基于现代企业管理需求的会计档案管理改进策略

窦 菲

（济南市传染病医院，山东 济南 250021）

一、企业会计档案工作的范围、特点

会计档案主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，是人们在会计活动中直接形成的、作为历史记录保存下来的重要的经济活动凭证。企业历年的生产成本、职工报表、债权、债务、所有者权益等重要的原始凭证，都集中地反映在企业的会计档案之中。会计档案与其他企业档案相比具有自己鲜明的特点。

1.具有很强的专业性和连续性

会计档案是特有的会计专业术语，作为没有一定会计工作实践经验和会计专业知识的人来讲，很难正确理解的。从企业的成立发展到企业的破产总结，每年的历史数据都要保持严格的平衡衔接关系。

2.业务范围的广泛性

凡是企业与资金收支、财务的发放、债权债务的增减有直接关系的活动，都要有会计记录和原始凭证。因此，会计档案触动企业经济活动的每根神经，与经济活动紧密相连。

二、会计档案的作用

企业的产品成本定额、工资定额、库存水平、在产品周转速度等会计档案数据，都将成为制订企业内部管理制度、各种产品消耗定额的直接参考依据，并为企业扩大产品销售，合理定价提供重要的成本信息和历史参考依据。比如，企业的历年商品销售单位成本、历年的商品销售数量变化趋势等，成为企业合理确定销售价格的重要凭据；企业会计档案记载的单位应收款的账务原始记录、企业各种不良资产的盘点表等，都直接为企业管理部门提供了企业债权及资产的状况，为及时收回企业债权，及早处理有问题资产，提供了直接的帮助。进行加工后的会计档案，容易被职工理解的会计档案，有利于职工了解企业的经营情况，激发工作热情，增强主人意识。同时，在不影响企业技术秘密情况下，对外提供企业会计档案分析资料，有利于债权人及权益人了解企业的经营情况，以吸引潜在的投资者追加投资，为企业的发展注入新的活力。此外，会计档案也有利于财政、税务等国家有关部门及时掌握企业的经济活动动态，加强宏观管理。

三、会计档案工作存在的问题

目前，企业的会计档案工作也逐步暴露出来一些不容忽视的问题，主要是管理技术落后、会计档案人员缺乏、会计档案利用率低等问题，会计档案还只是处于简单的保管性阶段。

1.会计档案管理手段落后，档案保管设施陈旧

由于国际互联网技术及应用的飞速发展，改变了我们的时空观念，使我们能够通过互联网非常方便地进行数据传输与档案的管理工作。但从目前的企业会计核算状况看，大部分传统国有或集体企业及绝大部分中小型企业的会计档案的保管、利用等管理工作也一直没有太多的改进。年复一年地重复着传统的会计档案生成、存档、保管、利用、销毁等过程，会计档案保管还处于简单的凭证保存阶段。由于近年来企业面临资金困难，使得会计档案保管的工具陈旧、库房多年缺乏维修，企业在计划经济时期留下的大量会计档案，面临着被毁损的危险。随着企业的改制，原来企业的会计档案基本处于无人管理状态。会计档案保管已捉襟见肘，会计档案的开发利用更是无从谈起。

2.会计档案人员缺乏，业务素质有待提高

会计档案人员必须具备熟练操作现代办公自动化系统的能力和一定的外语水平。但从目前的实际来看，由于企业发展处于调整时期，包括会计人员大量的调离、转岗，会计人员流失严重。完成会计核算工作已力不从心，专职会计档案管理人员更是凤毛麟角。据统计，某系统95%以上的单位只有兼职会计档案管理人员。会计档案人员不仅少，而且现代化知识缺乏，会计档案的归档、编目、保管、移交、鉴定、销毁等还不能严格按照《档案法》及会计档案管理办法的要求行事。部分会计档案管理人员还习惯于从会计角度管理会计档案。虽然单位档案室的专职人员具有档案专业知识，但又由于会计知识的缺乏，也不能对会计档案进行有效的管理。因此，如何解决会计人员与档案人员结合的问题，成为企业今后会计档案工作的重要任务。

3.会计档案重保管轻利用，大量会计档案被束之高阁

虽然会计档案集中的原始材料比较齐全，但是由于会计档案专业性强、难以理解等特点，所以对大部分企业会计档案人员的工作而言，仅仅是提供会计档案原件，也就是“你借我拿，你还我存”被动式的服务。企业会计档案的利用主要是发挥凭据作用，为有关部门提供相关债权债务的原始数据，以及为企业的经济诉讼提供证据等。目前，企业保管的历史会计档案，不但没有很好地开发利用，反而越来越成为企业的包袱。主要原因是大量的会计档案多年来没有及时清理、鉴定，造成会计档案良莠不齐，并占据了企业的库房空间，浪费了部分人力物力。会计档案不能充分利用的另一个原因，是会计人员思想观念保守，重视会计核算，轻视会计的管理、控制、监督作用及如何很好地发挥会计的参谋作用。

4.会计档案管理体制不能适应现代企业管理要求

企业会计档案管理制度、管理方式没有及时更新，使企业会计档案管理工作，在一定程度上仍然存在着机制不全、制度不完善、工作脱节的现象。主要表现在会计档案由于种种原因会计档案交接不及时，会计档案保管期限超期，单位改制、合并、清算等变化后会计档案不能按规定办理。具体的会计凭证、财务分析、会计报表等会计档案，在会计部门与企业的档案室之间，往往保管责任不明，造成不必要的扯皮现象。部分单位会计人员变动频繁，新的会计人员难以在短时间内，熟悉会计档案。加之会计交接手续不完善，影响了会计档案管理的连续性和利用价值。会计死档现象时有发生。

5.会计档案难以长期保存

除会计档案库房、保管方法、利用次数等外在原因，会计档案本身也是主要原因。会计档案由于自有的特点，会计原始凭证来源非常广泛。除自身的内部自制凭证外，还有大量的来自企业外的各种资料，且其大小不一、厚薄不均、材质千差万别。因此，要使会计档案长期保存，困难较大。只有按照会计档案的要求接收、整理、传递、归档会计资料，才能尽可能地满足会计档案长期保管的要求。

6.会计电子档案的保管问题已逐渐显露

主要问题是目前企业会计电算化软件千差万別，格式很难统一，无法按照标准化储存。并且各种会计电算化软件相互兼容性较差，数据无法转换。此外，当前很多企业根本不具备储存会计电子档案的基本条件。据调查企业现在会计电算化程序大部分是单机版，网络版没有普及，网上搜集会计电子档案还为时过早。

四、加强会计档案管理工作的应对措施

为了进一步加强企业会计档案管理工作，针对上述问题，笔者认为应从以下几个方面强化会计档案工作：

1.加强宣传力度，引起各级领导的重视

会计档案的管理状况，会计档案的利用程度，反映着一个企业的管理水平和企业领导的能力。通过上级主管单位和档案业务部门及企业广大会计人员和档案工作者的积极宣传，让企业上下都能认识到会计档案的重要作用，以引起各级领导的重视，特别是基层企业领导的重视，让企业领导学会怎样利用会计档案，指导企业的经济工作，加强会计档案工作力度，让企业会计档案工作上一个新的台阶。

2.充实专业会计档案管理人员

由于会计档案工作专业性比较强，要求会计档案人员既要熟悉会计知识，又要熟悉档案知识，同时随着办公现代化的深入，会计档案人员还必须掌握现代办公自动化和会计电算化的技能。因此，要尽快提高会计档案人员的业务水平，加强队伍建设，有计划地充实会计档案人员队伍，让那些有现代知识的年轻人才，进入会计档案队伍，保证会计档案事业后继有人。

3.创新改进服务方式

要发挥会计档案的作用，更好地为上级决策和企业经营管理服务，变被动服务为主动服务。会计档案专业性强，非会计人员难以理解，使会计档案的利用工作、服务工作增加了一定的难度。因此，要发挥会计档案的作用，首先要做好会计档案的著录标引工作。根据企业现代化管理的需要，对比较专业的会计档案，按照一定的规则、形式进行重新排列、组合，成为企业管理直接利用的根据。企业会计档案本身具有潜在的价值，只有经过编研加工，才能为企业管理部门提供更加系统、完善、精练、便于理解的信息资料，才能服务于企业的管理工作。其次，要主动拓宽服务领域。在不影响企业商业秘密的情况下，将有潜在价值的历史销售水平、生产成本、工资变动情况、费用水平、效益情况等经济指标，编研后根据企业各部门的需要主动提供，并对企业各项管理活动提出建设性意见。

4.加快企业会计档案的信息化数字化网络化建设

企业要适应现代企业管理的需要，加快会计档案的信息化步伐。首先，要加大资金投入，购置现代化办公设备，建设符合电子会计档案保存要求的电子档案室。其次，要加强会计档案的电子编目、检索及自动查询系统的研究，及时为企业管理活动提供档案信息。再次，要利用网络系统及时搜集会计档案信息，确保会计档案及时性、完整性、准确性。

5.建立健全企业内部会计档案管理制度

通过建立完善会计档案管理制度，进一步明确会计档案人员的责任。要严格会计档案内部传递、利用、移交手续，使会计档案的搜集、归档、保管、销毁等环节做到有章可循。要对会计档案及有关人员进行法律、法规培训，提高依法档案的自觉性，确保会计档案工作有条不紊、科学合理地开展。