高校教学数字资源建设问题与对策研究调研报告

王小茹

（安阳师范学院，河南安阳 455000）

据统计，我国高等学校学生总规模超过4 000万人。高等教育是促进社会发展的根本动力，是促进社会文化建设的重要保障。高等教育一般具有人才培养、科技研究、社会文化服务以及文化传承发扬的作用，其中人才的培养才是高校的根本任务。而现实生活中的大学，科学研究是各项评估的重中之重，经费、课题、论著、平台等数量是学校评比的重要指标，也是评价教师最重要的参照。教学工作因其难以量化考量而被轻视，课堂教学、教学研究成为教师的“良心活”。

在2016年10月15日，教育部党组书记陈宝生在武汉地区高等学校工作座谈会上，提出四个“回归”，即回归常识、回归本分、回归初心、回归梦想。回归常识是高等学校课堂教学现代化的呼唤，教学是高等学校的工作中心，是高等学校的基本社会职能。2018年6月21日，教育部在四川成都召开新时代全国高等学校本科教育工作会议。会议强调，坚持“以本为本”，推进“四个回归”。加强教育教学业绩考核，在教师专业技术职务晋升中施行本科教学工作考评一票否决制，加大对教学业绩突出教师的奖励力度，对主要从事教学工作人员提高基础性绩效工资额度、保证合理的工资水平。

档案是社会发展进程中的重要参考文献，具有知识性、教育性和价值性等特点。教学档案是教学评估、教学改革等活动的重要参照资料，甚至在学科建设、硕士学位授予单位申报等工作中发挥着巨大作用，因此建立教学数字资源档案库十分重要。本文对高校教学数字资料档案现状进行调查和总结，并提出应对策略。

一、高校教学数字资源档案现状

当前高校教学档案数字化尚有很大提升空间，在科技高速发展的背景下，高校教学档案资源的类型由纸质档案向电子化与纸质并存的方向发展，我们正处于转型发展的初期。目前，高校教学档案数字资源建设存在诸多问题，如纸质档案保存现状堪忧、教学档案类别或项目残缺不全、管理制度不健全、机构和人员不足、工作人员档案业务不够熟练等。

（一）纸质档案保存现状堪忧

据调查，纸质档案目前仍然是高校教学档案最主要的保存方式，变化的方式仅仅从此前的手写纸质版变为了电脑打印版。存档的方式多为传统的档案库存档，档案库房对建筑面积设施等都有很高要求。纸质档案还存在发霉、湿水、丢失等风险。

高校教学档案是体现大学管理水平和教育质量的重要材料，是大学档案的主体和核心。教学档案是一个学校教学活动的真实记录，包括教学管理、学科建设与专业设置、招生、学籍、课堂教学与教学实践、学位、毕业、教材等类目，内动涉及大学教学的方方面面。试卷和毕业论文是最常见的教学档案，一般保存年限仅为10年。在教学档案数字化资源不完善的情况下，超过10年的试卷和毕业论文很难查找。此前，试卷和毕业论文档案均由教学院系各自保管，缺乏专职人员管理，查找不易且容易丢失。在教育部对学校的评估过程中，经常应为查找某个试卷和毕业论文档案而兴师动众，建立数字化档案迫在眉睫。教学过程中的人才培养方案、教学大纲、实习方案等多为教务处集中收集和管理，同样存在管理问题，造成查找困难。教案、讲义、教师日志等基本保管于各教研室或教师个人处，也存在未实行电子化、易丢失等问题。高校在校生人数少则数万，多则数十万，每年产生数以万计的教学档案，档案变动、维护和迁移等工作相当繁重，由纸质档案转变为数字化的电子档案势在必行。

（二）档案管理机构不健全

《高等学校档案管理办法》规定：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：①建校历史在50年以上；②全日制在校生规模在1万人以上；③已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。”我校档案馆成立于1999年6月，为副处级建制，归属校党委办公室；2019年5月升格为正处级单位，为学校直属单位，内设综合档案室、人事档案室、收集指导室3个科室。现有工作人员6人，其中，馆长1人，副馆长1人，各科室科长或副科长1名，工作人员存在不足。从2009年开始，各院部设立1名兼职档案员，负责本单位的收档、交档和存档工作。但档案浩如烟海，人员配备仍然明显不足。除学校之外，各院部也有设立小型档案室。教学档案涉及的档案门类繁多，更新速度快，需要专职人员收集和管理。

（三）人员业务知识不够熟练

学校档案馆成立了档案收集指导室，各院系和职能单位，均配有兼职档案员。兼职档案员队伍不稳定，对档案制度、归档范围、档案管理等方面不熟悉，需要不定期进行培训。以往的工作中，各教学院部产生的电子档案的存放地点较为分散，未设立专职管理人员，且教学管理人员对保存教学类电子档案的意识不强。各院部通常主要存放毕业论文、试卷等电子档案，对于教学改革项目申报书、教学实践研究报告、论文、著作、奖励、规章制度等档案不够重视，有的根本不知道哪些是应该收集和整理的，造成查阅困难或档案丢失。

二、教学档案数字资源建设问题对策

（一）加强基础设施和制度建设

学校要增加经费投入，购置数字化设备与仪器，提供必要的数字化档案安全保护措施，加强数字化基础设施建设，为数字化建设奠定坚实的物质基础。同时制定数字化制度和规范，如纸质档案数字化技术规范、电子文件元数据管理规范等，确保数字化档案的质量和规范管理。

目前，教育部和国家档案局还没有为高校教学档案管理制定专门的规章制度，但是《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》等都包含了教学档案管理的部分。很多高校则在制定学校档案管理办法之外，还专门制定了教学类档案管理制度，如《南京大学教学档案管理办法》《吉林大学教学类档案立卷工作规范》《北京大学学籍档案管理实施细则》等。这些制度确定了教学档案形成部门归档的工作基本原则，即高校各系所、教学管理部门负责将自身形成的有长期和永久保存价值文件材料向档案部门归档，学校档案馆负责教学档案归档工作的指导、教学档案的收集、保管和利用。同时也对教学档案归档工作的岗位职责、归档范围和流程、管理和利用等方面进行了详细的规定和说明，为教学档案工作的有序开展提供了制度保障。

（二）加大教学档案数字资源开发力度

档案的生命在于其有用性，保存档案的目的在于利用。学校档案馆、教学管理部门、教学单位都应该积极开发教学档案数字资源，主动为本部门和学校的各项工作提供服务。

学校档案部门应围绕学校当前的中心工作，利用教学档案集中统一管理的优势，加大对教学档案数字资源的开发力度。对教学档案这一丰富的资源宝藏进行深度挖掘，将其从静态的库存资源转换为动态的信息资源，发挥档案在学科建设、教学评估、科研评奖、重大活动、编修教育史志等工作中的参考、凭证作用，提供丰富的档案编研成果供学校、师生和社会利用。

教学档案立卷单位也可以针对自身利用需求，开发本部门教学档案信息资源。教学档案形成于教学管理及实践之中，又服务于教学管理和实践。在调研工作中，我们发现，档案如果能服务于本部门工作，各部门归档积极性就会高涨。很多学院都反映，正是由于档案工作为学院教学评估工作的顺利开展提供了大力的帮助，他们才有积极性将本单位档案工作进一步做好、做规范。反之，如果教学档案不能被合理利用，立卷部门做好档案工作的积极性就会大打折扣，归档工作难以开展。

（三）增强分工协作意识，加强业务指导沟通

教学档案归档工作的顺利开展依赖归档单位的分工和协作。教学档案的归档需要有关部门协作开展。由于工作分工，一项教学管理工作需要若干个部门协作完成，反映此项工作的教学档案也分散形成于不同的单位，需要这些单位协作起来才能保证档案完整归档，如果协调不好，往往会造成归档工作脱节、档案材料丢失。以学生学籍卡片为例，不少学生转专业后未将学籍卡片带到转入学院，最后很可能原学院和转入的学院都没有将其归档，学籍卡片因这种原因丢失的不在少数。再如本科生招生工作，招生计划（如招生总规划、分省分专业的具体计划）的制定和招生工作的具体实施涉及高校规划部门、招生部门等多个单位，只有将相关文件材料都归档了，才能保证学校招生档案的完整。

教学管理工作环节多、协作性强，教学档案数量大、内容繁杂，导致立卷难度大、归档工作量也大。而且，教学管理工作和教学工作经常会面临一些改革和调整，工作内容的变化又会引起归档材料的变化和归档方法的调整。在这种情况下，想要做好归档工作，应加强档案部门和立卷单位之间的沟通。同时，教学管理部门在协同工作之时，也应考虑到教学档案归档工作的归属档案部门和立卷单位之间的沟通，档案馆指导人员就可以及时掌握立卷单位的特殊情况、调整指导方法，协商制定既符合学校档案工作规定又兼顾立卷部门工作实际的归档措施，协助立卷部门圆满完成立卷工作。教学档案立卷部门之间协调好了，就能尽量避免归档工作脱节和档案材料丢失的现象，保证教学档案资源的完整性。

（四）明晰教学档案范围，加强数字资源建设

从教学档案的产生来源来看，教学档案产生于四个层次，有四个不同的形成主体：一是学校的教学管理部门，如研究生院、研究生工作部、发展规划与学科建设办公室、学工部、教务处、招生就业工作处；二是院系、研究所（或研究中心）、实验室、教研室；三是教师；四是学生。

每个层次每个档案形成主体产生的教学档案的内容是不同的。教学管理部门产生的教学档案是全方位的，涉及所有类目，但主要是管理性文件材料；院系产生的教学文件材料涉及招生以外的类目，并且由于院系身处教学的第一线，课堂教学与教学实践、教材两类的文件材料会相对更多一些；教师是实施教学活动的主体，围绕教学活动产生的主要是教学业务材料。如典型教案、备课记录、教学范例、课程目录、教学实践总结、教学实验、本人所拟考题以及教师自行摄制的教学录音带、幻灯片、自己制作的教学课件、教师本人编写并出版的专著、教科书、讲义、教学参考书、实验指导书等。这些教学业务材料涉及课堂教学与教学实践和教材两个类目，其中一部分保存在院系，但主要还是在老师自己手中；学生是学习的主体，他们在大学的学习实践中产生了大量的文件材料，主要涉及课堂教学与教学实践和学位两个类目的内容。如典型的实验报告、实验记录、典型答卷、典型调查报告、重要的课程作业、毕业论文、毕业设计、学位申请表等。

表1 教学院部教学档案归档范围

续表

教学档案归档范围根据内容可分为教学管理综合类、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革、招生管理、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位工作、教材等九大类。

（五）建立电子档案系统，规范管理

如今，绝大多数高校已经引入档案管理系统，但是在教学档案的归档和利用上还是较少涉及，教学档案的信息化建设相对滞后。随着高校建设一流大学，一流专业等目标的提出，高校的教学档案，对于高等教育的发展有着举足轻重的作用，所以加强教学档案的数字资源建设，建立教学档案管理系统势在必行。

目前，高校使用档案管理系统多是针对档案管理建立的，方便查询和管理。而在校园信息化建设过程中，高校各教学管理部门基本上都建立了相应的管理系统，如本科生、研究生教学管理系统等，以实现教学管理工作的信息化，系统内存储管理了大量的教学信息。随着校园办公自动化、一体化工作的推进，应采取切实可行的方式将现有的教学管理系统与教学档案管理系统进行数据对接，将必要的教学信息充实到教学档案管理系统中来，这既能推进学校教学档案信息资源建设，促进教学信息共享，又能方便教学档案利用，提高工作效率，体现档案利用价值。

而教学档案的产生和利用涉及高校的职能部门和各教学院部，电子档案系统可以分为单机版和网络版，为保证档案信息安全，建议联系正规厂家，安装正版系统，方便信息安全和维护。

三、结束语

教学档案是体现大学管理水平和教育质量的重要资料，是大学档案的主体和核心，对于学校的长远发展具有重要的作用，各高校应高度重视教学档案数字资源建设，多措并举，尽快建立健全教学档案数字资源系统，让学校师生更方便快捷地利用学校的教学档案，更好地服务学校发展和地方经济。