房屋征收档案管理信息化建设分析

宫晋成

（凌源市房屋征收管理局，辽宁 朝阳 122500）

在信息化时代背景下，信息技术在社会各领域都有应用，并将成为今后各领域发展的重要推动力量。对于房屋征收档案管理而言，信息技术的运用能够使房屋征收档案管理更加高效，也是未来房屋征收档案管理工作发展的必然方向。所以应积极发挥信息化优势，全面地对大量的房屋征收档案管理内容进行分析研究，建立信息化的房屋征收档案管理系统，运用现代化的技术方式提高房屋征收档案管理的整体质量与水平。

一、房屋征收档案管理信息化建设的内容与要求

在城市快速发展建设的背景下，房屋征收管理也是十分重要的工作内容。房屋征收档管理的信息化就是利用通信、计算机以及互联网等技术方式，对房屋征收全过程、多环节获得的信息、资料以及数据等进行信息化、数字化的管理，以便达到高效的档案管理效果，为档案信息的分析、利用提供便利。

1.所需资料

按照国家有关规定，房屋征收拆迁档案所需资料涉及两部分，分别是综合资料与被拆迁户自身的档案资料。综合资料中涉及直管公房拆迁的有关协议、相关的许可证与批准文件、评估类的资料以及详细的拆迁安置补偿汇总表等文件资料。被拆迁户自身的档案资料作为涉及如房屋出租合同协议、拆迁赔付安置合同协议、听证、司法强拆等相关资料[1]，这些资料是单独由市拆管办呈交的。还包括房屋装修评估表、房屋所有权证、照片以及国有土地使用权证、房屋拆迁评估报告等材料。

2.移交档案的要求

需要认识到，所有需要移交的文件资料必须是原件，并且最好是使用耐久性好的黑色碳素笔填写的书面材料，避免使用容易褪色的钢笔、铅笔或圆珠笔书写[2]。此外，书写时要保证字迹清晰干净，拍摄的照片需要明朗，图表图样应工整规范，同时有完整的签字盖章手续。如果文件受到损坏，还需要及时地对其进行修复或者更换。

3.档案收集与保管

房屋征收档案管理时，档案资料的收集与保管也是十分重要的环节，必须要提高重视程度。如果这一环节的工作出现问题或缺失，必然会影响到之后的房屋征收档案管理工作以及信息化建设的有序开展。为此，相关部门以及工作人员需要将房屋征收档案的收集、保管以及管理等工作放在工作的重要位置上，由专门的部门、人员进行专业化的管理与负责，从而使档案资料的收集环节更加完整规范、保管储存更加精准、管理更加有序。采取科学合理的措施方法保证整个流程中各步骤环节的规范有序，让房屋征收档案管理工作有着明确的思路和方向，切实提高管理效果，避免出现无用功，让房屋征收档案管理信息化建设有坚实的保障和基础。

二、房屋征收档案管理信息化建设的意义

首先，近些年来，人们的生活水平逐步提升，经济收益增多，每一家都有属于自己的房屋，这在房屋征收时户主的数量就会增加，管理工作中涉及的户主信息也就相应增多。在整理户主信息时是比较复杂繁琐的，同时涉及很多重要的个人信息。过去房屋征收档案管理主要是靠人力进行，工作开展的速度比较慢，同时纸质化的档案容易破损、导致信息出现缺失，并且大量的纸质档案需要很大的地方进行放置[3]。如果需要调用户主档案信息，翻找工作就会耗用大量的时间和精力，管理效果不佳、效率不高，也会影响房屋征收档案管理的真实性、可靠性。随着信息技术的发展与广泛应用，人们开始可用网络、计算机等建立信息化的管理模式，利用计算机处理各管理环节，将档案信息录入电脑中，查询时只需要输入档案信息就能够快速准确找到，不再需要工作人员到处翻阅文字档案，极大地节省了人力、物力的消耗，资料的查阅、浏览以及利用率也得到了明显的提高，使档案管理工作更加高效。

其次，过去要实现资源的共享，是需要通过人工的方式进行誊抄的，随着印刷技术的应用，可以通过印刷技术复印材料进行共享，但这两种形式都会消耗大量的时间、人力，并且档案传送、共享的难度也比较大。在信息化背景下，房屋征收档案管理工作的信息化水平逐步提高，工作人员可以利用网络快速准确地将大量的档案资料进行共享，共享的档案资料只需要保存在电脑中即可，不需要使用大量的纸张，保管更加容易，也减少资源的浪费。同时，房屋征收档案管理的信息化建设也能够使档案资料长久地保存，资源可以得到更加高效的利用。

最后，房屋征收档案管理的信息化建设还可以将真实情况提供给监管平台，全面地对户主信息进行安全保护。信息化建设也能够在户主信息泄漏时及时找到根源。房屋征收工作的有效开展对于促进城市发展建设具有重要的意义，能够改善人们的居住环境，维护公共利益[4]。而信息技术的应用能够为房屋征收工作中档案信息的收集、管理等提供必要的支持与保障，促使这一工作的有序推进。

三、房屋征收档案管理的现状

首先，档案管理模式存在滞后性。如今社会快速、全面进步，信息化水平提高，传统的房屋征收档案管理模式呈现出很多不足，不仅工作流程复杂、效率也不高。以往房屋征收档案管理系统提交数据的时间长，房屋征收档案的收集与传输信息化水平不高，使得房屋征收档案的价值作用无法凸显，信息过时、信息不完整的情况时常发生，无法对房屋征收档案管理的实际需要提供保障。所以需要积极推进房屋征收档案管理的信息化建设。其实，房屋征收档案管理中积极推进信息化建设，但信息化的应用以及水平还有待提升，硬软件文档管理工具还有一定的缺失，房屋征收档案管理工作过程还是比较复杂，管理效率依旧不高。

其次，信息技术还需进一步创新优化。就技术方案而言，建立房屋征收档案管理系统难度并不大，主要涉及房屋征收档案管理的目的、对不同功能模块进行定义，对各种应用软件准确应用等。但目前使用的信息技术还需要进一步优化，与现实社会的发展以及人民的需要还有一定的差距，尤其是数据管理、网站建设等，由于属于公共性质，资金投入是有限的[5]，信息技术的方式比较单一、应用还比较保守，使得某些功能缺失、建设滞后。就房屋征收档案信息管理系统来讲，功能模块缺失，即使进入到网站中也不能有效地对数据信息系统进行应用，无法找到自己需要的信息。所以在信息化建设中，应使用全新的技术方式，对房屋征收方案管理系统的功能进行优化、完善，提高数据信息的准确性和利用率。

最后，房屋征收档案管理人员的水平有待提升。在房屋征收档案管理信息化建设的背景下，管理人员的素质水平的提升也是需要关注的重点问题，管理人员的素质水平将在很大程度上影响到房屋征收档案信息化管理的质量与效果。就现阶段而言，房屋征收档案管理信息人员的规模虽然很大，但是素质水平并不高，影响了档案管理信息化建设的速度和水平。在以往房屋征收档案管理中，工作人员的缺失服务意识，对档案管理工作责任意识不足，不能全身心地投入工作中，工作态度不够端正，工作技能缺失，遇到问题逃避责任，严重制约了房屋征收档案管理工作的开展，对于信息化的建设也是没有助益的。

四、房屋征收档案管理信息化建设策略

1.优化档案管理信息平台建立

对于房屋征收档案管理工作而言，管理工作复杂、任务繁多，为提高管理的整体效率与效果，是需要有专业化的数据平台作为基础的，对相关数据信息进行统计、整理和处理公布。为此房屋征收档案管理部门应结合自身实际需要设计开发有针对性的档案管理信息系统，涉及地区详细的文献类型、特色介绍、具体说明等内容，并做好相关信息的收集、统计与整理工作，借助于信息技术的便利快捷等特点，及时回应和处理使用者的具体要求以及反馈，使不同使用者的真实需要得到满足。其实在信息化建设中，可以借助于现代化的5G技术形成可以直观体验的档案资源，增强直接体验，对信息更好地接收，让使用者获得不同的感受和体验。此外，房屋征收档案管理部门可结合自身实际使用科学、合理的信息技术，借助于信息技术平台对传统档案管理模式的不足进行优化和改善，使档案管理达到较高的水平和质量，提高管理效率。

2.增加信息化建设的投入力度

在房屋征收档案管理的信息化建设中，若投入不足，其创新发展也必然受到限制。房屋征收档案管理的信息化建设是一项需要长期开展的工作，会消耗大量的人力、物力以及财力，所以必须要有充足的资金作为支持。可以拓宽资金筹集的渠道，通过部门、银行以及开发商等获得财务支持[6]。或是将用来建设房屋转让行政档案的资金纳入到地方的财政预算中，成为专项资金，用于信息化建设。通过这些方法让房屋征收档案管理的信息化建设有充足的资金作为保障，为信息化系统的建设奠定基础。

3.优化技术的更新与开发

房屋征收档案管理的信息化系统建设中还存在很多不足，单一的技术类型不能满足大量的信息储存、管理以及统计应用等需要，要利用信息技术对房屋征收档案信息进行管理，就必须要保证管理功能是多样的、有效的。为此要积极对开发技术进行优化更新，认真编研档案。及时整理档案信息，依据不同编研内容将分散的资料信息规律化地编制，使档案资料得到很好的开发利用。房屋征收档案程序是比较复杂繁琐的，所以还需要优化管理标准的制定，确保房屋征收档案管理工作有序、规范的开展。此外，积极与交易中心、房改办、物业、拆迁办等部门联系，形成一个完整的联网制生态链[7]，促进资源共享，实现高效工作。征收档案管理部门运用信息技术建立网络系统，实现远程操控，在网络系统中设置用户认证机制，确保安全应用网络。通过网络高效的共享信息资源，将本地征收的信息以及相关事项等储存到网络中，让征收工作被多方监督，提高其公开和透明程度。

4.加强信息系统安全管理

随着网络信息技术的发展，运用网络窃取个人信息的行为也时常发生，在房屋征收档案管理工作中，也应积极加强档案信息系统的安全管理。征收档案管理部门应积极运用防火墙、杀毒软件等对档案信息系统、计算机等进行安全管理，降低病毒入侵的概率，保证问题被及时发现和处理。有条件的可以通过隔离内外网的方法管理房屋征收档案资料，确保安全系数的提高。征收档案管理部门要设置房屋征收档案数据库、档案管理信息系统的访问权限，保留访问记录，做好痕迹化管理。铜丝利用云储存、大容量硬盘等工具做好房屋征收档案信息的备份，提高抗风险能力和灾后数据的恢复能力，建立全面化的安全管理机制。此外，国家在网络安全管理上还缺少完善的法律保障，由于房屋征收档案涉及户主诸多方面的信息，若信息泄露，必须要追究法律责任严肃处理。所以在房屋征收档案管理过程中，国家也应积极完善相关法律的制定。

5.强化人才队伍建设

房屋征收档案管理部门应积极吸收更多专业知识扎实、能力强、信息化水平高的档案管理人才，建立专业化的档案管理人才队伍，为房屋征收档案管理的信息化建设奠定坚实的基础，也促使档案管理工作有序推进。同时，积极组织开展档案管理人员进行业务培训与学习，系统化的学习计算机信息技术的应用、系统软件应用、信息化档案管理的操作流程以及安全风险防范等知识[8]，切实提高档案管理人员的档案管理信息化水平，提升安全意识。定期组织档案管理人员接受安全防范的培训，选择比较常见的系统病毒进行讲解，并结合各种病毒的防范、预警等进行培训，提高房屋征收档案管理人员的能力水平，使其在工作中更加规范、严谨的操作，避免由于人为因素出现不必要的安全风险，切实提高房屋征收档案信息化建设的安全性。此外，房屋征收档案管理部门定期安排信息技术人员对档案管理信息系统进行维护，及时发现存在的安全隐患和风险并科学化处理，确保档案管理信息系统的安全等级达到最高，确保房屋征收档案信息得到安全管理。

结语

总而言之，如今城市发展、社会进步，城市化进程的推进中，房屋征收与拆迁是十分重要的组成部分，也是必不可少的。房屋征收过程中会涉及大量的资料信息形成档案，要对这些档案信息妥善科学管理。随着信息技术的广泛应用，档案管理的信息化水平也逐步提高，房屋征收档案管理也朝着信息化的方向发展。为此应积极建设房屋征收档案管理的信息系统，安全、高效地对档案信息进行收集、储存与管理，明确房屋征收档案管理信息化建设的重要性，利用科学化的措施策略解决房屋征收档案管理信息化建设中的不足，促使档案信息资料管理水平提升，档案信息得到高效利用与开发。