大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

吕洪涛，吕传义，孙晓丽

枣庄市肿瘤医院党群工作部，山东枣庄 277500

现代科学技术的发展促进了大数据时代的到来，加快了社会发展的脚步，如今大数据技术广泛应用于各大领域中，对于人们的日常生活和工作造成了极大的影响，同时也给人们的生活带来了便利条件。大数据技术在科技以及经济的发展过程中产生的作用不容忽视，其中电子档案资料也是大数据时代下的关键组成部分，开展电子档案管理工作的管理质量和效果直接影响数据的使用情况和结果。通过对大数据时代下电子档案管理现状的分析，并提出具体的电子档案管理发展对策和方式，有利于打造更加专业的电子档案管理人才队伍，统一电子档案数据采集的标准，形成完善的电子档案管理模式，优化档案管理流程，最终达到电子档案管理的要求和标准，为企业的平稳发展奠定良好的基础。

1 正确认识大数据的概念

近些年来我国的科学技术水平大幅度提高，促使计算机技术融入到了日常生活中，对于人们的生活造成了影响。这种爆炸式生长的信息，对于技术的变革产生了积极的促进作用，也影响到了人们日常生活，大数据的概念随之而生，大数据的主要特点表现为数据大量化以及多元化，还有运行速度快、价值密度低等方面，其中大数据体现出的大量化特点，主要是信息的存储数量进一步增加，尤其是在云计算技术以及互联网技术广泛应用后，让大数据信息的存储空间得到了拓展，大数据的存储数量也得到了明显的提升。其次是大数据所具有的多元化特点，在当前大数据时代下，包括数据的格式以及具体的来源和类型都展现出了变化和差异性，数据最主要的就是关系类型和非关系类型这两种情况，其中非关系类型的数据包括引擎数据以及互联网日志等一些没有结构性特点的数据，同时数据信息格式方面的多元化主要表现为数据可以通过文本格式以及视频格式、音频格式、图片格式存在，对这些格式的数据信息进行存储的特殊办法。另外则是大数据具有的价值密度相对较低的特点，主要由于在当前的时代背景下，大数据信息的获取方式更加丰富，来源的渠道也更加复杂，因此而导致大数据中蕴含的信息量变得更加庞大，在这种大数据信息背景下，经常会出现数据信息重复的现象，因此而导致有价值的数据信息密度变得更低，这种现象实际中很难避免。最后则是大数据的高速运行特点，在大数据的生成以及处理环节速度相对来说都较快，尤其是在当前5G网络通信时代下，数据能够在一秒之内完成及时地传输以及处理，针对大数据时代下开展电子档案管理工作，也能够在一秒之内完成档案的处理和变更等目标，因此，对于档案的管理工作来说是一次较为关键的革新，也是重要的效果。

2 大数据时代电子档案管理工作所具有的积极作用分析

2.1 大数据时代电子档案管理促进了档案管理效率和水平的提高

大数据技术已经广泛应用于各大行业中，发挥其重要的作用，促使各大行业的档案管理工作开展更加简单和顺利。档案管理工作的数字化水平以及信息化水平大幅提高，也促使档案管理的效率相应提升，一方面是电子档案的这种归档方式和传统的档案管理方式相比较体现出了明显的差异，主要表现为电子档案的归档和管理方式变得更加智能，可以使用人员的身份验证方式以及信息验证的方式来快速传输电子档案文件中的信息和内容，因此，促使档案文件的传输效率以及信息的处理效果得到了明显的变化，这样的传输方式最大程度上保证了电子档案管理模式的真实性、完整性和准确性。此外，大数据时代在开展电子档案管理工作时采取的保管方式主要依靠先进的信息技术，这样的方式使数据文件的存储以及调用变得更加简单，通过电子档案开展管理工作，工作人员可以利用计算机去调取相关的文件信息，因此，节省了工作人员的工作时间。同时，工作时员工的信息记录方式更加简单，信息记录的速度也得到了提升，缓解了工作人员的工作压力。

2.2 大数据时代电子档案管理促进了查漏补缺的顺利进行

针对电子档案资料进行查阅时会发现传统的档案管理要消耗很多的时间和精力，完成拆卷以及装卷等部分的操作，但电子信息管理模式往往只需要管理工作人员完成，在电子信息管理系统中的内容修改就可以完成查漏补缺的这个要求。这种通过电子信息来开展档案管理的方式，大幅提高了工作人员的效率，缓解了工作人员的压力，同时这种模式上开展的档案管理工作标准化水平以及规范化水平要更高，对于企业的各项工作开展更有优势[1]。

2.3 有利于档案管理安全性的提高

传统的纸质档案保存方式会出现空间的占用现象，而尤其是针对一些企业中的保密性能要求比较高的档案，可能需要更加隐蔽的空间来对其进行直接性保存，还需要安排专业的工作人员看守档案保存的现场。但是相比传统的纸质档案来说，电子档案的档案管理方式在应用的过程中有更高的安全性，这种方式能够通过计算机来保存下相应的文件，也可以分开管理不同的档案，在工作人员翻阅档案、查找档案、使用档案时不容易出现材料的磨损，因此而保证了电子档案信息的完整性，同时也在电子档案中体现出安全性[2]。

2.4 有利于档案资料的变更

传统开展档案资料管理使用的纸质管理方式，需要完成纸质档案资料信息的搜集以及整理，还有最终档案资料的添加入库，整体过程有极为繁重的工作量，也需要很多人共同配合才能完成，操作时的流程和节点也异常繁琐，操作起来并不方便，可能会出现信息过程受到影响，或者是不同工作之间沟通连接不够顺畅而导致资料丢失或者存档位置错误现象，这些问题的存在都会严重影响档案材料的使用性能和时效性。但在当前大数据时代下，电子档案的数据化方式妥善地处理了该问题，电子系统的操作方式大幅度地提高了信息的存档效率，信息数据也能够及时被更新，因此而导致档案资料在使用过程中更加精准和完善，方便了电子档案使用人员的操作[3]。

3 大数据时代电子档案管理中存在的问题分析

3.1 大数据时代下电子档案管理的设备和技术先进性不足

在当前大数据时代下，电子档案管理的设备以及管理技术的落后性问题，对于档案的管理工作造成的影响相对来说比较大，无法顺利实现管理效果，反而还会导致电子档案的管理保管准确性以及安全性无法达到预想的目标。针对该问题产生的原因进行分析会发现一方面是由于有一部分企业在组织开展电子档案管理工作时并没有投入完整先进的专用设备，这些设备所具有的落后性导致他们无法为企业的电子档案管理工作提供技术方面的支持，同样也限制了电子档案管理工作的效率，最终无法提升电子档案管理效果。另一方面是有一些企业中的电子档案工作人员专业性缺失，其可能无法灵活使用专用的电子信息和计算机技术，如果在电子档案管理工作中出现问题，就无法第一时间对此进行处理，更会增加电子档案信息的丢失风险，影响企业的平稳发展[4]。

3.2 大数据时代下电子档案的管理制度体系完善性不足

即便很多企业已经在电子档案管理体系的建设方面投入了重视，包括时间、精力以及物资、资金等资源，但是建设的电子档案管理制度体系完善性仍然存在缺陷，也就是说在电子档案管理的过程中有很多的内容需要进一步的优化和改进，这些问题会导致企业电子档案管理工作的参考依据不足，也无法和现如今的电子档案管理工作模式完全匹配。比如说搜集企业的电子档案以后发现企业管理时可能缺乏健全的管理制度体系，因此导致电子档案管理工作无法有秩序地开展，这样也容易出现电子档案或者是电子信息缺失的问题。除此之外，企业在使用电子信息档案开展相关管理工作时，可能会出现科学性不足的现象，也同样会导致无法发挥企业中的电子信息档案价值[5]。

3.3 电子档案管理工作人员综合素质有待提高

有很多企业电子档案缺乏专业的管理工作人员，对于企业开展的电子档案管理工作来说，如果负责其管理工作的人员自身能力较差，或者专业性水平较低，他们的工作经验缺乏，必然会导致在电子档案管理过程中的一些问题无法得到顺利地解决，档案的科学性效果也无法达到应有的要求和标准。此外，有一些企业认为档案管理工作相对来说比较简单，在开展电子档案管理的过程中可能会雇佣一些年龄较大的普通人员，但是他们的管理意识和思维都比较落后，同样也无法接受一些新颖先进的管理思想和理念。企业对于内部的电子档案管理工作人员开展的培训工作并没有落到实处，为员工提供的指导不够深入和先进，这些问题的存在都会导致企业中的电子档案管理工作效率相对较低，和企业的档案管理需求无法充分匹配，因此，阻碍了企业的信息化建设目标的实现，对于企业的发展必然会造成影响[6]。

4 大数据时代电子档案管理发展对策分析

4.1 大数据时代企业要在电子档案管理中投入更多的设备和技术资源

在大数据时代背景下，如果企业要组织开展电子档案的管理工作，需要为其提供更加充足以及专业的支持，进一步迎合当前时代的发展趋势，了解新时代的发展变化特点，积极引进先进的管理设备以及技术方法。比如说企业可以使用先进的加密技术来保证所有电子文档都能够达要安全性以及保密性的要求，这种加密技术手段的使用可以利用专用的信息技术将企业中一些加密的文件通过数字化的方式进行存储，更能避免企业中的一些不法分子利用网络的方式发现企业管理系统中的漏洞，非法盗取企业信息，甚至从中牟取便利和方便，这种加密方式一般可以使用双密钥法来完成处理[7]。除此之外，企业需要做好电子档案文件的备份工作，这也是对电子文档进行保管过程中可以采取的有效途径和方法，需要企业中的一些管理工作人员根据自己的实际工作情况和需要，将制作的电子文件信息进行拷贝和复制处理，保证文件储存目的地的安全性，这样就能够防止在使用文件的过程中出现原件丢失的现象，或者对于原件造成的损坏而带来的更大风险，阻碍企业的发展进程。企业要做好文件的备份工作，可以将其备份完整的三套，其中的一套作为企业中员工平时查阅的文件，第二套作为保管的文件，还有一套可以采取异地保管的方式，这样全面完整的保管方式能够最大程度上达到企业中的文件长期安全储存的目标[8]。

4.2 构建相对来说更加完善的企业电子档案管理制度体系

当前大数据时代背景下，要保证企业中所有的电子档案管理达到规范性的要求，就需要从不同的角度思考和探索档案管理的有效方式，要构建和实际情况更加匹配的电子档案管理制度体系，因此，企业就需要根据电子档案的管理现状制订出更加合理和妥当的档案管理制度方案，包括其中电子档案资料的查阅，还有保管、调取等方面的规定和内容，更需要严格落实企业中的责任制度，要防止企业中的内部员工随意窃取企业的机密或者散布企业的信息，进而对于企业造成巨大的经济和利益的损失。此外，对于企业来说，置身于当前的大数据环境背景下也需要构建相对更加完整健全的责任考核机制，要了解企业电子档案管理工作人员在工作中的能力以及业绩情况，针对负责电子档案管理工作的人员进行合理的奖惩，制订绩效考核措施，明确绩效考核指标，适当奖励其在工作中的突出表现，更要针对其在电子档案管理和保管过程中出现的漏洞或者对于企业造成的重大影响进行适当的惩罚，从而激发负责电子档案管理工作人员的工作动力和积极性，确保其在实际工作中严格规范自己的行为，做好每一处管理细节，真正达到企业的电子档案管理要求和标准[9]。

4.3 要全面提高负责电子档案管理工作人员的综合素质水平

置身于大数据的时代环境背景下，开展电子档案管理工作时，要做好档案管理模式的改善和创新，这是需要解决的关键问题，这就需要相关的管理工作人员能够重视在管理过程中的创新管理思路和思想，使用更加先进新颖的管理办法，以确保工作人员在电子档案管理工作中发挥更大的作用，产生更大的价值[10]。一方面是需要电子档案资料的管理工作人员能够紧跟时代发展趋势和管理特点，积极学习先进管理技术，熟练使用专业信息技术，为后续电子档案管理工作的有序开展奠定良好基础。其次是要求电子档案管理工作人员进一步提高自身综合素养，将维护企业利益作为工作的标准和目标，遵守档案管理工作的各项原则和要求，对企业中的数据信息进行维护和保密。最后还需要企业可以重视对于电子档案管理工作人员的培训工作，联系相关培训机构，安排集中目前的电子档案管理工作人员参与到知识以及技术方面的培训过程中，确保电子档案管理工作人员等理论基础知识更加扎实、实践能力水平更高，在其负责电子档案管理工作的过程中，可以最大程度上提高电子档案的具体利用效率，确保其在企业的持续稳定经营和发展过程中发挥最大化价值[11]。

4.4 要最大程度上提高电子档案管理数据的安全性水平

大数据时代的到来对于各行各业都产生了极大的影响，更为企业开展电子档案管理工作提供了便利的条件，但是在实际中开展企业的电子档案管理工作时，网络安全风险仍然客观存在。这就需要负责档案管理工作的人员可以结合实际情况，发挥网络平台和技术的优势，弥补在档案管理工作中存在的不足和问题，从而保证电子档案数据信息的安全。一方面是要构建形成基于大数据的网络信息化平台，全面提高档案管理工作的信息效果，另一方面是要针对信息管理的整个流程进行把控，尤其是针对其中一些有法律效应的文件，更要通过纸质方式开展保存以及管理工作，并妥善保管其中有重要信息的文件，采取异地保管的方式来全力提高信息管理的安全性。更需要注意的是，负责电子档案管理工作的人员需要准确地标记所管理的各项文件，防止在管理过程中出现信息混乱的现象，对于后续的文件使用造成不便的影响。只有通过全面有序的电子档案管理工作，才能够真正发挥大数据技术所具有的优势和作用，实现针对企业电子档案管理工作流程优化的目标，并相应地整合企业所有的业务，以便于达到统一管理的要求，最终促进企业电子档案管理效率和质量的提高[12]。

5 结语

综上所述，在当前大数据时代下开展电子档案管理工作已经得到了有关方面的重视，对于企业来说，要达到电子档案管理的规范性要求和目标，就需要结合实际情况，根据电子档案管理的具体特点正确组织开展相对应的工作，要建立形成和实际更匹配的电子档案管理工作模式和制度体系，规范电子档案使用的流程和方式，安排更加专业的电子档案管理工作人员，提高工作人员的综合素养，定期培养工作人员全面优化电子档案管理体系，提高档案管理的真实性和安全性，为档案管理的顺利奠定良好的基础。