致合同行为无效的风险不可忽视［9］。

在这个案件中，双方所签署的是一份名为《管理服务协议》的合同。可以发现该合同的内容缺乏规范，有较多的疏漏之处。该合同没有明确规定派驻服务人员的方案，也没有明确在服务人员方案、人数变更后应当采取的相关措施。《民法典》规定在签订合同时需要明确标的数量和质量等信息，即合同双方需要就物业管理服务做出定量规定。然而在《管理服务协议》中对于标的的数量并没有明确具体的规定，这就会导致合同履行出现困难，难以进行责任认定，签订合同的双方未达成一致就极易引发后续双方就此款发生矛盾。

4.3 企业合同事后履行阶段存在的风险

在合同履行阶段极易存在相对人不按照要求履行或者履行不当的问题，较为严重的就发展成为拒绝履行合同的行为。对于拒不履行合同的情况主要是指合同相对方有履行能力却恶意不履行，从而影响企业正常的经营活动。

在面对合同变更或转让情况时，只有在合同当事人双方明确表示一致的情况下才能对合同进行变更或转让。在本案中，关于合同文本对于质量认定的要求，该企业缺乏对于合同履行中标的质量的记录和整理，导致在庭审中法院缺乏有效的证据来认定原告在《管理服务协议》中提供的标的符合合同的质量要求，只能发挥法官的自由裁量权，根据推定原则进行判断。这不仅仅在一定程度上增加了企业败诉的风险，也增加了司法成本，并且在履行阶段双方并没有对该合同标的中服务人员人数的变更进行有效协商并达成一致，这对于合同的履行缺少明确的界限。在后续合同纠纷产生时，签订合同的双方也没有积极推动纠纷的解决，没有解决问题应有的姿态，而是一直拒绝支付费用，阻碍合同纠纷的顺利解决。

5 企业合同法律风险的应对措施

合同法律风险在企业经营管理活动中出现的频率高、次数多、危害大，需要企业经营者们重视合同法律风险的管理。针对于企业合同管理中事前、事中以及事后所存在的风险，我们应以动态的视角，有的放矢地提出全过程、系统性的解决方案。

5.1 合同风险事前应对策略

意识决定行为，行为决定结果。因此首先需要提高企业经营者们的合同风险防范意识，培养风险防范的习惯。法律作为一种企业的管理资源，规范着企业的商事活动。企业经营者可以通过参与相关法律课程的培训与学习、参与企业风险相关的讲座论坛，掌握相关的合同法律风险的防范知识，提升法治思维。可以加大在风险防范方面的投入，减少合同法律风险发生的可能，设立企业内部的法务部门，通过教学培训一部分熟悉企业法律风险的专业人才为企业的合同签订设置法律保障，减少合同风险。其次，每个员工法治意识的提升也有利于企业进行内部法治建设，培养他们的风险意识可以提升企业行为的法治化水平。

加强合同行为的管理，对企业的合同签订行为进行规范化处理，能够起到防患于未然的作用。在签订合同前加强客户资质或者主体资格审查能够全面认识了解客户的综合情况，并对签订合同的风险进行评估和预判。组建法律风险管理机构定期开展合同风险的检查工作。由专门的法律风险管理机构来确定合同风险范围、收集合同风险信息、分析识别合同的风险种类并制定预防措施，提供有效减少风险的建议。

5.2 合同风险事中应对策略

合同管理的风险应对主要应当在事前阶段加以考虑，事中的法律风险应对措施较为有限。在进行事中法律风险管理时要及时收集证据，因为证据的收集环节主要集中于事中应对策略，以便事后纠纷时可以派上用场，以此来充分保障自身权益，在合同发生变更的情况下与合同相对方补充签署相关协议，按照新的要求继续履行合同。在另一方不能有效履职甚至违约的情况下企业可以采取有效措施来减少对方违约所产生的利益减损，积极落实各项权利义务，充分行使抗辩权，防止恶意违约情形的存在。面对合同相对人行使抗辩权的情况则需要重点明确其诉求是否正当。

5.3 合同风险事后应对策略

同样需要加强的是合同履行情况的管理，企业应当加强合同订立全过程的管理工作。这就要求企业相关部门加强对合同履行的动态管理、合同的档案管理，以便能够及时在相应环节发现问题并及时予以纠正，保证合同正常如期履行［10］。对于合同资料的归档和管理便于在之后发生合同履行纠纷时能够提供相关证据证明自身的无过错责任。否则，如果不注重对合同履行证据的整理和收集，就无法促成合同纠纷的有效解决，合同当事人也就难以在庭审中占据优势地位。在信息技术不断完善的今天，合同管理系统的建立有效弥补了传统管理工作的不足，提升了企业合同管理的效率。完善的合同管理系统通过各环节实时监控来规避公司合同的法律风险，实现对合同行为的全过程寿命周期的管理，对于公司进一步完善合同管理方式，加强合同行为的合规性、合法性具有重要意义。利用信息技术实时追溯合同的履行进度，使得合同相对人能够在进度的任意环节发现问题，在发生问题的环节由企业的法律团队进行分析总结，从而推动合同纠纷的妥善解决，同时节约司法资源和时间成本，改善企业的经营活动。