基于新时期退休人员档案管理问题探究

赵曦

摘 要：退休人员这一群体具有一定的特殊性，他们在工作期间多为企业与国家的发展做出了重要贡献，其较强的工作能力，深厚的知识底蕴以及丰富的工作经验，均是一笔宝贵的财富。不断深化的社会主义市场经济改革，日益增多的退休人员数量，让我国社会工作开始更多地注重退休人员的档案管理。目前，我国退休人员的档案管理中还有诸多问题存在，包括档案管理缺乏良好的设备设施，档案管理人员不熟悉业务等，这些均对退休人员的档案管理工作效率造成了严重影响。对此，本文简要介绍了强化退休人员档案管理工作的实际意义，并对其存在的问题展开了论述，提出了具体的解决措施，以供参考。

关键词：退休人员;档案管理;制度;设施

退休人员档案主要是指各企业、单位、组织以及人事等部门在一系列工作（招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等）中所形成的诸多文件材料，其包括退休人员的个人经历、政治思想、工作表现和工作变动等，能够将退休人员情况全面真实地反映出来。例如，人事档案、业务档案和健康档案等均属于退休人员档案的范畴。面对不断增加的退休人员数量，全面推进老龄工作，愈加突显出退休人员档案管理工作的重要性与紧迫性，要求我们通过各种措施以有效应对出现的各种问题，从而与退休人员管理工作的各项需要相适应。

一、强化退休人员档案管理工作的实际意义

1.有利于落实退休人员社会福利保障

随着《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作意见》的出台，明确了广大档案管理工作人员的工作内容，为切实做好退休人员的档案管理工作打下了良好基础。《意见》中清楚介绍了退休人员的养老保险，规定了相关福利待遇执行的实际工作内容，并明确要求企业和社会团体建立的劳动合同关系，一定要参与社会养老保险和医疗保险，且社会养老保险的实际福利待遇直接挂钩工作年限，这些方面为机关事业单位退休人员管理也提供了有效参考。在传统粗放型管理转化为集约型管理的过程中，档案管理工作直接影响着退休人员的社会福利。针对退休人员档案施以高效管理，可准确采集、归纳他们的实际信息，进而及时准确地开展社会福利机制。

2.有利于促进企业和单位标准化管理

档案是计发社会保险的一项重要依据。如果不能第一时间统计退休人员的档案，会对养老保障发放的数量与质量造成影响。档案管理还可详细记载退休人员的各项信息，包括年龄、姓名、工作时间、学历情况、工龄、家庭情况等，一旦其发生问题能够根据档案内容将实际情况真实反映出来。从某种程度上来说，标准化的开展退休人员档案管理工作，既可对档案管理工作的标准化开展起到积极促进作用，也能够让在职人员的工作积极性进一步增强，将档案管理的价值充分体现出来。

3.有利于服务退休人员晚年生活

退休人员是严格根据我国规定的退休年龄，按照国家法律、相关退休政策规定离开工作岗位、享受养老保险待遇的人员。档案中详细记录了退休人员在工作期间的升职、奖励情况以及单位调动情况等。在退休时，利用退休人员的档案就可以将其工作档案转变为社会生活服务管理档案，可对其生活水平和享受社会服务的水平产生直接影响。单位应同时承担起广大职工的工作发展职能与退休人员的生活服务职能，真正让退休人员的老年生活得到保障。

二、我国退休人员档案管理存在的问题

进入21世纪后，我国的社会主义现代化建设发展迅猛，随着人们生活质量的不断提高，越来越注重人身权益和社会的保障。但就现阶段的退休人员档案管理工作来说还有诸多问题存在，亟待解决。

1.管理制度有待完善

虽然社会保障档案工作正在全国各地如火如荼地开展，但还是有一些退休人员人事档案管理制度不够完善，存在一些弊端，部分问题有待处理，具体表现在：缺乏统一的档案标准、档案管理发展失衡、未明确规定细节事项等，且不发达地区和大城市、发达地区的状况形成了鲜明对比。在建设管理社保机构方面，部分小县城以及农村、落后地区基本上是毫无作为，未将相应的档案管理制度建立起来。这种情况对我国档案管理与社保工作的整体发展造成了严重影响。

2.基础设施薄弱

调查显示，有些单位在退休人员档案管理工作中缺乏较好的基础设施，不能良好接轨现代化档案管理模式。首先，工作环境较差。一些地区甚至连单独存放资料的库房都没有，办公室成了放置资料的地方，或是将其随意堆放在临时租借之地，而这些地方往往缺乏完善的防火、防潮、防虫措施，档案损失概率较高。在没有档案库房的情况下，档案资料被存储于箱子中，查询、检索不便，再加上管理人员意识松懈，更增加了档案资料遗失损坏的风险。这些问题的出现根本上是因为没有经费的保障，须知充足的资金投入是保障人员建设、部门基础设施建设以及库房建设顺利开展的一项重要条件。

3.退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱

诸多企业单位的人事档案管理人員的专业性不强，甚至一些负责档案管理的职员还是随便录用的社会人员，他们根本不了解国家的相关法律规定，也不知道退休人员的人事档案材料及社会保险内容，经常随意堆放档案，未对其进行分类整理，档案缺失、材料不全的情况屡见不鲜。因为退休人员人事档案在移交接收管理方面缺乏有序性，所以才导致频频发生相关民事诉讼案件。

4.信息化建设滞后

有的单位对退休人员档案管理缺乏先进的信息化建设，管理人员未形成信息化管理观念，很多单位的信息资源编研、数字化建设及可视信息管理系统尚在规划之中。甚至一些档案管理部门还在沿用传统手工检索方式，严重降低了档案的利用效率。进入信息时代，传统的档案管理方式已与时代的发展格格不入，让档案管理工作的改革和创新无法顺利实施。

5.档案管理人员数量少，专业技能有待提高

人力资源与社会保障部门承担着繁重的工作任务，涉及方面较广，不仅要负责退休人员的档案管理工作，还有其他很多工作需要其完成。这就导致很少有专门从事退休人员档案管理的人员，无法让退休人员档案管理工作的需要得到满足。同时，退休人员档案管理具有很强的专业性，需要经常学习充电，但就现阶段基层档案管理人员普遍都未有较高的专业技能，亟待提高。

三、新时期做好退休人员档案管理工作的具体策略

1.建立健全退休人员档案管理制度

第一，要想切实做好退休人员的档案管理工作，先要改变人社部门相关人员的思想意识。很多问题的出现多是因为思想意识所导致，意识是行动的指南，对此有必要让相关工作人员认识到退休人员档案管理的重要性，使之知晓退休人员档案管理工作具有很强的政策性与规范性。

第二，人社部门应不断完善退休人员档案管理，把控制的重点放在主要岗位、薄弱环节上，在基层岗位上落实责任，真正把责任落到人头上，实现以制度管人，同时加强对管理手段、技术以及管理方式的投入。

第三，立足于实际情况，建立完善的退休人员档案管理制度，重视档案管理的归档整理。严格遵循相关材料要求与分类标准，对归档内容予以认真审查，就归档材料展开准确甄别，把收集、分类、整理、装订四个环节严格落实到退休人员档案管理过程中，尽可能做到准确分类、整齐装订，确保目标清晰，促进退休人员档案管理内在质量的提高，提供真实准确的资料依据给相关人员利用。除此之外，必须严格遵循退休人员档案管理的规章制度。根据制度管理档案材料的收集、归档、转进和转出，尤其借阅一定要做好记录，调出由专人负责传递，选择固定时间检查所管理的退休人员档案，第一时间解决发现的问题，防止发生管理漏洞，促进档案管理科学化水平的提升，使退休人员档案的重要作用被更好地发挥出来。

2.加强基础设施建设

现阶段，社会化管理服务经费是退休人员档案管理经费的主要来源，但这笔经费投入明显较少。鉴于此，就要求政府对退休人员档案管理引起重视，进一步加强公共财政投入，提供充足的资金保障给档案管理基础设施建设。在建设基础设施过程中一定要将防火、防潮、防虫设施配备齐全，以有效保护档案资料。同时，为了让退休人员档案信息安全得到充分保障，还需加强维护实体档案，在保障实体档案真实性、有效性的前提下，针对如何修复破裂、水浸、酸化、霉变、折痕的档案，制订出具体方案，从而使档案资料的完整度得以恢复。

3.要做好退休人员档案的接收整理工作

若要把退休人员的档案管理工作做好，需要先将其接收整理工作做好，如此方可获得齐全完整的档案资料，确保其质量。应根据退休人员档案管理工作的相关规定把档案接收整理落到实处。在接收档案时，需严格审查每份档案内容是否齐全，核实目录记载是否和档案内容一致、装订有无与规定相符，在确认每份档案内容与卷数后才能进行移交。同时，还需针对已接收的退休人员档案进行档案目录的编写，根据顺序对档案资料进行整理、印制页码、装订成册、编写档案号，进行《退休人员人事档案花名册》的填写等。通常都要存档退休人员档案材料的原件，如果需要复印件存档，需将“与原件内容相符”字样附在复印件内，并加盖单位印章。根据相关规定进行档案号的编排，一人一号，组成共分为三部分，分别是管理机构名称的拼音首位、退休人员退休年份、顺序号。如果遇到档案转移或是被销毁的情况，则档案号暂时空缺。退休人员档案在装订成册后，一定要保证其完整性，才可将历史面貌真实反映出来，严禁随意增减。

4.加快档案管理信息化建设

把现代化的信息技术与计算机技术引入到退休人员档案管理中，加快建设档案管理信息系统，让档案工作从传统的手工管理转型为信息化管理，促进档案管理效率的提升。在信息化管理环境下，档案管理人员可以电子文档取代纸质档案，并统一管理电子文檔。同时，档案管理人员可借助信息管理系统将退休人员的档案形式进一步丰富，在数据库中存储文字、影像、音频等。如果需要调用档案，只需将关键字输入便可快速调阅，使检索效率大大提高。除此之外，管理系统还可授权给使用者，使用者可经终端设备在相关网站上登录，检索档案资料，使档案得到更好的利用。为了让档案资源服务能力不断提高，档案管理部门可通过引入数据挖掘技术来优化库存档案结构，并借助云技术促进资源利用率的提高，共享档案信息资源，提供技术方面的支撑给退休人员档案服务工作。

5.加强档案管理人员的激励和考核

（1）积极争取各级政府的支持

退休人员档案管理工作带有一定的公益性质，各级政府的支持力度在很大程度上决定了其推广开展力度。所以，各级政府可投入专项资金用以提高档案管理人员的经济待遇，可联系当地的实际情况，增加部分事业单位编制，对在平时工作中具有突出表现但却未有编制的档案管理人员进行褒奖。立足于现有经费投入，从市、县（区）两级分别增加适当经费来补助基层档案管理人员，每年结束时开展统一评分，以考核评分结果来决定奖金发放的多少，以此激励基层档案管理人员的工作积极性。

（2）积极提高基层档案管理人员的个人素质能力

首先，各地人社部门应营造一个尊重基层档案管理人员的良好氛围，使优秀的基层档案管理人员能够脱颖而出，引导其健康成长。现阶段，退休人员档案管理工作任务较重，迫切需要引进高层次档案管理人才。各地人社部门一定要将退休人员档案管理工作特点结合起来对优秀人才予以培养，借助一系列激励优惠措施将更多的优秀档案管理人员吸引过来，让基层档案管理人员结构性短缺问题得到有效改善。其次，鼓励基层档案人员积极参加各种培训、进修活动，汲取更多知识。其中，针对技术培训应尽量多参加，如电子文档、档案数字化加工培训等。最后，需对激励机制予以合理运用，如此可引导基层档案管理人员根据既定发展目标开展工作，从而顺利完成退休人员的档案管理。同时，借助激励机制还可引导基层档案管理人员树立正确的三观，不断提高其业务能力、专业知识与思想素质，认真做好本职工作，工作动力十足。

6.要强化退休人员档案的安全性与信息资源的开发利用

开发利用是退休人员档案管理工作的最终目的，只有有效的开发利用，才能更好地服务退休人员，使退休人员档案应有的价值充分发挥出来。在确保档案安全、保障其机密性的基础上，切实把档案提供利用工作落到实处。因为工作需要查阅退休人员档案时，须通过单位介绍信，并在得到退管工作机构负责人批准后，填写查阅登记表，才可顺利查阅。通常退休人员档案是不允许借出的，如果是特殊情况，则必须得到退管机构负责人的批准，并按照相关登记手续办理，且归还一定要准时。经退管机构负责人批准抄录、复制、复印的材料在经管理人员的核实后，加盖“经核实与原件相符”印章及档案证明专用章，其效力和原档案相同。严格遵守保密制度和有关规定进行档案的查阅与外借，档案材料严禁涂改、圈划、抽取、撤换，当然档案内容也不得泄露或擅自向外公布，从而使档案的绝对安全得到保障。

四、总结

总而言之，要想将退休人员的档案管理工作切实做好，就必须建立相应的管理制度，不断提高档案工作人员的管理水平，使退休人员档案管理工作与时代发展保持同步，让退休人员的社会福利得到切实维护，确保其拥有一个幸福的老年生活。

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（作者单位：单县人力资源和社会保障局）