机关党建专题档案资源建设探讨

□季梦佳 王裕明 俞皓耀 陈小琼

一、党建专题档案的内涵

从字义的概念上，专题是指主题共同性个体的集合体。目的是通过共同性的个体集合,全方位展现某一主题的背景、过程、趋势或影响程度等[1]。由此专题档案容易理解成按照主题分类收集而得的档案，这就陷入了广义事由原则的陷阱。主题分类是一种逻辑类聚的思想，它割裂了档案之间原有的历史秩序，破坏了档案的本质属性。因此必须基于历史主义的过程共同性，专题档案是指某一社会实践过程中直接形成的各种形式的原始历史记录。该定义反映了“来源共同性基础上的事由共同性”原则,即专题档案必须来源于同一社会实践过程[2]。而党建专题档案就是基层党组织在围绕某一主题的实践过程中，直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录集合。

二、现阶段我校机关党建档案管理现状

(一)对机关党建档案管理的重视程度不够。当前多数机关党务工作者往往重支部建设的过程、党建活动的举办，轻党建档案的保管与利用。究其原因，一是党务干部对管理党建档案的重视度不够，忽视了加强档案管理的必要性和重大意义，认为党建档案就是党内工作的过程记录不需要管理，不注重关键时间节点材料(文档、照片)的鉴定归档[3]。二是对党建档案管理工作的政治性认识不足，机关党务工作者将党建档案等同于一般档案资料的收集管理，甚至只有在档案部门催收档案时才对支部档案进行临时整理，导致党建工作与档案管理脱钩，造成党建工作不扎实，影响了相应资源的后续利用。

(二)党建档案管理制度不健全、流程不够规范。目前对党建档案的归档范围、归档时间等缺乏系统性的标准。党建档案与业务工作中的党群类档案混为一谈，以逻辑类聚的思想，对党建档案任意割裂同一实践过程的党建档案，或者是将导致内容重复，忽略了在归档的流程上一定的特殊性。归档的范围及内容过于抽象，缺少具体且明确的实施办法。此外当前学校党建工作流程过于宽泛，有架构但具体内容不明晰、不实用，泛化的工作流程导致党务工作者基本上按照惯例办事、凭经验靠感觉，个人意志浓厚，难以做到任何一个环节的操作都有章可循、有方可依。作为党建工作流程中的一个重要步骤——党建归档，实施起来更是毫无头绪，不知从何下手。

(三)机关党建档案管理人员业务素质参差不齐。当下学校机关党务工作者存在专职与兼职错位的问题。机关部门业务工作量大，人员编制少，相当一部分党务工作者都身兼数职。由于专业化程度不够，当遇到党务与业务交叉或冲突时，他们往往分身乏术。且大多数是业务为主、党务为辅，业务带动党务甚至业务取代党务，为腾出时间处理部门业务，不断挤压党务工作时间，致使业务党务失衡[4]。近年来高校党建工作任务日益繁重，要求越来越多，致使党务工作者的思想不够稳定，很多优秀年轻干部都不愿意从事机关党建工作，专业性和稳定性直接影响了机关党建工作的质量。部分责任心不强的党务工作者，更是把档案归档看做是一种累赘和负担，满足于交差了事，忽视了党建档案的重要意义。

三、机关党建中加强党建专题档案管理的重要性

(一)党建专题档案的证据价值，促进党员干部行为意识的规范。从档案的生成过程来看，它是人们在社会实践中直接形成的，记录了以往历史情况的原始记录，具有可令人信服的证据价值。专题档案是围绕某一特定社会实践收集形成的档案整体，内部文件之间具有密不可分的有机联系，这种有机联系不是人为的逻辑组合，而是历史客观存在的[5]，它的这种可资为凭的特性构成了档案的凭证价值。高校党建工作包括党组织建设、党员队伍建设、党代表工作、党费收缴使用管理、党内统计和重大党建工作等内容，载体包括了纸质档案，还有录音录像、照片等声像档案。通过构建党建专题档案，将分散在机关各党支部的档案材料实现整合，形成结构更加完善、条例更加清晰、内容更加丰富的党建档案信息集合，不仅为党风廉政教育提供了详实的物质基础，对党员干部形成警示教育作用，更为加强党员干部监督管理提供了有力途径，促进党员干部行为意识的规范。

(二)党建专题档案的知识情报价值，有利于提高机关党委决策的准确性。档案是事实、知识、经验的记录，它是对人们在各种社会实践活动中思维过程的记录，因此能给人互有联系的、系统的、广泛的知识情报价值。党建专题档案的知识情报价值主要表现在两个方面，从微观上说，机关各党支部围绕某一主题教育活动，从下发文件到成立工作小组，开展活动，最后到上报总结，会形成反映各支部党建工作的档案材料，以专题的要求建档，保证了实践过程的连续性，反映到档案整体上，实现了始末信息的完整性。从宏观上说，虽然围绕同一社会实践会有不同的形成主体，正是形成主体构成了丰富且多样的学校党建工作，党建专题档案的知识情报价值也正是不同角度不同层面对学校党建工作上的体现。不论是从微观与宏观层面，以专题的形式构建档案，保证了学校党建工作的连续性和有效性，可以完整地反映学校党建的发展历史过程和反映许多规律性信息，这种可靠的、广泛的、可资参考的特点，有利于提高机关党委决策的准确性。

(三)党建专题档案的历史研究价值，有利于增强机关党建工作系统性和持续性。档案是人类创造的一种宝贵精神文化财富，是历史文化的沉淀与积累，在传承文化、推动文化创新中具有不容忽视的作用。历来研究表明，档案是历史研究的原始资料，被誉为“没有掺过水的史料”，以档案为依据，才能科学总结历史，把握发展规律。党建档案是高校党建工作历史过往、建设现状的最好见证及现实反映。忽视档案的建设，机关党建工作将成为无源之水、无本之木。以专题形式建设党建档案，意味能在最大程度上将分散在不同基层党组织，但来源于同一社会实践过程、蕴含着事物发展规律的历史记录，集中统一管理，在维护档案本质特性的同时，实现了机关党建工作的系统性和持续性，实质是对高校党建历史文化的延续。此外党建专题档案中凝聚的历史经验、文化精髓，为党务工作人员创新党建工作方式，增强党建工作活力，提高党建工作质量、提升党建工作水平，丰富党建活动内容，奠定了重要的物质基础。

四、加强机关党建专题档案资源建设的有效措施

(一)加强制度建设，促进党建专题档案管理标准化。在高校现有的档案管理制度的基础上，加快建立健全党建专题档案制度。将档案管理前置，变事后归档为前端控制，明确“机关党建中档案标准化、规范化要做什么？”以及“机关党建中档案标准化、规范化怎么做？”等问题，规范党建专题工作档案管理。通过完善的制度规定，彻底打破原先的管理模式，依法依规将专题档案建设与机关党建工作结合起来。因此，档案馆必须提早进入筹划，为实现档案专题管理与其他党建管理工作同步，必须在党建资料生成之前先下达档案管理要求，主动联系各机关党支部，了解并掌握档案在形成之初内在质量的影响因素，以科学的方法和手段实现档案资料的质量控制，同时结合党建工作阶段性完成情况，对党建专题档案的建设情况进行检查，督促工作落到实处。此外必须加强党建专题档案管理的标准化，制定专题档案的收集范围细则。圈定归档范围，实现预归档现行。档案馆可以先与机关各党支部充分沟通，在了解每个支部产生党建材料内容和形式上，制定党建专题档案归档范围表，根据每个支部交上来的材料，进行归档价值的鉴定与整理，及时将相关的情况反馈给支部，再进行二次补充归档，最终形成归档清单。

(二)加强网络建设，推进党建专题档案管理信息化。以专题为线索对党建档案进行管理，不可避免需要解决的问题是如何将形成于同一社会实践，但分散在不同机关党支部的档案最大程度地集中管理。信息技术的突飞猛进，给党建档案管理带来新的机遇。一是数字化技术实现了党建档案信息与实物载体的分离，利用扫描等数字化加工方式，将档案承载的内容信息化，档案信息可以不再依附固定的载体。档案部门通过网格技术，将分散保存在不同党支部的党建档案信息资源，在无需物理移动的情况下集中管理，通过互联网就能迅速共享党建档案信息内容。不仅消除了信息孤岛，为利用者提供了全面、一体化的服务，更增强了高校档案馆利用信息技术共享党建档案信息的能力，增强了档案馆与各机关党支部之间的协作效率。因此必须加快推进对机关各党支部，在党的组织建设、廉政建设、党支部建设及专项学习教育活动中形成的计划、方案、总结以及照片、视频等党建档案的数字化加工。二是加速推进党建信息资源的质量控制。主要是指在档案数字化过程中，按照数字化技术规范，采用统一的数据格式，实现数据的自动流转、处理等功能。

(三)加强队伍建设，实现党建档案管理队伍专业化。一是必须提高党务工作者对党建专题档案建设的认识。思想是行为的先导。开展党建专题档案建设是一项工作创新，针对一些党务工作者重党务，轻档案建设的思想问题，更应明确党建档案管理前置并不是给基层党建工作增加工作量，相反是因为党建档案的规范化管理，不仅能帮助党建工作顺利开展，又能为党建工作提供详实的历史材料，发挥佐证参考及文化教育作用。因此对于机关党务工作者来说，必须不断提升自身的政治理论素养，深刻把握党建工作的客观规律，加强对党建专题档案管理方式的学习，为党建工作创新贡献一己之力。二是强化对党务工作者的档案教育培训。将专题档案管理的基本原则、主要内容、具体要求及操作方法等内容，依托知识竞答、案例解析、分组讨论等培训手段，着力加深党务工作者对档案技能的理解和把握，从而高效率地投入到党建档案的管理工作中。三是加快建立对党务工作者档案管理考核激励机制。可以将考核的成绩与干部任用、提拔评优给予一定的倾斜，调动党务工作者的积极性，确保党建档案管理队伍的稳定性。