文书档案全电子化的可行性及难点研究

张晓春 河北大唐国际唐山北郊热电有限责任公司

我国信息化水平正处于高速发展阶段，对档案馆的发展也提出了更多新要求。在电子信息技术越来越成熟的今天，已经有不少领域开始尝试文书档案的电子化管理，但是在实施的过程当中，却出现了不少的问题。当今社会，电子化的趋势越来越强，因此我们不能因为其问题而放弃文书档案的电子化发展，而更应当帮助其认识到其中的问题并加以改进。最近这几年，实行文书档案全电子化已成为档案馆的重要工作，与传统档案馆工作模式相比，文书档案全电子化则意味着档案管理工作的智能化升级，为数据信息分析和处理提供了更多的方法，档案数据信息录入、提供利用等工作都可以通过计算机软件进行处理。

一、文书档案管理现状

随着社会现代化的飞速发展和办公自动化、无纸化等新兴事物的陆续出现，有关文书档案的生成方式发生了很大的变化。一般情况下，文书档案管理基本上是在系统中进行的，例如相关文件的起草、发布、催办和归档是在计算机和通信线路上进行的[1]。如此，由于文书档案的前身以机读文件为主要形式，文书档案自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与传统纸质载体档案相比较而言，存在着很大程度的不同。通常大多数信息搜索者关心的是信息的内容，这些信息多数可能来自不同机器可读形式的文件。全面、系统地提供这些档案信息是档案馆工作人员义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息[2]。必须有一个选择过程，使机器可读形式的文件信息系统化，以便用户能够获得更完善的服务。因此，随着信息化技术的推广应用，原有的管理理念、管理模式、管理技术都急需改进。

二、文书档案全电子化的可行性

当今社会是一个科技发达、信息流通、人与人之间交流越来越密切、生活更加便利的快速发展的社会。文书档案全电子化作为高科技时代的产物，随着云时代的到来，也越来越受到大家的广泛关注，并逐渐融入我们的日常生活与工作中的方方面面，成为现代社会发展必不可少的重要因素。然而，文书档案全电子化的战略意义并不在于掌握海量数据信息，而在于专业处理这些有意义的数据。文书档案全电子化能够对数据信息进行更加高效、准确的分析处理，有效减少了各单位收集、整理数据的人力投入，不仅提高了工作效率和工作质量，还形成了互联网时代的竞争优势。另外，文书档案全电子化可以严格掌控档案馆工作人员每个工作步骤，从而提高档案馆的整体信息化工作质量，把档案信息化工作提高到更高的层面。同时，进一步激发和调动起档案馆工作人员的主动意识和工作能力，有效强化档案馆工作人员的信息化水平，以满足新时期档案馆工作的人才需求。此外，文书档案的信息化需要一定的经济支持。首先，要进行文书档案的信息化录入需要大量的人力物力，没有一定的经济支持是难以实现这种电子化转换的，这也是文书档案电子化的一个前提。文书档案的电子化管理需要更多的计算机设备，而我们大部分的行业没有专门用来进行文书档案管理的计算机和相关设备，如果要实现这一电子化，就需要更多的经济支持。最后，系统的维护费用也是较高的。而我们当前的经济正在飞速的发展当中，各行各业的经济收入都开始增加，因此在经济上有了更大的自由度，可以拿出更多的资金来进行这一方面的投入，这成为文书档案全电子化发展的基础。

因此，为了避免管理中的问题，有许多管理者惮于进行文书档案管理的改革。传统的文书档案管理办法已经得到了全面的完善，而研究者也并没有放弃对原有管理办法的改进，因此传统的管理办法并没有对行业的发展产生更大的障碍，这就更使得一些管理者不愿意进行改革。因此，管理多元化趋势的出现使得文书档案的全电子化发展看到了希望，在多种管理办法的冲击当中，更多优秀的管理办法被发掘出来并对行业的发展提供了巨大的帮助，因此在竞争越来越大的今天，越来越多的管理者敢于尝试新的管理策略。

三、文书档案全电子化的难点

近年来，随着我国社会经济的快速发展，关于大数据运用的融合理念也越发深入人心。档案馆也将目光投射在了大数据上。但从目前实际工作情况看，档案馆运用大数据的时间较短，文书档案全电子化也处于初步阶段，因此仍然存在各种问题。档案馆对文书档案全电子化工作具体流程缺乏合理规划，线上平台搭建不完善，存在档案馆工作人员权限分工不明确现象。另外，由于应用全电子化的时间较短，工作人员的相关技术水平也处于学习深化阶段，仍然存在人员工作观念落后问题，在人才、技术两者间作用关系的认识方面存在偏差，使得文书档案全电子化缺乏充足的人才基础，无法为大数据时代档案管理信息化建设工作提供具体的支持，工作模式改革创新的效率和质量处于较低水平。另外，虽然在文书档案全电子化为办公提供了便利，但在长期依赖办公自动化的工作人员，一旦离开了信息化技术，人工起草、发布和归档文书档案的出错率非常高。

文书档案事关一个行业的生存与发展，甚至有一些机密档案更是行业发展的关键，因此在文书档案的管理当中，对于安全性的要求是很高的，一旦出现安全问题，轻则丢失数据，重则使一个单位面临发展困境甚至造成重大损失。而在当前，网络信息安全一直是一个难以解决的问题。因此，要实现文书档案的全电子化，就必须关注这一安全问题。在近几年，由于信息数据库被入侵而造成企业亏损的例子屡见不鲜，这更为我们文书档案全电子化的发展敲响了警钟。当前有许多单位的发展历史已经十分久远，因此其文书档案信息十分庞大。而由于当前各个领域间的交流变得频繁，产生的数据信息也更为繁复，因此各个领域、各个阶层都已经有了庞大的文书档案数据。而以往的文书档案有许多是按照传统办法进行储存管理的。所以，要文书档案的全电子化需要一个漫长的过程，数据库的建立、文档的录入、管理办法的革新都需要大量的时间。而在这之中，也将耗费大量的人力、物力资源，需要购置更新的设备，因此经济基础也成为文书档案全电子化所需要考虑的一个问题。

四、文书档案全电子化的具体建议

（一）完善文书档案全电子化管理制度

为了更好地实现文书档案全电子化，需要进一步完善文书档案全电子化管理制度，对文书档案全电子化工作流程进行合理规划，对全电子化管理过程中所带来的多方面影响进行总结，针对现阶段的档案工作存在的实际问题，及时做好相应的研究、调整，确保档案文书档案全电子化管理落到实处。另外，为提高文书档案全电子化工作效率和质量，需要改革创新档案馆工作模式，对档案馆工作具体内容进行合理规划。并且，在档案馆工作模式改革创新过程中需要结合大数据时代背景下的相关要求，将改革创新落实到实际，以提高档案馆的整体信息化工作质量为目标，归纳总结出一套较为成熟的文书档案全电子化工作方案。同时建立健全文书档案全电子化工作民主监督与管理机制与服务评估体系，对文书档案全电子化管理制度予以公开，最大限度为广大群众服务，充分重视群众的反馈意见并实施于文书档案全电子化管理制度中，以此提高文书档案全电子化民主监督与管理机制与服务评估的有效性。

（二）提高档案馆员工相关技术水平

无论对于哪一个行业的工作来说，专业的技术人才都是保障工作效率与质量的关键因素。为了确保文书档案全电子化的顺利应用，档案馆在实施文书档案全电子化管理过程中，要结合档案馆工作的具体特征，对技术人才需求进行分析，提升工作人员相关技术水平。并且，需要加强对信息化工作能力建设情况的关注，使技术岗位工作人员能够在信息化工作能力建设方面具备更加有利的条件。需要加强专业的信息化技术人才建设力度，积极招募专业的信息化技术专业人才，做好信息化技术人才队伍的相关培训工作，提高工作人员的信息化技术水平。同时，需要全面分析文书档案全电子化管理理念、工作模式以及岗位要求等与员工技能培训相关的影响因素，进一步完善信息化技术人才培训方案，对工作人员信息化技术培训整体流程进行合理规划。除此之外，要明确未来文书档案全电子化管理工作的重点和方向，促使所制定的信息化技术人才培训方案更加完整、有效。

（三）应用信息化技术管理档案数据

为了能够与互联网时代发展的需求进行充分匹配，档案馆应在文书档案全电子化管理过程中建立信息化的数据体系，基于大数据技术背景下，进行精细化管理的创新开展，促使精细化管理与先进技术之间的有机结合得以有效实现。例如，可以借助计算机软件统计整理相关信息数据，以助于促进精细化管理自动化水平能够有所提高。并且，在档案数据的处理、存储等过程中，应加强专业人员对其的监管力度，并对细节部分的管理加以重视。档案馆需要进行统计管理的档案数据极为庞杂，因此可以应用信息化技术与计算机软件在极短的时间内完成对庞杂的档案数据的统计管理，并且利用相关功能，可以迅速查找出数据。例如，在统计档案信息化工作内容时，通过案卷与文件级的数据对比，查代确认档案数据的准确性，节省了工作时间。可以通过深入研究云计算、大数据等信息技术，及时更新相关信息化技术和设备，创造良好的计算机软硬件条件，在处理档案时运用信息化技术实现档案管理工作智能化。

（四）搭建线上档案信息化工作平台

依据现阶段我国档案馆的总体建设发展目标和策略以及文书档案全电子化管理过程中的实际需要，可以充分借助信息化技术的优势，搭建线上档案信息化工作平台，使得文书档案全电子化管理能够高层次开展。同时，需要注意依据线上档案信息化工作平台的相关操作需要，转变档案馆工作人员工作观念，让档案馆工作人员从主观上对文书档案全电子化工作建立正确认知，从而提高文书档案全电子化工作效率和质量。除此之外，档案馆结合文书档案全电子化相关管理制度，在程序部门和管理部门之间搭建有效的沟通平台，一手抓线上档案信息化工作平台功能开发，一手抓文书档案全电子化工作内部推广管理，合理运用信息化技术资源确保实现协同机制一体化，全程化的实时监测线上档案信息化工作平台的最新动态。另外，档案馆应依托线上档案信息化工作平台，积极探索信息工作的管理新路径、新方法，真正实现文书档案全电子化管理过程中信息化建设有效性的提升[3]。

（五）保证电子档案的安全性

对于文书档案来说，信息安全性是关键性问题，而电子信息的安全问题却是一个待解决的难点。因此，我们要实现文书档案的全电子化，更要注重信息的安全。首先，我们可以先对一些非机密信息进行电子化处理，机密文件仍然按照传统方式进行管理，避免由于电子信息泄露造成不必要的损失，在安全问题解决之后再完成文书档案的全电子化。其次，在信息数据库的安全性上，应当尽量加强管理，不断升级与更新安全系统，为数据安全提供更为切实的保障。最后，对于机密文件，还可以利用内部网络进行管理，不进行互联网的接入，有效保障信息的安全。

（六）严控文书档案电子化的相关技术问题

技术问题是制约文书档案全电子化发展的一个关键因素，也是文书档案电子化的基础，因此，在技术上应当严格把关。首先是在设备选择上，应当选择信誉产品，在这一点上可以到兄弟单位进行考察，选择更好的设备。其次，在管理人员的问题上，也应当加强技术培养，为相关职员提供再学习的机会，并鼓励职员进行再学习。最后，为了更有效地进行技术保障，可以适当引进相关的技术人才，更为有效地提升自身的技术水平。

综上所述，文书档案全电子化在档案管理信息化建设工作中发挥着不可替代的作用。因此，针对现阶段我国档案管理信息化建设工作中存在的各样问题，档案馆需要完善文书档案全电子化管理制度、提高档案馆员工相关技术水平、应用信息化技术管理档案数据以及搭建线上档案信息化工作平台，从而提高文书档案全电子化工作质量和效率。