探究行政秘书的角色定位及素质要求

冯一潇

关键词：行政秘书;角色定位;素质要求

1. 行政秘书的必要工作意识

行政秘书是能够协助领导处理政务与日常事物，并为领导决策提供服务的工作者。随着市场经济竞争逐步激烈，这一发展形势下对行政秘书提出了更高程度的要求，首先就要求秘书人员在工作中具备起必要的工作意识。

行政秘书的基本角色意识是服务意识，通过在实际工作中树立服务意识，充分掌握秘书的责任与职能，协助领导处理日常事物，并助力同级，不断提高办公效率;在新时期发展下，要求行政秘书具备学习意识，能够顺应时代发展趋势，改进并创新服务管理理念，加深对秘书工作的理解，不断加强自身沟通交流能力，确保单位各项工作的正常运作;事业单位中行政秘书的工作内容较为繁琐，涉及工作范围较广，这要求行政秘书应具备艰苦奋斗的意识，做好各项本职工作，充分认识到行政秘书的工作责任，在处理工作中有条不紊，克服工作恐慌心理，更好地为单位服务;随着当前社会的高速发展，行政秘书工作领域逐步出现新的思想理念，这也要求行政秘书应适应事业单位整体发展需求，具有创新意识，及时转变工作管理模式，掌握相关管理技能，充分发挥主观能动性，树立良好的工作形象，进而促进事业单位的顺利发展。

2. 行政秘书的角色定位

2.1 辅助决策，提供必要支持

行政秘书的主要工作是根据单位所提供的相关信息完成辅助工作，并贯彻落实上级领导指示处理的事务，能够在各项决策活动中起到纽带作用，充分发挥监督职能，这体现了行政秘书参谋与助手的角色定位。行政秘书在事业单位中不仅要面向外界联系，进行信息资料的接收与处理，还需要面向单位内部开展协调、沟通、组织等工作，处在复杂人际关系的中心，为单位决策提供必要的支持。这也就要求行政秘书人员能够具备良好的职业素质，端正工作态度，不断学习并提升自身业务能力，适应岗位需要，更好地融入工作环境。

2.2 加强沟通交流，落实服务工作

行政秘书根据工作流程办理事业单位中的日常事务，服务于各级部门，在组织发展中发挥着重要作用。行政秘书人员所开展的辅助性工作涉及到办理公文、处理事务、办理会议等，要求秘书人员具备良好的语言沟通能力与执行能力，创设融洽的工作氛围，是行政秘书开展工作的基础。在工作中，服务性是行政秘书的重要角色定位，通过与单位中各部门人员间的密切配合，相互支持，确保具体工作得以顺利推进，保质保量完成工作事务，对于不属于秘书范围内的工作也应主动配合，热情服务，强化秘书角色意识，推动事业单位的发展。

2.3 提高执行能力，承担公关者角色

行政秘书在开展具体工作中，需要具备协调统筹能力，充分把握实际情况，通过上传下达，确保各职能部门信息的绝对对称性。行政秘书人员在单位中承担着公关者的角色，能够合理协调各部门人员关系，并解决所存在的矛盾问题，尊重上级身份，积极主动地开展各项工作，并能够在工作上做到主动补位，与各部门建立起良好沟通关系，充分发挥公关职能，从而避免工作出现纰漏等问题。

3. 行政秘书能力素质要求

3.1思想作风素质

在实际工作中，思想作风素质是行政秘书人员从业的前提与基本条件，要求秘书人员严格遵守职业道德，以實事求是的态度积极应对工作。行政秘书直接为事业单位所服务，所开展的辅助性工作能够为管理层提供重要依据，并协助领导开展行政决策等工作。只有秘书人员具备良好的思想道德素质，才能在日常工作中为各部门人员带来积极影响，必须要不断加强自我约束，提高办事工作效率，从而发挥出行政秘书重要职能，更好地完成本职工作。

3.2文化知识素质

行政工作内容相对较为繁杂，为能够高效完成各项工作任务，需要行政秘书人员全面学习相关知识，拓宽知识视野，有效提高自身行政能力。社会发展形势所遵循的原则是优胜劣汰，作为事业单位中的行政秘书人员，需要做到与时俱进，能够运用先进的方法把握各项工作的具体开展情况，并具备完善的知识结构，掌握管理知识、办公设备使用技能等，并拥有良好的语言文字运用能力，在交流沟通中力求措辞得体。例如行政秘书在进行公文撰写的过程中，首先需要明确领导意图，选择合适的文体种类，采用规范文种，严格遵循格式要求，并根据领导建议进行反复修改确保工作的顺利完成。

3.3 业务能力素质

现代事业单位中行政秘书开展管理工作，必须要深刻认识到行政工作的基本特点，及时发现存在的问题并寻找解决问题的措施，这要求行政秘书人员需要不断提高工作水平，加强业务能力素质。首先，行政秘书应具备观察感知能力，在工作中寻求价值信息，形成主动服务意识，贯彻落实领导意图，从而有效提高工作效率。其次，要求行政秘书人员具备明辨是非的能力，在综合协调内部工作、接收外来信息的过程中都应做到处理得当，通过加强与各部门的密切配合，发挥必要的协调与组织作用。同时，还应具备综合分析能力，分清工作主次地位，并对繁杂的行政事物进行合理归类，掌握正确处理方式，突显参谋与助手的角色定位，不断增强自身思维能力，促使各项工作顺利开展。此外，对于行政秘书业务能力素质的要求还包括具备一定社交技能，随着当前社会发展，事业单位与其他领域间需要开展密切的交流与合作，作为行政秘书人员，应学会社交礼仪，加强沟通与协调能力，能够在交际中获取有用信息，实现全面沟通的目标，提高秘书工作的有效性。

3.4心理素质要求

行政秘书工作任务相对繁琐，工作压力较大，因此对于秘书人员要求其能够具备良好的心理素质，并能够学会合理调节心态，以端正的态度对待工作任务。行政秘书人员在工作中应敢于应对挑战，不断锻炼自身心理素质，加强对于行政工作的预见性与创新性，有条不紊地开展各项工作，并能够在工作中不断约束自我，全面提高服务效率，充分发挥出行政秘书应有的服务价值。

4. 结束语

行政秘书是当前事业单位发展所必要的人员组成部分，现代秘书开展工作，必须要精准实现角色定位，重视在思想作风、文化知识、业务能力、心理等方面的素质要求，不断提高办事工作效率，进而达到高效推动事业单位发展的工作目标。

参考文献：

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