浅析人民法院电子诉讼档案的管理与利用

石洁

摘要：当今社会，网络与人们的生活密不可分，随着科学技术的快速发展，信息时代已经到来，人民法院的电子诉讼档案应运而生。电子诉讼档案的管理与利用是现阶段人民法院档案工作的重要组成部分，对司法为民、公正司法起着重要作用，随着人们法律意识的增强，电子诉讼档案的利用率也越来越高。

关键词：电子诉讼;档案管理

Abstract： In today's society， the Internet is inseparable from people's lives. With the rapid development of science and technology， the information age has come， and the electronic litigation files of the people's courts have emerged as the times require. The management and utilization of electronic litigation files is an important part of the archives work of the people's courts at this stage， and plays an important role in justice for the people and justice. With the enhancement of people's legal awareness， the utilization rate of electronic litigation files is also increasing .

Key words： electronic litigation; file management

一、电子诉讼档案的特性

电子诉讼档案是人民法院在诉讼活动中形成的、具有保存价值且应归档保存的電子诉讼文件，包括法律文书的电子文本、电子证据、电子庭审录音录像，以及案卷归档后经数字化处理或同步数字化产生的纸质诉讼档案的电子版本等。电子诉讼档案利用更加方便、快捷，与传统纸质诉讼档案相比，其存在以下特性：

1.依托性。电子诉讼档案必须建立在相对应的信息技术基础上，依托法院档案的信息管理平台，利用网络进行数据通信及交换来完成，依靠档案信息管理系统中各模块功能来充分展显其优越性并发挥作用。

2.特殊性。电子诉讼档案存放的载体比较特殊。一种是在线存储，主要包括档案专用存储服务器、云存储等。一种是离线存储，主要包括存储密度较高的光盘、移动硬盘等。

3.便利性。电子诉讼档案的建立，为提高审判效率，促进审判方式的改革奠定了基础。利用者通过自己的用户名、密码登录后提交申请、待档案部门审批后足不出户即可实现诉讼档案的借阅，既节省精力、又节约时间，明显提高办案效率。对一些动态形式的录音、录像档案也可进行在线浏览。

4.共享性。电子诉讼档案通过法院档案管理系统进行网络传输，实现多人同时借阅、下载，即在同一时间，不同地点实现诉讼档案信息资源共享，突破了传统调档方式上的局限性，大大提高了诉讼档案的利用价值。

5.不稳定性。与纸质档案相比，由于电子诉讼档案存放载体的多样化，使其具有不稳定因素。因其制作方式的特殊性，可以说电子诉讼档案既是原始的，又是复制的。如果遭遇管理系统故障、病毒入侵等情况时，有可能会出现信息丢失或损坏。因此，目前各级法院均采用了“双套制”保存管理模式。

二、法院电子诉讼档案的现状

（一）诉讼档案电子化的发展

近几年，各级法院已逐步实现档案信息化管理。以笔者所在的法院为例，从最初的手动登记、检索到现在的电子接收、检索、统计分析，诉讼档案经历了从辅助管理——应用管理——网络管理发展的全过程，无论是硬件配置还是软件开发都进行了深度的研究与探讨。现统一使用的全省法院档案信息管理系统已完全实现各类档案在线提交、归档、检索、统计、利用等功能，已初步达到了档案现代化管理的基本要求。

（二）电子诉讼档案的利用优势

在诉讼活动中，法官、律师、案件当事人等各方主体因调查取证参考等需要均会到法院要求调取诉讼档案。过去查阅诉讼档案在窗口进行，受工作时间、服务场所限制，查阅时间长，工作效率低。电子诉讼档案建立后，现代化的管理手段大大提高了诉讼档案的检索利用的效率。

1.快捷、高效地服务审判，提高办案效率。

实行电子诉讼档案网上借阅后，法官可在办公室电脑上，通过简单的操作即可实现借阅、下载、打印等服务，不受工作时间和服务场所的限制。在年度（季度）诉讼档案抽查、复查和执行部门集中执行需要大批量调卷时，更显示了电子诉讼档案利用的优势，几分钟就能完成过去花数天才能完成的调档任务，快捷、高效，办案效率也大大提高。

2. 快速、便捷地服务社会，实现司法为民

律师、案件当事人等在调档窗口可随到随查，不用因档案被借走而徒劳奔波。特别在全省法院电子诉讼档案三级共享对内、对外异地查阅功能开放后，律师与当事人可到省内就近的法院调取自己所需的诉讼档案，真正实现了便捷、高效的司法为民服务。

三、做好电子诉讼档案管理及利用的主要措施

（一）加强电子诉讼档案管理，提高利用效果

电子诉讼文件的收集、整理是电子诉讼档案管理重中之重，电子诉讼档案的归档质量直接影响到其利用效果。

1.分层管理，明确责任。审判业务部门将与案件有关的全部电子文件、庭审录音录像与纸质档案进行校对，确保完全一致后方可提交归档，其应对电子诉讼案卷质量负责。档案部门通过在线接收或离线存储方式将案卷相关数据存储于档案专用存储服务器上进行统一管理，对数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查，对电子诉讼档案立卷质量负责。

2.提升标准，提高质量。目前，笔者所在法院诉讼档案按册扫描和存储文件，数字化加工标准为单页JPG扫描格式，200DPI分辨率彩色扫描。实践中，我们偶尔会遇到证据（如：当事人提交的病历、医疗费发票等）原件字迹偏淡，导致图片保存不清楚时，我们均单独采用提高DPI分辨率，调整色阶的方式来改善图片质量，确保电子诉讼档案真实与完整，提高利用效果。

（二）规范电子诉讼档案利用方式， 确保信息安全

电子诉讼档案的利用方式有以下三种：1.直接利用。直接利用是指经档案部门审批同意，通过法院档案信息管理系统直接在线查阅所需电子诉讼档案并打印。直接利用打印后的材料经加盖人民法院档案证明专用章，与档案原件具有同等效力。因此，为保证案件当事人的合法权益，档案部门对电子诉讼档案利用者身份需进行严格审查。2.网上查阅。网上查阅，是在一定的权限范围内，利用网络系统将电子诉讼档案数据传输给电子档案利用者查阅，对是否打印也可进行限制操作。通过点对点的转换方式实现档案资源互相交流。该方式的利用过程，法院档案信息管理系统可做到全程跟踪监督，使用相对安全。3.提供拷贝。拷贝主要是将电子诉讼档案可查阅内容的原始数据通过光盘、U盘或移动硬盘等载体提供给相关单位或个人。此种利用方式特点是方便、快捷，但存在信息安全隐患。

针对以上三种利用方式，档案部门可结合实际情况进行选择使用，根据电子诉讼档案的内容进行有效管理。对涉及、国家秘密、商业秘密、个人隐私及不公开的案卷材料不宜提供拷贝;针对网上查阅的方式，网管需定期根据各法官变动情况对利用权限进行及时更新，确保电子诉讼档案的信息安全。

（三）完善电子诉讼档案利用制度，发挥利用优势

电子诉讼档案利用是纸质诉讼档案利用的一個延续，档案利用的相关单位或个人需严格执行最高人民法院和国家档案局印发的《人民法院诉讼档案管理办法》及《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》的通知规定。法院的档案部门通过现代化网络技术对诉讼档案进行收集、整理，一方面实现了诉讼档案的电子化管理，另一方面满足了电子档案利用者的需求。我们在确保电子诉讼档案真实、完整的前提下，也要促进电子档案资源的开发利用。因此，在建立电子档案管理制度的基础上，要充分发挥电子诉讼档案的利用优势，完善其利用制度显得尤为关键。

首先方式更新要跟上。过去法官办案，习惯于使用纸质卷宗，在信息技术发达的今天，我们也可通过制度来帮助他们进行利用方式的改变。我们尽量优先提供电子诉讼档案，减少纸质档案的损耗，这样既发挥了电子诉讼档案利用价值，又延长了实体档案的寿命。其次，结合各家法院的实际情况，对于电子录音、录像档案的利用原则、利用范围、借阅方式等进行深入研究，制定相应的规章制度。最后，对于不同介质载体复制、拷贝的利用，可增加相应的审批手续，并提醒使用方妥当保管使用后及时销毁。

（四）加强电子诉讼档案日常管理，确保数据完整

1.做好备份工作，防止数据丢失

电子诉讼档案一般采用在线或离线方式存储。在线存储应当使用档案专用存储服务器，笔者所在法院的电子诉讼档案服务器的数据均统一由省法院存储在云端，鉴于诉讼档案的重要性，我们也采取了离线存储及异质载体的备份方式，一份备份至移动硬盘，一份备份至光盘，避免数据丢失。

2.加强日常管理，避免数据损坏

离线存储内容均记录在磁性介质或光学材料上，如磁带、光盘、移动硬盘等。由于其保管的特殊性，对于抵御外界不利因素的能力较弱，所以有可能会出现因保存不利而出现数据损坏的情况，其对周围环境有着较高的要求。存放时应当远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离，温度控制在17℃～20℃，相对温度控制在35%～45%范围内，避免数据损坏。

3.采取防控措施，确保档案利用

电子诉讼档案利用必须在保证各介质安全的前提下进行。各级法院应按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，加强档案信息管理系统安全等级防护。严格执行档案安全保密管理制度，防止病毒及黑客入侵，防止档案在传输过程中泄露审判机密。法院系统的电脑安装硬件防火墙，经常更新防病毒软件，定期进行防病毒扫描，设置使用权限，禁止任何人对电子诉讼档案信息进行篡改，确保档案正确完整的利用。

（五）开展诉讼文件电子元数据收集，提高利用水平

元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。笔者所在法院的档案信息管理系统与法院综合管理平台系统有效连接，给诉讼档案元数据的归档打下了坚实基础。元数据通过对电子文件的内容特征、载体的环境特征以及电子档案形成过程中的环境和背景信息的描述，记录电子档案的相关属性和背景信息。元数据在电子档案管理中所存储的信息与电子档案的信息内容、背景、结构等是一一对应的，是电子档案的原始状态的记录。档案部门通过元数据的特征可以快速检索，并能够确认电子档案的真实性与完整性，元数据可以保证电子诉讼档案数据安全，有利于电子诉讼档案的长期保存。因此，开展诉讼文件电子元数据的收集是电子诉讼档案管理发展的必然趋势，是提高电子诉讼档案的开发与利用水平的必由之路。