物业服务企业全面预算管理的困境及对策研究

吴月俄

一、物业服务企业全面预算管理背景

每一个企业要想在社会上长期生存发展下去，都离不开对成本的把控，物业服务企业更是不例外。物业服务公司由于不需要投入大量的资产，而且只需依靠简单重复的服务就可以获得社会的认可进入到该行业，由于进入壁垒很低，很多人都纷纷进入到这个行业来，服务水平的同质化，造成了该行业竞争压力激烈。要想在这个行业中成长壮大，物业服务企业就必须依赖自己的内部管理制度，建立完善的预算管理机构来做好全面预算的管理，开支节流，把控成本，用低成本高质量的服务水平去取胜，以提高企业自身的品牌名气，才能在当今社会上立于不败之地。

因此做好物业服务企业全面预算管理的研究，利用好全面预算管理工具，才能保证企业在激烈的竞争环境中获得收益，实现自身的战略目标。

二、物业服务企业加强全面预算管理的重要性

（一）有利于优化物业服务企业的内部流程结构

物业服务企业服务的同质化决定了企业要想在该行业中获得竞争优势，最关键的一点就是要做好成本的管理，而做好成本的把控首先就要从企业的内部流程出发。了解企业的内部流程，制定科学合理的内部流程结构，从上到下层层分解，大至最高领导层，小至下层员工，合理布局相关的人员组织架构，制定一系列适合本企业的业务流程走向。公司上上下下的一切将严格按照优化后的内部流程结构去执行。物业服务公司应当设置相关的部门，综合部：负责人力资源、行政、后勤管理；财务部：会计核算、成本管理、财务预算、物资盘点、资金监控管理；运营客服部：档案的建立和保管、协助有关部门的提高服务质量和工作效率、接受处理业主（租户）的投诉和服务、保持与业主（租户）的联系；工程部：设备维护维修保养；保安部：保安消防人员岗前岗后的培训、组织消防演练、日常安保消防维护；采购部：物资采购。实行逐级负责制、逐级监督制，员工向主管负责、主管向经理负责、经理向公司负责的制度，奖惩相结合，奖勤罚懒，提高员工的责任心和执行能力，提高公司整体的服务质量水平。

（二）有利于健全物业服务企业的全程监控和管理

物业服务企业有了优化的内部流程结构后，附之而来的就是具体流程的操作执行以及相关的事前、事中、事后监督，每一项业务的执行，如果只想着靠员工的积极性去操作执行是行不通的，公司还需要具备一定的监控和管理能力，管理人员要做到对公司的每一细小环节都掌握在自己的手上，做到心中有数，这样自己管理自己才不会慌乱，在进行现场监督时可以敏锐地洞察到服务中出现的问题和安全隐患，明确自身在监督管理中存在的问题和有待改进的地方，及时地采取有效措施进行纠正，必要时要及时向最高层领导反馈问题。树立预防为主的理念，物业服务企业一切要以预防为主，防患于未然，应根据自己的实际情况制定相关的实施对策、管理方法、全程监控等防护措施，同时要使相关的防护措施得以落实和执行。

（三）有利于提升物业服务企业的核心竞争能力

一个优秀的企业首先体现在组织、指挥、决策、管理等方面竞争优势的组合，形成了企业的核心竞争能力。而物业服务企业的核心竞争能力就是做好全面预算管理，制定科学合理的成本方案，做好成本的核算工作。物业服务企业不同于有形产品销售行业，收入一般相当稳定，只有靠降低实实在在的成本才能增加企业的毛利。在降低成本的同时，企业也要注重自己的品牌提升，品牌形象的建立不是意味着去做广告宣传，而是首先进行品牌定位，把自己的核心产品做强做大，其次再进行塑造品牌文化，品牌文化是企业对客户、对员工、对社会的职责和使命，确定企业长远发展的目标和共同价值观，才能赢得客户、员工、社会的认可，提高客户的忠诚度，推动企业向前发展。只有提供个性化的增值服务、热情的服务态度来面对客户及潜在客户，才能赢得客户的青睐，提高企业的知名度。人才是创新发展的第一资源能力，留住优秀的员工，提高员工的荣誉感和归属感。对外树立良好的社会形象，积极参加社会和政府举办的公益活动，带动社区文化建设，为业主及使用人营造一个和谐的生活环境。

三、目前物业服务企业全面预算管理面临的困境

（一）物业管理公司各服务部门成本费用划分不开

例如，大润物业服务企业的管理最先是从2017年9月起一期100多间商业商铺的陆续入驻，业务部门及工作都较单一。到了2019年初一期成千户住宅小区业主的收楼入住以及二期上百间商铺商家的进驻，甚至到了2020年省实学校的招生工作开始及后期二期、三期回迁房、相关商铺的陆续发展起来，物业服务公司整体管理开始繁忙活跃起来。但是财务与行政部门的编制人员却没有相对应的增加，采购的初始工作没有细分，导致商业商铺、住宅小区、学校这三个服务部门的成本费用严重划分不开，成本费用混淆在了一起。业务的繁杂本身已经让精疲力尽的财务人员分不开身来，但还要面对着对相应部门收入成本费用的细分，上级领导不断地要求按服务部门收入成本进行细分，以读取相关部门的利润率。整个商铺、住宅、学校的个数加起来差不多有三千多户，而财务人员包括领导从最一开始到现在都只有5人，单是每个月的收费单都可以让财务部堆积如山，上级还要求把账做细做精，各种各样的报表数据层出不穷，真的是让财务人员感觉到有心没力。物业服务公司最大的成本支出就是劳动力，为了协调做好各服务部门的相关工作，内部服务部门之间的人员也在不断地调动着，这个也是导致成本难以区分的最大一部分；公司采购员刚开始时不清楚采购成本要按部门划分，而前期的采购多数都是与资产资源配置的大投入，也就导致了前期的服务部门成本费用难以区分；有时购买的物品属于公用的，这部分费用分摊不准确也是导致成本费用难以区分的一方面。

（二）全面预算管理与现实脱节

物业服务企业各部门每月都会按规定的时间提交预算表至财务部进行汇总预算管理，然后由财务部预算小组统一把本月的总体预算上报集团。由于物业服务企业各项经营业务都比较稳定，因此各部门一般都是按照增量预算法来编制预算数据。增量预算法虽然减轻了编制预算人员的工作量，但是却不能够调动各部门降低成本费用的积极性，甚至有个别部门在时间不充足不允许的情况下直接照搬上个月实际发生的成本费用数据上交。物业服务企业在外人看来是业务相对是稳定的，但是事实上物业服务企业服务业务众多，公区的养护维修管理，包括房屋总体结构、楼梯间、走廊通道；公区设施设备的运行保养维修管理，包括公用照明、消防设备设施、道路、化粪池、停车场等；公共区域内环境卫生的管理，楼道、走廊、门厅的清洁卫生除尘、垃圾的收集及清运工作；公共区域的绿化养护管理，包括花草树木、摆设样品的灭鼠、洒药管理工作；管理好区域内的交通、车辆停放秩序、消防安全，确保业主及使用人的人身与财产安全工作。如此繁杂细小，成本预算管理要做到精细化就需要深入服务其中进行全面分解，不然就会导致全面预算管理与现实相脱节。

（三）全面预算管理思想有待提高

物业服务企业的发展时间较短，成立至今还不到4年，一切都在萌芽摸索发展中。物业服务企业现阶段常常有些没有经过事先的预算管理就实际发生的采购支出，事后相关人员就凭相关的单据来进行报销，但此已成为了事实，财务部再对相关的单据进行审核意义何在，合理性何在，最终只有妥协按实际发生的成本费用进行销账，财务部在此所执行的都是事后的监督，全面预算管理意义何在呢？而物业服务公司却误认为做好预算的管理工作是财务部的责任，因此把全面预算管理的工作重任寄托在财务部的身上，殊不知事实却恰恰相反。全面预算就是一个总体预算，从企业的运营、投资、人力资源薪酬、资金收入支出预算组成了一个全面的预算整体，做好全面预算的管理要从企业的各部门配合计划开始做起，一切从企业的实际出发，结合历史和未来的目标出发，往科学的发展方向出发，不要让预算成为某个人或者某个部门的任务。做好预算，从基层开始，以财务部门为牵头带动作用，在预算收支的基础上上下延伸，各部门积极配合定期汇总执行预算的结果，从而形成一套完整的全面预算体系以实现企业的合面发展目标。

四、针对上述困境的对策措施

（一）对服务部门费用的精细化划分

关于物业服务企业面临的费用难以划分的情况下，当下最重要的是要从源头抓起，从细节做起，物业服务企业应该按组织架构及时补充财务相关人员。财务人员把前期划分不清服务部门的成本费用按责任归属重新进行合理分摊，对所发生的成本费用从根源开始追索，落实到相关部门，发现问题及时纠正整改。建立严谨的内部业务采购操作流程和制度，各月各部门根据自己的物资需求计划进行申购，编制采购申购单，由相关部门责任人审核后送交财务部审核，待董事长审批后安排相关采购人员集中统一进行采购。办公用品统一由行政部门进行采购计划申请，审核后按相关流程进行采购。行政部门做好各部门领用办公用品的登记工作，仓库负责各部门物资的验收入库及出库的登记工作，财务月末根据相关出入库单据等原始数据进行成本费用的归集，从而保证成本信息的真实、完整性。财务成本核算人员按照规定设置成本核算项目，做到结构合理、项目齐全，收集、整理成本核算原始数据，按规定的方法、程序和时间的要求准确计算、分配和控制成本费用，从而做到细化物业服务部门的费用。

（二）全面预算管理的精确化

鉴于当前的物业服务企业全面预算管理都是按增量预算法进行，各部门还没有意识到全面预算的重要性，部门负责人对自己的预算管理不重视，造成预算管理工作的泛泛而谈，造成预算与现实相脱节。预算制度是企业成功的关键，科学合理的预算制度有助于企业战略目标的顺利实现。现实工作中预算的方法多种多样，只有找到适合自己的方法才是正确，才能实现预算的目的。增量预算法虽然简单易于操作，但是不能很好的控制一些不必要发生的费用，而不必要的费用势必会增大企业的成本支出，从而降低企业在当前社会环境中的竞争优势，影响企业的长远发展。因此，物业服务企业可以尝试采用零基预算法，各部门在编制预算时，所有的预算支出以零为基础，不用考虑以往情况如何发生，一切从实际和需要出发，分析各项预算费用开支是否必要合理，在降低成本费用的同时，服务水平也需要保持不变甚至争取更高的服务质量水平，从而确定预算费用。零基预算法能使企业快速地适应环境的变化，特别是面对当前剧烈的经济环境竞争之下，企业能对环境作出迅速反应，才能使企业取得竞争优势，实现企业目标的长远发展。零基法的编制耗时耗力巨大，需要全员参与，物业服务企业事先要做好参与预算管理工作人员的培训工作，使全面预算管理工作得到全员重视，励行节约，做到全面预算管理员精确化，物业服务质量水平精益求精，更上一层楼，推动物业服务企业走向行业的前列。

（三）全员参与全面预算管理，全面科学信息化管理

大数据科学信息化时代的到来，推动着社会各行各业的迅速发展。物业服务企业如果可以运用各种先进的信息化大数据进行科学预算管理，将会使企业在当今的社会上获得关键的竞争优势。利用好信息化时代数据管理可以为企业提供更科学、准确化的全面预算体制，对于节约成本、提高效率都能起到事半功倍的效力，由于物业服务企业管理工作涉及面广、日常管理工作量较大，因此通过采用网络化的信息传输机制来进行成本控制、内部沟通及管理，对于物业服务企业来说意义更是重大。物业服务人员可以从传统的预算管理方式中解脱出来，繁杂的数据采用信息化处理，从而节约人工成本、提高管理效率。物业服务全面科学信息化可实现对房源及商铺的管理，通过配置楼层平面图显示各房间和商铺的单元基本信息，达到满足物业服务管理的日常需要；完善收费管理系统，确保物业服务费、代收代付水电费、代收租金等相关费用账单的自动生成；建立客户服务统一管理体系，结合客户新增、变更、续签、退租、有偿服务、设备维修、服务回访等全面服务程序，并可自定义客户的专性服务功能，从而提高对客户的服务质量水平；建立车位的管理功能系统，统一管理车库、车位、车辆和停车费的电子化收费，全面全程监控车位的运行；全面加强科学智能化的预警报警机制，对异常的客户信息进行预报，对消防设备的异常能及时进行报警，并自动生成应急系统方案，规避风险的发生频率。通过引入科学的信息化技术，提高全员参与全面预算管理的热情，将会带来物业服务企业管理效率的提升，做好全面预算管理，降低企业的成本费用，决定在企业在市场的格局，也是物业服务企业在优胜劣汰的市场生存规律中得到胜利的关键点。

五、结语

总言而之，物业服务企业要想在当前的现代化社会中持续发展下去，就必须要有自己的优势，物竞择天，适者生存。鉴于大润物业服务公司还处于发展的初级阶段，全面预算管理还处于摸索探讨之中，未来的路还很长远，当下最重要的是从公司的实际出发，借助科学的信息化技术进行全面预算管理，促使物业服务公司能够迅速适应当前环境的变化，在众多竞争者中脱颖而出，从而实现自己的长远战略目标。