大数据在行政事业单位固定资产内部控制中应用的思考

曾令彪 罗颖

（1江西农业大学 2南昌市公安局青云谱分局 江西南昌330001 3江西省政务服务中心 江西南昌 330000）

为适应大数据时代的行政管理事务自动化管理的需要，行政事业单位固定资产内控体系在不断发生变革，但由于行政事业单位电子政务模式应用的时间不长，运营经验相对不足，大数据在固定资产内控管理中的应用程度并不高，因此，有必要对行政事业单位固定资产内控管理中存在的问题及其解决方案进行研究。2021年4月1日财政部印发的《行政事业性国有资产管理条例》（国令第738号，以下简称《条例》）明确规定：各行政事业单位需就国有资产建立和完善内部控制制度，财政部要建立全国国有资产大数据，实现网上办理资产管理事项和信息共享。行政事业单位固定资产是国有资产的主要组成部分，该《条例》的实施，为大数据在行政事业单位固定资产内部控制中的应用提供了指引。

一、对行政事业单位固定资产内部控制的管理要求

行政事业单位在运转过程中需要占用和控制一定数量和种类的房屋、设备、办公家具以及其他耐用品作为支撑，而所有这些实物资产统称为行政事业单位固定资产。

（一）资产管理相关的法律法规

随着国家对行政事业单位职能转型升级要求的提出，国家也进一步加大了对资产管理绩效的关注力度，固定资产管理作为行政事业单位财务管理的核心与重点工作内容，长期以来存在诸多的问题，管理质量亟待提升，国家也提出了更高的管理要求。在《行政单位国有资产管理暂行办法》（2006年财政部令第35号）以及《事业单位国有资产管理暂行办法》（2006年财政部令第36号）中，将国家所有且由各行政事业单位占有并依法享受使用权、能以货币计量的各类经济资源，总称为国有资产。国有资产不仅包括国家财政、地方财政调拨资金所形成的资产，同时也包括其他为国家所有且由行政事业单位行使管理权与使用权的各类流动资产、有形无形资产。根据国家相关规定，行政事业单位在国有资产管理上负有管理责任，如单位需依法对单位资产定期清查、登记与统计，且需要对资产管理工作进行日常的监督与严格检查。单位对以国有资产进行的对外投资、租借、担保等需进行严格的权限审核与处置情况审核。单位对长期闲置、运转效率较低或超标配置的国有资产负有调剂责任。2021年4月1日财政部印发《条例》，进一步明确行政事业单位固定资产的管理和信息化建设要求。总之，行政事业单位对于单位所有资产，尤其是固定资产的有序管理不仅关系到单位自身的业务有效开展及单位良性运转，同时更关系到国有资产共享共用有效性、保值增值及管理安全。

（二）对行政事业单位固定资产内部控制的管理要求

1.摸清家底，建档立卡。为确保行政事业单位日常事务的正常运转，各地行政事业单位的固定资产不断累积，已形成数量种类复杂、价值金额巨大的资产家底，然而，由于长期以来所形成的固定资产产权关系模糊、财务核算混乱、管理不规范等现象，导致行政事业单位固定资产家底不清、流失浪费严重，因此，财政部门要求各相关单位根据固定资产产权、类别、使用年限、购置价格等不同的类型，对现有固定资产进行逐一建档立卡并登记入账，同时，依据《条例》，各行政事业单位应建立包括国有资产台账管理在内的基础管理制度，也为固定资产内部控制基础工作指明具体措施。

2.落实责任，规范管理。行政事业单位的固定资产种类众多，不同的固定资产具有不同的用途和功能，而由于部分固定资产的使用率不高，因此，各单位在使用过程中经常出现固定资产租用、借入或调拨情况，而由于国有固定资产具有公共属性特征，因此，处于不断流转中的固定资产产权关系就会出现紊乱，造成固定资产损坏或加速报废。因此，财政部门要求单位明确各项固定资产的产权关系，并逐一落实责任人，要求保管人妥善保管、维护和使用国有资产；保管人发生岗位变动时，须落实严格的交接手续，确保固定资产账实相符。

3.利用大数据技术建立政府统一的资产管理平台。依据《条例》规定，县级以上单位应建立国有资产共享机制，因此，《条例》将推动行政事业单位加快数据化平台建设，对固定资产的增减、调剂等情况进行动态监控，推进固定资产调剂共享，首先是要完善资产对账模块、条形码管理模块，实现固定资产一物一码、实时对账。其次是要加快公务仓的落地建设，强化固定资产的预算管理和统一管理，节约财政资金。

二、利用大数据技术优化固定资产管理内部控制的建议

当前，大数据技术迭代升级速度快、应用面不断拓宽，在“互联网+电子政务”的时代背景下，大数据技术在行政事业单位固定资产内控管理中具有非常重要的意义，然而，大数据技术在固定资产内控管理应用程度上还停留在较低的层次，比如，资产信息手工自动化水平低、资产信息变动不同步、资产处置报送材料资料自动化审核平台未建立、固定资产配置决策系统有待优化等。因此，本文提出以下建议：

（一）提高业务流程自动化程度，降低手工录入差错

近年来，根据财政部摸清固定资产家底的相关要求，各行政事业单位对不同类型的固定资产进行了逐一登记造册，然而，由于各行政事业单位的信息化应用程度低，很多单位还停留在手工操作阶段，再加上固定资产管理的内涵较为广泛，从固定资产购置、维护到日常清点盘查、资产报废处理等环节，都需要经过不同部门的管理人员记录、入档，而在传统的单机信息系统模式下，每一项操作都需要人工录入，如果某一部门或某一环节出现迟录、漏录或多录，那么就会带来整个系统数据紊乱，甚至出现资产账实不符的情况。因此，在信息系统中嵌入大数据、云计算技术，采用自动化算法，那么就可以实现系统的自动录入功能。以固定资产购置环节的自动化录入为例，当资产使用部门提出申请之后，再进入逐级审批环节，而传统的申请上报环节的手续较为繁琐，而在部门数据对接的环境下，审批部门只需要通过OCR识别、数据比对就可以实现在线实时审核，省去大量的人工录入和审核工作量。固定资产购置审核流程如图1所示。

图1 固定资产购置审核流程

固定资产购置并交付使用之后，资产采购部门将相关票据传递到财务部门，财务部门据以入账并自动生成固定资产卡片，而整个过程只需通过系统软件自动录入即可。具体操作流程如下：首先是启动智能化软件系统，然后系统会自动关联到财务云平台进入记账子系统，并自动登记相关账簿，然后，系统软件再自动关联到新增资产模块，在此模块中，一方面会对新购置的固定资产品名、规格、数量、金额等关键信息进行自动录入，另一方面会自动生成卡片。固定资产购置自动录入流程如图2所示。

图2 固定资产购置自动录入流程

（二）打破部门信息壁垒，实现资产信息同步

随着行政事业单位固定资产规范化、标准化内控管理要求的增强，当出现资产调拨、盘盈、盘亏等事项资产变动状况时，通常会牵涉到资产使用部门、资产管理部门和财务部门，不同部门的管理人员需要登录不同的信息系统进行同步操作，但目前行政事业单位的固定资产信息化管理系统大多处于孤立状态，各信息系统的数据并不能实现互联共享，“信息孤岛”现象较为严重，导致出现录入信息不同步的现象，这就需要打破部门信息壁垒，通过数据接口实现互联互通，采用RPA技术，设计出适合行政事业单位固定资产内控管理的软件，并将软件嵌入到财务云操作平台，从而实现财务系统与资产管理部门之间的信息共享。以固定资产清查为例，在对资产盘盈盘亏进行信息变更时，首先是登录财务云平台登记入账，然后就自动进入自动化处理环节，也就是说，财务云平台录入数据信息之后，系统可以自动关联到自动化处理软件系统，系统通过自动提取财务云平台的数据并自动进行资产编码格式的转换，而转换后的资产编码又自动与对应的固定资产相匹配，从而实现财务数据与实物数据的同步。

（三）构建资产报废评估模型，实现资料审核自动化

固定资产的报废、估价、销账销卡是一项政策性强、报备程序复杂的工作，涉及的每一项资产处置必须经过逐级审批之后才可以进行账务处理。通常情况下，固定资产报废时，首先是资产使用部门向主管部门提出书面申请，申请材料包括各种表单、文件，其主要内容包括固定资产名称、已使用年限、固定资产原值、净值数据，另外还要在申报材料中附加拟报废资产的图片。但在目前的技术条件下，由于信息化程度低，电脑自动审核程序无法处理各种报送材料的信息，所有资料全部需要通过人工审核的方式完成，由于掌握的信息有限、数据来源也不全面，因此很难发现报送材料的纰漏，这就容易给国有资产带来流失、浪费的风险。而利用OCR识别技术构建资产报废评估模型，并将固定资产的使用单位、管理人、购置年份、购置价值、维修保养情况等所有因子嵌入到模型中，就可以全面掌握固定资产的动态变化信息，从而做出更准确的审核结论。在资产报废评估模型的具体应用操作过程中，关键环节是要将此模型对接到财务云平台，因为在财务云平台对相关数据登记入账之后，就可以自动触发模型软件，模型软件在读取财务云数据信息之后，会通过预设的Excel表识别出资产报废申请材料中的异常数据信息，审核人员在获取系统输出的异常数据信息之后，就可以据此要求相关部门对报废申请材料进行修改或重新填报。

（四）采用BP神经网络算法，建立固定资产配置辅助决策系统

行政事业单位在运转过程中，所需要的固定资产种类和数量并不是静止数据，而是处于动态变化状态，而固定资产是否需要添置或更新换代，则需要以现在的固定资产存量、固定资产配置标准、规格为决策依据，然而，由于很多行政事业单位下设多个分局、多个部门，上级决策部门难以全面、准确地掌握下属各单位的固定资产存量、资产使用状态等信息，因此，固定资产配置辅助决策往往带有很大的盲目性，很容易出现固定资产重复购置现象，造成固定资产的闲置浪费。

在大数据背景下，利用BP神经网络算法则可以较为科学地解决这一问题，BP神经网络算法具有联想、判断、推理和决策的功能，通过不断调整网络权值，最后就可以做出可信度较高的分类。首先是构建固定资产配置辅助决策模型，然后模型通过采集与整理固定资产的相关数据，可输出配置决策。以打印设备的配置决策为例，第一步是在BP神经网络模型中输入打印设备的存量数据，并根据一定时期内打印设备平均工作量、数据集的识别编号、配置决策的特征值数据等相关数据信息，然后模型对数据进行预处理，最后得出打印机配置数据信息。

（五）利用大数据建立固定资产管理保障体系

1.构建以财务部门为中心的组织架构。长期以来，行政事业单位资产使用部门、资产管理部门、财务部门多头管理、权力分散、效率低下，而在固定资产内控体系中引入大数据技术之后，就能对现有的组织架构进行整合，建立以财务部门为中心的运行框架，将其他部门的固定资产管理系统全部嵌入到财务云系统，固定资产数据归集到财务部门之后，通过财务云平台就可以实现固定资产的合理调剂并及时审批，从而构建相互关联、制衡有效、运行顺畅的内部控制信息管理系统。

2.利用大数据提升固定资产数据采集与预测能力。固定资产内控管理大多要采用BP神经网络、OCR识别技术、RPA技术，从而建立数据分析模型，而在数据模型的建立过程中，输入数据的准确性、真实性、全面性就成为数据分析是否准确的关键。行政事业单位固定资产存量和增量数据，是一个不断增减的动态过程，因此要采用大数据技术全面摸清固定资产家底，采集存量数、预测需求数，当然，在数据采集方面必须遵循数据使用规则，从数据产生的源头上控制数据质量，以确保大数据算法输出结果的准确性。

3.提高固定资产内部控制大数据分析能力。通过大数据的采集、处理和存储技术建立数据库，然后通过查询、数据挖掘等多种分析技术的运用，实现多维度的国有资产管理和考核分析。例如，通过数据挖掘预测资产采购预算。同时，通过在财务云平台中设置固定资产相关考核指标，为资产管理的绩效考核提供依据。大数据分析能够以图表、动态图像等可视化技术从不同维度直观地展现国有资产的分布、使用、需求、绩效指标等管理信息，能够科学地提高行政事业单位的国有资产内控管理水平。

三 总结

随着《条例》的实施，必然对行政事业单位固定资产内部控制提出更高要求，而大数据技术具有数据挖掘、存储、分析等多方面的功能，对行政事业单位固定资产内控体系构建具有重要的意义。应用大数据技术既能解决手工录入、信息不同步、材料审核差错、资产配置审核等问题，又能为单位组织架构、数据采集、数据分析等提供保障。