纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨

张 静

（白城市残疾人就业服务中心，吉林 白城 137000）

随着信息技术和经济、社会的交叉和融合，数据的快速发展，已经成为国家的重要战略资源。数据数字化丰富了生产要素的供给，网络化拓宽了社交边界，智能化提高了生产效率。这是推进网络强国建设的重要内容，也是新时代加快实体经济提质增效、促动态变化的战略支撑，全社会越来越重视对各类数据的管理。随着信息化技术的发展，纸质档案管理和电子档案管理的融合策略可以有效地提高整体管理效率，促进工作质量的提高。

一、纸质档案管理

1.纸质档案的定义及特性

传统的档案文件传通常以纸张作为保存手稿及其资料的主要载体，是最权威的原始证据和重要的证据文献。纸张不会留下痕迹，因此具有更高的安全性、可靠性和真实性。但纸张易磨损，不能再生，因此对保存、维护和维修的要求越来越高[1]。现如今的档案管理主要是指是档案实体和原始记录的组织、管理和保存，包括档案的收集、组织、保存、检查和借调等工作。随着时代的发展和发展，档案的重要性和必要性日益提高，纸质档案作为最直接、最真实的历史资料，可以向社会和个人提供更多的有用的资料。例如，在工作中的人事管理、资格审查、保护个人权益等方面，纸质档案起着不容忽视的重要作用。

2.纸质档案对档案管理工作的影响

由于纸质档案具有很难伪造，无法轻易更改，传播力极小等等特点，因此它为档案的保持与管理提供了重大贡献，提高了信息的安全性。纸质档案提供了有关个人的基本条件、工作条件、培训和晋升的客观和现实信息。同时，与其他服务工作方能得到密切联系与支持。例如，纸质档案管理在引入退休、支付社会保障、承认专业职称和薪酬方面发挥着重要作用。纸质文件的档案展示了它是什么时候创建的，以及如何读取过去的数据，它更加一目了然且安全。同时，有些档案管理人员偏爱因循守旧，不愿突破以往的条条框框，害怕科技手段所带来的新问题。所以，目前许多单位仍以纸质档案的方式保存文件。

二、电子档案管理

1.电子档案管理的定义与特性

电子档案是指根据文件管理的相关规范和标准，并基于照片化、数字化、符号、图像合成，将文件统一为虚拟数据形式。现在电子档案管理工作只需一张磁盘就可以处理档案文件的填写、交接等工作，并使用计算机、硬盘和硬盘等存储设备，使档案管理工作效率更高，更上一层楼。

在互联网普及的今天，信息化给档案管理带来了极大的方便，与传统的档案相比，它在智能管理中的作用更为显著。例如，电子档案不仅提供输入、输出、发现、存储、搜索、传输、统计、更新的功能，还可以具有选择、分类、共享等属性，极大地提高了档案管理的效率，满足了新时代的要求。另一方面，这给电子档案带来了新的问题和挑战。目前，电子档案的信息安全问题已经引起了各个行业和行业的高度重视。档案信息的安全，主要体现在档案内容的真实性、档案内容的不受破坏、信息内容的泄露、档案信息的长期使用等方面。此外，由于文件形式的特殊性和身份验证的生成，它依赖于网络技术和互联网工具，而且还不具有稳定性，电子档案的安全性始终被人们重视。

2.电子档案对档案管理工作的影响

近几年，为了顺应国家全面推行的信息化发展战略，开创了档案管理新的发展道路，我国颁布了一系列的法律法规，以保障电子档案的顺利实施。《中华人民共和国档案法》明确提出，要把档案信息化列入国家信息化建设计划，确保电子档案、传统载体档案的数字化、安全、高效地使用。电子档案应当具有来源、程序规范、与传统文件同等的特点，并能以电子文件的形式作为凭证。《电子签名法》对电子签名法的法律效力及证明能力作了明确的规定。《刑事诉讼法》《民事诉讼法》都明确规定，电子档案文件是电子资料，是一种具有程序性的证据。从这一点可以看出，电子档案是今后档案工作的一种新趋势。

电子档案记录了员工、简历、参考资料、科学成果、教职员工、职业状况检查和工资的个人信息，说明了个人的发展和发展过程。将信息技术引入管理是一种新趋势，它还扩展到电子文档管理，即电子文档、电子签名、电子人脸识别和指纹识别。当前，由于网络技术和现有的信息技术手段的制约，电子档案在管理工作中的运用不能成熟自由地运用，它的应用主要表现于基本个人信息的集中管理，数据的合并和分类，以及通过扩展人事数据库来输入、检索、发布和输出档案信息，从而确保数据安全，并使信息可供部门访问。比如，在医务人员个人能力展示、职务转换、人员调配等工作中，各部门可以利用具体的档案信息系统，迅速查找到需要的教师个人信息，从而优化医院档案管理工作业务流程，提升工作效率。

三、纸质档案管理和电子档案管理不同点

不同的档案搜集和归档方法。电子文档的存档与传统的纸质文档存档方式不同，它需要全面的信息保护，包括数字签名、身份验证、身份验证和加密，以确保在传输过程中不会发生信息或数据共享，并确保从文件接收者那里收到的信息是正确和真实的。而纸质的档案文件，则是比较直观的，可以直接进行整理和记录。与之相比，电子文档的标准更加苛刻，它对文档的格式、载体、阅读方法、操作系统等都有特定的要求。所以，纸质档案和电子档案的管理方式有很大的区别，相比而言，纸质档案的真实性和真实性要高得多，而电子档案可以被篡改或者伪造，所以它的说服力并不高[2]。

在档案的分析和整理中，有不同之处。传统的纸质档案归类是一种传统的归类方式，它是以单线的形式，以人工的方式对档案进行管理，并根据档案的名称、年份、类型等来实现档案的排列顺序。而电子文档的整理，则是通过电脑设备，利用相应的软件系统，对所搜集的文档进行快速、高效、全方位的整理和整理。管理者能够根据不同的需求，实现自动检索。

不同的档案文件保存方法。电子文档与纸质文档的保存环境有很大的不同，而纸质文档的保存方法则需要14℃以下，24℃以下。相对湿度约为百分之五十。而电子文档的保存条件是温度不能低于17摄氏度，不能超过20摄氏度，如果是存放在云端的话，就不需要使用真实的环境，只是需要保密和保密。另外，电子文档的磁碟也会受到磁场的影响，因此，在保存磁片的时候，要充分考虑磁力的影响，避免磁力的消磁，要远离磁场，将储存介质放在一个金属盒子里，防止剧烈的震荡造成的损坏。

不同的档案使用方法有不同。纸质档案必须经过相关审查、办理借阅，方能提供原始文件、打印文件等。所有档案的内容都可以用眼睛直接识别，具体的内容需要自己去寻找。而使用电子文档的时候，需要通过档案管理中心或者工作人员的身份验证，确认无误后，再由管理员进行查看。只不过电子文档和纸质文档不同，需要依靠电脑硬件和办公软件，而非纸质文档，不需要地理位置和时间的限制，可以在网络上进行查询和查找。而在信息资料使用的安全性方面，一般采用加密、数字签名、身份认证等技术来保证其安全性。

四、纸质档案管理和电子档案管理的融合策略

1.健全档案管理体系

任何一项经营活动的实施，都必须建立在其管理体系的基础上，使其在履行其管理职能时更为规范化。由于电子档案与纸质档案不能互相替换，因此，为了防止二者之间的矛盾，必须对其进行平行管理。所以，在审批、规划等过程中，必须通过健全的档案管理体系来优化各方面的管理，使其在审批、规划等方面发挥出其优越性。档案管理机构要根据实际发展和建设的内容，制定一种新的档案管理方式，并在此基础上不断创新。纸质档案和电子档案之间存在着相互依赖的关系，在进行平行管理时，必须对其进行规范化评价，以增强其积极的功能，防止出现档案管理问题。在完善档案管理体系时，必须提高行政人员的素质，使之能够依照制度规范来完成工作。在档案的平行存储、检索、传输等方面，必须按照系统的规定，对工作人员进行专门的培训[3]。另外，系统还需要将管理者的全面评价纳入到系统之中，对管理者的素质提出了一个标准，让他们对纸质档案的工作和技术知识有一定的了解。医院可以通过建立奖励和惩罚机制来规范管理者的行为，使他们能够更好地发挥平行经营的作用，从而达到更好的管理效果。在传统的档案管理工作中，档案的管理工作大多依靠手工的手工收集和整理，其工作效率低下。当前，我国的档案管理工作还没有重视和运用档案资料，很难使其充分利用。纸质档案的保存形式传统，简而言之就是整理纸张，并进行装订分类，主要确保其不会损坏，并将其作为原始材料，详细资料保存，以备日后查阅。而信息化时代的来临给人们提供了许多新的技术方法，电子档案对信息进行分类整理，然后从中快速查找有用信息，运用互联网数据技术的筛选功能，在必要时省去时间和空间限制的多重麻烦。

2.工作人员高度警惕，提高保密意识

电子档案和纸质档案虽各有差异，优缺点明显不同，但它们的使用功能都是一样的。电子档案具有高密度、体积小、能储存海量信息的特点。然而，它的缺点极易被更改，安全性大大降低，而且如果没有本人的亲笔签名等个人信息的记录，被修改也不能被快速辨认。在保证档案资料、实体和电子数据的安全上，必须保证档案资料的安全。所以在使用电子档案进行档案管理工作时，必须有一丝不苟的态度和高度警惕的心理，同时还要有很强的耐心，工作人员要熟练掌握办公软件，熟悉管理平台业务的操作技术人员，这是从一开始就做到的，在业务保证人管理的前提下，可以安全地发挥文件价值，增加使用价值，将基本档案管理工作规范化、标准化，从而使业务能力得到提升，提高知识储备，快速解决传统档案管理工作中所暴露出来的问题。

3.加强档案管理人才队伍建设

运用信息技术对档案重要信息进行存储时，如何保证档案资料的安全是当前最关键的问题。纸质档案与电子档案并不是互相排斥的，而是互补的、相依相生的。在实践中，要把纸质档案和电子档案的融合工作做到位，充分利用它们的优势，优势互补，以有效地解决目前的问题和现状。档案管理部门要加强对档案的管理，把现代科技与传统的档案管理取其精华，以提升档案的质量和效能。运用先进的科技管理技术，提高管理的效能，实现档案信息的专业化、科学化、分类、标注，促进了档案管理的数字化。网络的出现为培养复合型人才提供了便利。第一，采用大数据的方式培训内部员工，并进行了内部的档案管理。可以采用以老带新的方式培养更加全面的人才。第二，通过信息技术的交流，学习国外先进的档案管理方式，学习国外的先进技术，比如把企业的员工送到国外学习交流，鼓励员工进行持续的学习。要从多方面进行综合素质的培养，培养出能综合熟练地运用两种形式进行档案管理工作的高质量人才。第三，鼓励人才流入，吸纳新鲜血液，为优秀的人才提供一个展示的舞台。

4.重视档案管理工作建设，必要时将纸质档案数字化处理

档案管理要跟上时代步伐，建立健全信息化体系。首先，在软硬件建设上，要加强软硬件建设，包括录入、管理、查询等，为档案管理工作奠定了良好的基础。其次，通过软件的设计和开发，使档案管理信息化。同时，将医院内部的电子文档规范化，将传统的纸质文档数字化，使得档案管理更加方便，为社会提供便利、高效、优质的服务，能为社会提供更多的资讯服务。

加强纸质档案的数字化处理，是提高档案的质量，提高其使用效率的关键。电子文档的数字化工作直接关系到电子文档的质量，纸质文献资料出现了许多问题，亟待进行数字化处理。同时，加强对档案管理工作的管理，也有助于提高档案管理的效率。利用数字化技术，将无用的文件进行筛选，消除多余的信息，既节约了数字化加工成本，又能有效地提高数字档案的查准率，提高数字化档案的建设效果，充分利用数字化资源的优势。

结语

在数字化的大背景下，国家对档案管理提倡使用电子化的方式。2020年最新修订的档案法中，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证。同年11月，国家档案局办公室又针对电子档案的单套管理发出了征询意见稿，档案能够单独以电子形式归档，同时，大力开展事业单位电子文件归档和电子档案管理试点工作，这些都充分展示了档案管理工作适应时代进步而不断发展的特性，所以纸质档案管理和电子档案管理的融合探讨意义重大。时至今日随着社会的发展和科学技术的进步，医院信息化水平和精细化管理制度的提升，国家层面上也出台了相关标准和战略规划，电子档案也随之发展和完善越来越受到人们的推崇。但纸质档案仍有电子档案无法比拟的优势，几千年来人们对纸质档案的保存和维护积累了大量宝贵的经验，即使现在档案数字化已经成为当今社会的主流，我们也要保护好纸质档案。档案作为历史的见证，保留原稿，是最重要且必要的。纸质才是最可靠的载体，作为历史纪念物，纸质载体才有纪念价值。因此我们也大力推行纸质档案数字化工作，实行双套制保存，具体来说就是既保留纸质档案，也进行电子档案的填写工作，这样可以更好地为需求者提供全方位的服务，相信在不久的将来，纸质档案与电子档案管理工作会融合得更好，共同促进档案管理工作的有序进行。