电子信息系统在口腔种植类高值耗材库存管理中的应用

王 芳，俞雪芬

浙江大学医学院附属口腔医院/浙江省口腔生物医学研究重点实验室，浙江杭州 310020

随着口腔种植材料、种植体结构的不断改进，外科和修复技术的不断提高，种植义齿的应用范围得到了逐渐的扩大，种植手术高值耗材使用的种类、数量日益增加，在保障手术治疗效果的同时也凸显出了越来越严重的库存问题[1]。由于口腔专科的特殊性，此类耗材价值较高，种类繁多、型号规格复杂、材质多样；且直接植入人体，对安全性和有效性要求较高，必须得到严格管理。传统的库存管理模式无法满足医疗机构对高值耗材的严格管理要求。有研究表明，信息化管理能为各项管理工作提供可靠依据，降低人工管理存在的不足与弊端，轻松实现高值耗材的追溯，让高值耗材有迹可循[2-3]。目前，高值耗材全信息化、专人专管及全程可追溯是管理的必然趋势[4-5]。2019年3月，浙江大学医学院附属口腔医院将电子信息化技术运用到口腔种植类高值耗材库存管理中并进行动态管理，现报告如下。

1 背景资料

浙江大学医学院附属口腔医院种植手术均在手术室进行,种植手术所需耗材由手术室统一管理。2019年3月前手术室种植类高值耗材库存采用传统手工和半信息化的库存管理模式，无法实现全程管控[3]。无信息系统支持，需专管护士手工统计手术预约单上所需耗材的用量，仅凭经验订货，订货耗时长，易出现漏统计、错统计、库存量大周转率低、耗材短缺、耗材过期的现象。手工收费出现漏、错收费等情况。随着电子化进程管理，2019年3月起,医院采用电子信息系统对口腔种植类高值耗材实施信息化管理。

2 电子信息系统管理方法

2.1 种植类高值耗材管理模块的创建

2.1.1设计模块

由浙江大学医学院附属口腔医院库房及医院信息系统厂商合作根据临床需求，研发种植类高值耗材管理模块。种植类高值耗材管理模块系统功能包括计划采购、高值耗材管理、高值耗材报表。该模块与手术预约、财务收费相关联。

2.1.2核实资料内容与编辑

由手术室专管护士收集手术所需所有高值耗材的型号及规格，并与手术医生进行核实；交于库房，由库房主任负责与经销商核实所需耗材的名称、型号、规格、价格等信息，整理后交软件工程师进行系统编辑。相关信息与医生手术预约系统、财务收费系统、医院库房系统、医院信息管理系统数据对接，完成口腔种植类高值耗材管理模块的建立，完善医院电子信息化管理。

2.1.3全程二维码追溯管理

采用医院自定义的二维码实行一物一码管理。制定二维码规则，将二维码对耗材进行标签，读取相关高值耗材的品名、规格、型号、生产批号、有效期、医院唯一识别码。并与种植类高值耗材管理模块无缝对接，进行耗材的采购扫码入库，扫码验收，扫码使用，扫码退库，扫码消耗后自动生成收费价格等操作。同时在模块的库存管理中加入手术室口腔种植类耗材已入库或已使用的可追溯信息(包括品名、规格型号、生产批号、有效期、库房验收日期、手术室入库时间、出库时间、生产厂家、供货厂家、质量合格、产品注册证号、企业确认的可追溯的唯一性标识)，实现手术室口腔种植类高值耗材全程可追溯性管理。

2.2 库存使用与管理

操作者点击种植类高值耗材管理模块通过输入工号、密码登录，点击计划采购、高值耗材管理、高值耗材报表菜单，可出现科室订货、分库房单据审核、高值出库、统计报表等操作。科室订货模式：根据手术预约订货，将模块信息与医生手术预约系统数据对接，医生根据手术方案预定种植体型号数量；与手术医生约定特殊型号，需提前一周递交电子手术预约单，常规型号提前两天递交电子手术预约单；手术室专管员每周三根据手术预约情况订货一次。根据最低储存量订货，设置手术所需所有高值耗材的最低储存量，当低于最低储存量时，操作系统首页会有警示，点击警示处可直接补货。根据消耗量订货，针对术中某个耗材超预算使用，可通过当天该型号消耗量补货。周计划以手术预约订货为主，平时以最低储存量订货、消耗量订货为辅。任何一种订货模式生成订单，库房审核订单后通过供应链平台通知相关供应商。供应商备齐货后送医院库房，库房通过该系统的库房模块进入，验收扫码入库。再由手术室专管人员到库房提货回手术室用电脑、扫码仪进行分库房审核入手术室分库，耗材放置无菌专柜保管。术中点击高值出库项目，依次登记手术相关信息，扫耗材上的二维码出库。点击高值耗材报表菜单口腔种植类高值耗材管理模块还可按手术科室、主刀医生、耗材型号规格进行日统计、月统计、年统计，作为出入库管理依据。

2.3 信息系统动态管理

系统设置对耗材有效期进行自动检查，常规设置6个月警示。发现警示找出实物立即扫码退库，返回库房，在任何一个时间节点实际剩余库存数与系统库存数目自动吻合。通过信息系统的运行，完成种植耗材从订货、入库、出库、计费到追溯的一体化动态管理。同时种植耗材管理模块与医院信息管理系统相连，资源共享使库房、财务等相关部门第一时间了解手术室口腔种植耗材使用情况、库存情况。

2.4 信息系统试运行

种植类高值耗材管理模块创建后进行为期3个月的试运行，培训手术室护理人员正确使用该模块，在实践中对模块设计及内容进行修改及完善，发现问题由专管员总结整理及时联系库房主任调整处理，以保证正式运行顺利。

3 效果评价及结果

3.1 资料收集及方法

从医院信息管理系统中调取2018年3月至2019年2月种植手术高值耗材库存资料12份耗材月报表为对照组，同时调取实施电子信息系统管理后2019年3月至2020年5月种植手术高值耗材库存资料12份(因新冠肺炎疫情剔除2020年2月至4月报表数据)耗材月报表为观察组。两组均为8个系统，216种耗材种类，总价格为2 000～4 000元，保质期为3～5年，规格型号一致、包装完整，具有可比性。比较对照组、观察组各12个月份的耗材月报表中耗材库存周转率(周转率=使用量/库存量×100%)，订货时间(每月预约订货操作时间累计)、缺货次数(每月缺货次数累计)、耗材过期件数、漏收费现象。采用SPSS 22.0软件进行数据分析，计数资料以频数及百分比表示，连续型变量采用M(P25,P75)描述，两组间高值耗材每月订货时间、每月缺货次数组间比较采用Wilcoxon两样本秩和检验，以P<0.05为差异有统计学意义。

3.2 结果

3.2.1两组种植类高值耗材库存周转率比较

两组种植类高值耗材库存周转率显示，观察组周转率高于对照组，见表1。

表1 两组种植类高值耗材库存周转率比较

3.2.2两组种植类高值耗材平均每月订货时间及缺货发生次数比较

两组种植类高值耗材平均每月订货时间比较见表2，平均每月缺货次数比较见表3。

表2 两组种植类高值耗材平均每月订货时间比较 min

表3 两组种植类高值耗材平均每月缺货次数比较

3.2.3两组种植类高值耗材过期及漏收费发生情况比较

观察组全年使用高值耗材7 256件，全年手术患者4 413例；对照组全年使用高值耗材6 355件，全年手术患者3 991例。两组种植类高值耗材过期及漏收费发生情况见表4。

表4 两组种植类高值耗材过期及漏收费发生情况比较

4 讨论

4.1 种植类高值耗材库存实施电子信息系统管理可提高库存周转率

口腔种植类手术耗材品种繁多，传统的管理模式无法随时了解库存情况，专管护士凭经验易过度订货，因此备货量大，库存周转率低。实施电子信息系统管理后,通过三种订货模式互补操作，在订货的同时了解库存量避免过度订货，保持合理基数，减少库存积压。由表1可见，观察组高值耗材库存状态改善，库存周转率加快。

4.2 种植类高值耗材库存实施电子信息系统管理可缩短订货时间并降低耗材短缺频率

实施电子信息系统管理前,需手工统计手术预约单上所需耗材的用量及型号，耗时长。而且不常用的耗材，由于库存少，在术中会发生缺货现象，且来不及补货，导致手术无法正常开展，造成医患、医护矛盾。如若增加库存量又易造成耗材积压增加储存空间。实施电子信息系统管理后，特别是在术中临时更换使用了不常用又库存少的耗材时，因电子信息管理系统中有最低储存量的警示，随时掌握准确的库存信息，当发现最低储存量的警示时可立即补货，从而有效降低耗材短缺发生率，提高材料管理的有效性。本研究结果显示，观察组比对照组订货时间短，有效降低耗材短缺的频次(P<0.001)。

4.3 电子信息系统管理可有效减少种植材料过期和耗材漏收费现象

实施电子信息系统管理前，对种植材料有效期的检查只能通过物资盘点的方式发现，每周大盘点时，清查工作量大，占用了护士大量精力、时间，由于操作疲劳易造成耗材的漏检[6]；同时，出库操作与财务收费不关联，操作时易出现漏收费现象。实施电子信息系统管理后，种植类耗材管理模块中增设了有效期管理，系统根据有效期对其自动进行查询，本研究中常规设置6个月的提前警示，凡是在该时间段的材料都会发出对话框警示及库存内有色块区分，便于管理者更为直观地查找，扫码退库返回库房，从而减少材料的浪费，提高了库存管理的有效性、安全性。同时与财务收费系统连接，扫码操作后电脑自动计价，提高了收费的准确度，减少传统手工录入收费而引起的漏收费现象。研究结果显示观察组1年内未发生高值耗材的过期及漏收费现象。