关于高校档案分类方案编制的几点思考

郭 蓉

(三明学院 档案室，福建 三明 365004)

1 引言

随着社会的进步和发展，高校的办学要求也随之发生了变化，这对高校档案管理也提出了新的要求。档案是现代化高校教育管理的核心，是在教学、科研、管理等活动过程中直接形成的，并对高校管理工作有一定的参考利用价值的各种文字、图表及其他方式的书面形式[1]。与传统档案相比，高校档案具有数量大、针对性强等特点，主要以学生、教师为服务对象，不仅能真实反映学生学业、思想修养及政治素质等方面的情况，也能反映高校教学和管理活动存在的成功和不足，为之后的改进提供参考。

高校档案分类编制方案是结合高校档案管理实际情况，对高校档案进行科学分类的依据性文件，在提高档案利用率、促进高校长远发展等方面具有重要作用。目前，高校档案主要包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类及财会类档案等。而高校档案分类方案编制主要有编制说明、分类体系表、档案排列编号方法、档号说明、归档范围和保管期限表[2]。

近年来，国家陆续颁布了《高等学校档案实体分类法》等文件，结束了高校档案分类混乱的局面，推动了高校档案分类的标准化、规范化。为适应新时代高等教育改革的要求，实现高等院校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强高等院校档案工作的科学管理，高校必须充分认识到档案分类方案编制的重要性，明确档案类目设置，提供档案管理个性化方案，实现档案集中管理，提升档案管理质量。

2 高校档案分类的现实意义

分类管理是高校档案管理中的一种新方向、新趋势。对于当前档案管理工作重要性日益凸显，以及档案管理工作量和工作要求持续提高的情况下，高校实施档案分类管理具有非常显著的现实意义和价值。

2.1 有利于促进高校档案管理质量的提升

档案是在高校长期建设、发展过程中形成的，具有门类多、数量大的特点。在高校档案分类过程中，应按照相关标准和要求，准确地对高校档案的类别进行明确划分，降低高校档案在后期查询与利用所耗费的时间和人力成本，使整个高校档案管理的系统性更强，更具专业性，切实保障高校档案管理的科学性。

同时，高校开展档案分类管理，可以提高档案信息搜集、整理、归档、查阅等流程的规范化、标准化和统一化，使相关主体在档案信息资源的利用方面实现效率和效果的提升。例如，在分类管理模式下，高校教师可以根据自身的需求，在短时间内精准定位到档案信息存放的位置，并实现信息的及时获取。

2.2 有利于提高档案分类方案编制水平

与传统档案相比，高校档案具有相对稳定性、长期性，如每个专业设置的课程都较为稳定，或很多科研项目都需要几年甚至更长时间完成[4]。因此，对高校档案进行分类，能加强相同类别档案的集中统一管理，便于后期查找，也能让不同类别的档案用不同的方法进行储存，实现科学分类管理。

档案分类是档案管理工作中的一项重要内容，也是高校日常管理的一项基础性建设工作。从当前高校档案管理现状来看，分类不合理、分类层次过多等是存在的主要问题。因此，对高校档案进行分类，应明确档案分类标准，将档案整理看作为常规性工作，才能有效保障高校内部各院系档案利用的有效性，增强档案管理的工作效率，提高档案分类方案编制的专业性。同时，通过档案分类方案编制工作，可以促使高校建立一套适应相关规范标准和档案分类管理实际的档案管理组织体系，使高校内部的档案管理更加稳健、可靠和有序。

3 高校档案分类方案编制工作面临的挑战

高校档案分类方案编制是在原有的高校档案管理模式和现状的基础上进行的探索推进，其在实际的实施过程中难免会遇到各方面的阻碍和挑战。在开展档案分类管理实践中，高校要先投入足够的时间和精力来掌握档案分类方案编制过程中可能遇到的问题和挑战，将其作为分类方案编制过程中重点攻克的难题。具体来说，高校当前推进的档案分类编制工作开展面临的挑战主要有以下四方面。

3.1档案分类认知不统一

认知是影响行为的重要因素。对于高校档案管理人员来说，其对档案分类管理工作的认识度和认同度会直接影响到其对档案分类管理的态度、看法和行为表现，进而影响到其在档案分类方案编制工作中的表现[5]。虽然《高等学校档案实体分类法》等文件的出台解决了高校在档案分类管理方面的标准不统一、行为不规范问题，但高校实际的档案分类管理工作开展有赖于每个档案管理人员的积极参与和推动。然而，受长期以来传统分散、独立档案管理思维和行为习惯的影响，档案管理人员对分类管理的认知并不明晰，甚至有些人员认为分类管理只是增加了自己的工作量和工作要求，对档案管理工作的开展并没有明显的促进作用。显然，这种负面、消极的认知使得高校内部在对待档案分类管理工作方面缺乏统一的用力点，难以形成有效的合力。高校内部档案分类认知不统一的问题，使得高校在档案分类方案编制工作开展过程中难以达成共识，进而限制了方案编制工作的高效率开展。

3.2档案分类缺乏成熟性的经验

目前，我国在高校档案分类管理方面的实践尚处于探索阶段，包括国家层面和高校层面均处于行为摸索和经验积累期，缺乏关于科学性、规范性的档案分类方案参考，这就使得高校在档案分类方案编制方面容易遭遇较大的阻碍。一方面，高校虽然在以往的档案管理实践中已经实施了一定的档案分类标准，例如将档案分为学籍档案、党员档案、科研档案等，但这种分类标准往往比较分散，并没有形成学校整体层面的标准和规范，导致档案分类实践缺乏科学性，另一方面，高校在实践中将一些经过长期档案管理实践验证的确有效的管理方法以经验或者制度的方式进行了明确，形成了高校内部档案管理标准和方法的统一，但这种统一仅仅局限于关注度比较高的若干类别档案，并没有涉及到所有档案[6]。显然，这种档案分类管理实践活动造成高校在科学化、规范化、标准化档案分类实践方面缺乏成体系的经验参照，进而限制了高校档案分类方案的编制进度，高校往往需要花费大量的时间去了解和掌握二级院校在档案管理方面的实际情况，提炼适合所有学员的分类管理标准。

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3.3档案分类管理重点把握不准确

虽然受近年来政策制度和领域发展的影响，高校对分类管理的档案管理方法的认同度和实践度有了明显的提高，但是，在实际的档案分类管理认知方面，往往存在较大的偏差，导致分类管理的出发点和落脚点不明确，进而导致档案分类方案编制中出现工作重点把握不精准的问题。例如，一些人员将分类管理简单地理解为对各类档案进行分门别类地收集、整理，虽然这种理解并没有太大的错误，但会造成其将对分类管理的统一性、规范性认知方面的模糊，会过多地以自己的主观想法进行分类，进而影响到分类管理的规范性。同时，部分档案管理人员将分类管理的重心放在了管理上，忽视了分类管理追求的是档案资源利用的高效性和规范性，这就导致分类管理的思考和实践给后续的档案资源利用造成了困难和挑战，影响了档案资源利用的效率和效果。

3.4档案管理缺乏内部协作性

档案管理作为高校管理中的一项基础性内容，其设计到各个学院和部门科室，需要内部进行跨部门、跨岗位的协作。虽然高校内部的相关人员能够按照档案管理的要求和标准进行档案信息的总结、汇报和上传，但这种工作缺乏统一性的管理和协调，导致各学院、各部门科室在档案信息收集、整理、上传等方面的时间和标准存在较大的差异，影响了档案分类管理实践的有效推进。例如，部分学院因为档案管理人员缺乏档案管理专业素养等原因，忽视档案信息的规范化、及时化整理，进而导致档案信息的汇总出现滞后性，影响了高校内部整体的档案管理效果。同时，高校内部缺乏统领性的档案管理队伍，导致一些院校和部门科室在遇到档案管理问题时无法第一时间获得标准性的答案，影响档案管理行为的有效推进。

4 对高校档案分类方案编制的建议

高校档案分类方案编制是新时代高校为适应档案精细化管理和档案资源价值高效利用的需要而进行的创新性尝试。随着国家在档案分类管理方面的政策制度的不断完善，高校要结合相关制度，以及本校档案管理的实际情况，以及分类方案编制过程中面临的现实挑战，进行创造性的突破和有效性的创新，真正推动高校档案分类方案编制工作的良好开展。

4.1 注重系统性，实现档案集中统一管理

新形势下，做好高校档案分类方案编制工作应注重系统性，实现档案集中统一管理。为规范档案管理，必须注重实践，以科学的档案分类工作为指导思想，树立正确的档案分类管理意识，确保档案资料收集的集中、统一，推动高校档案文件资料分类的准确性和统一性，增强高校档案管理的实效性。

当然，对于高校当前的档案分类方案编制工作开展而言，最为迫切的是解决内部关于档案分类管理认知不统一的问题，通过多种方式来统一档案管理人员对档案分类管理的分散、孤立认知，实现分类管理认知方面的真正统一，为方案编制提供强大的内部力量。例如，高校可以组织内部各类涉及到档案管理工作的人员进行档案分类管理工作研讨活动，通过集中性的研究讨论来明确阻碍分类管理工作开展的问题，并提出相应的解决策略，消除阻力，实现分类方案编制思想方面的统一。

在高校档案分类方案编制过程中，要先做好高校档案的归档和整理工作，严格规定各个院系、部门的归档日期，并形成系统化的管理模式，防止出现归档管理混乱或重要档案遗失等问题，确保在归档日期结束后所有档案都能应档尽档。同时，在档案归档管理模式确定下来之后，应以方案等形式固定下来，形成长效管理机制，有效解决档案管理分散等问题，更好地为高校管理工作服务。再者，在档案分类标准方面，高校要坚持以国家层面的标准为框架，以学校层面的实际为依据的原则进行标准的制定和完善。一方面，对于有明确国家标准依据的档案分类方法和内容，高校则要严格按照相关规定进行落实；另一方面，对于目前尚没有国家明确标准规定的内容，高校则可以根据本校的实际情况，或者档案分类管理实践比较好的高校的档案管理情况，提出面向内部的档案管理制度和标准，以规范化的制度来统一档案分类管理行为。当然，在实际的档案分类管理中，高校还需要根据实践的具体情况，进行相应的调整和完善。

4.2 注重科学性，推动档案资源规范化建设

新形势下，做好高校档案分类方案编制工作，应注重科学性，推动档案资源规范化建设。高校档案分类应按照其内容性质、存储载体等来进行科学的分类。在分类方案编制过程中，高校应注重分类方案类目体系的全面性，保证现存的高校档案都能得到明确的反映。注重分类方案类目体系的前瞻性，充分考虑到高校档案分类的发展变化，为今后的高校档案发展留有足够的发展空间。

在高校档案分类方案编制过程中，应结合本校档案工作的实际情况及档案学的专业理论知识，充分保证档案分类方案的科学性和稳定性。注重档案类目设置的相对稳定性，确保档案分类方案类目体系不会受到偶然因素的影响，且不随意改变。比如，三明学院颁布的《三明学院档案分类方案及说明》，结合学校档案管理的实际情况，对档案实体分类、编号、排架及检索进行了明确规定，其中将学校档案划分为党群、行政、教学等13个一级类目，一级类目的标识采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称, 在一级类目编制好后，再进行二级类目的编制和标识的确定，促进了档案管理工作的规范化。

4.3 注重实用性，提供档案管理个性化方案

新形势下，做好高校档案分类方案编制工作，应注重实用性，提供档案管理个性化方案。对高校档案分类本身并不是目的，提高档案利用率、实现科学管理才是档案分类方案编制工作的最终目标。因此，在高校档案分类方案编制过程中，应从管理的需求出发，注重档案管理的实用性，方便排架和利用。

在档案分类方案编制强调统一性的同时，高校也应注重个性化，切忌分类层次不要过多过繁，力求简明扼要。档案分类层次和类目设置并不是越多越好[7]。从实践角度来讲，层次越多，类目越杂，有时反而会加大了档案管理的难度及复杂性。由于高校档案相对来说比较有限，故档案分类不必过细过多。

档号在档案分类方案编制工作中发挥着重要作用。目前，根据相关部门颁布的《高等学校档案实体分类法》等文件内容，明确规定了各单位门类档案的档号。但由于各单位档案管理情况的不同，并不能直接拿来使用。因此，应结合学校档案的形成规律、内容和特点来确定档号，确保档号能更符合档案管理情况，从而推动档案管理的规范化发展。比如，《三明学院档案编号方法(试行)》中，档号由年度号、分类号及案卷号三部分，并采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制来进行档号标识，提高了高校档案管理效率，促进了学校档案管理工作的有序开展。

考虑到档案资源利用的需要，高校在档案分类方案的编制方面要留有灵活的余地，即对于相关标准和规范的说明、要求要符合档案实用性的要求，并根据实际档案资源使用的情况，对分类方案中的一些滞后性或者不科学性的问题进行及时的收集、分析和处理，使分类方案真正符合档案资源管理尤其是档案资源利用的实际情况和需求。

4.4 注重时效性，调整优化相关制度规范

新形势下，做好高校档案分类方案编制工作，应注重时效性，调整优化相关制度规范。当前部分高校档案管理仍停留在传统模式上，严重影响了档案管理质量的提升。因此，对于高校档案分类方案编制来说，应不断学习和应用新的档案管理标准和要求，采用多元灵活的方式，构建出一套符合学校档案管理实际情况的分类方案，统一档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，更好地服务于高校管理。

在《高等学校档案实体分类法》等文件的指导下，高校应进一步强化档案分类、档号以及归档范围的规范统一，提升高校档案分类方案编制的时效性。同时，相关部门也应与时俱进，不断学习最新的理论知识，逐步形成对档案分类基础理论的基本认识，掌握相关的工作能力，增强档案管理工作的实效性。

在高校档案分类方案编制过程中，应调整优化相关制度规范，加强档案管理人才队伍建设。档案分类本身具有专业性较强的特点，对相关工作人员也提出了全新的要求。既要具备档案相关的理论知识，也要掌握相应的专业技能。因此，高校应与时俱进，不断加强对工作人员的培训力度，重视计算机应用能力的培育，提高其信息化水平，为高校档案分类管理提供良好保障。

4 结语

综上所述，高校档案是记录高等院校教育、科研及教学改革全过程的文件材料，具有复杂性、专业性及重复性等特点。对高校档案进行分类，不仅能使高校档案管理更加规范化和科学化，提高高校档案管理质量，还能便于后期档案的查询、利用，满足教育体制改革和现代化档案管理的需求。因此，在高校档案分类方案编制过程中，应明确归档日期，加强档案的集中统一管理，提高档案管理系统性；注重稳定性，规范档案分类方案的类目设置，推动档案管理的科学化发展；结合高校实际管理情况，提供个性化档案分类方案编制；根据相关制度规范，积极探索出一套既符合档案自身规律又适合高校实际情况的档案分类方案，从而推动高校档案管理质量的提升。