夯基固本 提档升级——广电媒资档案数字化建设探究

文/党 琳

基于新时代背景下，广电媒体机构档案工作数字化转型是改革发展的必然路径。本文以陕西广电融媒体集团(台)媒资档案管理工作为例，就媒资档案管理工作现状，提出数字化建设的优化路径，旨在为媒资档案数字化建设提供参考

媒资档案管理主要是针对音视频素材、文本文件、图表等各种类型的媒体资料进行管理，依托现有的档案管理机制，采用适当的方式编码，再上传到相关媒介中，已达到影视节目档案长期保存和重复利用[1]。面对信息化时代的到来，如何进行数字化建设，提高媒资档案的存储和使用效率，实现经济和社会效益最大化，本文结合陕西广电情况，进行以下具体探讨。

一、陕西广电融媒体集团(台)媒资档案管理工作现状

2020年6月20日，《档案法》进行了修订，并于2021年1月1日起正式施行。作为全国最早的省级广播电视单位，陕西广电融媒体集团(台)高度重视档案管理工作，并于2021年8月起对集团下属各部门、公司、频率/频道进行档案摸底工作。

总编室媒资科成立于2014年6月，近年来结合集团媒资管理工作实际，先后制订了《版权资产管理办法》《版权资产管理规定实施细则》《媒体资产管理工作流程及岗位规范》《磁带管理规定》等一系列版权媒资管理相关规定。在媒资编目总审工作中，总编室媒资科根据国家《广播电视资料编目标准》和《广播电视节目分类法》等国家标准，先后制定了电视广播不同类型节目的《视频资料编目细则》及《音频资料编目细则》。总编室本着“围绕中心宣传，服务内容生产，适配融媒发展，推进版权社会”的总目标，按照“统一管理、资源共享、有偿使用、科学开发”的基本原则，正在推动媒资管理工作由内容储备的初级发展阶段逐步向引导推广、版权转化的中高级发展阶段转变。

与此同时，总编室通过建立媒资联络人制度，以强化媒体资产的收归入库。“应归尽归、以净为重、以用为先”是集团媒资归档入库的总要求。总编室媒资科克服了时间紧、任务重、流程复杂和人力资源匮乏等各种不利条件，除完成日常归档、核对、发布、删除、编目、统计、再标准化等基础性工作外，重点开展新闻条目初级编目、在播节目素材收集、历史磁带上载及数据治理工作，为媒资再利用、版权再开发打下坚实基础。在版权资产管理规定中明确要求：视频媒资在播节目播出版必须归档，自制节目必须归档制作版及素材，音频媒资按需求归档重点节目播出版。

二、陕西广电融媒体集团(台)媒资档案管理工作数字化建设有效途径

媒资档案数字化管理系统主要包括检索模块、管理模块、权限模块等部分，不同模块由不同功能的页面和控制器组成，确保各个模块之间既相互联系又独立运行。工作人员可以上传、修改、删除媒资档案，具体系统ER图见图1。

图1 系统ER图

（一）规范编目标准

目前，我国媒资档案管理系统还缺乏统一的编目标准，陕西广电融媒体集团(台)媒资档案管理工作也基本是依据实际情况，设置检索标准。再加上媒资档案只有在使用和交换中才能体现出其价值，如果编目标准不够规范，那么在交换和重复利用的过程中就会产生很多问题，相应地档案使用效率也会大大减少。为此，我们应做好前期的统筹兼顾工作，依据《国家广播电视音像资料编目规范》，结合档案管理工作实际，明确规范编目标准，设置好关键词，才能在大数据库中精准定位所需的档案资料，降低后期加工成本，确保将来媒资管理系统的互联互通[2]。

（二）提高检索查询效率

档案数字化建设工作的必然发展方向是多元化、便捷化，但是目前陕西广电融媒体集团(台)媒资档案检索技术还停留在关键词、节目代表帧等等层面，虽然能够找出相关的素材，但是这种笼统的检索方法并不能够满足新时代下数字化建设工作的需求。所以，档案管理工作必须要增加高级检索工具条，将检索的范围不断缩小。例如，可以开发语音查询软件，针对不同文件的形成时间、格式、内容等进行表述，进而快速得到想要的资料，提高工作效率。同时，在资源整合过程中，不仅要把握好数字档案资源对象，还要对其进行重组和类聚，实现对资源系统的整合性分析，以此为检索工作做好铺垫。（见图2）

图2 数字化档案资源的系统整合

（三）实施档案数字化新型“双套制”

档案管理“双套制”作为一种新形势，其意味着要同时做好传统广电存储介质和全面数字化以后电子档案的管理。一方面，针对传统的广电存储介质工作来说，其主要是以物理的状态存在，如通过VCD等播放出来；另一方面，针对数字化建设工作来说，主要是通过云平台、大数据技术等，将相关资料上传到计算机和云端中。基于此，可以从以下几个层面进行改革：第一是逐步增加广电档案存储的多样性，通过云端存储，并在技术上限定，确定存入的档案资料不能删改；第二是对于光盘这一存储介质来说，应用M-disc光盘，使用无机材料作为数据层，根据概率模型推测，且使用寿命较长，完全可以满足短期和长期档案存储的需要；第三是使用固态硬盘存储，固态硬盘寿命主要是由擦写次数和容量决定的，所以一次性写入的媒资档案备份存储的寿命很长，完全满足了档案管理时效性的要求[3]。

（四）应用多元化档案存储技术

一般情况下，档案存储的架构主要涵盖了在线存储、离线海量存储，不同存储方式由于构造不同，在具体的性能、用途等方面也不一样。其中，在线存储系统和计算机内存相似，将使用频率较高的媒资档案存储在大容量的磁带库或光盘库中，工作人员可以随时调阅，十分方便。并且这种存储模式稳定性较高，有助于后期的加工工作，工作效率较高，但是存储的空间较小，数据容易丢失。离线存储系统和计算机硬盘相似，通常被用于全面存储档案资料，工作人员在查阅的时候需要将其从大容量磁盘阵列中调取到系统内存中才能够使用，虽然保管相对稳定，但是传输效率较低。随着科学技术的发展，目前衍生出了第三种存储模式，即近线存储。这种模式的特点是数据访问的速度接近在线存储模式，但是成本较低，安全性、传输效率较高。所以，广电媒资档案管理工作可以依据实际情况，合理选择上述三种存储模式，以此提高档案管理工作水平。

（五）素材自动迁移技术

在选择对应的媒资档案存储系统之后，还需要注重档案资料的交换和共享，以此提高档案资料的利用价值。当前，广电媒资档案管理工作中使用较多的系统如ADS媒资档案管理系统，针对某些在线存储的热点资料，工作人员可以快速查阅使用，但是经过一段时间之后，这类资料使用率下降，就需要将其迁移到离线存储服务器中，那么就会大大增加工作人员的工作量。为此，应用素材自动迁移技术，当某个媒资素材利用效率达到临界值的时候，服务器就会自动将这类素材转移到离线存储系统中，从而有效地提高了档案存储工作效率，减轻了员工工作量。

（六）应用双流码传输技术

广电媒资档案管理系统的运行是基于网络开展的，那么网络宽带就是媒资档案传播效率的关键。越是高质量、大容量的素材，上传下载所耗费的时间越多。双码流就是在服务器中同时并存的两种码流，具体的运行原理就是原素材在转码或采集的过程中，分别编码，将素材划分为低质量、低码流和高质量、便于后期加工的。并且这两种素材利用标签技术，彼此之间具有关联性[4]。这样，工作人员在查阅利用的过程中，就可以便捷地用低码流快速浏览素材，一旦发现有价值的素材时，就可以下载进行加工，在关联属性的条件下，相对应的高码流素材就会自动下载。双码流传输技术的应用，有效解决了媒资档案管理资料利用中，在线浏览和大容量素材下载宽带不足的矛盾，不仅提高了工作效率，缩短了传输时间，还进一步拓展了档案素材的利用率。

（七）加强档案数字化风险管理

媒资档案资料的安全性对其保存和运用具有至关重要的影响，档案工作数字化管理的进程中，工作人员应当积极重视媒资档案的安全程度，并通过多样化的手段提高网络安全防范意识，加强档案数字化风险管理。通过正确的操作和针对性的措施干预，有效地预防不法分子的侵入和文件损坏。首先，档案管理人员应当在数字化管理中建立安保系统，例如将防火墙、杀毒软件等保护性设施安装在电脑上，定期更新各个软件和漏洞补丁程序；然后，要为每个工作人员设立一个账号，每次使用动态密码或人脸识别登录；再次，做好档案日常的保密管理，尤其是针对机密文件，要将其和外界互联网隔绝，避免他人登录系统篡改档案。针对可疑问题，要及时上报并追求源头，对其进行正确有效的处理。与此同时，档案安全管理不仅要从软件和硬件上进行加密，还应当在本地中选择质量靠谱的存储介质与设备，以便更好地实现档案数据的迁移工作，达到异地备份的目的。由于在以往的档案管理过程中，技术的升级常常会造成档案数据的丢失或残缺不全。而数字化管理能够运用不同的介质和格式，对其进行异地备份，不仅强化了档案资料的集中管理，还规范了员工的操作行为和档案管理平台，大大降低了档案遗失、失真的风险。

客观现实表明，信息技术的不断发展，推动广电媒资档案管理工作亟待向数字化转型。档案管理人员应重视数字化改革，结合相关规章制度，从多个途径着手，不断优化媒资档案的存储和利用效率，促使媒资档案真正发挥其价值，推动广电媒资档案管理工作高质量发展。