水利水电工程机电设备制造安装资料搜集及档案管理的探讨

王志远，马千竣，任泽俭（.山东省莱阳市应急救援保障服务中心， 山东 烟台 6500；.山东润鲁工程咨询集团有限公司， 山东 济南 5009）

1 机电设备及档案管理的重要性分析

水利水电工程是实现水资源优化配置、缓解水资源供需矛盾，改善受水区生态环境的重要水利基础设施。水利水电工程中的水闸、阀站、泵站及发电站等控制性建筑物有效发挥作用的关键是配套安装的机电设备。

机电设备是水利水电工程运行的核心，涉及水泵、电机、水轮机、发电机、变压器、高低压电器、吊装等机电设备及闸门、启闭机等金属结构；设备涉及专业跨度大、技术复杂，直接影响到工程运行的安全和效益，这就从客观上对设备技术档案提出了很高的要求，只有从源头抓好设备资料的搜集、整理及归档工作，才能真正建立完善、翔实、规范的设备档案台账，为设备制造和安装的质量评定、运行安全评价、效率分析及大修分析提供可以借鉴的第一手资料[1]。大中型水利水电工程对机电设备生产制造的质量、安全及进度控制一般采取两种方式：一是由工程机电设备安装的监理单位负责派员驻厂监造，即工程监理单位承担驻厂监造任务；二是建设单位另外选择监造单位驻厂对设备进行监造。

为确保设备的制造质量符合设计、合同和规范要求，要坚持从设备的初选论证开始，抓好设计、合同、材质、外协产品、制造工艺、制造尺寸、制造精度、过程试验、出厂试验、出厂验收、到货验收、安装质量评定、安装调试、设备测试、安装验收、联合试运行验收及运行过程数据采集分析等各个环节的资料搜集和规范整理工作，保证设备技术档案的完整和标准，确保设备制造质量和运行质量。

设备制造档案是设备制造全过程的真实记录，是设备管理工作的重要组成部分，因此应坚持把验收环节前移，着重抓好电机设备的设计评审、制造环节、出厂验收、到货验收、安装调试验收及试运行验收工作，验收中需坚持“实物验收和档案文件验收同步进行，验收设备与验收档案同质要求”的原则，通过实物验收发现档案文件的不足，通过档案文件的验收发现设备制造质量的不足，将设备存在的问题消除在设备制造过程和设备出厂之前，避免设备返厂修复和改造，奠定设备乃至整个工程安全运行的基础。设备生产制造各环节的档案资料审核、把关以及验收组织，如无特别约定，一般均由监理或监造单位组织。

2 机电设备档案管理存在的主要问题

2.1 设备生产厂家提供的档案资料不完整

设备制造厂家不能按规范和合同的约定提供设备生产、出厂所需要的资料，已经提供的资料未按合同中约定的设备档案制备要求进行整理和装订，给产品质量鉴定、出厂验收和运行管理单位建立设备台账造成困难。提供设备基础图纸不及时或有缺陷，造成安装被动。采购的原材料、外协外购件缺失联合考察和监理审批资料、缺少复测复试合格资料。工序资料不齐全,与规范相对应过程试验、检测资料不齐全等。

2.2 监造单位工作原因造成提供的档案资料不齐全

监造单位和设备生产单位在执行合同的过程中，由于对合同了解的深度不同或者对合同条文的理解不同，出现检测、检查或试验不到位现象，没有及时进行资料搜集和整理，致使采集数据和资料丢失，造成无法弥补的资料缺失。有些监造单位提供的档案资料（尤其是检测、试验资料或记录）是通用资料，没有与合同设备相符的指向性和唯一性。资料与设备没有一一对应的关系，资料编号和设备编号不对应。

3 机电设备生产前及生产过程中的档案资料内容

3.1 机电设备生产前的档案资料

监理或监造单位在机电设备的生产制造前应注意收集整理以下档案资料。

（1）设计及建设单位的资料。设计单位提交的设备（系统）设计资料，设计图纸、设计说明书、设计变更文件、技术要求及技术交底书等。建设单位提交的设备招投标环节资料，主要包括设备招标标段的划分文件、招标技术文件专家评审资料、招标公告、招标图纸、招标文件、投标文件、答疑文件、设备厂家考察报告、中标通知书、合同及技术协议等。

（2）设备生产厂家及监理或监造自身的资料。设备生产制造前生成的文件，设备生产制造施工组织书、设备生产项目部成立文件，质量控制文件、工艺控制文件、进度控制文件、厂家提交的设备（系统）设计说明书、计算书、设计图纸、设计联络会会议纪要及设计评审文件（一般2～3次）、设备厂家之间的关联沟通记录、设备材料采购文件、外协外购件采购文件、设备试验报告、检测报告、厂标资料。

监理或监造单位生成的文件，设备监造或监理项目部成立文件、监理监造规划、监理监造大纲及监理监造细则等。

3.2 机电设备生产过程中的档案资料

（1）设备生产厂家档案资料。一是设备生产过程生成的文件，监理签发的设计图纸、监理审批的材料设备报验单、外协外购件联合考察文件、材料的物理化学试验单（合格证）、材料的复试复测合格证明、外购件的合格证、外购件的复试复测资料、派工单、元器件的实验资料、配件的试验资料、金属构件的材质证明及几何尺寸检验资料，过程工序（工艺）控制资料、加工精度资料、过程试验文件、电器试验资料、耐压试验资料、密封试验资料、动作（行程）实验报告、平衡实验报告、重量检测报告、防腐检测报告、焊缝检测报告、制造缺陷及处理报告等。二是设备出厂试验大纲、出厂实验报告、出厂验收报告、合格证、预装预试文件、材料设备装箱清单、设备生产竣工图纸、基础图纸及设备包装运输文件等。三是设备生产联合验收报告、抽检资料及设备生产制造总结报告，主机组或新研发设备（系统）的CFD试验报告、模型试验报告、模型验收报告及计量支付申请资料[2]。

（2）监理监造及设计单位档案资料。设备生产过程中的监理生成的文件，材料设备变更审批文件、旁站监理监造记录、监理监造日志、监理监造指令及监理监造工作总结报告。生产过程中审批的文件、计量支付审核资料。

设计单位生成的文件，变更通知单、设备建造设计总结报告及联合实验文件等。

4 机电设备安装调试及试运行档案资料内容

设备到货验收资料主要包括：开箱记录、各类随机资料（图纸、合格证、实验资料、安装使用说明书）、备品备件资料及专用工具资料等，设备的现场倒运与存储资料。

安装过程生成的资料主要包括：预埋清册、电缆清册、设备（系统）安装施工组织设计、安装调试试验大纲、实施方案及评审资料、调试试验方案的审批资料、设备安装基础资料、各类试验检测资料、单元评定资料、电气（吊装设备、压力容器）等第三方检验试验资料、设备（系统）单系统调试资料、联合动作调试资料及设备补涂资料。安装设备、仪器、仪表的检测合格认证资料，安装调试总结报告。

监理生成的资料主要包括：安装旁站资料、各类方案计划审批资料、监理安装调试总结资料、变更审批资料、计量审批资料及联合会审资料等。

试运行过程生成的资料主要包括：试运行大纲及实施方案、联合试运行生成的各类电气参数记录、动作参数记录、机械参数记录及联合试运行总结等。

设备投入运行生成的资料主要包括：设备启动验收资料、设备运行参数与设计参数的对比分析资料、设备缺项整改资料及试运行联合验收（阶段性验收）资料等[3]。

5 做好机电设备档案资料提交的策略及措施

为保证机电设备档案资料的完整性及准确性，根据多项工程项目机电设备制造安装的经验教训，必须在招标文件及合同条款中明确约定档案资料搜集及提交的相关要求，在验货及验收中认真落实，采取这一策略及措施，能实现机电设备监造中技术档案管理及控制的目标。

5.1 在合同的通用条款中对档案资料进行约定

除招标文件的技术规范中另有规定的，承包人应根据发包人编制的设备生产单位资料归档内容提供与合同设备相符的中文技术资料，上述一套完整的资料应组卷、整理、装盒包装好后随每批设备一起发运[4]。进口资料应由承包方翻译成中文资料与外文原版资料一起提交。

5.2 在合同的专用条款、技术条款中对档案资料进行约定

在合同的专用条款、技术条款中，应对承包人提供资料的内容、要求及份数进行明确约定，具体内容如下。一是对出厂验收资料的要求：每个项目产品出厂前，承包人应提交如下验收资料（不少于一式四份，其中一份为电子版）。二是要提供主要零件及结构件的材质证明文件、化验实验报告，包括主要部件的装配检查记录、设计修改通知单和主要零件及主要结构件的材料代用通知单。三是提供产品的预装检查报告、产品出厂试验报告、制造后的竣工图、易损件图、部件装配图及产品维护使用说明书、外购件的合格证、产品质量检验报告、产品合格证、延长保质期或服务期承诺函。四是提供监理单位和技术条款中要求提交的其他材料[4]。

以上资料，均应提交原件一份，技术条款另有说明的按技术条款有关规定执行。所提供的上述资料，其装订、排列、归档必须符合国家有关档案管理办法或档案管理实施细则的规定。

5.3 合同技术条款中应明确要求提供的资料

根据工程项目不同，一般应在合同的技术条款中对合同产品从加工制造到货验收过程中需要提交的技术资料进行详细的约定，没有约定的应按设备行业阶段验收规范的要求执行。

技术条款关于供货范围的描述中一般应把提交图纸、说明和其他资料作为供货范围，说明资料和设备同等重要，供货就是供设备和资料，二者缺一不可，设备档案资料是设备验收的一部分，设备档案资料不合格则不能进行出厂验收和计量支付。技术条款一般技术要求中对于材料、部件及整机所需要提供的各种资料应有明确规定，这是上述通用条款对资料要求之外的更具针对性的要求，更能反映设备的特质和特性，因此也更重要。

5.4 设备生产声像资料方面的相关要求

设备生产厂家应将全部设备制造重要环节的照片和影像资料提供给设备监造单位及发包方，以反映设备加工制造的重要阶段或每个重要环节的情况[5]。这些重要环节一般应包括重要工序、重要装配环节、重要检测及重要调试过程的照片，照片背面应文字注明设备的名称、规格、型号、工号、照片反映的环节（内容）及照片拍摄的时间等。各阶段的生产过程照片要随进度报告一并提交。

5.5 监理需要提供的相关资料

监造工程师在驻厂监造期间，一是要根据合同的约定和规范的要求指导督催设备生产厂家实事求是地做好档案资料；二是要高质量地完成并提交给验收小组和发包方的相关监造资料，这些资料一般包括监理监造日记、监理监造大事记、监理监造通知或指令、监理监造工作总结等；三是由监造单位牵头，与生产厂家、发包方、设计单位及安装单位共同建设机电设备技术档案管理平台，保证技术档案的完整性，提高工作效率[5]。