刍议事业单位档案信息资源的开发利用

鄂履鹤

丹东农业科学院 辽宁 丹东 118109

引言

目前在事业单位方案信息管理中，最常见的就是重保管忽视开发利用的问题，而在信息技术发展的环境中，事业单位的档案管理部门应与时俱进，利用当代信息技术的优势，挖掘档案资源开发的渠道，实现事业单位档案资源的有效利用。但是由于档案管理还处在不断发展的阶段，对档案信息资源的管理工作投入技术和人才支持不足，因此在开发利用事业单位档案信息资源的过程中还面对着一系列的挑战。

1 事业单位档案信息资源开发利用中存在的不足

1.1 电子档案安全性问题

信息技术的更新为事业单位档案信息资源的管理、开发、利用带来了一定的便利，但是也存在着一定的不安全因素，由于新时期的电子档案都是存储在计算机中，如果档案管理人员的疏忽或者不良因素的干扰和侵入，不利于事业单位档案信息资源的安全性，尤其是非法分子通过网络技术窃取档案资源，则会对事业单位产生较大的损失。从另一个角度来说由于网络安全制度不成熟，档案管理人员缺乏一定的安全意识，因此电子档案的安全问题一直是备受关注的问题。

1.2 档案管理信息化程度欠缺

随着信息技术和互联网的发展，在事业单位的档案信息管理中信息资源逐渐朝着数字化和电子化的方向发展，电子档案和电子文件越来越普遍，就传统的档案信息管理方式来说，这种海量的信息资源难以满足需要，因此有些事业单位具备发展的观念，利用先进的管理理念与手段，提高档案信息资源的管理效率与质量。但是由于部分档案管理工作人员信息化素养较低，在利用信息化技术对档案信息资源进行管理的过程中难免会遇到困难，导致信息化档案管理只流于一种形式，在实际的工作中还是纸质档案资料占据更多。例如在借阅档案时，不登记现象普遍存在，档案管理人员为了某些原因，在档案借阅过程中没有进行登记，导致档案收集工作缺乏严密性，对档案的完整性产生影响。关键资料内容受损，纸质的档案信息资源难免会出现缺损或丢失的问题，因此对于事业单位的档案信息资源开发利用工作来说都会产生一定的消极影响。

1.3 档案管理人员缺乏专业性

在档案信息资源的开发利用工作中，档案管理工作人员需要具备良好的专业知识和较强的工作能力，需要其具备良好的信息素养，但是通过对目前的事业单位档案管理部门的工作人员进行深入的分析可以发现，很多档案管理工作人员的专业素质较差，更不用说工作能力了，并不能满足新时期开发利用档案信息资源工作的具体要求。还有部分事业单位在档案管理工作人员的招聘上往往条件较低，或者将其他部门的工作人员安排到对档案的管理工作中，更有甚者部门领导利用人际关系对档案管理工作人员进行招聘[1]。所以在这种情况下，事业单位的档案管理工作的质量往往较低，不能满足事业单位档案信息资源开发与利用工作中的实际要求。

1.4 档案信息资源利用率低

在事业单位档案信息资源开发利用工作中，存在档案信息资源利用率较低的现象，究其原因还是由于没有合理利用现有的条件与技术，导致工作人员和资金投入等出现浪费的情况，同时也增加了事业单位基础设计建设的压力；其次是在开发利用档案信息资源的建设中，档案信息检索功能和检索入口没有根据用户的需求进行设计，不能满足不同身份用户的各种需求；还有缺乏对事业单位档案信息资源的宣传工作，没有得到广大人民群众的支持，这也使得事业单位档案信息资源利用受到较大的限制，没有对档案信息资源开发利用形成正确的认知。

2 事业单位档案信息资源开发利用的方式

2.1 树立开发利用意识

为了促进事业单位档案信息资源的开发利用工作的顺利进行，需要广大人员给予充分的支持与参与，因此，为了得到全社会的支持，事业单位档案管理部门要树立先进的开发利用意识，提高对档案信息资源的开发利用的宣称力度。尤其是对于事业单位的相关领导来说，领导的档案意识直接关系到档案信息资源开发利用工作的有效性，因此事业单位可以定期举办相关的知识讲座，让领导正确认知开发利用档案信息资源的工作。对于事业单位档案管理人员来说，可以通过网络、报纸等方式，为全社会普及和宣传档案管理的知识与法律规范，激发人们开发利用档案的意识；此外还要重点宣传，可以通过举办展览等方式，使人民群众了解到事业单位档案信息资源，向人民群众介绍档案对于社会发展和经济发展的重要作用，为事业单位档案信息资源的开发利用创建积极的外部环境。

2.2 加强信息资源建设

只有拥有大量的信息资源作为支撑，才能促进事业单位档案信息资源开发利用工作的顺利、高效展开。基于此，事业单位的领导和档案管理工作人员都需要提高对事业单位档案信息资源的重视，将其作为工作的重要内容，只有最大限度地收集才能确保对其进行最大化的利用，只有提高对事业单位档案信息资源开发利用的重视，做好事业单位档案的录入、整理工作，才能更好地开发利用档案信息资源。因此事业单位的档案管理部门要确保收集的档案资源准确、及时，不断丰富自身的资源，完善档案资源收集的制度与范围，为开发利用档案信息资源奠定坚实的基础。

2.3 强化档案资源编研

档案资源编研的效率与质量档案信息资源的开发利用有着息息相关的影响，因此为了促进档案信息资源开发利用工作的顺利进行，必须做好事业单位档案资源的编研工作。作为事业单位的档案管理工作人员来说，要积极参与社会活动，深入群众，了解用户对档案管理的需求，从而明确档案资源编研的题目，以便于充分发挥档案资源编研的针对性与实用性，通过编写具有时效性和特色性质的事业单位档案，使得编研结果符合新时期社会群众的需求，提高事业单位档案信息的价值，充分满足事业单位领导和档案用户的各种信息需求[2]。

2.4 加强行政干预

因为目前我国很多事业单位并没有对档案信息资源开发利用工作予以充分的重视，导致档案管理工作人员在实际工作中对档案进行随性整理，得过且过，在用户需要查阅档案时浪费大量时间，导致工作效率低的现象。所以在新时期提高事业单位档案信息资源的开发利用工作的有效性，除了事业单位的领导给予重视以外，政府必须加强行政干预，使档案信息资源开发利用工作的开展有法可依，从而保障事业单位档案信息资源开发利用工作有序展开。

2.5 充分利用数字信息技术

要想充分发挥数字信息技术对档案信息资源开发利用的优势，就必须提高对计算机和网络技术的应用，应用到档案资源开发利用工作的全过程，将现有的事业单位档案信息资源开发利用工作变得更具现代化，以便于将不同形式与载体的档案信息资源通过计算机转化成数字信息，对事业单位档案信息资源实施自动化的录入与管理。其次事业单位的档案管理部门要创建相关的数字信息开发部门，构建完善的档案信息资源开发利用工作体系，构建数字化、信息化的全文数据库网络档案信息资源管理系统，在国家档案管理工作的规范标准下编制一些检索工具，使档案管理工作人员的工作效率得到质的飞跃[3]。通过充分发挥计算机和网络技术的优势，对事业单位中网络上的信息资源进行科学的开发利用，在网络中将事业单位档案信息变得更加透明化，为事业单位档案信息资源的开发利用与宣传工作提供指导与技术保障，为广大人民群众提供更加便捷、更加全面的信息资源服务。

2.6 扩大信息资源开放

事业单位的档案管理部分在开发利用档案信息资源的工作中，要遵循扩大开放档案范围、缩小档案保密范围的原则，提高事业单位档案信息资源的开放工作，加快对档案期限的鉴定，并且按照国家档案管理的相关法律，将可以开放的档案信息资源在最短的时间内开放，并且对开放的档案信息资源进行划控和解密，并且通过不同形式向人民群众开放，提高事业单位档案信息资源开发利用的效率。因为我国目前还处在发展的阶段，虽然多年前我国就颁布了《档案法》，但是很多单位并没有对档案信息资源开发利用工作予以重视，因此事业单位档案管理部门要加大档案鉴定开放的力度，最大化地满足民生的需求。除此之外，事业单位的档案管理部门还要对不同类型的档案进行录入、归档、整理和保护工作，确保档案信息资源管理的结构不断完善，还要做好档案查阅的工作，为用户和团体提供更便捷的查阅工作，积极为民谋利。

2.7 优化服务方式

随着信息技术的发展，在进行事业单位档案信息资源的开发利用工作时，对管理制度和服务方式都要进行革新。不管是单位领导还是档案管理工作人员，都必须跟上时代发展的脚步，转变以往落后的观念和效率低下的服务方式。例如检索工具可以为使用户在最短的时间内，从海量的档案信息资源中搜索出自己需要的信息，因此事业单位档案管理部门可以通过现代化的服务手段，将检索工具和手段改革得更加现代化，提高服务的效率。其次，档案管理工作人员要树立终身学习的理念，要跟随信息社会发展的步伐，通过对电脑等技术的学习和充分掌握，利用电脑对档案进行管理工作。通过互联网的优势，建立档案信息网站，创新档案服务的新方式，确保充分利用档案信息资源。同时，档案管理人员要对档案的翻阅率进行实时掌握。最后事业单位的档案管理人员要树立积极的工作态度，为用户提供更加热情、全面的服务，主动拓展服务领域，促进用户档案信息资源的利用率。

2.8 提高工作人员专业素质

为了切实提高事业单位档案信息资源开发利用工作的有效性，事业单位的领导必须提高对档案管理部门工作人员的培训与再教育，创建高质量的档案管理队伍，提高其业务素质，端正其工作态度。首先，事业单位的档案管理部门在招聘档案管理工作人员时，依据单位的实际情况选择综合素质较高，政治觉悟高、工作细心、在生活和工作中都有较高的责任心和创新精神较强的人才，保障档案管理工作得以高效性和完整性地展开。其次要对档案管理工作队伍中的人才进行定期培训；最后，要引进先进的技术和高素质的人才，还要确保档案管理队伍的稳定，尽可能留住管理队伍中的高素质人才[4]。档案管理人才是维持档案信息资源开发利用工作稳定健康发展的前提，通过选拔人才、留住人才，使档案管理工作人员结构在年龄、专业等结构体系上更具科学性，提高其档案信息资源开发的能力。

3 结束语

综上所述，在社会快速发展和信息技术的普及的背景下，对有效开展事业单位档案信息资源开发利用工作的要求也逐渐变高，所以事业单位要深刻意识到目前档案资源开发利用工作中面临的问题并进行深入的分析和解决，档案管理部门的工作人员也要树立终身学习的意识，提高自身的工作责任感，优化服务方式，提高自身的专业素质与能力，提高档案开发利用意识，为档案信息资源开发利用工作做出贡献。