互联网时代档案管理新模式的研究与思考

李 静

(内蒙古乌兰察布丰镇市农牧和科技局，内蒙古 丰镇 012199)

档案管理工作是十分重要的工作内容，传统档案管理主要以纸质管理模式为主，需要投入大量的人力和物力，费时费力，同时随着时间的推移，很多档案信息会出现不同程度的丢失、遗漏等现象，很多有价值的档案得不到妥善有效的利用白白浪费。通过将互联网技术应用到档案管理工作当中，能够提高整体的管理效率，同时还能够由纸质管理向着电子化管理转变，实现对档案信息的高效收集，高效储存，节约了档案的储存空间，且能够大大提高档案管理的工作效率。新时代背景下，将互联网技术应用到档案管理中，已经成为一种时代发展要求。但目前档案管理工作还面临着不少突出的问题，与互联网时代的发展要求不相符合，所以需要我们进一步应用新的档案管理模式，实现档案管理的创新发展。

1 互联网在档案管理中应用的优势

1.1 丰富档案储存方式

互联网技术在档案管理中的有效应用对该项工作提出了更高要求。互联网技术模式下的档案管理工作相较于传统纸质档案管理，管理更加方便，档案记录和储存不仅仅局限于纸张，而是以数字的形式储存在数据库当中，储存的内容逐渐由文字向着图片、视频、音频等多种形式转变档案的储存方式，呈现多样化发展。另外在档案查询、档案利用过程中，也不再需要人工进行长时间的检阅查阅，通过登录检索平台，查阅相应的关键词，就能够检索到关键的信息，大大提升了档案检索的效率和质量，提高了档案资源的利用效率。

1.2 提升管理效率

互联网在档案管理中的有效应用，使得档案管理模式发生了翻天覆地的变化，新时期各项信息数据储存主要以电子储存为主，以数据信息取代传统纸质储存方式，大大减轻了纸张储存方式所需要的打印、装订等工作，工作效率得以有效的提升。另外随着时代不断向前发展，在互联网当中每天会产生海量的信息，在档案管理过程中，需要结合部门的实际需求，对各种信息作出有效的收集、整理、加工、分类处理，并将其储存在数据库当中，以便更好地利用。所以档案信息也需要进行必需的加工和整理。互联网模式之下能够对各档案信息快速的规整，保证整理得更加高效，满足档案管理工作的时代发展需求。

1.3 大大降低了管理成本

互联网背景下，网络世界当中的信息，每天呈现爆炸式增长，信息的生成量比过去成倍地增加。在此背景下，传统的纸质档案管理模式不仅需要消耗大量的储存空间，同时也需要加大人力、物力、财力的投入，使得档案管理成本不断增加。而互联网模式之下，档案管理工作效率大大提升，档案管理人员通过依托计算机操作平台，对相关的文献资源进行适当的处理，将其储存在网络当中，摆脱了硬件的束缚。另外在网络模式之下，档案管理工作效率能够大幅度提升，降低了对人力资源的实际需求，从而使得管理成本大大下降。

2 互联网时代背景下档案管理工作面临的问题

2.1 档案管理软件的适应性相对较差

通过将互联网技术应用到档案管理工作当中，能够大大提升工作效率。目前各个档案管理部门所应用的信息技术和计算机技术具有较强的适应能力，但为了更好地提高档案管理工作效率，许多软件企业开始针对档案管理工作开发了不同的软件，这些软件或多或少地会存在兼容性不强的问题，不能够实现有效的通用。很多档案管理的相关软件，适用能力相对较差，针对不同电脑型号不同管理系统有着不同的应用范围，造成档案管理软件常常不能正常运转，无法发挥其应有的作用，管理效率不高，同时也对档案信息共享产生了一定的影响。另外档案管理软件通用性较差的问题给互联网技术在档案管理体系的进一步应用产生了一定阻碍。不同领域不同行业的档案管理工作要求不同，由于所采用的档案管理软件存在一定差异性，在缺乏统一性的软件基础上，给档案的管理和档案资源的高效共享造成了非常大的阻碍。

2.2 档案管理标准化、规范化比较欠缺

档案管理工作是一个系统性、专业性要求较强的工程，在管理工作开展过程中必须具备较强的标准和规范细则，只有这样才能够确保信息技术在档案管理中的有效应用。随着互联网时代的不断向前发展，我国现代档案管理工作取得了突出成效，但依然会受到发展环境的限制，造成部分的档案管理信息化建设存在一定的差异性。目前关于档案管理的信息化还缺乏必要的标准和相应的规范系统。现阶段也没有真正意义上针对档案管理的基础性工作制定标准化和规范化的细则，造成了互联网时代档案管理工作的开展难度相对较大。

2.3 档案管理工作存在一定的安全隐患

互联网技术在档案管理工作中的应用，既有好处也存在一定的弊端。通过将互联网技术运用到档案管理工作当中，能够大大提升档案信息资源收集的效果，并做好妥善有效的分类，大大提升了档案工作效率减轻的人力成本投入。但以计算机为代表的信息化技术也会面临着诸多安全隐患。电脑系统当中往往存在有大量的漏洞和风险，接入网络之后会面临病毒和黑客的攻击，甚至会造成大量有价值的档案信息资源被篡改和丢失。另外电脑系统在运转过程中，由于受到内外部双重因素的影响，很容易会出现崩溃的风险，在一定程度上给档案管理工作造成非常大的损害，一旦这些问题出现，将会给档案信息管理工作埋下巨大安全隐患，大量优质有价值的档案资源丢失。

2.4 管理人员综合素质有待进一步提升

互联网时代背景下，要求档案管理人员具备信息化操作能力和操作意识，所以必须提升整个档案管理工作队伍的专业素质。但当前参与档案管理的很多工作人员，往往不能够熟悉的掌握计算机操作要求，不能够处理一些常见的问题。从现阶段的档案管理工作开展来看，还比较缺少那些既具备档案管理又具备计算机信息操作能力的人才。所以互联网时代，档案管理工作人员需要从专业素质方面入手，加强对信息技术的有效学习，熟练掌握计算机操作技术和信息系统的处理能力。

3 互联网时代档案管理新模式分析

3.1 转变工作理念

从当前档案管理工作开展情况来看，很多管理人员对档案管理的重要性没有充分的认识。结合现阶段的管理现状，就需要注重加强对工作人员的专业技能培训，让管理人员能够充分认识到现代档案管理工作的重要性并革新工作认识，转变传统认识。档案管理工作当中加快构建信息化的管理系统和管理模式，让整个工作队伍能够更好地转变传统的管理理念，并不断学习现代化的信息技术。通过电子化、信息化的管理模式，不仅能够提高档案的管理效率，而且还能够大大节约储存空间，促进档案管理效率的提升。在互联网时代背景下，档案管理工作要求相关工作人员能够尽快对先进的档案管理模式和技术形式有所掌握和了解，从根本上提升档案服务工作认知和服务意识。作为档案管理人员，应该树立大数据档案管理思维，要始终坚持技术、业务和数据有效融合，扎实推动“互联网+档案”高质量发展。通过深入挖掘数据库当中的各项含量的资源，为用户提供精准、便捷的档案信息服务。

3.2 确保档案信息的安全性和保密性

互联网背景下，今后档案管理工作开展过程中，就需要加快构建健全的档案管理制度，并且要进一步规范档案管理的具体细则，明确各项职责，让现代档案管理工作均能够得到有效的规范。通过加快构建完善的档案管理制度，实施现代化的责任分解，将各项责任落实到岗位，落实到工作人员当中，进一步激发工作人员的工作积极性。同时信息技术，在档案管理应用过程中，还需要做好系统的保密处理，每一名档案管理人员都需要树立保密意识，保证档案信息的完整性，确保国家利益，个人利益不受损失。每一名档案管理人员都需要参与到网络系统建设，设备维护等方面，同时还应该借助高科技手段对档案管理系统进行定期的检查和加密处理，确保整个管理系统安全。

3.3 加快构建完善的数据库系统

互联网时代背景下的档案管理工作是以数字档案形式呈现，所以在开展管理过程中就需要依托信息技术开展档案信息的传输，大大提升档案信息传输的工作效率，实现档案信息的数字化发展，提高共享效率。而要想确保档案管理工作的高效运行，就需要加快构建高效运行的数据库。确保所构建的数据库网络传输速度较快，具有较强的兼容性，能够实现对其他数据信息的高效捕获，高效收集，最终确保数据能够协调的储存下来。

4 结束语

以互联网、计算机、大数据、云计算为代表的信息技术不断的融合发展，我国逐渐步入到信息时代和互联网时代，在此背景下，对档案管理工作提出了全新的要求。但现阶段互联网背景下，很多档案管理部门的各项管理工作依然面临着不少突出的问题，不能够很好地适应互联网时代的信息加工和信息收集储存要求，对此就需要转变传统的档案管理理念，提升档案管理的服务意识，革新档案管理方法，并将现代化的信息技术充分应用其中，确保档案管理工作的可持续化发展。