区块链技术在高校档案管理中的应用探讨

干林 程桂练

摘 要：本文阐述了区块链技术在高校档案管理方面的研究背景、现状和意义。分析了区块链技术在档案管理方面的优势和存在的问题，提出了高校档案管理应用区块链技术的策略以及需要注意的问题。

关键词：区块链;高校;档案管理;电子档案

高校作为人才培养的摇篮，其所存档案涉及很多内容，包括学生的学籍档案，科研档案、人才档案等且许多内容重叠交叉。同时档案信息的流动性也较强，每年新生入学与毕业生离校，其相关档案需要迁入与迁出。高校科研档案随着科研进展需要不断更新，高校教师、科研人员的流动也需要人事档案随时迁转。随着计算机和网络信息技术的发展。高校档案信息的保存和使用也在不断向电子化、数字化方向发展[1]。

区块链技术相对于传统技术具有许多创新，除了对私有信息进行加密外，其他存储的信息高度透明，区块链上的节点用户均可通过访问接口来存取链上存储的信息。区块链通常运用时间戳、哈希函数等技术对数据进行加密，确保数据不会被篡改。作为区块链技术实际应用的典型案例，比特币、以太坊等虚拟货币取得了一定的成功，也带动了区块链技术在金融、证券、物流等领域的应用[2]。目前许多国家和地区开始重视和发展区块链技术的研发与应用。因为区块链技术能够充分保障电子档案的安全性、完整性，因此档案学界也对在电子档案管理中应用区块链技术进行了理论和实践探索。

1 区块链技术在高校档案管理应用中的优势

1.1 有利于高校电子档案信息的正确采集

档案信息的采集与存储涉及多方面的信息，需要多部门合作才能完成。例如：高校科研档案涉及科研主管部门、教师、科研人员等提交科研信息，再由科研管理人员审核、档案管理人员进行归档。学生档案中的成绩档案由教务部门采集和保存，学生党员的发展信息由学校组织部门收录，学生勤工俭学信息由学工办管理。每个参与的管理部门都有自己部门存储信息的平台且难以互通，从而形成了一座座信息孤岛。在查询档案信息时需要分别去各个相关部门。同时，档案信息采集、录入和保存分别由各部门的档案管理人员负责，容易出现信息不一致。例如在统计科研工作量时，高校会对SCI论文质量进行等级划分。

1.2 可有效降低高校档案信息采集和录入成本

传统的高校档案收集需要高校档案管理人员进行信息审查、确认、核对、录入等，需要较长时间。例如在采集和录入高校学生成绩时，需要学生本人、任课教师、教务处等人员进行确认，任意环节出问题都会影响档案信息的正确性和完整性，因此档案信息处理效率低，人工成本较高。而区块链技术可以很好地简化处理流程降低成本，区块链上的节点严格按照规则进行档案信息的录入和维护，同时节点也受到其余节点的监督，避免了人工一一核实，节约了资源和成本。

1.3 有利于高校档案信息的可追溯性

信息的真实性和可靠性是档案信息管理的基本要求之一，因为人事档案、科研档案涉及学生、教师和科研人员等，高校档案管理机构作为采集、保存相关信息的职能部门，需要严格保证所收录档案信息的完整性、真实性、不可篡改性和可回溯性。区块链技术在档案数据采集和保存时加盖“时间戳”标志，再通过用户电子签名、数据非对称加密等，使区块链上存储的档案数据不可篡改[3]。用户在访问或修改数据时需要链上其他节点的同意，同时档案数据的任何修改都可以回溯，有利于约束和引导用户自觉保证档案信息的真实性。

1.4 具有开放性与信息共享优势

随着网络化、信息化的快速发展，档案管理部门的服务意识也在不断增强，档案也开始向“重藏更重用”发展。如果想提高档案信息资源利用率，档案查询系统就需要对外开放，提高檔案共享性。当前我国档案管理实行“集中统一、条块结合”管理模式，各档案管理部门之间缺乏有效的信息共享机制，应用的档案管理系统和技术标准等也各不相同，给档案信息共享带来了极大的不便。而区块链技术很好地解决了档案信息共享问题。

1.5 有利于搭建高校档案数据共享平台

高校档案信息管理涉及学生处、教务处、科研管理部门、各二级学院等部门，而且档案信息亦会被多部门同时访问与使用。例如学生档案涉及学生个人信息、考试成绩、科研参与信息、勤工俭学信息等，学工办、教务部门、科研部门等都需要对相关信息进行录入和存档，以便于后期的处理。所以现在的档案信息管理基本上都趋于电子化办公和处理，如果没有档案信息资源共享平台，或者数据录入、修改和监管等工作不到位，那么档案信息会失去真实性、唯一性，那么档案也就失去了存在的意义。区块链技术给搭建档案数据共享平台提供了便利的条件，各部门作为区块链上的各个节点可以对链上的档案信息进行录入、获取和访问，实现了档案信息资源的共享，同时区块链技术可以保障链上档案信息的安全性、完整性、唯一性、可追溯性，有助于档案信息的共享互通。

1.6 给高校档案管理带来创新机制

档案信息管理首要保证档案信息的真实性、安全性、可靠性和完整性。无论是纸质档案还是目前的数字档案，都可能面临各种突发事件、重大变故、自然灾害、恶意攻击或篡改。传统方式保存的档案有可能遭到破坏或损毁，尤其是采用中心式管理模式，一旦遭遇重大破坏可能会使档案信息面临丢失或严重失真的危险。而区块链技术开辟了档案保护新机制，去中心化的模式使链上的多个节点都会保存完整的档案，即使一个节点上的数据遭到完全破坏或损毁，也不会对链上其他节点的工作产生影响。可以通过在链上其他节点存储的备份来进行恢复，保障了档案的安全性和完整性。同时链上每一个区块都记录并保存创建以来所发生的各种修改和处理信息，并加盖时间戳。作为存在性证明，时间戳技术使档案数据具有可追溯性，形成的时间链表使任何对档案信息访问、录入、修改等行为都被记录下来，保证了档案信息的完整性和不可篡改性。非对称加密技术保障了用户访问链上档案数据的安全交互，降低了泄密风险。因此，区块链的诸多新技术相互交织，共同为档案数据的真实性、完整性、安全性和可靠性保驾护航，为档案管理工作开辟了新的方法。

2 目前区块链技术应用于档案管理存在的不足

2.1 区块链技术存在不稳定性

目前，区块链技术在档案管理方面的研究还处在探索阶段。一方面，真实、完整、可靠、可用是档案能够被信赖的最基本属性，但目前的区块链技术尚无法完全保证档案文件的准确性和可靠性。另一方面，当链上的档案信息出现问题时，无法对其进行更改或删除，需要重新上传档案文件。同时，区块链技术在链上档案信息生成时，还无法判断档案文件是否完整，可能会出现档案信息不可读，不可用。档案数据的存储格式、存储载体的变化都需要区块链技术配合其他技术来解决。因此，区块链技术还需要不断地更新和发展来解决档案管理未来可能遇到的问题。

2.2 区块链技术建设成本较高

一方面，区块链上的档案数据存储采用云端存储，数据的存取等都需要大量的计算，需要的设备成本和网络资源较高。另一方面，区块链上不同节点需要保存之前的数据信息，导致区块的信息量越来越大，档案文件所需要的存储空间也会不断增大。区块链上存储档案所需容量也不断增大，档案信息中的图像、视频、文档等格式的文件体积较大，需要加密存储全文，也给网络存储资源、处理能力和建设成本带来了压力[4]。

2.3 区块链技术还存在一定的风险

区块链的共识机制要求修改数据需要链上其他节点的认可，除非算力达到51%以上才能篡改区块链，虽然所需成本过高从而失去实践意义，但随着计算机性能快速发展，在区块链上节点较少的情况下，理论上还存在一定破解可能性。区块链采用随机生成的私钥、公钥来对用户存取数据进行身份和信息验证，如果用户保管不善，网络黑客可能通过技术手段盗窃用户私钥，通过逆向推算有可能入侵到系统中盗取档案机密信息。如果用户私钥丢失或损毁，那么用户档案数据也可能无法找回。

2.4 区块链相关法律制度研究滞后

目前，区块链技术在档案管理应用方面处于理论研究階段，与之对应的档案管理法律、法规、制度等还缺乏研究。虽然我国于2016年、2018年颁布了《中国区块链技术和应用发展白皮书》《区块链参考架构》《区块链数据格式规范》等文献资料。国家互联网信息办公室于2019年1月10日颁布了《区块链信息服务管理规定》，为区块链信息服务的提供、使用、管理等提供了法律依据。但由于区块链技术及其应用本身尚处于快速演进中，很多领域还未达到能够制定法律规范的程度，主管部门多出于权宜之计而出台了一些非规范性的通知、公告。相关立法存在滞后性，仍然需要紧跟行业发展情况进行补充、完善，从而促进区块链行业健康发展，提高法律法规工作可预见性、确定性。对于档案管理而言，其具有严格的保密和安全性要求，更应及时制定相关的法律法规来进行指导和规范区块链在档案管理方面的应用，从而促进其健康快速发展。

3 高校档案管理使用区块链技术应解决的问题

3.1 保证处理档案文件的稳定性

档案作为凭证依据涉及个人隐私、单位机密等方面的信息，区块链技术在处理档案信息时必须具备一定的可靠性和稳定性，要充分保障档案信息的可靠性、真实性、完整性、可用性，为节点上的用户提供便捷、高效的服务。需要区块链产品研发企业与高校档案部门加强合作，研发适合高校电子档案管理的区块链产品，提升系统运行的稳定性。同时档案管理单位应适当投资，购买满足性能的设备，以保障数据处理的速度、效率和稳定性。

3.2 高校要加快档案管理的信息化建设，加强信息化人才培养

高校电子档案信息处理网络化、智能化是信息时代发展要求所趋，高校要加快档案管理的信息化建设。随着区块链技术在金融、物流、公共服务等领域的快速发展，区块链技术的优点逐渐被高校档案管理部门重视和应用。一方面，高校档案管理机构需要紧跟技术发展，加快档案管理信息化步伐。另一方面，高校档案管理机构必须加强人才培养，提升档案管理人才的信息化能力和创新意识，鼓励档案管理人员参与相关科学研究，提升档案管理单位的科研能力和信息化基础。

3.3 加快推进高校档案管理联盟链的建设

区块链根据节点类型和布局可分为：公共链、联盟链和私有链。目前，国内机构多采取加入联盟链（开放许可链）的方式，档案管理机构先取得联盟内各节点的许可，再将系统部署至联盟链中。而联盟链通常是为服务某一特定领域的服务而建立，因此加入联盟链与该联盟链自身的服务相契合。例如北京互联网法院联合北京市高院、行业组织、央企、金融机构等多家单位作为节点共同组建了“天平链”，利用区块链技术特点以及制定应用接入技术和管理规范，实现了电子证据的可信存证、高效验证，降低了当事人维权成本，提升了法官采集电子证据的效率，已经吸引了来自金融交易、知识产权、技术服务、应用服务等多家单位的接入，打造了社会影响力高、产业参与度高、安全可信度高的司法联盟区块链。但高校档案信息因其保密性、特殊性的要求不宜采用加入管理相对弱化的公共链方式。而私有链节点较少，建设成本较高，高校档案管理部门通常无力独自承担。而区块联盟链中的加盟节点通常为同一系统或行业的单位，且这些节点均需要接受联盟链的认证、授权和管理，可以确保链上档案数据的可靠性并降低节点的建设成本。因此，高校档案管理机构可以采取加入联盟链的方式来进行区块链建设，因为联盟链上的节点均为同系统或同类型的高校或政府机构，从而实现档案信息互通互联和信息共享。

3.4 完善区块链法律法规建设与监管

在依法治国的社会环境下，区块链技术在档案管理方面的应用需严格遵守国家相关的法律法规。区块链在档案管理方面的应用还处于探索阶段，主要致力于降低建设成本、提高管理效率、简化操作流程等。区块链在技术层面提高了档案管理的效率和成本，但是其去中心化的特点使得其难以监管。相关部门对区块链技术在档案管理方面尚未制定监管标准和行业规范。

（1）区块链在档案管理方面的应用应以政府宏观监控和法律监管为主，行业自律为辅的措施。制定行业组织的自律规范和自律准则，建立行业信用评价体系，一方面可以使政府、高校管理部门清楚区块链技术在档案管理方面的应用现状。另一方面也可以通过行业自律使政府监管部门能够理性地对待和促进区块链在档案管理方面的应用，避免过度监管导致技术发展缓慢。

（2）加强区块链技术专业法律人才的培养，防范可能出现的安全风险。虽然区块链具有复杂的加密算法、智能合约具有不可篡改性、透明性等特点。但任何新兴的技术都可能存在缺陷和漏洞，同时相应的法律法规、监管机制还需制定与完善。

结语

区块链技术凭借其自身优势已经在诸多领域获得应用并取得显著成效，随着区块链技术的不断发展和成熟，区块链技术在高校档案管理中的优势也会逐渐凸显，同时也将推动高校电子档案管理工作的进一步发展。

参考文献：

[1]刘越男，张一锋，吴云鹏，郑翀.区块链技术与文件档案管理：技术和管理的双向思考[J].档案学通讯，2020（1）.

[2]周芷一.基于区块链的档案管理模型研究[J].经营与管理，2019（4）：6770.

[3]刘庆悦.基于区块链技术的电子档案管理模型探析[J].浙江档案，2018（10）：2224.

[4]袁勇，王飞跃.区块链技术发展现状与展望[J].自动化学报，2016（4）：5863.

基金项目：本文系2019淮安市自然科学软课题重点资助课题，课题名称：“产学研创新合作体系下淮安高校专利转化机制研究”（项目编号：KX20190002）的研究成果之一

作者简介：干林（1975— ），男，江苏淮安人，硕士，馆员，研究方向：计算机应用技术、数据库信息管理;程桂练（1972— ），女，安徽宣城人，硕士，馆员，研究方向：信息管理、情报学。