智慧校园背景下高校档案信息化平台建设研究

詹慧琴

（闽南师范大学档案馆，福建 漳州 363000）

随着智慧校园建设不断推进，校园信息化基础设施不断完善，为高校档案信息化服务平台建设提供了硬件基础。同时，高校管理层也会对档案信息化平台建设给予更大关注，对云计算、物联网、APP和应用集成现代信息技术进行整合，致力于解决当前高校在管理过程中各个部门“各自为政”问题，实现各个部门协同合作、信息共享。与此同时，高校档案管理也应成为智慧校园系统的一部分，助力推进高校档案管理部门与其他业务部门的信息畅通，实现人与物之间的互联互通，进而更好地发挥高校档案信息化平台的价值和作用，为高校战略决策、未来发展提供更强有力支撑。

一、智慧校园背景下高校档案信息化发展的必然趋势

高校档案信息化是智慧校园建设的重要组成部分，有助于提升校园管理质量，能够为广大师生提供全方位的智慧化服务，是高校高质量发展的重要体现。高校在智慧校园建设过程中会形成大量有价值的数据，包含人事管理数据、教学数据、科研数据和后勤服务数据等等[1]，这些数据不仅反映着学校的教学科研情况，也对高校自身发展起着至关重要作用。智慧校园建设背景下，需要高校档案管理部门结合智慧校园实际对这些信息资源进行收集整理和保护。智慧校园建设是一个不断优化的运营系统，同时也是一个完整的生态系统。在智慧校园建设过程中数据是最重要的资产，在推进高校档案信息化建设过程中通过对档案数据的智能整理和分析，借助高校档案信息化平台能够更好地服务智慧校园建设，进一步提升智慧校园建设水平，发挥高校档案信息化建设的独特作用。

高校档案信息化建设涉及体制机制建设、服务体系建设、档案信息管理建设、安全体系建设、人才梯队建设、信息资源建设等多个方面。智慧校园背景下，高校信息化建设需要具备全局视野，不能将档案管理部门置身于智慧档案校园建设体系之外，而应该主动地融入到智慧校园建设之中，充分发挥高校档案信息化平台建设的衔接作用。一方面，在推进高校档案信息化建设过程中，应加强顶层设计，特别是高校主要领导要围绕高校档案信息化建设出台相应政策机制，完善相应方案，将高校档案信息化平台建设纳入到智慧校园建设的整体框架之中，充分考量学校各类数据的安全性、实用性、兼容性。通过整体规划，分步骤实施，为高校档案信息平台建设提供扎实的载体和资源。另一方面，高校在推进档案信息化建设过程中，需要对高校在科研管理、教学过程中所涉及的各类档案信息进行收集，这就需要相关部门和学院协同配合，才能够完成各类档案信息收集工作。因此，需要档案管理部门制定统一的档案信息标准，通过搭建高校的信息化平台重塑业务流程，形成新的档案信息化管理体系和服务体系，加快存量档案数字化，逐步地对档案信息资源进行整合、开发、利用和共享，更好地适应新时期智慧校园建设的现实诉求。

二、高校档案信息化平台建设现状及主要制约因素

新时期，高校在推进档案信息化平台建设过程中还存在着一些亟待解决的问题，特别是当前部分高校没有将档案信息化平台纳入智慧校园体系之中，致使高校档案信息化平台与其他业务部门出现了端口不兼容，信息数据收集不全面的现实困境。同时在推进高校综合档案信息化平台建设过程中，还缺乏必要的资金支撑和人才队伍支持，在一定程度上限制了高校档案信息化推进效果。

1.档案信息化平台具有综合性和系统性特征

高校档案信息化平台建设应成为智慧校园建设的重要组成部分，需要高校给予足够的人力、物力、财力支持，当前在推进智慧校园建设过程中应将高校档案信息化平台建设作为智慧校园建设方面，充分认识到档案信息化平台的综合性和系统性特征[2]。一方面，通过高校档案信息化平台建设能够形成由硬件、软件和系统维护者和使用者构成的完整的流程，通过对档案信息收集存储到档案数据库之中，随时对这部分档案信息资源进行调用。另一方面，当前部分高校将档案信息化平台建设作为智慧校园建设的突破口，通过高校档案信息化平台对各类智慧校园建设的数据进行整合，并结合智慧校园建设的实际需要，形成专门的研究课题，为智慧校园建设提供全面的综合性档案数据支持。

2.现阶段档案信息化平台面临人员和资金掣肘

当前部分高校在推进智慧校园建设过程中出现智慧校园建设与高校档案信息化平台建设“两张皮”问题，虽然在表面上同部署，同落实，但实际上高校将更多的资源放在了智慧校园建设，并没有给予高校档案信息化建设更多的支持，很多政策没有落实到位，在硬件设施、软件系统和后续数据兼容方面技术相对落后，出现了高校档案信息平台信息收集不全面，部分信息难以开发利用的现实困境。在高校档案数据库建设过程中也因与智慧校园建设存在着技术壁垒，出现了大量有价值的档案信息无法收集的现实问题，严重影响了高校档案信息化的推进。一方面，高校档案信息化平台建设前期需要大量的资金投入，高校在推进智慧校园建设过程中已经耗费了大量的财力和物力，难以在短时间筹够大量资金用于高校档案信息化平台建设，加之在高校档案信息化平台建设完成之后还需要后续的硬件设施更换、系统升级和必要的资金维护，因其任务重，投资大，因此很多高校在推进档案信息化平台建设过程中出现了犹豫和徘徊，一旦没有后续的资金、人员、技术作为保障，高校信息化平台在后期发挥的作用就十分有限。另一方面，在推进高校档案信息化平台建设过程中还是缺少专业管理人员。很多从事高校档案管理人员都是从其他岗位调配人员，或是没有经过专业的档案培训，或是本身对于高校档案信息化平台建设就存在着排斥心理。因此，无论是专业知识，还是具备的信息技能都难以契合智慧校园建设背景下高校档案信息化平台建设的实际需要。由于人才队伍建设相对滞后，无法对高校档案信息进行全面收集，也无法结合智慧校园建设的实际需要对现有的档案信息资源进行加工和利用，难以为高校智慧校园建设提供必要的档案信息支撑，相应的高校档案信息化平台建设形同虚设，不仅弱化高校档案信息化推进步伐，也不利于高校智慧校园高质量建设。

三、智慧校园背景下高校档案信息化平台建设的做法和建议

智慧校园背景下，高校档案信息化平台建设符合学校未来发展的战略布局。在推进高校档案信息化平台建设过程中，一方面，要与学校发展规划相结合，特别是要与智慧校园建设相融合。另一方面要，充分发挥高校档案信息化服务平台的服务职能，主动的对接智慧校园建设，主动的对接教学科研工作，为高校高质量发展提供全面的档案信息服务。

1.档案信息化平台建设与学校发展规划相结合

要充分认识的高校短信息平台建设的价值和作用，主动地与高校智慧校园建设相结合，并将其作为高校未来发展规划的重要组成部分，为其提供必要的政策支持、财力支持和人才队伍保障。新时期，随着现代信息技术不断发展，高校未来发展规划也要主动与信息技术进行接触，并将高校信息化作为未来规划的重要导向[3]。在这一背景下，高校信息化发展应覆盖全域，相应高校档案信息化平台建设应成为高校信息化建设的重要组成部分。一方面，高校管理层应围绕档案信息化平台建设进行广泛调研，并组成专家小组对未来高校档案信息化平台建设可行性进行详细论，做好财务预算审批和确立措施方案等前期工作，并结合当前高校档案信息化平台建设的现实诉求，积极推进各项工作稳步落实。另一方面，要对各项资源进行统筹调度，对高校档案信息化平台建设坚持动态管理原则，有序地开展相关工作，确保高校档案信息化服务平台建设能够为未来高校发展提供助力。

在具体实施过程中，高校档案信息化平台建设也要形成自身远景规划，特别是在软硬件设施配置、人才队伍建设、档案科研项目方面应有一定的前瞻性，应结合智慧校园建设的现实诉求，为科研工作留有余地，档案信息化平台建设要充分考量自身能够承载的范围。一方面，要主动向兄弟院校学习和借鉴相关经验，派出专家团队和一线档案管理人员学习其他学校在档案信息化服务平台建设的经验和教训，并将这些宝贵的经验融入到本校的档案信息化平台建设之中。另一方面，要结合本校档案信息化平台建设现有的资源禀赋、政策措施，一步一个脚印地推进高校档案信息化平台建设，既不能步子过大，给学校财政造成压力；也不因与时代脱轨，影响高校档案信息化平台服务职能。

2.档案信息化平台建设要充分发挥信息服务职能

无论是高校档案信息化平台建设，还是对高校档案信息资源进行合理利用和开发，其实最终目的都是要满足高校发展的现实诉求，为不同主体提供多种形式的档案信息服务。因此，在推进高校档案信息化服务平台建设过程中应将信息服务职能作为重点工作加以推进。一方面，要对现有的各类档案数据资源进行有效整合，特别是要对智慧校园建设的相关档案数据进行系统整理，高校主要领导要经常过问档案信息化平台建设的具体情况，召开专门会议对当前高校档案信息化平台建设的现实意义以及未来发展规划进行研究和探讨，要求学校各个部门要密切配合高校档案信息化平台建设，并为高校档案信息化平台建设提供必要的财政支持和政策支持。另一方面，要加强高校相关与档案管理部门的沟通和互动，实现高校档案信息化平台与其他业务系统的有效对接，进而为数据信息共享和流通创造有利条件。

随着智慧校园建设的不断推进，高校信息化程度也越来越高，相应高校院系和各个部门也形成了大量的档案信息资料，对这些档案信息资料也应该成为高校档案信息化平台收集的重要对象，档案管理部门要严格按照档案管理相关要求对这些档案资料进行收集整理，并利用现代信息技术形成庞大的数据库，形成多种类型的档案分类。同时要对档案信息化服务平台的各项功能进行优化和完善，在服务不同主体过程中也要广泛征求意见建议，为档案信息化平台建设和后续功能优化提供重要方向和依据。智慧校园背景下，高校档案信息化平台建设具有其现实的必要性和应然性，在建设过程中要进一步凸显其自身服务职能。

四、智慧校园背景下高校档案信息化平台建设的保障措施

智慧校园建设背景下，高校档案信息化平台建设还需要一系列保障措施。一方面，要围绕档案信息化平台建设提供必要的资金支持，切实保障档案信息化平台建设能够稳步有序推进。另一方面，也要为档案员信息化平台建设提供人才队伍保障，实现对各类档案信息的系统管理、合理开发、高效共享，更好地支持智慧校园建设。

1.为档案信息化平台建设提供资金支持

高校档案信息化平台建设并不是凭空出现的，而是一项需要长期投入，不断优化和完善的系统工程。高校管理层要重视高校档案信息化平台建设，并明确其具有长期性、艰巨性特点，在资金投入上要形成长期规划，要围绕高校档案信息平台建设的实际需要，配齐硬件设施，包含各类电子计算机、复印机、打印机、扫描仪等设施，同时还要支持各类软件更新，切实保障档案信息化平台能够与时代发展接轨。同时要围绕档案信息化平台建设完善相应的制度机制和标准规范，强化高校档案信息化平台管理质量。此外，要依托智慧校园建设，进一步提升高校档案信息化平台特色，依托智慧校园网与行政部门、教学部门、人事部门、学生管理部门进行有效的数据传输和互动，并为相关部门业务工作开展提供必要的档案信息服务。

2.加强档案信息化平台维护人员的培养

智慧校园背景下，档案管理人员和平台维护人员能力和素质直接决定了高校档案信息化平台工作水平和服务效果。因此，在推进高校档案信息化平台建设过程中应将加强档案信息化平台维护人员教育培训作为重要方面，进一步提升高校档案信息化平台维护人员的综合素质和能力。高校档案信息化平台建设是一项长期工程，如果缺少了平台维护人员就可能因为技术问题和功能问题造成档案信息泄露，甚至出现平台崩溃。为此，一方面要加强对平台维护人员专业能力培训，在培训之前对平台维护人员的专业知识结构和现有能力进行研究和分析，选择合适的培训方案，有针对性地提升平台维护人员的专业素养，将其打造成为能够适应档案信息化建设的优秀人才，为后续高校档案信息化平台维护工作提供扎实的人才保障。另一方面，要围绕档案信息化平台建设实际需要，建立针对维护人员科学合理的绩效考评机制，通过各种各样的激励方式，进一步提升高校档案信息化平台维护人员的工作积极性和主动性，主动地提升自身业务能力，适应智慧校园建设背景下高校档案信息化平台维护业务需要，更好地发挥高校档案信息化平台维护人员的主观能动性，切实保障高校档案信息化平台正常运转。

总之，智慧校园背景下，高校档案信息化服务平台建设具有其现实必要性，通过对各类档案信息资源的有效整合，能够围绕智慧校园建设形成专门课题和档案研究成果，助力智慧校园建设。为此，在具体实施过程中，一方面，高校管理层要改变传统的思维定式，结合高校档案信息化服务平台建设实际需要，为其提供必要的政策支持、人力支持和基础设施保障。另一方面，要求高校档案信息化服务平台要充分发挥自身服务职能，要关注广大师生和教学科研的现实诉求，不断的优化高校档案信息化平台功能，为广大师生和高校高质量发展提供高质量的档案信息资源服务，使高校档案信息化服务平台建设迈上新台阶。