档案信息化管理风险和安全管理要点探究

吕琳琳

（辽阳市第四人民医院，辽宁 辽阳 111000）

医院档案信息化管理是其发展过程中的关键，就是将其在发展中所产生的各类信息资源加以搜集，整理和储存，并将各类档案信息加以应用。随着计算机信息技术的快速发展和普及，我国各大医院也逐渐改变了传统的管理模式，开始将信息化技术应用到工作当中。在医院办公室档案信息化管理工作开展期间，需要不断完善管理制度，将信息化档案在格式和存储方式上统一起来，这样才能保证档案管理水平得到持续提高，给医院的经营管理工作带来支持和帮助。

一、医院档案信息化管理工作的重要性

一些档案管理人员对于档案管理工作的重要性认识不足，以为档案管理是单纯地搜集各类档案信息，却不知道档案资源在使用过程中才能凸显其高价值。因此在进行现代化档案管理时，需要注重档案资源使用，顺应时代发展潮流，强化信息化技术运用，是持续提升档案管理工作水平的重要手段。目前医院办公室档案管理方法仍较老旧，大大影响办公室档案管理水平。信息技术对各个行业都产生了越来越深刻的影响，特别是借助信息技术的装备与手段，可以针对档案管理工作进行整体提升，促进档案管理与利用工作的开展，因此医院档案管理信息化建设是顺应时代发展的一个重要手段。近些年来，我国医院发展在不断地进行改革和转型，在其转型和发展进程中，医院经营管理已经成为了其中一个重要组成部分，基于此，促使医院档案信息日益丰富。做好档案管理工作对于促进医院健康稳定的发展具有积极作用。

1.利于档案的转型发展

传统的档案管理以手工管理为主，需花费巨大的人力、物力以及财力，而且若工作人员素质、业务能力较差，也会导致档案管理工作中操作上的错误，若没有对错误进行及时改正就会导致严重后果。并且将档案进行信息化管理运用到计算机技术中，如：云计算技术和大数据技术，借助云计算技术建立统一存储池来对档案信息进行动态的分配，从而能够最大限度地发挥出档案资源的优势，减轻档案管理工作人员的劳动负担，减轻他们的压力，有利于档案管理转型发展。

2.利于档案的共享

档案资源主要由纸质档案，音像视频数据组成，纸质档案在保存过程中需占用较多存储空间。在对档案进行信息化管理，实现对不同档案资源文件归档过程中，可大幅减少纸质档案占用空间，借助云计算虚拟化技术，实现不同资料间相互转化与共享，调阅便捷，迅速实现对档案检索与使用，便于储存，避免档案资源重复劳动，更加确保档案信息时效性。通过医院档案信息化管理工作，可在电子信息查询系统中输入各种数据信息，需要帮助的使用者仅需搜索关键词便可迅速浏览相关内容，因此可确保档案信息的查询速度，此外档案信息化管理还不受时空限制，可在任何时间、任何地点都可查询，有利于档案资源使用效率的持续提升。

3.促进医疗事业的持续发展

医院档案信息化管理过程中要具备专业技术人才，因此需要对信息档案管理人员加强培养，培养大量专业技术型人才来帮助医院发展。医院档案管理系统可以实现各种科研档案，基建档案，文书档案，设备档案和人事档案的信息化管理，例如医护人员学术论文管理，学术交流管理，科技成果管理，人员信息，发明专利管理，医院基建工程管理，医疗设备管理与维修等等，并且可以使用检索功能实现查询和统计[1]。

4.改善医院医疗质量

医院医疗质量对医院的发展至关重要，也是医院改善服务的终极目的。在新时期，随着医学科学技术的不断进步，人们对疾病预防与治疗的需求越来越高，因此加强医院管理尤为重要。医院档案管理工作是医院管理工作中一项基础性工作，也是促进医院可持续发展的关键因素。医院在发展过程中形成了大量的历史档案。医院档案管理水平的高低影响着我国医院医疗质量，而病历档案管理在医院档案管理中占据着重要地位，通过对病史档案进行采集与归类，医务人员能够通过分析得到宝贵的医疗信息，这也将成为医务人员研究与实践工作的重要依据。

5.能够长时间保存档案信息

传统档案管理工作开展时，多数为纸质档案，但因纸张自身特点，对保存环境有较高要求，特别注重防火、防虫、防湿等，因此档案管理成本较高，且纸质档案资料因查阅不便，调度难度较大，因此档案信息管理使用相对较少，通过采用数字档案可对各类有价值的材料实现信息数字化，以电子文件方式直接保存于网络上，不仅可有效规避档案原件受损问题，还可减少档案资料遗失风险，提高档案利用率[2]。

二、档案信息化管理中存在的问题

在计算机技术日益发展的今天，基于大数据背景下档案信息化管理飞速发展。档案管理是企业日常管理工作的重要内容，其对提升医院管理水平和工作效率具有十分重要的作用。而信息技术与档案信息之间有着紧密的联系，因此，将信息技术应用于档案管理工作之中非常有必要。由于信息管理发展时间比较短，因此在发展过程中难免存在着这样那样的问题。医院在进行档案信息管理时容易出现如下问题：

1.整体归档意识不强

近年来，虽然机构档案管理取得了一定的进展，但随着档案管理工作的不断发展，似乎遇到了瓶颈，很大程度上是由于医院归档意识不强，没有充分认识到它在医院经营与发展过程中的重要作用。工作者对档案的理解仍然停留在文件管理的表面，档案管理就是保存文件，所以自然不愿意花时间和精力进行档案管理水平提升，导致档案管理员在日常工作中只是按照档案信息录入的规定进行，没有形成主动管理的意识。与此同时，档案管理在医院运营中重要性不够凸显，导致电子文件信息管理遇到很多阻力，使医院无法享受大数据时代的便利[3]。

2.缺乏宏观指导和统筹规划

医院在进行电子档案信息管理时，缺乏相关统筹规划能力，主要表现为以下几点：第一，是对档案信息资源利用意识不强。企业单位重视档案工作而轻视其他管理工作的现象较为普遍。第二，是档案部门内部分工不够明确。第三，是档案管理人员专业素质不高。由于档案管理对医院运营并不产生直接的影响，认为只需维持当前的工作内容就可以了，没有动力去研究档案管理新思想、新思路，所以档案管理对医院管理所占资源不多，对医院今后的发展决策也没有宏观规划。

3.档案管理人员的专业水平参差不齐

电子档案信息管理要想很好地发挥作用，离不开对档案业务和信息技术都有了解的复合型人才。在招聘人才时，因对医院档案管理工作重视不够，不愿花费时间精力去招聘档案管理有关毕业生。在人才培养方面，医院对于档案管理人员继续教育与培养也没有给予足够的重视。多数档案管理员只将文件信息录入电脑并分类保存。现如今信息技术飞速发展，电子档案信息管理不只是单纯对信息内容进行录入工作，还需要采取一些措施来提升对管理档案[4]。由此可见，医院档案管理人员要想更好地对电子档案进行管理，除了要掌握信息技术之外，工作人员还应提升自身的管理能力。

4.缺乏有效的档案信息知识库

在大数据信息时代背景下，档案信息化在转变档案管理模式的同时，也需要管理水平得到进一步提升。档案管理工作在企业中占据着重要地位，作为一项重要的文件录入工作，它不仅能够为后续的后期管理提供基础，而且还可以对其进行汇总与分析，从而提高文件管理的效率。然而，现有的各种专业数据库中都没有专门针对档案信息进行存储、检索等功能的系统，这就使得档案管理在很大程度上受到了限制。所以，信息知识库不足也是限制档案管理工作深入开展的一个主要因素[5]。

三、医院档案信息化安全管理的有效对策

1.加强医院管理软件建设

在医院档案管理信息化建设过程当中，需要加强对医院管理发展软件的分析，设计出的软件应该结合医院本身的条件有针对性地设计出来，避免软件不符合医院的实际条件。同时，还要做好相关人员培训工作，不断提高管理人员素质。只有对这些问题解决之后才能确保档案管理信息化水平得到有效提升。在选购软件前一定要对企业售后服务情况进行调查，并对软件信息加强后期维护和管理，才能确保医院档案管理信息系统发挥应有作用。加强对医院档案管理信息归档工作，对各类数据资源及时填写表格，以免造成资料混乱。在管理过程中需要对各个部门之间的工作关系加以明确，确保各项业务活动可以顺利进行，同时做好档案的备份以及归档工作[6]。要建立完善的制度和流程，提高工作人员素质。档案管理信息化建设也要成立专门信息领导小组，以目前医院系统界面为适配依据，避免出现医院界面和档案管理信息化软件界面不符的情况，确保医院档案管理信息化软件正常工作，只有强化对界面的理解，才能确保系统正常工作，并对后台数据做出及时记录和处理。

2.加强医院档案管理信息系统的宣传工作

首先，在医院档案管理信息化建设过程中需要医院领导的大力支持，此外，还需要加强对操作人员培训，使操作人员了解医院档案管理的信息化建设情况，可以有效地降低人员工作强度和提升对数据的处理程度，此外，在信息化建设过程中还需要确保医院领导大力支持，并通过医院领导协调加强各部门合作，推动软件技术飞速发展[7]。有关工作内容对各个相关部门人员的实际使用情况分析和软件设计公司之间的交流、对医院档案管理信息系统等做出合理的优化，以此来可以促进医院档案管理信息系统运行质量的提升。

3.加强医院信息化管理的认识

在医院办公室档案管理的过程中要不断地建立现代信息服务的观念，促进医院办公室档案管理水平的提升。从医院角度出发，其领导人员需要重视档案管理信息化的发展，并在整个医院内部达成共识，这样才能为档案管理工作的创新打下坚实基础。加大档案管理信息化建设的扶持力度，如拿出更多的经费来建设档案管理信息化，聘请专业化的档案管理人员和装备，从而为档案管理创新打下基础。

4.加强医院软硬件设施建设，提高档案管理信息化水平

医院办公室档案管理工作开展期间，各项基础条件的改善是档案管理现代化开展的重要依据。因此，要想做好医院办公室档案管理工作，就必须从这一角度出发，对传统管理模式进行改进和创新，从而促进医院档案管理水平的提高。档案信息化管理主要靠两方面来实现，即硬件基础好和软件配备齐全。应加强各类硬件设备特别是计算机设备，数据存储设备和服务器建设，这类硬件设施设备必不可少，才能为档案信息化管理奠定良好的硬件基础。强化软件系统建设，档案管理工作中信息化管理与软件信息系统发展有着密不可分的关系，不同单位有着不同的档案信息，所以档案管理信息化管理工作中应结合医院实际情况，设计出专用的档案信息化管理系统并划分系统，这样可以方便档案管理人员按照特定需求划分档案类别并存入不同栏目。

5.加强医院档案安全管理

目前计算机均由软件与硬件两大部分构成，各个环节均有危险，电脑病毒，黑客攻击是造成医院办公室档案信息遗失与外泄的重要原因。医院办公室档案对于医院发展具有非常重要的作用，对于信息化发展中存在的安全性问题，需要加大档案安全性关注力度，主动强化档案管理系统安全性保护，强化防病毒软件和防黑客攻击技术，还要做好档案管理人员的教育工作，增强其对于档案管理的关注度，降低不规范操作和上网现象，进行档案收集和录入时严格按照有关规定执行，降低各类误操作现象，促进档案管理安全性。

结语

综上所述，信息技术的快速发展，会为医院档案管理提供更多的帮助，然而，信息技术处于初步发展阶段，所以在应用过程中会出现一些问题，所以，要对医院档案信息化管理的问题进行分析，通过不同内容的分析，加强医院档案信息化建设的工作，提升档案安全管理的水平，加快医院档案信息化管理的能力，推动医院档案管理的现代化。