人力资源档案管理质量提升策略分析——以A单位为例

刘振荣

（兰州市健康教育所，甘肃 兰州 730030）

一、引言

市场经济的快速发展使得用人单位间的人才流动越来越频繁，人力资源也因此成为用人单位非常重视的一环。而人力资源档案管理是人力资源管理的重要组成部分，对人力资源档案管理进行分析和提升能够有效地提升人力资源管理的效率，更好地促进企业的发展。因此，用人单位必须充分重视人力资源档案管理存在的问题，不断提升人力资源档案管理质量。本文以A单位作为研究对象，对提升人力资源档案管理质量的策略进行了分析。

二、人力资源档案管理的现状

1.重视程度不高

A单位在进行内部管理时，对人力资源档案管理存在认识不足的问题，认为档案管理并不能带来直接的经济效益，加上领导对人力资源档案管理工作的不重视，致使员工在日常档案管理工作中只是进行事务性工作的整理，并没有充分发挥主观能动性，导致档案管理工作较为固化，无法为单位创造经济效益。

2.档案管理的秩序混乱

A单位还没有形成一套完善的人力资源档案管理体系，档案管理相关的规章制度缺失，档案管理秩序混乱。主要表现为档案的收集、归档、保管、保密较为随意，而且没有严格的制度规定，部分人员在提供档案信息内容时不够积极主动，导致资料收集困难，材料难以收集齐全，人力资源档案也就无法真实地反映员工的个人实际情况，无法为人力资源档案查询提供便利。事实上，A单位针对人力资源档案的转递、借阅有较为明确的规章制度，但在进行人员调动时，相关人员并没有严格按照规章制度进行档案的转递，有时甚至将档案交由个人保管，这严重违反了档案管理制度的相关规定，甚至容易造成档案信息的外泄。

3.硬件设施不足

不论是进行传统纸质人力资源档案管理，还是进行电子化档案管理，都需要一定的硬件设施作为支撑。传统纸质档案管理需要匹配相应的档案室和档案柜，以便清晰地对档案进行分类整理，并通过相关硬件设施提升纸质档案的保存时间和质量，防止其出现霉变情况。而电子档案则需要匹配一定的现代化办公设备，如计算机、U盘等。从实际情况来看，A单位在这些硬件设施的投入上还存在一定的不足，这也成为人力资源档案管理质量低下的间接原因。

4.信息化程度不高

随着经济的不断发展，人力资源档案管理的利用率越来越高，以前人力资源档案主要用于提供政审、鉴定材料，并主要是为组织人事部门及各级领导服务。但当前人力资源档案管理的利用形式逐步增多，比如在提供学历证明、身份证明及升职等方面都需要用人力资源档案，此时如果还通过以往的纸质档案进行转递传阅，一方面会大幅增加档案管理部门的工作量；另一方面也不利于纸质档案的长期保存。从实际情况来看，A单位的人力资源档案管理信息化程度还不高，无纸化阅档还没有在A单位得到普及，这大大影响了其档案管理的工作效率。

5.档案管理人员素质不高

档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案管理人员若专业素质及职业道德较低，很难将档案管理工作落实到位。对A单位的档案管理人员进行调查发现，他们普遍对档案管理的认识不够，对档案的收集、整理等业务知识不够了解、工作不熟练，没有意识到进行有效档案管理的重要意义。另外，A单位的档案管理部门也很少有能进行档案信息深层次研究和开发的专业性人员，档案管理团队整体呈现出文化素质较低的状态，这就导致了档案资料的收集不够及时和完善，在档案管理的过程中也没有与其他档案形成有效对接，与部门建立有效的联系，致使档案材料的移交不够及时，职工的档案材料出现缺失现象。加之A单位没有针对档案管理人员设置有吸引力的薪资和绩效考核制度，档案管理人员的流动性逐渐增大，这也是导致档案管理水平不高的重要原因之一。

三、提升人力资源档案管理质量的策略

1.增强开发利用人力资源档案的意识

人力资源档案管理的前提是要进行有效的人力资源档案开发利用，这就要求A单位要不断提升全体职工的档案意识，使他们在日常工作中树立档案开发和利用的意识。档案管理的本质是要建立有效及完善的人力资源管理体系，使档案资料更加齐全和完整，进而根据一定的标准将档案进行分类整理，并将同类档案放在一起保管，以不断提升人才利用效率，尽可能地开发人才潜能。同时，A单位的人力资源部门工作人员也要及时地更新管理理念，要积极主动地学习先进的管理方法，并引进现代化的管理模式，使人力资源档案的管理更加高效，不断提升人力资源档案管理的工作效率，为单位领导提供全面及准确的资料信息。

2.建立健全相关的档案管理制度

A单位应不断完善档案管理制度的建设，通过有效的制度使档案管理更加规范化和科学化，维护档案管理的良好秩序。要在原有档案管理制度上进行补充和完善，使档案管理制度涵盖档案的开发、收集、整理、归档及借阅、保密等内容，例如，员工的合同签订及重要考核这些都应当被记录在档案中，档案管理人员要及时针对职工的工作进展、调整、指标考核情况收集有效信息并进行档案补充和完善。同时，A单位应该针对档案管理要求对相关工作人员设置相应的绩效考核指标和评估制度，实现对档案的动态化管理，从而使档案管理能够有序进行，并有效推进档案管理的制度化建设。

3.完善人力资源档案硬件设备

首先，齐全的人力资源档案管理硬件设施应当包含人力资源档案库房、阅档室和办公设备三个部分，A单位应根据自身情况进行相关办公室的增设，并在此基础上安装配套的基础设施，如空调、去湿机等，以避免纸质档案材料过于潮湿或干燥，影响纸质档案的保存；其次，还要配备相应的铁质档案柜和档案夹等工具，使收集的档案资料能够第一时间归档，资料归档时要严格按照相关规定，确保资料归档准确，避免出现手续遗漏的现象。档案管理人员在整理装订档案时要进行相应的检查并针对档案的保存进行适当加工和修补，以进一步提升档案的完善性；最后，还要配备一定的电子化信息设备，为档案管理的信息化建设做准备。

4.建立信息化管理模式

要不断提升档案管理利用效率，必须加快建立信息化档案管理模式，通过引进先进技术设备和理念，实现人力资源档案的现代化管理。具体来说，A单位要配备相应的计算机、扫描仪等设备，并提升档案管理人员的现代化办公水平，使他们通过扫描仪将纸质档案规范且完整地转化为电子档案，进而在计算机中进行分类整理和保存。信息化管理模式的建立能够有效地提升档案的管理水平，使档案工作更加高效，同时，还能节约硬件成本，更好地推动档案管理的现代化发展。

5.注重管理团队建设

A单位应进行有效的团队建设，以不断提升档案管理团队的能力和水平。首先，要不断提升档案管理人员的计算机操作技能，通过相应的培训使他们在档案管理工作中更好地利用计算机基础知识进行专业化的档案管理，更好地解决档案管理工作中存在的各类问题；其次，要加强档案管理团队组织能力和协调能力建设，营造良好的团队氛围，使他们更加积极且和谐地开展档案管理工作；最后，A单位还要对档案管理人员进行专业技能的培训，不断提升档案管理人员的个人素质和工作能力，使他们能及时处理档案管理中的各项问题，针对人员流失及新进情况变化能够及时地进行档案收集与更新，完善档案管理的各项工作流程，使档案管理工作更加高效。

四、结论

人力资源档案管理对于持续开发用人单位潜在的人力资源，以及满足用人单位的发展需求方面有着重要的作用。为了减小日益增强的档案管理压力，企业需要从多方面进行提升，以保证人力资源档案管理的时效性和真实性，为人才管理提供坚实的基础。本文通过研究发现，A单位人力资源部门在人才档案管理上还存在一定的不足，需要从提高管理者的意识、注重管理队伍建设、强化人力资源档案管理制度、增加、改善硬件设备以及信息技术等方面着手提高档案管理水平，以提高档案管理质量，从而为企业提供更加可靠、有效的数据支持。