企业工会经费“三转五化”管理实践

文/国网江苏省电力有限公司徐州供电分公司 任孝峰 周洋 杜静

作为企业联系职工的桥梁和纽带，工会既是企业的监督者，又是职工利益的维护者，对企业高质量发展具有重要的推动作用。

国家始终高度重视工会经费管理，先后颁布实施了《中华人民共和国工会法》 《中华全国总工会办公厅关于印发〈基层工会经费收支管理办法〉的通知》等法规制度。2022年，新版《工会会计制度》颁布，进一步对工会经费管理提出了新要求。

国网徐州供电公司工会以问题为导向，以线下向线上转变、分散向集中转变、人工识别向自动识别转变“三个转变”为总体思路，创新引入数字化技术和多场景应用理念，通过近几年来的探索与实践，构建形成了预算控制自动化、报销申请规范化、数据存储集中化、工作状态可视化、业务财务一体化“五化”管理模式，进一步提升了工会经费合规化、制度化、流程化水平，实现了工会经费管理可控在控。

顶层设计，明确工作方向

一、优化制度流程

聚焦当前工会业务与经费管理制度流程中存在的机制缺陷，国网徐州供电公司工会依托“互联网+工会”模式，将工会业务与经费管理由“线下”转向“线上”，以此完善优化工会经费管理工作流程和机制，并借助信息化手段加大制度流程的规范力度，倒逼财务预算、财务管理提前参与业务报销处置流程，推动工会业务与经费一体化管理。

二、降低财务风险

开展系统性风险研判，深挖当前工会业务与经费管理中存在的问题根源。国网徐州供电公司工会通过将相关的管理制度标准、工作流程步骤有机融入信息化平台，增强信息化管控手段，确保各项流程按规则有序运转，提升工会经费管理风险防控能力，极大地减少了人工差错带来的经济风险和损失，避免发生管理风险和财务风险。

三、提高管理效能

借助信息化系统，整体把控各级工会经费管理现状及工会经费收支用各环节情况，推动基层工会经费管理运营“数据化、集中化、共享化”，切实推动各项业务统一管理、各级工会统一运营。

创新思路，推动“三转”落地

一、线下运营向线上运营转变

传统工会业务与经费管理工作采取线下运营方式，材料繁多、跑腿频繁、核对复杂等问题突出，耗费大量人力物力。国网徐州供电公司工会通过信息化手段，将工会经费管理全面由“线下”转向“线上”，在线完成业务报销和财务稽核全流程管控，不仅提升了工作效率、减轻了工作人员体力负担，而且有效解决了以往工会经费“事前控制难、事中管控难、事后稽核难”的突出问题，实现了基层工会工作减负增效。

二、人工识别向自动识别转变

传统的工会经费审批工作主要由人工完成，不可避免地会出现审核耗时长、标准不统一、人工错审误审等问题。国网徐州供电公司工会将原有“列支范围、列支标准”等必要制度标准全部嵌入信息化平台，借助信息化手段自动识别经费报销审核、财务稽核过程中各项关键信息，实现了信息识别“零遗漏、零误差” 。

三、分散管理向集中管理转变

以往工会业务与经费管理采用分散管理方式，多数据库、多组织、多套账等问题突出，严重影响了信息共享和沟通效率。在国网江苏省电力有限公司工会指导下，国网徐州供电公司工会依托信息化系统，新开发了五大功能模块，设立了30 项流程，实现了业务管理和财务管理强关联，推动工会业务与经费管理各项环节透明化、共享化运转。同时，基层工会经费收支管理系统也由原来的“单机模式”升级为“联网模式”，真正实现了工会经费集中化、统一化管理。

融入载体，实现“五化”管理

一、系统超前管控，预算控制“自动化”

在操作方面，推出具有与Excel类似的操作风格和界面的系统客户端，协助工作人员完成报销申请、审批、稽核等工作，满足了工作人员“所需即现”要求。

在管控方面，将原有报销申请相关管理规范制成模板并嵌入系统，倒逼报销人员按照统一要求编制预算申请，同时将财务人员提前纳入报销流程环节，实现预算控制事前审核。

在审批方面，报销人员通过系统可第一时间获悉审批意见，并根据审批意见修改或重申，省去了跑路之苦，提高了报销申请工作效率。

二、制度刚性执行，报销申请“规范化”

将原有工会经费管理规定中的活动支出、帮扶慰问、工会表彰奖励等列支范围全部融入系统平台，报销人员申请报销时，系统平台将自动带出不同列支标准，实现列支标准有规可循。将上级工会统一规定的“供应商信息、银行信息、人员信息”等列支条目格式规范有机嵌入系统，实现了数据“一次录入，信息共享”，增强了信息来源管理，提高了工作效率。

三、信息整合管理，数据存储“集中化”

在系统平台上，将各级工会经费管理的数据信息集中在一个数据库集中管理。同时，将原先前端业务报销的数据和财务稽核的数据也整合到一个数据库中，实现“多数据库”变“一个数据库”。将经费管理报销重新分类定义，明确划分“现收、现付、银收、银付、转账”等五种凭证类型，自动根据前端业务的报销单生成凭证，实现由“系统统一做账”，解决以往“各管各家账、多套财务账”的问题，实现“多套账”变“一套账”。

四、流程透明运营，工作状态“可视化”

将原先无法直观显示的“审批流程”通过系统信息化管控“物流化”呈现，使报销人员可以实时查看当前报销单据审批状态，及时了解和反馈当前审批流程停滞点，实现审批状态“物流化”。将传统线下审批工作难以翻查的审批记录借助系统功能实现“痕迹化”管理，帮助财务人员稽查时快速核实“审批原因、审批日期、审批金额”等报销信息，有效避免财务稽查“缺项、漏项、不对账”等问题。

五、资产共同管控，业务财务“一体化”

将原先业务报销、财务预算两大强关联的模块，借助系统实现协同管理。报销人员申请费用时能够清楚自己的预算，超过预算时由系统控制，并可以实时掌握预算执行完成情况。将财务、业务中固定资产采购业务的经费管理工作密切关联系统，新增“卡片新增、资产清理、资产调拨”等功能，实现固定资产采购业务在财务稽核确认后，自动形成相关凭证到财务系统，进一步减轻财务人员的工作量，提高工会经费管理效率。

现场实践，管控效果明显

一、管控风险有效压降

2022 年，国网徐州供电公司工会邀请外部审计单位开展例常工会经费审计，发现违规问题数量同比减少91%，经费超范围、超标准列支数量基本杜绝，有效降低了经费支出风险。

二、效率效益有效提升

2021 年以来，国网徐州供电公司依托工会财务管控系统全面提升工会经费管控工作，工会经费使用申请时长平均缩短81%，报销时长平均压减78%，工会经费管理人工投入减少341 人次，节省成本超过120 万元，减少经费损失32 万元。

三、管理经验有效推广

国网徐州供电公司工会立足实际，探索出一条提升工会经费管理水平的有效路径，形成的“徐电”版的工会财经管控系统和相关配套机制、流程等成果，具有一定的可复制性和推广价值。成果涉及的工会财经管控系统获批国家软件著作权，已在全公司所属36 个基层单位工会全面试点应用，相关经验更是在《工人日报》《中国工人》发表，形成了良好的社会效应。