新时期背景下自然资源档案信息化管理的建设分析

赵德章

（青岛市城阳区自然资源局 山东 青岛 266109）

自然资源档案既能反映出矿产资源开发、林业监管、不动产登记管理、土地利用、城市规划等工作，也能为服务民生、服务发展、自然资源部门服务中心提供有力的支撑，展现出矿产资源优势、林业资源优势、不动产资源优势、土地资源优势，对于保障民生服务、促使社会经济发展发挥着重要的作用。同时，伴随着机构的改革、整合，以及政府职能的转变，在自然资源档案管理工作中，一定要逐渐拓展服务领域，彰显档案管理工作优势，基于新时代背景下，强化对“保障、安全、技术、利用、资源”工作内容的重视，促使自然资源档案工作的更好、顺利发展。

1 新时期自然资源档案管理中存在的问题

1.1 历史档案资源需要整合利用

基于新时期背景下，在自然资源档案管理工作中，存在历史档案资源需要整合利用的问题。在组建之前，自然资源工作内容分散在林业部门、农业部门、水利部门、规划部门、国土部门之中。但是，在机构改革之后，很多地方把原规划部门、原国土部门的历史档案转入到自然资源部门进行管理，其中，自然资源职能、农业、水利的历史档案依然是由之前部门来管理［1］。由此，只有实现历史档案资源融入自然资源部门之中，才能够保证自然资源档案数据信息的完整化、系统化。

1.2 自然资源档案管理业务标准体系、制度有待完善

在当前的自然资源档案管理工作中，存在自然资源档案管理业务标准体系、制度有待完善的问题。在机构改革之后，新构成的自然资源档案和规划部门、国土部门档案有着很大的区别，但是，当前依然沿用、套用规划部门、国土部门的业务标准体系、管理制度，缺乏一套完整的、适用性强的业务标准体系、管理制度，无法让自然资源档案管理工作顺利落实下去［2］。由此，在之后的自然资源档案管理工作中，一定要围绕自然资源部门现实情况，科学设定业务标准体系、制度体系，提升档案管理水平、质量。

2 自然资源档案管理的特征

2.1 重复性

目前的自然资源管理部门和以往的国土资源部门相互比较，在工作中涉及的档案内容较为丰富，并且存在较多的部门分支，各个部门之间的关联性比较大，由此，导致自然资源档案管理具备较强的重复性特征。相关工作人员在管理某一个资源期间，需要综合查询一些其他资源资料，工作内容具备较强的复杂性、广泛性特征，这些都需要工作人员全面、认真展开信息稽查工作，提高自然资源档案管理的有效性、准确性。

2.2 保密性

在自然资源管理部门中，涉及的档案信息、内容比较丰富，并且覆盖的范围也非常广，其中，大部分档案内容和国家利益、国家安全有着很大的关系，由此，在自然资源管理工作中，具备较强的保密性特征，相关管理、工作人员遵从保密性协定属于基本职责要求。同时，当前人们处于互联网时代背景下，信息技术广泛运用在档案管理工作中，但是数据信息处于网络环境中也会面临一些不安全因素，由此，自然资源管理部门一定要强化安全性建设，在保证数据信息交融的过程中，提升自然资源档案的保密性。

2.3 丰富性

在自然资源档案管理工作中，在机构改革之后，国土资源部门增加了一些林权登记、建设规划、海域资源管理等职能，开展了自然资源部门之间的组建、优化，相较于之前的部门来讲，涉及的档案内容、档案范围更为丰富。结合档案类型、档案标准，可以把档案划分为科技类档案、音像类档案、文书类档案、实物类档案、会计类档案等，这些都证明自然资源档案管理工作内容较为丰富。

2.4 长期性

自然资源档案管理工作具备较强的长期性特征，因为自然资源档案管理属于一项专业的、长期的系统工程，在开展档案管理活动期间，需要投入大量的财力、物力、人力，相关工作人员也需要耗费很多的时间、精力开展档案编制工作。正因为自然资源档案管理具备长期性特征，相关工作人员一定要围绕自然资源真实情况，对相关档案信息展开系统化的整理，涉及的工作量非常大，并且工作过程持续性长，一定要保证档案信息资源的准确性、实时性，这样才能够展示出自然资源档案的功能、作用。

2.5 易变性

在自然资源档案管理工作中，地籍管理属于一项核心的工作内容，在之前的国土资源档案管理工作中占据着较大的比重，并且地籍管理内容非常繁杂，具备较强的易变性、可变性特征，这些内容和人们的生产、生活、工作有着较大的关联性。相关部门一定要遵循科学理念，开展地籍档案信息的更新、管理，全面保证地籍管理、地籍信息的有效性、及时性、准确性，为之后的信息决策、核对奠定良好的基础。

3 构建信息化档案管理体系

3.1 注重科学整合，构建完整的档案资源体系

在正式机构改革工作之前，在国土资源档案中涉及了土地征收领域、矿产管理领域、地籍测绘领域等内容。在机构改革之后，相关国土资源档案包含了湿地档案信息、林地档案信息、林地档案信息、草原档案信息、不动产登记管理档案信息、城市规划档案信息等。我国相关部门一定要围绕机构改革之后的综合情况，结合相关文件要求、标准，及时修订文件材料的保管期限表、归档范围，科学制订自然资源档案管理方案、办法，为开展自然资源档案管理工作提供相应的导向。同时，在档案管理工作中，一定要加大文件数据材料的收集力度，全面化检查文件材料是否遵循“谁形成谁收集、谁立卷谁归档”的原则，让自然资源档案材料、文件的整理与收集工作顺利开展下去。

自然资源部门在开展重大建设项目、重大活动、重点工作期间，一定要全面做好材料文件的收集、整理、归档工作，让各项材料文件能够快速归档。自然资源部门需要树立“大档案”的理念，实现矿产业务档案、林业业务档案、不动产业务档案、土地业务档案的全面整合，真正让档案资源管理工作成为自然资源工作的有力支撑。除此之外，在自然资源档案管理工作中，一定要做好电子档案的归档工作，按照纸质材料、文件归档标准，统一遵循归档标准，在业务服务平台系统、办公自动化平台设立归档接口，让电子文件归档业务和工作流程紧密联合，真正保障电子文件能够及时、完整归档。

3.2 增强服务功能，构建高效化的档案信息化体系

在自然资源档案管理工作中，一定要增强档案管理工作的服务功能，构建高效化的档案利用体系，展现出自然资源档案管理工作的导向功能、服务功能，提升自然资源档案管理水平、质量、效率。首先，自然资源档案管理部门一定要以“主动服务、向前一步”理念为主，把服务民生、服务发展、服务中心当做工作导向与目标，结合重点项目建设、公共设施建设、城中村拆迁安置建设、老旧小区改造建设中，围绕对接用档的实际需求，运用新技术、新理念，创新自然资源档案管理服务模式，优化档案查阅形式，积极优化档案查阅手续，整理工作流程，全面为档案资源利用提供优质、精准化的信息服务。同时，在自然资源档案管理工作中，一定要围绕机构改革后相关业务档案管理作用、功能、优势，强化对自然资源档案信息的全面化利用、有效化开发，让档案资源成果更加显著，为相关管理工作提供更为专业的信息服务、导向服务。

在自然资源档案管理工作中，不仅要提升自然资源档案管理水平，还需要保证电子数据信息的安全，把自然资源中的开放性数据整合在一起，实现线上、线下自然资源档案信息的共享和整合。结合大数据技术、云计算技术，构建线上档案服务平台，并且借助于手机APP、微信公众号、自然资源门户网站、电子政务网来提供编制计划的档案信息查阅服务，实现自然资源的共享，构建完整的互通互联机制，全面打破档案利用的壁垒，提供更为优质化、便捷化的异地查询服务。

3.3 实现改革创新，构建完整的档案技术体系

在自然资源档案管理工作中，要想提升档案管理水平，要全面进行工作改革与创新，让档案技术体系更加完整。通过智慧档案馆，实现信息化自然资源档案管理，做好数字档案的全面升级、全面优化；利用“资源资源云”相关技术，对数据信息实行全过程的管理［3］。同时，自然资源档案部门要多多借鉴一些智慧城市建设经验，快速建设智慧库房，借助于自动化温湿度控制系统、智能密集架系统等，为实体档案的管理提供辅助帮助。

在自然资源档案管理工作中，一定要落实“数字赋能”，积极实现档案管理工作的改革与优化，促使电子档案管理流程的合理化、科学化，做好新技术的研发、高效运用。相关工作人员要强化自我学习，掌握更多的市场监管工作经验、税务管理工作经验、金融等工作经验，把自然资源档案工作列入到上级档案部门、主管部门工作试点之中，实现自然资源档案信息的全过程管理。尽可能减少纸质材料、文件的数量，推动业务档案电子化的进程，实现档案业务信息的便捷化储存，例如，利用原文扫描形式、电子文件归档形式来储存，提升自然资源档案管理的工作效率。除此之外，一定要全面实施“一次办好”在线归档策略，实现电子文件的便捷化保存、安全化保存、在线化归档。

3.4 增强防范能力，构建档案安全体系

在自然资源档案管理工作中，相关工作人员要具备较强的安全意识，设立完整的、有效的档案信息安全管理习题。自从机构改革之后，各类自然资源档案快速整合，这大大增加了档案室的信息储存量，对于自然资源档案安全管理工作提出了一些更高的标准、要求。基于新时代背景下，处于档案管理工作中，一定要定期优化、修订档案管理方案与制度，做好应急预案的策划，以此来开展演练活动，提升自然资源档案管理部门对于突发事件的处置能力、应急指挥能力，增强自身的风险意识［4］。同时，需要优化自然资源档案实体保管条件，结合相关的档案标准、档案法规，扩建、改建档案库房，增强自然资源档案库房的安全防范标准。自然资源档案管理部门一定要结合档案安全需要，增加一些防盗设备、灭火设备、消毒灭菌设备，提升档案工作的安全防护能力。

另外，在档案管理工作中，要保证电子数据信息的安全性，围绕信息系统来实现分层化等计划保护，让档案资源体系更加完整，设立自然档案资源的恢复机制，让档案信息资源能够永久保留下去。特殊情况下，自然资源档案管理部门需要对重要档案开展异地备份，这样才能够全面保障档案数据信息的安全性。部门要做好档案信息的保密教育工作，定期开展培训教育活动，实施保密工作检查措施，设立技防、物防、人防一体的安全防范体系，能够全面堵塞漏洞与排除隐患，降低档案信息的安全风险，防止出现档案失泄与损毁事件的发生。

3.5 设立自然资源档案业务标准体系、管理制度

在自然资源档案管理工作中，要想全面提升档案管理工作的水平，需要积极设立相关的业务标准体系与管理制度，让自然资源档案管理工作能够顺利开展下去。首先，一定要围绕资源档案设定的工作制度、业务体系标准、业务工作原则，科学策划档案管理工作指南、方法，强化对档案管理工作的顶层设计，做好全面规划工作，及时调研林业部门、农业部门、水利部门、规划部门、国土部门的档案管理历史情况，全面掌握档案管理的规律与方法，结合相关业务标准、法律法规，完善自然资源档案管理业务规范内容、管理制度内容。同时，在自然资源档案管理工作中，一定要围绕各个地区机构改革情况，以及相关业务的拓展现状，打造“信息化+档案”管理模式，实现自主操作，这样才能够让自然资源档案业务中的标准体系与管理制度更加系统，提升资源档案管理工作综合水平。另外，一定要在设立自然资源档案业务标准体系、管理制度过程中，全面缓解库存压力，把档案馆库建设作为重点工作内容，设定大面积、高标准的档案库房，实现档案管理工作内容的相互配合、渗透［5-7］。

4 结语

综上所述，在自然资源档案管理工作中，一定要把档案工作列入到单位的发展规划、工作的考核指标、年度工作的计划中，并且要全面了解相关档案工作汇报内容，从中来解决一些重大自然资源档案管理问题，强化对档案管理人员、工作人员的教育培训，增强人员的信息保密意识。同时，在自然资源档案管理工作中，一定要多运用一些新的技术、理念，促使自然资源档案信息电子化管理，为信息使用者提供更为便捷化、优质的信息服务，提升自然资源档案管理水平。除此之外，在自然资源档案管理工作中，一定要做好档案的宣传工作，利用网络平台、电视平台、报刊媒介，全面宣传档案典型，利用例子，让社会人士能够对档案的价值有全面的了解，增强档案工作自身的美誉度，这样才能够促使自然资源档案工作质量的提升。