商旅平台差旅服务体系在F公司中的构建和运行

吴文钊

（福建中烟工业有限责任公司，福建 厦门 361012）

0 引言

F公司是一家面向全国销售产品的制造业公司，目前在各省份均有自己的营销团队，营销业务人员近400人。随着市场竞争日趋激烈，开展营销活动的需求日益增长，营销费用的类别也越来越多，但营销人员做业务已经殚精竭虑，整理和填报票据的时间越来越少，出现了业务和财务不能兼顾的局面。一方面，逐渐加大的外部监管力度和业务的灵活性都要求营销人员提供愈加完善的信息佐证；另一方面，业务人员希望花费尽可能少的时间更高效地完成报销工作。因此，F公司的营销财务团队于2020年首先从差旅业务入手，开展了商旅平台试点，即建设信息化系统来提高营销人员差旅报销的效率和 规范性。

1 商旅平台差旅服务体系相关内容概述

商旅平台作为当前差旅管理的热门服务工具［1］，是一个囊括了交通、住宿的第三方一站式商旅服务平台。

1.1 商旅平台差旅服务体系的意义

商旅平台差旅服务体系的意义在于打造一站式差旅服务系统，通过平台垫资和统一结算，最大限度节省出差人员报销的时间和精力，同时以更丰富的差旅要素选择、更优质的差旅体验、更便捷清晰的结算信息以及更全面的差旅报表分析为公司的差旅业务管理提供新的发展方向。

1.2 商旅平台差旅服务体系的内容

1.2.1 线上审批系统

商旅平台订单的前提条件是应当具有对应的出差审批单［2］。商旅平台上的账单是统一结算的，需保证费用是因公出差费用，因此应当提前建立审批单，确保每个差旅订单都能与对应的出差申请审批单对上号。商旅平台订单上的地点和日期应当控制在出差审批单上审批通过的出差地点和时间内。

1.2.2 商旅平台差旅服务内容

商旅平台属于第三方供应商，根据出差人员下的订单，核对出差审批单，然后向其对应的下游供应商下单，从而提供服务。每月末，按当月实际完成订单汇总后将账单和清单发送给F公司进行结算。出差人员全程只需下订单，无须进行报销操作，差旅信息可查询、可对照。

2 商旅平台差旅服务实施过程

F公司营销中心于2020年开始启动商旅平台差旅服务项目。结合差旅业务实际需求，项目组成员构建了一套商旅平台差旅服务方案，如图1所示。

图1 商旅平台差旅服务方案

该方案涉及3个操作模块，涵盖了差旅出行管理的大部分内容和操作环节，包括出差审批、出行订单、对账结算等［3］。2020年9月，商旅平台差旅管理模块建设完成，首先在F公司营销中心展开试点。具体的项目实施主要包含以下内容。

2.1 可行性分析

商旅平台对于F公司来说是一项全新的业务，要在公司开展招标，需要进行充足的可行性论证。项目组在项目开展之前就先开展了差旅业务线上一体化的可行性研究，与目前国内领先的商旅平台供应商如携程、同程、阿里等进行了业务探讨，随后结合公司实际情况，提供了充足的论证依据，完成了项目的招标立项。

2.2 线上审批和订单管理的系统改造

在商旅平台下单必须有对应的出差审批单。为了能够合理管控差旅订单的范围，项目组申请在现有的报销管理模块维护中增加出差审批单节点，设定填报的关键要素，界定对应的审批流程。同时，对接商旅平台，待出差审批单审核通过后，信息将自动以加密的形式同步至平台。

2.3 表单和流程设计

商旅平台初期试用可能存在只使用部分平台功能的出差业务，如机票通过电话订购、酒店住宿使用商旅平台下单等情况。为了让商旅平台能够被出差人员使用，更好地收集改进建议，项目组设计了平台外费用明细表，业务人员出现平台外费用时，可在粘贴发票时填写此表，再由后勤部门负责收集汇总进行报销，以便满足各类出差人员的不同需求。

2.4 移动端管理

对营销人员来说，市场的变化会导致其行程的临时性、紧急性以及不确定性大大增加。为避免这种情况，出差审批和平台下单的节点都要同步至移动端，出差人员和审核人员能在第一时间填写和审批，在移动端就能够完成差旅出行订单全过程。真正做到线上一步下单，一站式定制差旅服务。

此外，以往的差旅标准只以标准化文件的形式发布在公司办公自动化（Office Automation，OA）系统上，出差人员要查询不太便利。对此，项目组不但在系统中内置了出行标准作为平台下单的提示信息，同时还在移动端设计了展示页面，可以及时提供最新的差旅标准，发送各项通知。

3 项目实施效果

商旅平台功能自2020年9月正式上线以来，到现在试用人员约20人，有意愿常用的人员只有一半。在没有行政要求的前提下，该项目的试点不能算成功。作为财务信息化浪潮下的一次小尝试，在这一时间节点可以做一番回顾，总结项目开展的成效与得失。

3.1 项目全覆盖管控差旅业务的各方面

传统的差旅业务存在着管控不到位（出差审批后补）、票据多且易遗失等问题［4］，无论是对财务人员还是出差人员都造成了较大的困扰。差旅业务商旅平台化管理将出差业务的全流程固化在系统中，通过第三方公司进行差旅行程的统计和费用支付，出差人员不需要垫资，审批范围内订单自助管理，没有后续贴单报销的问题。财务人员收到发票和行程清单后，可以清楚地了解业务全貌，节省了大量的审核时间。在项目运作过程中，更加便捷和无需垫资这两点也都得到了试用人员的认可，先审批后下单的流程设置和内置的各种差旅标准也保证了实际业务能够满足公司差旅制度的要求，大大提升了公司的差旅管理水平。

3.2 管理要求的变化影响了使用意愿

在未运用商旅平台的差旅业务管控中，相关人员都已经习惯弱计划性的差旅要求。在系统内置了先审批、后下单的差旅管理逻辑后，使用人员普遍认为其较为麻烦。从财务管理的角度来看，先审批后产生费用理所当然，毕竟审批是费用产生的前提，但在具体的实际业务中可能略显教条。例如，常跑市场的营销人员因业务变化，在接到出差计划变更的指令准备订机票退酒店时，还要等待上一级人员的审批，往往就容易产生抵触情绪。因此，一定范围内的后补审批单功能可能是解决问题的一个方向。

从这个角度来说，项目在营销部门试点可能并不是一个好的选择。从商旅平台的设计理念来说，全流程的系统管控更契合强计划性的出差业务，项目的目标人群最好是职能部门的人员。对于职能部门来说，出差基本上都有固定的路线和固定的时间，很少会发生临时变更的情况，但对于营销人员来说，一定程度的灵活性是业务开展不可或缺的，因此如何在规范和效率之间找到平衡，依然是商旅平台项目研究的方 向之一。

3.3 商旅平台提供的服务与用户需求仍有差距

无论是在本项目开展之前的调研阶段还是在实际开展过程中，最常见的问题就是商旅平台的功能和普适性还存在较多不足。例如，营销中心在各大城市均有几家长期合作的酒店，酒店的价格往往都低于平台报价，在推行商旅平台管理后，协议价格在平台上架的流程较为复杂，导致在推行试点过程中出差人员往往以平台价格没有竞争力作为借口拒绝使用。

笔者从和商旅平台的座谈中了解到，目前在线旅行社（Online Travel Agency，OTA）依然是各平台的主攻方向，对商旅方面的开发和运用还处于上升期，并没有特别成熟的通用型产品。商旅用户的规范性和复杂性远高于OTA，不同公司的差旅规定也往往存在差异，导致供应端的系统暂时还未能全面契合企业商务差旅的出行需求。

4 商旅平台差旅服务启发

F公司的商旅平台项目开展历程反映了智能财务在企业中推行的现状。智能财务是当前管理会计发展的方向之一，高效便利的系统能够极大地解放财务人员，但是可以提升效率、造福财务和业务的工具很难被接受，除技术因素外，推广的过程和方式可能也是造成阻碍的原因。笔者认为智能财务的推广可以从以下几方面考虑。

4.1 上下齐心，以上率下

对大多数企业来说，管理层是否支持一个项目至关重要。对于智能财务这类还处于成长期的创新项目来说，若只是一味追求系统的对接和流程的改动，结果只能事倍功半［5］，应当在项目开展之前和过程中发扬矛盾论的精神，针对公司和业务中的关键人员做好沟通和解释工作，只有获得支持才能做出 成效。

4.2 直击痛点，局部突破

以商旅平台项目为例，完整的商旅平台服务包含机票、动车、酒店和网约车4个部分，目前纠结较多的主要在酒店价格方面。在实际运用中，只要求出差人员在订购机票、动车票时运用该平台，酒店自订，通过财务人员后期的匹配来建立新的差旅习惯，这不仅避免了酒店价格偏高带来的不利影响，还可以让相关人员享受到批量订票而无须粘贴和填写出差审批单的好处，在很大程度上迎合了业务人员的需求。业务人员的差旅习惯养成后，推广人员再逐步推动酒店协议价格上架，如此业务人员的抵触情绪就可以得到一定程度的缓解。要实现这一目标，需要推广人员在前期就从业务角度出发，找到智能财务中最能提高业务效率的特点进行宣传和利用，随后潜移默化地改变业务人员的习惯，最终实现智能财务顺利运行。

4.3 做好智能财务在业财融合中的定位宣贯

很多智能财务项目在宣贯时往往偏重财务方面的提升，如自动稽核自动制单等。但对业务人员来说，以往只要粘贴发票，现在多了一道扫描的程序，识别不出的还需手工填制，无形中业务人员就产生了抵触心理，因此在宣贯时更应着重说明项目对业务方面的提升作用，无论是效率还是规范性，这样能让业务人员从心理上更加理解和支持智能财务的推行。