大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略探讨

罗莎

摘 要：随着我国进入大数据时代，企业档案管理面临着更多挑战，需要加强企业档案信息化建设，促进企业档案管理朝着信息化的方向不断发展，在提高档案管理工作效率的同时，实现对档案资料的充分利用。因此，为实现大数据环境下的企业档案信息化管理及利用，本文在对大数据环境中企业档案信息化管理的必要性进行概述的基础上，进一步针对企业档案信息化管理的重要意义进行分析，并结合显著问题，分析了大数据环境中企业档案信息化管理的方法及实现高效利用的具体策略，旨在促进企业档案信息化管理工作的可持续发展。

关键词：大数据环境;企业档案;信息化管理;利用策略

受到大数据环境的影响，企业档案管理出现了较大变化，需要对传统的工作方式及方法进行改变，不断提高企业档案管理的信息化水平，使其能够充分满足企业将来发展的需要。值得注意的是，和传统的档案管理方法比较，信息化管理模式的实施可以促进企业档案工作整体效率的提高，确保企业档案的安全性及完整性，使档案资源在企业发展中的参考价值得以充分发挥。在大数据时代，如果可以合理有效应用云计算、物联网技术将可以最大限度地提高档案收集率，丰富档案资源。还可以将烦琐的档案数据处理更加简单化，并且还有利于打造统一的档案管理平台，理顺档案工作体制机制，助推企业档案管理工作的开展。但是，从现状来看，企业在档案信息化管理工作开展过程中，尚且存在一些比较明显的问题，如档案信息化装备不够健全、档案信息化建设制度不够完善、档案信息化安全水平有待提高等。通过深入分析企业档案信息化管理及利用策略，有利于提高工作人员对这方面的认识，实现对企业档案信息化管理的有效改进。

一、大数据环境中企业档案信息化管理的必要性概述

大数据，为IT行业术语，简而言之就是大批量的资料，指的是所涉及的资料体量规模巨大到无法通过目前常规软件工具，在一定时间内达到管理、处理、并整理的数据集合，需要采取全新的处理方式才能够具备更强的决策力、洞察发现力及流程优化能力的海量、高增长率及多样化的信息资产。

大数据环境中，企业的档案管理工作发生了很大程度的变化，逐渐从以往的纸质档案管理模式过渡到电子化、信息化档案管理模式。与此同时，近年来企业在经营活动开展中，电子化、信息化档案数量也逐渐增多。并且，因企业档案的类型繁多，包括人事档案、文书档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、印章档案等。将大数据技术作为依托，对企业各类型的档案都实行信息化管理，档案信息数据的收集、整理以及归档和利用效率都能够得到有效提高。此外，在企业档案信息化管理工作中通过引进安全管理技术，如防火墙技术、安全密钥技术等，可促使企业档案的信息化安全管理水平得到很大提升。

总之，实现企业档案的信息化管理能够促进企业档案工作效率的提升，也进一步促进档案管理安全水平的提升。由此可见，做好企业档案信息化管理方面的工作刻不容缓。

二、大数据环境下企业档案信息化管理的重要意义分析

1.助推企业档案管理往全新方向发展

在企业档案管理工作朝着信息化方向发展的大环境下，传统的纸质档案管理模式向信息化的档案管理模式转变，企业档案管理工作的便捷性及精准性均得到有效提高。

同时，这种现代化新型的管理模式能够对大量的档案数据进行共享，方便企业管理人员对档案数据的查询和利用。与传统的档案管理方式进行比较，信息化的档案管理模式具有不受时间和空间限制的优势，可实现对档案数据的实时更新、查询和利用，在充分发挥档案使用价值的同时，促进企业朝着良好的方向不断发展。此外，将纸质档案转变为数字化的电子档案，能够保证档案信息的安全性，避免出现档案文件被损毁等情况。通过信息化手段对档案资源进行管理，还可以提高档案检索效率，使档案管理工作效率得到有效提升。

2.促进企业档案信息化管理水平的提高

在信息化技术逐渐被应用到我国档案管理领域的背景下，企业档案管理及利用模式出现了较大变化，能够提高企业档案的利用价值，为企业的健康稳定发展提供可靠的决策依据。企业档案传统的管理模式一般都是采用人工模式来查询资料，整个过程不仅费时费力，也容易出现档案丢失等问题，档案的完整性及安全性难以得到有效保障。同时，由于人工模式会产生较大成本，使企业对档案资料的利用不够重视，进一步使档案资源出现比较严重的闲置情况。但是，在大数据环境档案信息化管理能够帮助企业更好地利用档案资源，实现对各类档案数据的分析和汇总，使企业档案的使用效率得以有效提升，且档案利用的深度及广度也得以提升。

3.提高企业档案信息资源共享价值效益

传统纸质档案管理在信息共享方面受到时间和空间的限制，使信息共享效率低下，还有可能在信息资源共享服务期间，由于长时间的运输、传递造成档案丢失、缺损等，不利于科学、合理地保护档案信息资源。在构建企业档案信息化管理数据库的基础上，信息化管理方式能够使企业部门与部门、企业内外部之间实现高效档案信息资源共享，在相关人员具备访问权限的基础上，可查阅、浏览、下载、利用相关档案信息资源，且不受时间和空间限制，使档案信息资源的利用价值得到全面提升。

三、大数据环境下企业档案在信息化管理方面存在的问题

1.档案信息化管理制度不够完善

大数据环境下，传统的纸质档案管理制度已不适应新时代档案信息化管理的要求。因此，企业档案信息化管理势必需要革新管理制度。但是，从现状来看，大部分企業的档案信息化建设方案不够完善，如档案分类不具科学性、日常管理维护不够规范，从而导致企业档案的信息化管理水平大大降低。此外，在信息档案人员相关绩效制度、奖惩制度不够完善的情况下，会抑制档案管理人员对待档案信息化管理工作的责任意识及态度，使档案信息化管理的质量难以得到有效提升。

2.档案信息化设施及装备不够健全

档案信息化管理需要完善的设施、装备支持，但部分企业重视自身经营活动，而不够重视档案工作，导致在档案信息化管理工作方面的资金投入有限。这便难以保证信息化档案管理所需软硬件设施设备的完善，从而使企业档案信息化管理工作的效率、质量及安全性难以得到有效保障。

3.档案信息化安全水平有待提高

对于企业来说，在档案信息化管理工作开展期间，需提升档案信息化安全水平。然而，目前一些企业在档案信息化管理数据库日常维护方面做得不够好，加上缺乏现代化安全技术及方法的支持，使企业的档案信息化安全水平难以得到有效提高。比如，缺乏防火墙技术、权限加密技术的支持下，易使企业的档案信息管理系统受到病毒、黑客攻击等，使企业档案信息私密性降低，進而使企业遭受较大的经济损失。

四、大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略分析

从提升档案信息化管理及利用价值层面考虑，需采取及时有效的策略。总结起来，具体策略如下：

1.完善档案信息化管理制度，加强企业档案门类建设

完善档案信息化管理制度。为了使企业的档案信息化管理工作能够有据可依，需构建完善的档案信息化管理制度，学习贯彻国家档案局颁布的各项法律法规，并以现有制度为依据，不断改进及完善，使企业档案信息管理工作中档案分类更加合理科学、日常管理维护工作更加规范。同时，完善绩效制度及奖惩制度，规范约束档案管理工作人员的行为，对表现优异的管理人员给予奖励，对管理工作怠慢、不积极的工作人员给予一定惩罚，从而促进档案信息化管理工作质量的全面提升。

加强企业档案门类建设。随着大数据环境对企业档案管理产生影响，企业档案门类逐渐增多，能够体现出不同的价值，需要对企业档案进行充分有效地利用。目前，较多企业对档案管理的开展都能够利用互联网技术对其进行管理，能够采用电子文档、音频、视频、图像、文本等形式对档案资料进行保存和查询，在丰富档案内容的同时，能够将其直观地展示出来，为档案资料的利用提供可靠的技术支持。同时，通过现代信息技术能够对传统的纸质档案进行转化，将转化后的档案信息导入到数据库系统中，利用计算机信息技术对其进行整理和归类，还可以对重要的档案信息进行标注，方便工作人员对其进行查询和利用。通过现代化技术手段不仅能够对档案资料进行整合，实现档案资源的共享，还能够减少档案工作的成本，促进企业档案信息化管理的持续发展。

2.扩展企业档案利用范围

在我国市场经济迅速发展的背景下，企业的发展速度逐渐加快，其档案种类和档案数量也越来越多，若是依旧采用传统的方法对其进行保存，势必会导致档案保存不够规范，使企业档案管理及利用方面的工作质量大大降低。所以，企业档案管理要坚持与时俱进的原则，不断提高档案管理的信息化水平，使其能够更好地适应时代发展，为企业发展提供可靠的信息服务。例如，将数据库技术、音像处理技术应用到企业档案管理中，能够对档案资料进行数字化的处理和保存，不断丰富企业档案的形式及内容，为企业档案的信息化管理及利用提供有利基础。对于一些经济情况较好的企业，可以将先进的现代信息技术应用到档案信息化管理中，促进企业档案管理朝着信息化的方向不断发展，使企业档案的利用更具有深度和广度。

3.加大对档案信息化建设基础设施、设备的投入

档案基础设施的建设和档案设备的投入可以对档案信息的安全性和完整性产生直接影响，如果企业配备了安全高效的档案设施和电子设备，就可以有效地将纸质档案转变为电子档案，更可以保证一些带有密级的、不可对外公开的档案的安全性，所以企业必须要加强对档案信息化基础设施及设备的投入，配备必要的电子设备，如计算机、服务器、存储器、扫描仪、路由器等，并对档案管理系统和软件进行及时更新。

4.挖掘企业档案信息化发展的潜力，重视安全技术方法的应用

通过对大数据进行分析可知，大数据的主要价值就是对企业数据进行采集和整理，实现对数据信息的有效统计和分析。在企业档案信息化管理工作开展期间，不但需要对档案信息的收集更加重视，将其保存到统一的数据库中，也要深入分析以后的数据，将分析结果作为企业发展重要决策的参考依据，促进企业朝着良好的方向不断发展。只有做到深入挖掘有用的历史信息及发展规律，才能够将档案数据的使用价值充分发挥出来，促进企业的进一步发展。基于大数据的企业档案信息化管理能够实现分析历史数据的作用，帮助企业及时发现自身存在的问题，进而采取有效措施进行改进。同时，可以挖掘信息背后的隐性关联，促进信息资源的传递及共享，使档案数据在企业发展中的价值有效体现出来。

基于企业档案信息管理系统安全性角度考虑，还需要重视现代化安全技术及方法的应用。比如，通过防火墙技术、安全密钥技术的应用，使病毒感染及黑客攻击事件的发生得到有效预防控制。在安全密钥技术的支持下，对于具备访问权限的人员可根据其权限等级进行查阅、下载、利用相关档案信息资源;对于不具备访问权限的人员，则拒之系统之外，以此提高企业档案信息资源的共享价值，保证档案信息资源的安全性。

5.加强档案信息化管理队伍建设

为了使企业档案信息化管理的人才需求得到有效满足，需重视档案信息化管理队伍的建设，持续提升档案管理人员的信息化能力及水平，使其能够熟练运用各种信息化技术手段，促进档案信息化管理及利用等各项工作的有效进行。首先，可以对现有的档案管理人员进行培养，结合档案信息化管理及利用的实际情况落实有针对性的培训措施，重视培训内容的优化，确保档案管理人员通过培训，提升档案管理方面的实践能力及技巧。其次，可以引进一些优秀的档案信息化管理人才，使其能够充分发挥自身的优势，带动档案管理队伍综合素质的不断提高，弥补档案信息化管理及利用中的不足。最后，需要充分发挥企业激励制度的作用，调动档案管理人员的积极性及主动性，在做好档案工作的同时，结合自身的工作情况进行自主学习，促进自身档案专业能力和水平的不断提高，为企业档案信息化管理工作提供有效支撑。

五、结语

综上所述，大数据环境下信息化管理成为现代企业档案管理的必然趋势。因此，需对企业档案信息化管理的现状和问题加以明确，进一步加强企业档案门类建设、扩展企业档案利用范围，并对企业档案信息化发展的潜能进行充分挖掘。通过档案信息化管理队伍建设工作的强化等，促进企业档案信息化管理工作效率及质量的全面提升，使企业档案资源合理、高效利用，最终为现代企业稳步、可持续发展奠定基础。

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（作者单位：滨州渤海活塞有限公司）