信息化时代高校教学档案管理策略

孙 涛 代明荣

（潍坊学院 山东 潍坊 261061）

引言

教学档案管理是指对按照归档制度保存的，在教学过程中形成的具备一定保存和参考利用价值的教学文件材料的管理工作，其目的是保证教学档案的完整性和安全性，为各类教学主体提供必要的教学研究和管理服务。可以说，教学档案管理水平在一定程度决定了各高校的教学发展效率和实际教学质量。近年来，随着现代信息技术在教学档案管理领域的应用，越来越多的高校开始推进教学档案管理信息化建设，用以满足自身日益增长的教学档案信息服务需求。各高校要审视自身教学档案管理体系的不足之处，发扬改革创新的时代精神，加强互联网、大数据等现代信息技术的应用，积极探索提升自身教学档案管理水平的有效路径。

1.现阶段高校教学档案管理存在的问题

1.1 缺乏对教学档案管理的正确认识

高校对于教学档案管理工作的重视程度决定了教学档案管理信息化建设的投入力度。现如今，许多高校还未曾转变自身陈旧的档案管理观念，认为教学档案管理只是提供教学档案信息的工具。这种错误的思维定势影响到了高校领导对于教学档案管理改革发展形势的判断，使得高校领导层没有及时做出正确的决策，最终导致高校的教学档案管理模式与信息化时代档案事业发展脱节。与此同时，许多档案管理人员也陷入了相同的思想误区，习惯于旧有的教学档案管理工作环境，按部就班地开展传统档案管理工作。他们没有意识到整个档案管理大环境的变化，缺乏主动服务意识，对新事物持轻视、消极态度，这直接制约了高校教学档案管理信息化的发展。

1.2 档案管理软硬件设备落后

教学档案信息化管理离不开软硬件设备和信息基础设施的支持。由于缺乏足够的发展资金，许多高校在档案管理基础设施建设方面存在诸多的不足。无论是信息化硬件设备的数量，还是信息化软件的质量都难以达到教学档案信息化管理工作要求。许多高校只是通过寥寥数台计算机来处理日常教学档案管理任务，既没有专业的管理软件系统，又缺乏全面的信息安全防护体系，甚至未曾建立专门的教学档案数据库，这显然无法发挥档案信息化管理模式应有的价值。

1.3 档案管理制度不健全

档案管理制度可以为各类档案管理工作提供正确指导，促进档案管理工作规范化和标准化。目前部分高校的档案管理信息化发展仍然处于初级阶段，他们还未建立与信息化管理相匹配的档案管理制度，依旧选择沿用旧有的档案管理制度开展教学档案信息化管理工作。然而旧有的档案管理制度缺少了与档案信息化管理相关内容，部分管理指导意见甚至会与档案信息化管理相冲突，无法给予工作人员正确的指导，反而会干扰档案信息化管理工作的正常运行。

1.4 档案管理人员综合素质欠佳

合理的人员结构，高素质的管理人才是档案管理得以可持续信息化发展的关键要素。如果缺乏高素质的档案管理人才，那么档案管理信息化建设也无从谈起。然而目前多数高校的档案管理队伍结构和管理人员综合素质存在较大的问题。在管理人员类型方面，各高校传统型档案管理人员在管理团队中占据相当大的比例，而具有优秀信息素养的复合型管理人才十分稀缺。虽然各高校已经完成档案信息化管理模式的基础框架建设，但却缺乏能胜任档案信息化管理工作的人才，从而导致档案信息化管理形式化、空壳化。在管理人员数量方面，尽管许多高校已经开展全面扩招档案管理人员，但相较于庞杂的档案管理工作，目前多数高校的管理人员数量还是稍显不足。由于人员数量较少，许多管理人员需要花费更多的心思开展档案管理工作，无法腾出多余的时间提升自我能力，从而形成恶性循环。

2.高校档案信息化管理有效策略

2.1 提高对于教学档案管理工作的重视

形成对于教学档案管理工作的正确认识是推进教学档案管理信息化建设的必要前提。一方面，各高校领导层要发挥自身的领导作用，主动接触和了解教学档案管理相关内容，肯定教学档案管理工作的积极作用和教学档案管理模式转型升级的必要性，将教学档案管理信息化建设纳入学校的发展战略中，制定全面完善的政策、制度、方针为教学档案信息化建设一路开绿灯，并积极关注档案管理信息化建设状况，掌握信息化建设真实需求，加大资源倾斜力度，充分保障信息化建设过程中人力、物力、财力供给。另一方面，各高校要加强教学档案信息化管理相关教育宣传，及时转变档案管理工作人员的思想观念，加深档案管理工作人员对于信息化建设的认识，督促管理人员履行信息化时代下的管理职责，从而使他们接受和适应新型档案信息化管理环境，自主自愿参与到教学档案管理信息化建设工作中。

2.2 加大资金投入，完善档案管理基础设施

加强档案信息化管理相关软硬件设施建设是提升高校教学档案信息化管理水平的基本手段。一方面，各高校要加大教学档案管理信息化建设的资金投入力度，严格按照国家规定的档案管理信息化标准购置相关硬件设备，积极与软件开发企业开展合作研发满足自身档案管理需求的软件，构建完善的教学档案信息化管理工作环境，确保教学档案信息化管理工作能顺利开展。另一方面，各高校要定期更新档案信息化管理相关软硬件，拓展档案信息管理软件功能，提升档案信息管理硬件运行效率，做好档案信息化管理软硬件故障排查工作，同时采取防火墙、档案加密、访问限权等安全防护技术保障教学档案信息的安全性。

2.3 健全教学档案管理相关制度

教学档案信息化管理制度是教学档案管理信息化建设的制度保障。想要实现档案信息化管理工作的规范化、有序化就必须健全教学档案信息化管理相关制度。其一、健全档案信息保密和保管制度。信息化时代背景下，档案信息的传播渠道增多，信息传播效率也得到了极大地提升，这意味着档案管理变得更加高效快捷，但同时也埋藏了信息安全隐患。档案信息在存储、整理、传播过程中更加容易出现泄漏、盗用问题，给高校和个人造成重大损失。因此各高校必须健全档案信息保密和保管制度，严格控制档案信息收集、整理、存储、传播流程，规范档案信息操作标准，促进档案信息安全防护体系构建。其二、健全档案利用制度。教学档案管理的目的便是充分发挥档案信息价值，为各类主体提供优质的教学信息服务。各高校应健全档案利用制度，拓宽档案利用渠道，结合现代信息技术加强档案信息利用的便利性和精准性，使各类主体能随时随地地调动教学档案信息，从而提升档案信息的利用率和利用效率。其三、健全档案归档制度。现代信息技术在档案管理领域的应用使得档案信息载体从纸质转变为电子文件。电子档案信息管理相较于传统纸质档案更加方便、快捷、准确，但其管理和归档标准与传统纸质档案截然不同，需要各高校重新进行调整和优化。为了满足电子档案的归档需求，各高校要健全电子教学档案归档制度，针对电子档案管理流程特征来完善电子档案归档细节内容，从而实现电子档案完整无误地归档。

2.4 打造高素质的档案管理人才团队

打造高素质的档案管理人才团队是提升高校教学档案信息化管理水平和服务质量的重要基础。其一，提高管理人员的思想认识。高校教学档案管理信息化建设不仅仅是改变档案管理流程、档案管理工作环境，还应当转变档案管理人员的管理思想。针对那些对现代信息技术和新型档案管理技术存在抵触情绪的工作人员，各高校要加强思想教育，大力宣传档案信息化管理模式的优势，安排先进管理人员带领他们体会档案信息化管理的便利和好处，使得全体管理人员对档案信息化管理产生正确、全面、清晰的认知，在思想上认同档案信息化管理模式，在行动上支持档案管理信息化建设工作，从而促进档案管理信息化建设进程。其二、加强专业能力培训。学习新型档案管理知识、方法、技术对于传统档案管理人员而言是一个不小的考验。各高校要重视档案管理人员的综合能力培养，助力内部档案管理人员成长，定期面向全体管理人员开展系统性的专业培训，安排档案管理人员学习前沿的档案管理知识和方法，熟练掌握教学档案信息化管理相关软硬件的应用技术，强化管理人员的数据思维，帮助管理人员树立正确的管理和服务理念，培养他们的职业道德和数字档案信息安全防护意识，从而充分挖掘档案管理人员的发展潜能，使他们能完全胜任教学档案信息化管理工作。其三、引入先进管理人才。现代信息技术人才和档案管理专业人才大多集中于社会一线企业中。各高校要提高档案管理岗位的薪资待遇，提升校内档案管理工作对于先进人才的吸引力，面向社会和企业广招各类先进专业人才，丰富管理团队的专业结构，缓解档案管理信息化管理人员稀缺问题，同时拔高档案管理岗位的选拔门槛，注重考核应聘人员除档案管理专业能力之外的综合素质，录用具有优秀信息素养和丰富档案信息化管理经验的复合型人才，借助人才的信息化管理经验和技术为教学档案信息化管理创新注入新的活力。

结论

综上所述，教学档案管理是信息化时代背景下各高校经营管理工作的重要内容，可以为高校的领导决策、教学质量提升方案制定、教学管理活动开展提供全面可靠的信息保障。各高校要充分认识到教学档案管理工作的重要性，抓准信息化时代教学档案管理工作特征，加快推动教学档案管理信息化建设，确保档案管理工作质量，从而从全方位推动高校教学档案事业发展。