信息化技术在高校科研经费全生命周期管理中的应用研究

王 平 王璟璇

一、引言

为贯彻落实中央关于深化体制机制改革加快实施创新驱动发展战略要求，《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）提出一系列管理改革措施，旨在通过进一步简政放权、放管结合、优化服务、强化落实，促进科研经费管理模式创新，激发科研人员积极性和创造性，努力实现科研经费效益最大化。近年来，随着现代信息技术的发展，高校信息化软硬件基础设施建设已基本成熟，数字化校园已具雏形，正向智慧校园转变。《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122号）明确指出，应加强单位科研项目和经费管理信息化建设，促进项目管理、经费管理、网上审批、财务报销、信息查询等管理一体化，切实提高报销效率和便捷化水平。可见高校科研经费全生命周期管理模式已全面开启。

高校需要借助信息化技术对科研经费实行全生命周期管理，建立能够满足多用户需要的信息共享平台，覆盖项目申报获批立项、组织实施、结题验收、成果转化和结题后评价等各阶段，开创“让数据多走路，让教师少跑腿”的全新局面，促进科研服务高质量发展，实现对科研经费“申报-实施-结题-转化-后评价再申报”的闭环管理。

二、高校科研经费管理现状及存在问题

科研项目指为解决某些科技问题运用人财物等资源采用特定研究方法进行的科学研究、调查研究和试验测试等工作，实行项目负责制。全生命周期是“从无到有，从出现到死亡”的全过程。科研项目全过程管理是将科研项目从申报到结束划分为几个阶段，合理配置人财物等资源，对每个阶段进行控制管理，以获得预期效益。关于科研项目全过程管理大部分为分阶段研究，即开题立项、过程实施、项目验收和成果转化四个阶段。

科研管理部门根据项目管理单位的要求发布项目申报通知，项目负责人自由申报，专家评审通过后予以立项，签订立项协议书、任务书或合同。项目负责人持立项合同到计财处开具发票或收据，经费到账后办理入账手续，计财处分配经费财务账号、根据项目预算设置科目支出限额。项目组成员通过网上报账系统依规办理借款、日常报销、资产购置、劳务费发放、经费外拨等事项，计财处对科研经费进行实时监控。在年中、年末、项目中期检查、结题验收等关键时间节点，项目负责人向审计处、项目管理单位等提交项目阶段性工作报告、财务报告、结题验收等资料，项目管理单位对项目的进度、质量等进行把控，组织专家对项目进行验收并出具验收报告。验收后，项目管理单位对项目成果的转化推广进行后续评价，以提高科研经费的使用效益。我国科研经费全生命周期管理虽然取得了一些成绩，但仍存在以下几个方面的问题：

（一）科研经费管理体制机制不健全

目前科研项目立项缺乏有效的审查办法与监督机制，把关不严，重复立项、课题质量不高。奖惩措施基本没有或仅流于形式，项目执行好坏对于项目承担单位或项目负责人没有太大影响。专利和科技成果转化推广管理工作薄弱，未设置相应部门，或由科研管理部门分担此项工作，缺乏公正独立性。科研经费管理体制机制亟需完善。

（二）科研资源配置不合理

从科研团队成员来看，多为“一名导师负责+多名研究生参与”模式。此外，项目组成员中的教师多为教学、行政、科研等数个角色于一身，精力有限，使得科研质量大打折扣。从科研资金方面来看，经费拨付不及时，项目承担单位需垫付资金，尤其是财政性科研项目经费经常季末集中拨付，拨付后要求在规定期限内进行经费支出处理，否则超期后可能会被收回。项目研究进度与经费到账进度不匹配，研究进程不畅。从科研物资方面来看，科研设施、仪器设备等固定资产需要用科研经费购买，但从学校层面来看，有些固定资产可以共享，重复购置，浪费科研资源。

（三）科研经费管理缺乏整体性，信息孤岛现象严重

项目管理单位负责项目发布和结题验收工作；科研管理部门负责项目组织申报和成果管理；计财处负责对经费使用的管理监督；项目负责人负责项目的执行情况。由于分工过于明确，导致科研经费管理缺乏整体性。

科研管理部门通过科研管理系统进行立项、结题管理。教职工通过财务查询系统进行经费收支查询。计财处通过预算申报系统进行预算管理，通过开票系统进行票据管理，通过网上报账系统进行日常报销业务的处理，通过网上申报系统进行学生和校内外人员劳务费发放管理，通过网银系统进行支付结算。国有资产管理部门通过固定资产管理系统对固定资产进行管理。各个系统独立使用，缺乏信息接口，信息孤岛现象严重，跨部门协同业务仍需要人工传递，易出错，效率较低。

（四）信息化程度低

科研项目申报、立项仍需提供纸质材料，影响申报进程。电子发票和电子收据没有全覆盖，纸质票据易丢失损坏，纸质发票的冲销处理需退回原发票。人工分配科研经费财务账号，费时费力。未全面推行网上投递报销模式，这在规模较小的高校尤为常见，财务人员需要手工重复输入大量凭证信息，出错率高。支付方式受限，纸质转账支票的开具影响支付进度。影像化技术未得到全面推广，项目中期检查、结题验收时仍需查阅纸质凭证，耗时耗力，影响凭证保存质量。科研管理相关人员应充分利用现代信息技术促进无纸化申报、电子票据、财务账号分配自动化、网上投递式报销、线上网银支付、资料影像化保存等技术的广泛应用，提高工作效率。

（五）科研经费全生命周期过程管理中，重立项和验收，轻过程和成果转化

纵观科研项目全生命周期，对于立项审批和结题验收阶段投入大量精力，尤为重视，但立项后项目实施过程中的监控措施不到位，缺乏结题验收后续管理，缺乏对研发成果的经济效益和社会效益的有效评价，以至于难以形成完整的科研研发链条。

由于项目负责人在编制经费预算时的明细分类与财务会计科目分类标准不一致，预算编制粗糙，导致后期调整预算。项目执行进度与财务支出进度不一致，导致中期检查、结题验收前集中突击报销。外协经费把控不严，外协单位与项目负责人或参与人有重大关联关系，权责不清、利益不明、科研成果归属不清，影响科研经费使用的公正性。由于监管不力，对于中期检查出现严重滞后甚至无法继续进展的项目，没有及时终止，而是继续“恶性增资”，浪费科研资源。

项目成功验收后置之不理，科研成果转化推广应用阶段管理不到位，有些科研成果只能一次性或在特定条件下推广使用，甚至没有推广使用。这可能是项目立项把关不严，立项研究价值不大所致；也可能是产业需求与项目研发脱节，导致科研成果停留于理论或实验室。

三、高校科研经费全生命周期管理模式优化设计

随着近年来“互联网+”的快速发展，高校各部门内部信息化模块建设已具雏形。高校科研经费全生命周期管理模式的全面开启和区块链技术的出现，使得高校科研财务信息共享平台的建设指日可待。高校科研财务信息共享平台旨在通过信息化技术手段对科研经费实行全生命周期管理，满足科研项目多用户不同需求，通过“让数据多走路，让教师少跑腿”来实现对科研经费“申报-实施-结题-转化-后评价再申报”的闭环管理。

（一）完善科研经费管理体制机制

对科研项目的进展、成果进行评估、监督，建立科研信用管理系统，记录科研项目实施过程中全部责任主体信用状况，包括项目承担单位、项目责任人、项目参与人、评审专家等，对科研信用不合格的责任主体进行处罚，如收回经费、限制立项等。

加强项目申报立项管理，项目管理单位切实进行需求调研，创新申报方式，加强科研申报立项方向的顶层管理。

建立评审专家动态管理机制，评审过程采用“网络视频或全程录像”等方式进行，严格把关，确保立项过程的公平、公开、公正。

建立专业的查重机构，充分利用大数据等手段，对研究内容、研究成果进行检查，不盲目立项，不重复立项，通过保证立项项目质量来促进科研创新的良性发展。

委托专业管理团队或机构承担科研项目全生命周期管理工作、评审工作，专业化项目管理机构即为项目管理单位与项目承担单位之间的中介机构，其独立性和专业化保证了项目评审的客观性。

此外，尽量聘请项目的立项评审专家进行项目中期评审和结题评审，确保项目研究目标一致性和有效性，避免因不同专家的不同观点导致信息不对称。

（二）优化科研资源配置

从团队成员来看，实施人才引进战略，建设高质量研发团队，充分发挥领军人才、各领域专家学者传帮带作用，促进中青年创新骨干成长。加强对科研管理部门人员的培训工作，提升科研管理服务水平。科研团队配备科研财务助理人员，保证项目研究进度和经费支出进度一致。

从资金方面来看，项目管理单位可以根据项目类型需要，变季度拨款为多次拨款，通过及时下拨经费保障项目研究进程顺利开展。

从物资方面来看，对科研设施、仪器设备等固定资产由国资处统一管理，比如通过成立检测试验室实现资产最大化共享。对利用率不高的专业设备可通过承接部分外单位业务来提高其使用率，或直接将该部分业务委托给外单位进行以节约购置专业设备资金。

（三）优化科研经费协同管理流程，充分利用信息化技术手段，构建共享信息平台

科研经费全生命周期管理模式涉及众多用户，主要包括项目管理单位、科研管理部门、学院、计财处、项目负责人、经办人、专利管理中心和科技成果转化中心等，这些用户之间不是简单的垂直管理、上下级关系，而是各有侧重又相互依存。通过合理的部门分工，来实现各个系统的相互支持。项目管理单位负责项目申报与科技成果验收；科研管理部门负责组织申报立项、监督进程；项目负责人全面负责项目进展；计划财务处负责开具票据、设立账号、支出经费；专利管理中心负责专利的申请、使用与维护；科技成果转化中心负责成果的推广使用。

在科研项目全生命周期管理过程中，相关部门应充分利用现代信息技术构建科研经费全生命周期管理共享信息平台（如图1）。

图1科研经费全生命周期管理共享信息平台

项目管理单位应大力推行无纸化组织申报获批，降低申报立项时间成本。通过申报系统与财务系统相关联，实现预算编制与预算调整的关联性。通过电子票据系统开具电子票据，有效降低纸质票据丢失风险。通过财务查询系统查询经费到账情况，经费到账后，通过设置项目财务账号编制规则，自动生成财务账号和确认收入凭证。通过资产管理系统与财务系统对接，实现资产计提折旧和对账工作的自动化。通过开启网上投递报账模式，彻底解决高校财务报销难问题。通过推广影像化技术，方便广大教职工查询凭证资料，提高档案资料保存质量。通过网银支付平台实现无现金、无支票支付，规范资金管控。通过科研管理系统与财务系统的对接，实现对项目进度、经费收支情况的实时监督。通过建立科技成果共享信息平台，实现科研成果需求方与供给方的快速匹配，切实提高科技成果转化效率与效益。

各种信息技术在相关部门充分运用后，通过建立数据共享中心打通数据壁垒关卡，促进数字化校园建设，切实提高科研服务质量。

（四）加强过程管控，完善科技成果转化机制

项目实施过程中，根据项目的不同类型和特点，确定多个检查节点，构建科研成果定量评价体系，项目承担单位向项目管理单位提交节点检查报告，项目管理单位据此把控项目进度、成果、质量、风险等。如果节点检查发现进展缓慢、阶段成果与预期成果有所偏差，则对项目进行调整、延期，提出具体改善建议；必要时对项目进行终止确认，收回剩余经费，确保科研项目有效性。

科技成果转化阶段是科研项目全生命周期中不可或缺的一个阶段。鼓励科研项目管理单位加强与技术需求企业的交流沟通，从立项源头上明确研发方向，提高科技成果转化需求率。成立科技成果转化中心，致力于科技成果推广应用，实现产学研紧密结合。成立科技成果共享信息平台，比如“天津科技成果APP”,为科技成果提供方和需求方搭建互联平台。

（五）构建科研项目后评价体系，实现科研项目的闭环管理

对科技成果转化阶段进行延伸，构建定性和定量指标相结合的项目后评价体系，在科研项目推广应用后，项目管理单位组织专家评价其应用效果，包括经济效益和社会效益。

科研项目立项审批以科研成果的推广应用为目标，科研项目的推广应用和后评价体系的构建可以验证立项决策的正确性，发现项目执行过程中的不足之处和应调整的研究方向，对新项目的申请提供有价值的参考建议，这样就形成了科研项目全过程的闭环管理。

四、结语

《通知》的发布，标志着我国高校科研经费全生命周期管理模式全面开启。我国科研经费全生命周期管理虽然取得了一些成绩，但仍存在以下几个问题：科研经费管理体制机制不健全；缺乏整体性、信息孤岛现象严重；科研资源配置不合理；信息化程度低；重立项和验收，轻过程和成果转化。针对上述问题，本文借助于信息化技术从科研经费全生命周期的视角出发，完善科研经费管理体制机制；优化科研经费协同管理流程和科研资源配置；构建共享信息平台；加强过程管控，完善科技成果转化机制；构建科研项目后评价体系，实现科研项目的闭环管理。

本文的研究意义在于，高校借助于信息化技术手段对科研经费实行全生命周期管理，促进高校科研经费管理的信息化创新发展，推进数字化校园建设；开创“让数据多走路，让教师少跑腿”的全新局面，促进科研服务高质量发展，实现对科研经费“申报-实施-结题-转化-后评价再申报”的闭环管理和监控；提高科研项目立项质量，促进项目成果转化的顺利实现。