信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议分析

张晓春 河北大唐国际唐山北郊热电有限责任公司

虽然信息化档案管理工作近年来在我国各领域广泛开展，但结合实际调研可以发现，信息化背景下的档案管理工作仍存在多方面问题，如缺乏重视、信息化建设理念不足、信息化建设规划不全面等。为尽可能提升信息化背景下的档案管理工作水平，正是文章围绕信息化背景下档案管理工作开展具体研究的原因所在。

一、信息化背景下，档案管理的特征

信息化背景下，档案也往信息化方向发展，因此使得档案管理具备如下特征：首先管理的对象主要为数字档案。信息化背景下，电子档案逐渐地取代了纸质档案，使得目前绝大多数档案都是以电子档案为主。而电子档案跟纸质档案相比，具备一定的虚拟性，又具备复制、拷贝，以及传输等功能。其次，档案管理的核心向收集利用方向转变。传统的档案为纸质档案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的时间和人力，效率非常低，而信息化背景下，纸质档案向电子档案转换，就无须花费大量的时间和人力来进行管理。信息化背景下，只需要利用互联网技术、电子技术就能快速地对档案进行收集、归纳、检索等，有效地提高了档案管理的质量。

二、档案管理工作存在的问题

（一）缺乏重视

现阶段我国部分单位仍存在较为传统的思想观念，对档案管理工作的认识仅停留在“保管”层面，缺乏对档案管理转型升级的重视，单位的信息化档案管理平台引进、打造因此受到制约。对于日常工作任务较为繁杂的档案管理人员来说，部分档案管理人员缺乏对信息化档案管理的了解、自身水平无法较好实现档案利用等情况也较为常见。受到相应的考核、奖惩机制缺乏，很多档案管理人员存在消极工作心态，这与上级的重视和激励缺失存在直接关联[1]。

（二）信息化建设理念不足

虽然信息化档案管理早已在我国各地广泛应用，《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017)等文件也在我国陆续出台，但在具体实践中，很多单位的信息化档案管理仅仅停留在打印目录、计算机查询和检索层面，信息化管理仅为纸质档案的辅助，这显然无法满足信息化背景下的档案管理需要。虽然很多单位已经初步完善档案数字化建设，但很多信息化档案管理系统仍采用独立运行、封闭管理方式，统一规划管理及信息资源共享未能实现。由于未能高度重视档案信息化建设，存在较为保守的档案管理观念，这就使得信息化档案管理需求和资金投入差异较大，消极被动开展档案管理信息化建设的情况也偶有出现。真正意义上的档案信息化管理需要得到完整的档案信息化管理数据库支持，但在数据库缺乏制约下，档案信息化管理停留在日常查询、案卷关键字检索等基础功能层面，薄弱的信息化观念、表面的计算机管理方式对档案管理信息化发展造成的制约必须设法消除[2]。

（三）信息化建设规划不全面

虽然档案数字化已经在我国各类单位基本普及，但受到明确标准和规划缺失影响，统一指导的缺乏使得档案管理信息化建设不具备明确发展目标，很多单位对档案信息化建设较为迷茫，这使得档案信息资源开发的广度和深度受到严重制约。在档案信息化建设探索中，很多单位单独依靠自己摸索前行，这使得信息化水平和进度无法得到保障。很多单位为档案管理部门配备了信息化设备，但未能同时开展网络平台及数据库建设，这种档案管理虽然在形式上利用计算机，但这种利用较为表面，未能开展真正意义上的信息化档案管理工作。对于需要分阶段实施的档案管理信息化建设来说，很多单位未能形成统一规划方案，如缺乏档案管理信息化质量、深度、进度相关规划，对后期系统、设备维护也缺乏明确保障计划，同时存在经费保障缺失，这对信息化背景下档案管理发展带来的影响同样较为深远[3]。

（四）档案数据归档方面存在的问题

档案数据归档问题纸质档案主要是文书、实物、照片等，因此可以明确地对纸质档案进行划分。而信息化背景下，纸质档案转换成电子档案，这些以数据形式存在的档案归档成了一个问题，因为目前还没有一个相关的归档规定，在归档、分类起来大家也都意见无法保持统一，从而导致档案归档混乱的现象。并且每一个的档案信息都非常多，如果归档的方式不一样，归档的系统也不一样，这样对于档案的检索、查询，以及管理都是十分不利的。

（五）档案管理的网络安全问题

众所周知，信息技术的出现，即给人们带来了便利，同时又带来了挑战。在档案管理中，利用信息技术，虽然有效地提高了管理的效率以及利用率，但是，网络安全问题又给档案管理带来了安全挑战。近几年，我国频繁地爆发出档案信息泄露事件，简单地档案泄露个人信息，给人们的生活带来了困扰，或者造成经济损失，严重者国家档案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入竞争国家中，就有可能影响整个国家的安全，因此，必须要做好网络安全问题。

三、档案管理工作优化开展建议

（一）提高重视

为保证档案管理工作更好适应信息化背景，必须提高对该工作的重视程度，以此强化档案管理基础设施建设，同时聚焦档案信息化管理平台及数据库的建设。基础设施建设强化需聚焦档案管理信息化需要，如扫描仪、高配置计算机、安全存储设备、服务器等，开发工具、智能信息服务系统等智能化改造软件的引进也极为关键；档案信息化管理数据库建设需要关注纸质档案的信息化录入，以此在数据库中保存档案信息，这一过程需同时关注各类新型信息化技术的开发运用，如对登记查档情况、档案审批流程进行查阅，档案缺少资料的记录也需要设法实现。在档案信息化管理数据库支持下，档案管理效率及利用效率能够大幅提升，传统管理模式对档案管理工作造成的束缚也能够有效消除；档案信息化管理平台建设需要以数据共享为基本框架，同时关联OA办公系统和档案信息化管理平台，以此开展信息一体化的档案管理，大幅提升档案管理工作效率和质量。基于完善的信息化项目建设，可同时开展关联档案信息的手机客户端开发，允许有权限人员查阅部分档案信息，以此提供档案信息移动服务[4]。

（二）整合资源

为进一步优化档案管理工作，还应设法整合资源，为档案信息化系统建设提供支持，具体可从档案信息收集、档案信息数字化、信息资源整合三方面入手。档案信息收集需要关注证书类文件及原始记录文件，前者需要复印并加盖公章，后者多采用纸质表格形式归档，需明确认识两种信息存在同等重要性。如发现档案材料不全问题，需由档案管理人员负责登记记录并要求相关部门上交相关资料，如学历、职称证书等，信息认定相关的重要材料需要针对性开展调查认定；档案信息数字化需要聚焦动态变化信息和固定信息，由此开展的档案材料整理需明确工作的真实性、严肃性、重要性，保证存入档案信息的准确、成套、手续完备。在档案数字化准备阶段，还应做好对档案完整情况的审核，及时不全材料，数字化扫描录入也需要及时进行，以此实现人力及时间成本的节约；信息资源整合可依托单位内部网络，针对性引进或建设档案信息化管理系统，满足档案的日常业务信息化管理及数字化处理需要，数字化的档案申请、审阅、审批也能够顺利实现。还应结合单位已建成信息系统，打造统一的应用平台，保证信息录入规范，并设法实现统计分析、信息联动、即时查询、等核心功能，更好提升档案的查借阅效率。此外，还应关注档案管理信息系统间的对接，依托开发系统接口，即可规避重复建设等问题，更好整合信息资源，辅以平台服务系统，即可更好贯彻节约投资、业务协同、资源整合的绿色发展理念，进一步推进信息化背景下的档案管理转型。

（三）健全制度

为解决上文提及的信息化建设规划不全面问题，必须从档案信息化建设制度规范、明确具体任务和目标、安全保障制度建设三方面入手。档案信息化建设制度规范属于一切的基础，在长效化、制度化的档案信息化管理推进中，档案数字化标准必须设法健全，如数字化档案的登记、审批、监督、流转、归档制度，这直接影响档案信息准确、及时、符合保密管理规定的转化。档案信息化管理监督、责任追究制度的建设也需要同时得到重视，以此为档案管理人员树立“高压线”“防火墙”，档案管理的新型技术转型也能够获得更有力支持；明确具体任务和目标同样能够为档案管理信息化建设提供基础支持，具体实践应充分结合单位特点，保证数字化成果格式及工作流程新颖、保证数字化档案内容齐全、保证图像分辨率清晰、信息化档案利用更为快捷，人员配备、信息存储、保密机制、现场监管的安全性也需要同时得到保障，如遵循《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)要求、开展库藏档案全卷宗数字化处理、通过彩色模块扫描档案、签订保密协议、建立数据备份中心、打造三重安全备份方式、开展OCR数字化档案图片扫描识别，信息化档案管理新模式可通过上述措施顺利实现；安全保障制度建设需要关注信息化档案管理面临的一系列新型安全风险，如系统故障、信息泄露、感染计算机病毒、数据库备份失败、管理系统操作失误等，针对性制定应急对策和预防措施，如做好保密层级划分、保证系统安全、强化安全保密意识。保密层级划分可设置普通管理、超级管理等权限，同时永久备存档案数据使用生成的系统日志，超级管理权限可负责档案数据的更新和维护，普通管理权限仅能够检索、查询、新建档案数据，以此杜绝信息造假、信息泄露等问题出现。为保证系统安全，可关注存储介质、管理系统的保密技术应用，如设法提升系统的安全系数，数据库的定期备份、涉密计算机使用责任人的明确、外网U盘接入的明确禁止均属于其中关键。为提升档案管理人员的安全保密意识，单位应定期组织保密安全教育，做好保密知识宣传，同时明确划分档案信息安全责任，辅以档案管理制度和保密制度，保证档案管理人员具备足够高的保密责任意识。如涉密计算机出现故障或需要更新换代，应由内部专业人员负责处理，避免泄密问题出现。

（四）以法治思维构建档案信息安全体系

鉴于目前档案管理中的网络安全问题，建议利用法治思维来创新档案管理的信息安全体系。目前，我国有《网络安全法》《国家保密法》《各级档案馆档案使用范围规定》等法律，法律中明确了破坏档案信息安全的一些处罚，以及一些保障措施，因此，在档案管理中也要以严格遵守这些已经实施的法律为基础，来做好档案的安全。其次，全员树立科学的信息安全观，在具体的工作中，学会用法律的思维，按照法律的原则来搜集档案、归档档案、检索档案等。此外，还需要实施安全制度，全员按照安全制度来进行执行。而且对于一些档案，还可以按照我国信息系统安全等级保护标准，来进行档案安全划分，以此来做好档案的安全管理。而且，相关的法律体系也需要定期进行完善，以此来弥补现有法律条款的漏洞，以法治的思维来保护档案信息的安全。

（五）创新档案利用机制

首先，要主动地提供推送服务。在具体的管理中，档案管理人员需要利用信息技术来深挖档案的价值，以及档案利用者的需求，主动为其提供推送服务，提高档案的利用率。其次，加强档案的共享。信息化背景下，应该利用信息技术将部门之间的档案跟档案馆进行整合，然后进行共享，以此来为档案的使用者提供一站式的服务。此外，还需要各大档案馆还需要加大对档案管理的经费投入，完善基础设施，引进信息化档案管理人才，做好档案管理的培训工作，以此来保证档案管理的工作。

四、结语

综上所述，信息化背景下档案管理工作正面临一系列新的挑战。在此基础上，文章涉及的提高重视、整合资源，健全制度等内容，则提供了可行性较高的信息化档案管理工作升级路径。为更好开展信息化档案管理工作，定期的业务培训、档案管理理念升级、新型软硬件设施引进等方面同样需要得到重视。