国家综合档案馆档案开放与利用研究

周粉妹, 朱锦程

(扬州职业大学, 江苏 扬州 225009)

档案是一种真实的历史记录,具有重要的凭证价值,通过档案信息资源可以更好地了解过去、把握现在、服务未来[1]。档案开放与利用是档案部门的核心任务,是档案收集保管的终极目标。国家综合档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门,是研究和利用档案史料的中心。研究国家综合档案馆馆藏档案对开放档案和利用档案大有裨益。国家综合档案馆馆藏档案虽然很多,但是开放档案不多,利用档案水平有待提高。笔者首先对1991—2019年国家综合档案馆的馆藏档案、开放档案、利用档案绝对数量进行分析,在此基础上对开放档案比与利用档案比进行数据分析,最后通过构建计量模型进行实证检验,研究利用档案的影响因素,并提出相关对策建议。

一、国家综合档案馆档案数量分析

(一)1991—2019年国家综合档案馆基本状况

据《中国统计年鉴2020》，1991—2019年国家综合档案馆基本情况见表1，表中列出了国家综合档案馆馆藏、开放和利用档案等数据[2]。

(二)数据分析

表1 1991—2019年国家综合档案馆基本情况表

由表1可见，1991年到2019年国家综合档案馆馆藏档案增长了8倍多,29年间年平均增速为8.13%,国家综合档案馆馆藏档案数量呈现持续增长的趋势。

1991年到2019年国家综合档案馆开放档案增长了6倍多,29年间年平均增速为6.88%,国家综合档案馆开放档案数量总体上呈现持续增长的趋势。

1991年到2019年国家综合档案馆利用档案增长了2倍多,29年间年平均增速为3.97%,国家综合档案馆利用档案数量总体上呈现缓慢增长趋势。

国家综合档案馆馆藏档案数量增速较快,开放档案数量增速不及馆藏档案,利用档案数量增速缓慢。

根据国家综合档案馆开放档案比和利用档案比,可以得出以下几点结论:开放档案比从1993年到2000年逐年上升,但从2000年到2019年随着馆藏档案的大幅增加呈现下降趋势,说明开放档案没有跟上馆藏档案增加的步伐。利用档案率在1991年是最高的,而后随着馆藏档案的大幅增加却呈现下降趋势。

二、利用档案的影响因素分析

(一)利用档案的影响因素

影响利用档案的因素包括多方面,单一指标不能反映利用档案的影响因素，必须借助一系列指标构建综合的评价体系。笔者从馆藏档案、开放档案和档案馆面积三个角度对档案利用影响因素进行计量分析,如表2所示。

表2 档案利用影响因素

(二)研究数据

数据来源于《中国统计年鉴2020》,以1991—2019年国家综合档案馆29年的馆藏档案、开放档案、利用档案作为研究对象,各变量的描述统计如表3所示。考虑到数据时间跨度不长,伪回归的影响不大,而且差分后数据减少会牺牲自由度,所以实证分析采用原始数据进行。

表3 变量统计

(三)计量模型设定

借鉴柯布-道格拉斯生产函数模型，构建利用档案的影响因素计量模型，该生产函数的一般形式为:

Y=ALαKβ(0<α<1, 0<β<1)

(1)

其中Y为总产出，L和K分别为劳动和资本投入量，A表示技术和结构等因素，α、β为资本和劳动的产出弹性系数。以柯布-道格拉斯生产函数为基础，引入利用档案Y、馆藏档案X1、开放档案X2、档案馆面积X3，其方程可表示为:

(2)

方程两边取对数得

lgY=C+αlgX1+βlgX2+λlgX3+ε

(3)

式中,C为常数项,α,β,λ为回归系数,ε为残差项。lgY、lgX1、lgX2、lgX3分别代表档案利用、馆藏档案、开放档案、档案馆面积的对数。

(四)多元回归分析

多元回归分析是指在相关变量中将一个变量视为因变量,其他一个或多个变量视为自变量,建立多个变量之间线性或非线性数学模型数量关系式,并利用样本数据进行分析的统计分析方法[3]。多元回归是反映一种现象或事物的数量按照多种现象或事物的数量的变化而相应地变化的规律。

利用Eviews软件，对1991—2019年国家综合档案馆29年的馆藏馆藏档案、开放档案、利用档案进行分析，得出表4。

表4 多元回归结果

从表4利用档案回归1结果看,模型拟合优度R2=0.708,说明馆藏档案和开放档案对利用档案的影响占比达到70.8%。馆藏档案的弹性系数为2.272,在1%的水平通过统计检验,说明馆藏档案每增加1%,档案的利用就增加2.272%,馆藏档案增加对利用档案影响效果显著;开放档案的弹性系数为-0.700,在10%的水平通过统计检验,说明开放档案每增加1%,档案的利用反而降低了0.7%,主要原因在于许多开放的档案并不是需要利用的档案,而真正需要的档案可能没有开放;档案馆面积的弹性系数为-1.594,但未通过统计检验,说明档案馆面积与档案利用水平无关。

从表4利用档案回归2结果看,模型的拟合优度为0.946,具有较高的拟合水平。馆藏档案1次项与2次项均通过了统计检验。其中1次项的回归系数为17.526,2次项的回归系数为-0.777,说明馆藏档案与利用档案呈倒U型曲线,当馆藏档案处于中等水平时,利用档案效果最好,当馆藏档案水平较低或较高时,利用档案绩效均不高。

(五)分位数回归分析

为分析馆藏档案对不同档案利用水平的影响,利用分位数回归法做进一步分析。分位数回归能够给出不同分位点对应的解释变量的估计值,并且对数据异常值敏感度比较低,可以较好地克服极端值的影响。采用四分位数回归,把所有数值由小到大排列并分成四等份,处于三个分割点位置的数值就是四分位数。表5给出了0.250、0.50、0.750 三个分位点上自变量的参数估计结果,馆藏档案的回归系数分别是2.172、2.272、1.752。

表5 4分位数回归结果

从表5可以看出,当利用档案水平较低时,馆藏档案提高对利用档案的弹性相对较高,系数为2.172;当利用档案水平中等时,馆藏档案提高对利用档案的弹性最高,弹性系数为2.272;当利用档案水平较高时,馆藏档案提高对利用档案的弹性相对较低,弹性系数为1.752。分位数回归结果进一步验证了馆藏档案处于中等水平时,利用档案效果最好。

三、结论与建议

第一，国家综合档案馆档案建设成效显著,但是开放档案使用绩效不高。国家综合档案馆馆藏档案在近30年增加了8倍多,开放档案增长了6倍多,利用档案增加了近2倍多,建设效果显著。但是开放档案使用绩效不高,从两个方面可以看出:一是开放档案比下降，二是开放档案的弹性系数为负数。造成开放档案使用绩效不高的主要原因有历史因素、开放期限规定、开放内容鉴定、开放不及时、利用档案手续复杂等。建议完善档案开放法律法规，细化档案开放范围，简化利用档案手续。

第二，馆藏档案对利用档案效果显著,并且与利用档案呈倒U型曲线。多元回归结果说明馆藏档案量中等时,利用档案率最高,要注重加强馆藏档案量较低和较高时的利用档案效率。

第三，利用档案水平较高时馆藏档案的利用绩效不佳。分位数回归结果说明当利用档案效果较好时,还是要加强馆藏档案建设,调整馆藏结构、提高档案馆的服务水平。档案利用服务中心要将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案解除封闭,向社会公开,供社会利用。

国家综合档案馆要盘活馆藏资源,大力开发有价值、有品位的档案文化精品,充分发挥档案资源在服务经济和社会发展中的独特作用。