事业单位档案管理工作规范化与标准化的有效性研究

陈伟

（秦皇岛市应急救援和训练中心 河北 秦皇岛 066000）

在我国有很多的事业单位，这些单位设立的主要目的是服务社会，其具有一定的公益性。档案管理工作是事业单位管理过程中的一项重要工作，其对于促进事业单位的发展和进步有着重要的作用。近几年，社会发展形势多变，事业单位的各项工作内容在不断增加，而且涵盖的范围也在不断扩大，需要进行管理的档案资料也就越来越多，这给事业单位的发展带来一定的限制。为了更好地解决档案管理中的这些问题，确保档案管理工作能够带动事业单位的发展，就要逐渐实现档案管理的规范化和标准化，取得良好的管理成果，为事业单位的有序运营和发展提供坚实的服务和基础。

1 事业单位档案管理工作规范化和标准化的重要性

1.1 推动档案管理与事业单位共同发展的必然途径

在传统的档案管理过程中，在进行档案归纳时，需要各个部门遵循相关的规定，而规范化和标准化的建设能够使档案管理制度更加完善，使事业单位档案管理工作的水平能够得到提升。事业单位在社会不断发展的压力下正在不断进行改革，档案管理工作的模式也亟需进行改变和创新。档案管理工作规范化和标准化的顺利推进能够使各个环节和各个部门间的工作更加协调统一，使管理流程更加规范和标准，更好地推动事业单位的发展［1］。

1.2 有效地提高了档案信息的安全性和可靠性

事业单位档案管理工作需要在各个部门的共同配合下完成，而档案管理部门则需要其他部门的配合，从而使档案的收集、归纳、整理工作能够有序进行。档案资料对于事业单位的发展来说是非常重要的，其详细记录了事业单位的所有信息，而档案管理过程的安全性和可靠性就显得非常重要。规范化和标准化的事业单位档案管理工作能够使档案管理更加科学，为档案信息提供安全的环境，确保档案资料的安全性和可靠性。另外，档案管理工作规范化和标准化的实施能够更好地应对各类突发情况的发生，即使发生档案丢失或者损坏等情况，也能够及时与其他部门进行对接，修复原有的档案，这对于保证事业单位档案完整性来说是非常重要的。

1.3 促进事业单位高速发展

在进行事业单位档案管理工作规范化和标准化建设时，重要的一项工作就是安全管理标准化，这也是实现事业单位高速发展的重要基础。针对于事业单位来说，档案管理工作有着一定的特殊性，不仅详细记录了事业单位的发展过程，还能够给事业单位的未来发展方向提供参考依据［2］。同时，严格按照规范化和标准化的流程进行档案管理能够有效地避免档案管理工作中一些不确定因素的发生，使档案管理更加规范和标准，为事业单位的发展提供更加精确的信息参考，确保事业单位能够实现高速发展。

1.4 可推动档案管理工作的发展

现阶段，在事业单位档案管理工作中，主要依靠互联网档案及纸质档案两种类型。但随着科学技术的大力发展，在未来必将会出现一些更加先进的档案管理技术和管理方法，而档案管理工作规范化和标准化的建设能够将原有的管理流程进行统一，使事业单位档案管理工作能够得到良好的发展。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 不够重视档案管理工作

在过去很长的一段时间内，事业单位的一些领导人对于档案管理工作的重要性认识不清，导致档案管理工作的发展非常缓慢。虽然近几年事业单位相关人员对档案管理的重视程度逐渐提高，并且在一定程度上促进了档案管理工作的发展。但是，仍然有一些事业单位受到一些自身原因或者是经济原因，没有积极进行档案管理工作的改革和创新，仍然认为档案管理并不能够为单位创造更多的利益，单位就不会给档案管理工作提供相应的人力和设备等资源，这对于档案管理工作的高效开展是非常不利的，并且还很难保证档案管理工作的质量，在此背景下，更是很难推动档案管理工作规范化和标准化的有效实施。

2.2 档案管理工作制度不完善

事业档案管理工作需要依据相应的制度进行，但是，有些单位并没有根据要求制定相关的工作制度，这就导致档案管理工作不规范、不标准，而且非常混乱，档案管理工作毫无章法可言，使得档案管理存在很大的问题［3］。另外，由于事业单位档案管理工作制度不够完善，制度内就不会对档案资料的保管期限进行明确的规定和划分，在实际管理过程中就会出现工作人员缩短档案保存期限，并且存在不按时移交档案的现象，从而造成很多档案的损毁和遗失。现阶段，电子档案是档案管理的重要形式，如果没有完善的管理制度对管理过程进行约束，工作人员就会存在一定的懈怠心理，使电子档案的安全性受到威胁。

2.3 相关工作人员专业素质不过关

在事业单位档案管理过程中，档案管理人员是非常重要的影响因素，工作人员是否具有足够的素质和创新能力对于档案管理工作规范化和标准化的有效性来说是非常重要的。在实际工作中，有些档案管理工作人员的专业素质并没有达到相关的要求，并且还有些管理人员不具备创新意识，很难接受一些新的管理技术和管理理念，这在很大程度上影响了档案管理工作的开展。另外，在档案管理过程中，还经常出现一人身兼数职、流动性较强等问题，管理人员的来回变动很容易导致一些档案资料的遗漏或者丢失，很难保证档案管理工作的质量［4］。

2.4 事业单位档案管理工作科学水平不高

随着信息时代的到来，各类信息技术的发展水平非常迅速，而且信息技术在各个领域中的应用也在不断扩大和深入。信息技术在事业单位档案管理工作的应用是档案管理工作的一次重大改革，不但有效地提高了档案管理的效率和质量，而且在一定程度上实现了档案管理的信息化，电子档案逐渐代替纸质档案，这对于档案管理来说是非常有利的，使得档案管理工作更加简单、快捷。虽然电子档案存在很大的优势，但是也存在很大的漏洞，而且电子档案很容易受到一些危险分子的入侵，导致事业单位档案丢失问题的发生。造成电子档案出现安全问题的原因是档案管理科学水平不够高，所应用的信息技术存在一定的漏洞，势必会对档案的安全造成威胁。

2.5 档案管理方法落后

现阶段，虽然科学技术的发展非常迅猛，但是仍然有些事业单位没有应用信息化的管理方式，依旧采用传统的档案管理模式。传统档案管理方法较为落后，档案的管理过程需要大量的人工的参与，加大了档案管理人员的工作强度和难度，并且在进行档案资料的分类时，往往会根据档案资料的时间或者内容的不同进行分类管理，这些都需要档案管理人员投入大量的时间和精力［5］。而且近几年随着事业单位改革的大力发展，各类资料的数量在不断增加，这也导致档案资料在快速增长，而且短时间内需要处理的资料就非常多，如果仍然坚持使用传统的管理方法，就需要投入大量的人力和物力，这对于事业单位的发展来说是非常不利的。

3 提高事业单位档案管理工作规范化和标准化有效性的措施

3.1 更新管理理念

在事业单位档案管理过程中，管理理念是非常重要的，其直接关乎档案管理工作开展的模式和开展的质量，而事业单位档案管理工作规范化和标准化的建设是档案管理工作的一次创新。以往的管理理念已经很难满足目前档案管理工作的需求，档案管理工作需要全新的管理理念作为支撑，因此，相关工作人员要积极进行先进管理理念的学习。首先，转变相关人员对档案管理的认知。档案管理人员更是要不断地学习更加先进的档案管理方法和理念，发挥模范带头的作用，促进全体工作人员管理理念的革新［6］。其次，事业单位内档案管理专项人员要积极转变管理理念。单位可以开展相关知识的宣传教育活动，使全体人员意识到档案的重要性，并通过各类专业技能培训活动，提高档案管理工作人员的管理水平。最后，在实际工作过程中，还要鼓励档案管理人员不断地进行自我学习，掌握先进的、与时代发展相适应的管理理念和管理方法，从而推动档案管理规范化和标准化的顺利实施。

3.2 增强档案管理的宣传力度

首先，加强对单位领导层进行档案管理的宣传，使他们能够给予档案管理正确的认识，并在单位内发挥良好的带头作用，从而为事业单位档案管理工作规范化与标准化的顺利推进提供良好的环境和条件。其次，在进行档案管理宣传时，要结合单位档案管理工作的现状和特征，使档案管理工作规范化和标准化实施的重要性得到有效的宣传。所以，在事业单位中，要注重从领导层进行档案管理意识的宣传，确保人人都能够具备档案管理意识，为事业单位档案管理规范化和标准化工作的顺利推进打下良好的基础。

3.3 建立档案归档的统一标准

通过调查显示，大部分事业单位在进行档案归档时不够严谨，没有统一的标准可以参考，这就导致档案管理工作不够规范，很容易出现问题，甚至导致档案资料的遗失，也就无法给事业单位的发展提供充足的依据。建立档案归档的统一标准，能够给事业单位档案的归档提供可靠的参考，确保档案归档符合标准。在进行档案归档时，首先要明确档案归档的重点，并对各类资料进行详细的划分，避免档案归档出现杂乱的现象。另外，在进行档案归档时，要加强对档案资料时效性的把控，在确保工作全部完成后才进行档案的归档，并且按照相关的规范进行归档操作，确保档案归档的规范化，为档案管理规范化和标准化的实施创造良好的条件［7］。

3.4 完善档案管理的制度

事业单位档案管理工作规范化和标准化的顺利实施需要相关制度的支持，只有严格按照制度进行方案管理工作规范化和标准化的建设和实施，才能够使档案管理工作的开展更加有序。同时，在进行事业单位档案管理相关制度的完善和优化时，要结合档案管理的实际发展需求，并且结合单位的实际情况，使档案管理相关制度具备可行性。另外，还要确保每位员工都能够积极配合制度的执行，在全体员工的共同努力下，推动档案管理工作规范化和标准化的发展。

3.5 提高工作人员素质

档案管理工作人员的素质对于档案管理工作规范化和标准化有效性的提升来说有着很大的作用，只有工作人员严格按照规范化和标准化的方式进行档案管理，才能够发挥出档案管理的重要作用。同时，工作人员也是把控档案资料质量的重要人员，只有其综合素质满足档案管理的需求，才能够使档案管理工作的开展更加高效。因此，单位要加强对档案管理人员综合素质提高的重视，并且在进行人才选拔时就要加强对应聘人员专业技能的考查［8］。作为单位来说，要定期开展相关的学习和培训，为工作人员的自我提升创造良好的条件。另外，还要督促工作人员进行自主的提升，提高工作人员自我学习的能力，带动单位内档案管理水平的提升。

3.6 实现档案管理数字化

随着各类科学技术的发展，档案管理逐渐实现数字化管理，这种管理方式不仅大大节省了人力，还能够有效地减少工作人员的工作量，并且档案管理数字化还能够使档案管理更加安全、可靠，同时还能够为档案管理提供更大的存储容量，节省了档案资料所需要的储存场地。另外，档案管理数字化的实现能够在计算机中完成一系列的档案管理工作，有效地提高了档案管理工作的效率和质量。但是，在实际管理过程中，如果只是简单地运用计算机进行档案管理是不够的，还需要根据档案管理建立起相应的体系，使档案资料的录入和分类更加快捷，节约档案资料整理的时间。当然，档案管理数字化也有一定的缺点，计算机管理软件很容易中毒或者发生意外死机的情况，有时候就会导致一些重要文件无法找回。同时，档案管理数字化安全性也是非常重要的，所以，在进行档案管理数字化时，也要做好相关的工作，保证档案资料的安全性［9］。

3.7 切实提升档案利用率

在事业单位中，无论哪种类型的档案都有着非常重要的作用和价值，能够给相关工作的进行提供很好的借鉴和参考，甚至在进行相关决策时还能够发挥出非常重要的作用。因此，在进行事业单位档案管理时，要切实提高档案资料的利用率，全面发挥出档案管理工作的真正作用，将死板的纸质资料变成更加有用的资料，为事业单位的发展提供良好的服务，使事业单位能够取得更多的经济效益和社会效益。而且档案资料利用率的提高还能够使档案管理工作的重要作用得以发挥，为档案管理工作赢得更高的地位。

3.8 做好档案管理的精细化管理

有些事业单位成立的时间较早，会留有大量陈旧，或者是毫无利用价值的档案资料，而且有些陈旧的档案资料较为粗糙，要想对其实现良好的管理和整理工作是非常困难的。对于一些没有什么价值的档案要及时进行清理，避免占用大量的资源，而且在进行精细化管理时，能够根据档案资料的类型和价值进行相应的管理，使档案管理工作更加精细化，为事业单位提供更加精细的服务［10］。对于一些具有管理价值的档案资料，要及时实现档案资料的电子化管理，保证档案管理的全面性，通过精细化的管理方式，不断地完善和优化事业单位档案管理工作，为档案管理工作规范化和标准化有效性的提升奠定坚实的基础。

4 结语

综上所述，档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，其不仅能够对单位内的各项资料进行整合管理，还能够为事业单位的发展和人事调动提供有效的参考。但是，从实际情况来看，事业单位档案管理工作还存在一些问题。为了更好地解决这些问题，就需要事业单位相关人员积极转变管理观念，积极采取一些有效的管理措施，更好地实现对事业单位的重要作用，为事业单位的大力发展提供良好的条件。